综合管理文件整理归档要求

综合管理文件整理归档要求

综合管理文件整理、归档相关要求

一、档案管理总体要求

二、竣工文件的归档范围

归档范围包括高速公路项目建设过程中形成的有查考利用价値的各种载体的文件材料、照片及音像资料等。

根据交办发﹝2010﹞382号《关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知》，参照陕西省交通厅《陕西省公路工程竣（交）工验收办法实施细则》的规定，我们将公路工程竣工文件材料归档范围分为八大部分，即第一部分立项审批文件；第二部分设计文件；第三部分工程准备（管理）文件；第四部分施工文件；第五部监理文件；第六部分交竣工验收文件；第七部分科研、新技术资料；第八部分资金管理文件，其中第三、四、五、七部分要求在交工验收前完成。具体内容详见交公路发﹝2010﹞65号《关于印发﹤公路工程竣交工验收办法实施细则﹥的通知》、交办发﹝2010﹞382号文件。

(一)施工单位综合管理文件材料的收集、整理

施工过程中形成的文件材料要求收集齐全，按划分的类别结合问题（事由）组卷。

1、行政管理文件材料的收集范围：

包括项目经理部内部组织机构设置、项目人员变动、管理规章制度、规定办法、会议纪要、劳动竞赛、考评结果、奖惩文件、施工总结等方面内容。

2、质量技术文件材料的收集范围：

包括图纸审查，技术交底、导线点、水准点、断面复测、施工要求，施工方案的申报及批复文件；试验室资质批复文件，测量、试验仪器、拌合楼检定证书、张拉机具校验证书、阶段性检测结果，工程质量事故报告，施工质量责任卡、施工日志等文件。建设单位或监理单位关于质量方面的巡查通报、通知及回执、监理工作指令、停工、返工、复工令。

3、安全及文明施工文件材料的收集范围：

包括安全生产组织机构、安全生产制度、安全生产操作规程，文明施工，防汛工作，文明施工巡查通知及回执、监理工作指令、停工、复工令。

4、进度控制文件材料的收集范围：

包括开工令、总体开工报告及批复文件、施工组织设计、施工单位上报的年、阶段、月计划或调整计划、进度计划保证措施，施工月报。关于进度控制的巡查通报、通知、监理工作指令、停工、复工令。

5、费用支付文件材料的收集范围：

包括工程计量证书、支付报表、工程量清单台帐及工程数量批复单、分项工程计量台帐、索赔文件等。

6、合同管理文件材料的收集范围：

包括材料供应、机械租赁、指令性分包分割合同或协议、合同变更等。

7、设计变更文件材料的收集范围：

包括施工过程中形成的设计变更、费用变更及支付等。

8、交工验收文件材料的收集范围：

合同段质量检验评定表，合同段交工验收文件材料等。

9、照片及音像文件材料的收集范围：

包括反映建设过程重大活动、原地形地貌、不良地质条件、施工工序、重大事故、工程竣工照片、录音、录像材料等。

(二)监理单位综合管理文件材料的收集、整理。

收集齐全，按划分的类别结合问题（事由）组卷。

1、综合管理文件材料的收集范围：

监理大纲、监理规划、监理实施细则、监理工作总结等监理工作的规章制度、机构、人员设置、安全生产、文明施工、会议文件、声像材料、监理工作月报、年报。

2、质量控制文件材料的收集范围：

(1) 包括路基、路面、桥梁、互通立交、隧道、交通安全设施、环保、机电、房屋建筑、连接线、过境线、引线、改河、改线工程等的监理抽检、试验记录；旁站记录；交工验收报告及合同段、单位、分部、分项工程质量检验评定表等监理现场抽检文件材料。

(2) 原材料料源、配合比报批文件材料、原材料抽检试验记录、报告。

(3) 监理日志。

(4)质量技术管理文件。

主要收集内容包括：图纸审查；导线点、水准点、断面复测；施工方案的报批文件；测量、试验仪器、拌合楼检定证书；张拉机具校验证书、阶段性检测结果；工程质量事故报告；监理指令、停工、返工、复工令、质量巡查通知及回执、施工质量卡等文件材料。

3、进度控制文件材料的收集范围：

（1）包括年、月计划及计划完成情况的报表等文件材料。

（2）合同段、单位、分部、分项工程开工通知书。

（3）其它有关进度的文件材料。

4、费用控制及支付文件材料的收集范围：

（1）有关索赔费用的文件材料。

（2）有关计日工问题的文件材料。

（3）有关单价调整及国家物价调整引起的工程费用变动的文件材料。

（4）有关暂定金额使用情况的文件材料。

（5）计量证书、支付报表、工程量清单台帐以及分项工程计量台帐、工程数量批复单。

（6）其它与工程费用有关的文件材料。

（7）工程单价分析等文件材料。

（8）监理支付月报表归档为监理费用支付报表。

5、工程设计变更文件材料的收集范围：

包括设计变更、工程量变更及费用问题的报批文件材料、图表等。

6、工程验收

（1）监理工作报告及监理总结等文件材料。

（2）有关工程验收的文件材料。

四、案卷的编制

案卷由案卷卷盒、内封面、卷内目录、卷内文件材料及备考表组成，其格式均应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GBT 11822-2008）。

（一）封面的编写

卷盒封面及卷脊可只填写案卷的档号和立卷单位。案卷内封面的项目包括：档号、案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级。

1、档号

整理过程中可用铅笔填写归档号。

2、案卷题名

案卷题名拟写要求既全面又精炼，既能反映出一个案卷内所有文件材料的内容，又要文字准确，言简意赅，字数一般控制在六十字以内。管理性文件材料的案卷题名包括责任者、内容（事由）、文种。一个案卷内若责任者较多，可选择有代表性的两至三个单位即可，但责任者包括立档单位的不能省略。内容应包括卷内文件的内容。一个案卷中若文件材料内容、事由较多，写出文件的关键词即可；文种也写出主要的三种即可。

3、立卷单位

组卷的单位或部门。

4、起止日期

卷内文件形成的最早和最晚的时间：年、月、日。

例2010.3.14～2010.6.19。