公司公文管理制度

第一章公文管理

1.公文的种类

1.1决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排。

1.2通告：适用于一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

1.3通知：适用于发布规章、传达要求、员工的职务任免聘用、会议。

1.4通报：适用于表彰先进、批评错误、员工违纪处罚。

1.5报告：适用于向上级部门汇报工作、反映情况，不需要上级回复及批示

1.6请示：适用于向上级部门请求指示、批准，需要上级批示。

1.7会议纪要：适用于记载和传达会议情况和决定事项。

1.8函：适用于不相隶属单位之间相互商洽业务、询问和答复问题等。

2.发文

2.1凡以公司名义制发的文件，一般文件由主管总监签发，重要文件需请示副总裁

同意后，由有关部门负责拟稿，由副总裁签发。

2.2副总裁签发的文件底稿，由秘书进行登记，统一编号后打印、校对，盖章后发

出。

2.3以部门名义发文，由文件起草部门打印、校对，盖章后发出。

2.4复印公司内部传阅文件，使用已复印过的单面纸或进行双面复印，以节省开

支。

2.5发文要有记录，文件接收人需要在发文登记表签名。

3.公文格式

3.1公文一般由发文字号、紧急程度、标题、主送单位、正文、附件、印章（签

名）、成文时间、抄报及抄送单位等部分组成。

3.2发文字号格式：部门简称+ （年号）+文件编号（** 号），例如行政人事部发

文：行政人事（2008）012号，表示行政人事部2008年发的第12次公文。

3.3紧急文件分别标明“特急”、“急件”。

3.4公文标题应准确简要地概括文件的主要内容，并准确标明公文种类，标题举

例：“关于******请示”（报告、通知、决定、通报）。

3.5公文除会议纪要外，应加盖印章，印章加盖应骑年压月。

3.6公文统一简体字，题目用黑体字，正文用仿宋体。

4 •行文规则

4.1“请示”应当一文一事，只写一个主送上级，如需同时送其它上级，应当以抄

送形式，有相关联的事可以一文多事。

4.2“报告”中不得带请示事项。

4.3行文统一使用《签报单》并付上公文，给各级领导批示。

5 •公文立卷、归档及销毁

5.1公文收、发完毕后，各部门应及时将公文整理立卷，以便日后查阅

5.2没有归档和存查价值的公文，经过主管领导批准，可以定期销毁。