秘书学平时作业1-4全部改正后的答案

•《秘书学》平时作业1（绪论-第3章）1、什么是秘书活动答：秘书活动，秘书人员为领导者进行有效决策与管理所采取的辅助行为。

2、什么是秘书人员答：秘书人员，泛指从事秘书工作或秘书性工作的各类人员，如领导者的个人秘书、秘书机构中的集体秘书，以及为领导工作和机关工作服务的非专职秘书人员。

3、秘书活动的基本要素是什么答：秘书活动的基本要素有五个：（1）秘书人员秘书人员是秘书活动的主体要素，也是秘书人员的主导要素。

就是说，在秘书活动的诸要素中，秘书人员位居其他要素之首，且起到统领的作用。

（2）秘书工作秘书工作是秘书活动的客体要素，也是秘书活动的载体要素。

秘书活动只有依托和通过秘书工作，才能发挥出自身的参谋和助手作用，才能满足领导工作和机关工作的需要。

（3）秘书方法秘书方法是秘书活动的中介要素，也是秘书活动的效率保证。

良好的秘书方法，可以提高秘书工作的质量，加快秘书工作的进程。

（4）领导意图领导意图是秘书活动的潜在要素，也是秘书活动的准绳和尺度。

（5）秘书环境秘书环境是一个相当宽泛的概念，它包括秘书活动的地域环境、人文环境、组织环境和办公环境等内外部环境。

4、什么是秘书方法答：秘书方法，是秘书活动得以运行的媒介，意指秘书人员在认识、表达和处理各种事务时所采用的途径、方式、手段和程序等的总称。

5、什么是领导意图答：广义的领导意图，是指领导者在引导他人实现组织目标的过程中所产生和形成的意见、倾向及企图；狭义的领导意图，是指领导者对完成默想任务的意见、倾向及意图。

6、秘书活动具有哪些重要特征答：秘书活动的重要特征有：（1）文牍性（2）秘密性（3）事务性（4）受动性（5）随机性（6）补偿性（7）潜隐性7、秘书工作发挥怎样的作用答：秘书工作的作用：（1）参谋助手作用——为领导工作出主意，想办法，提预案；向领导机关提供资料，提供信息，提供咨询；做好事务工作，尽量减轻领导工作的负担；（2）沟通协调作用——负责信息的收集、加工，传递和存藏，以为领导者进行决策与管理提供科学依据。

同时，还承担着调整和改进部门关系、工作关系和人际关系的任务，发挥着协调作用。

沟通是协调的前提，协调是沟通的结果，沟通贯穿于协调的全过程；（3）督促检查作用——秘书部门要积极主动地开展督察工作，发挥督促检查的作用。

8、秘书工作的原则都包括哪些答：（一）准确原则准确原则，是对秘书工作的质量要求。

秘书工作是领导工作和机关工作的重要组织部分，秘书工作直接对领导工作和机关工作负责。

（二）及时原则及时原则，是对秘书工作的效率要求。

秘书工作大都是具有较强的时限性，务必在规定的时间内处理完各项事务，做到不积压，不拖延，不扯皮。

（三）严谨原则严谨原则，是对秘书工作的作风要求。

从某种意义上说，秘书工作属于事务性工作，要处理好纷繁复杂的、琐碎具体的日常工作。

（四）同步原则同步原则，是对秘书工作的态势要求。

秘书活动的辅助性质，决定了领导工作与秘书工作的关系是一种工作上的的主辅关系。

（五）保密原则保密原则，是对秘书工作的纪律要求。

保守秘密，特别是保守国家秘密，是秘书工作的原则，也是秘书工作的纪律。

秘书学平时作业2（第4章）1.什么是秘书制度秘书制度，是指秘书工作制度和秘书管理制度，其中有成文的、也有不成文的（即惯例）秘书制度。

2.简述秘书机构的作用一是组合作用——能够把机构、职责、人员和组织关系等要素有机地加以优化组合，形成一种组织力量，起到一种凝聚作用，以保证领导工作和机关工作的正常运行；二是——上传下达、内外联络合左右协调等作用三是过滤的作用——代行领导者处理琐碎何不重要的事情，以便使领导人从繁杂的事务中解脱出来。

3. 秘书机构设置应遵循的原则一是统一原则——机构名称要统一，机构设置要统一，职能目标要统一；二是精简原则——秘书机构的设置及其秘书人员要精干，秘书机构的分工及其工作者则要简明，秘书机构内部设置及其秘书人员的定编要科学。

三是效能原则——分工要合理，层次尽量少，幅度要适中；；四是适应原则——适应主要领导者的工作需要，适应分管领导者的工作需要。

4. 秘书机构的特点具有怎样的特点秘书机构就其自身而言，大体上发挥着以下三种作用：一是组合作用——发挥参谋助手作用，沟通协调作用，督促检查的作用以及“窗口”、“门面”的作用；二是枢纽作用——辅助中枢机关行使职权的作用，如参与决策、拟定计划、传达指令、组织协调，督促检查，等等；三是过滤作用——只接受同级领导机关的领导，直接对同级领导机关负责与上级秘书机构和下级秘书机构之间并无隶属关系，只有业务指导关系。

《秘书学》平时作业3（第5、6章）1.什么是秘书职能答：秘书职能，是秘书活动的任务、职责、作用和效能的统称。

2.什么是辅助决策答：辅助决策，是秘书人员或秘书机构为领导者制定并实施决策所采取的各项辅助行为。

它包含决策前、决策中和决策后的秘书工作，即决策过程中的各种辅助行为。

3.试述秘书在辅助决策中应遵循的原则。

答：秘书人员要有效地辅助领导者进行科学决策，必须遵循以下辅助决策的基本原则，即定位原则，超前原则，系统原则，信息原则和诤谏原则。

（1）定位原则——在决策过程中，秘书人员要始终将自己置于辅助的位置上，一切从“谋”的地位出发，做到“谋”而不“断”。

秘书人员作为决策的辅助力量，只能充当领导者的参谋和助手，绝无决断的权力和义务。

（2）超前原则——决策，是对未来行动的抉择。

可以说，它是规划未来、影响未来、推动未来的行动。

因此，决策制定特别是决策执行中随机性、可变性和风险性是客观存在的。

为了实现决策的科学化，提高决策的可靠性，秘书人员应坚持辅助决策的超前原则。

所谓超前原则，就是要以预见的眼力和预测的本领，多考虑未来的需要，多提供未来的信息，多拟定“防范措施”，发挥超前服务的作用。

（3）系统原则——决策是一项系统工程。

秘书人员在辅助决策时，要有全局观念和整体思维能力；要关于观察和把握决策的内外部环境，以及各种关系的发展和变化；要尽职尽责地做好决策过程中的各项事务工作，特别是各项协调工作，以保证领导决策的整体效能。

（4）信息原则——信息是决策的基础。

决策是否正确，首先取决于决策所需要的信息是否及时、准确和适用。

因此，在决策的各个阶段及其每个环节上，秘书人员要十分重视信息工作，为领导者收集、加工、处理和提供有价值的信息。

秘书人员应通过各种渠道，运用各种手段，获取决策所必需的各类信息。

（5）谏诤原则——决策是一个动态过程，又受到多种因素的制约，发生某些错误以至失误，也是难以避免的。

秘书人员应本着对事业、对群众极端负责的态度，实事求是地向领导者进言，直言不讳地提出自己的意见和建议。

那种为个人利益而患得患失，甚至面对错误也不知不诤的思想和行为，是一种不称职或失职的表现。

（5章94-95页）4.协助管理的原则有哪些答：秘书人员要有效地协助领导者进行科学管理，必须遵循以下协助管理的基本原则：（1）服从原则——要服从于领导者的管理意图，严格按照领导者的管理思想和主张行事；服从于领导者的管理目的，一切为了实现组织的共同目标；要服从于领导者的管理效能，处处对管理效率与效益负责。

还要服从职能部门管理工作的需要。

配合职能部门去做管理工作。

（2）沟通的原则——在计划工作中，要多提供预测信息；在指挥工作中，要多提供上级信息；在控制工作中，要多提供反馈信息。

（3）合作原则——作为管理者和被管理者之间的特殊管理人员，秘书担负着承上启下的特殊管理使命，需要有极强的合作意思和合作本领。

5.什么是沟通信息答：即秘书机构同有关组织或领导者之间的信息传递与反馈，以求的共同的理解和认识。

6.沟通信息有什么作用答：（1）、先导作用——离开了决策信息和有效的信息沟通，决策就失去了依据和基础；再管理过程中，要科学地进行计划、组织、指挥和控制，也离不开信息沟通。

可以说，整个决策与管理过过程就是信息输入到输出，经过反馈再依次重新输入的过程。

（2）、枢纽作用——如果没有秘书部门的信息沟通，领导机关的正常秩序和有效运转，也就无法得到保证。

（3）、协调作用——沟通也是一种协调，而且是协调的前提，。

从功能上看，沟通在于求得认识上的一致，协调在于谋求行动上的一致，只有两者的和谐一致，才能保证一级组织的稳定与发展。

7.秘书机构沟通信息的五大特征是什么答：（1）、双向性——沟通者具有“双重身份”，沟通是双向的过程，沟通是相互依存的过程。

（2）、中介性——秘书机构充当着使双方发生关系的“媒介物”，起着“中转站”的作用。

（3）、保真性——尽量减少失真，缩小误差。

（4）、时效性——信息从发送、接收到提供利用所站用的时间和效率，是衡量沟通效果的速度指标。

（5）、连续性——秘书机构的信息沟通，是一个连续不断、运转有续的过程。

8.试论秘书机构沟通信息的特征。

答：秘书机构的沟通信息具有双向性、中介性、保真性、时效性和连续性的特征:(1)双向性——沟通不论采取何种形式，都是一种双方的行为。

就是说，当甲方（发送者）发出信息后，乙方（接收者）必须对此作出反映。

具体的说，沟通的双向性表现在三个方面：首先，沟通者具有“双重身份”，如秘书人员既是发送者又是接受者；其次，沟通是个双向过程，没有信息的发送，也就无所谓信息的接收。

（2）中介性——在信息的沟通中，秘书机构充当着使双方发生关系的“媒介物”，起着“中转站”的作用。

从严格意义上说，信息的最终接收者并非秘书人员，而是各级领导者。

由于秘书机构处于“中介人”的位置，其主要任务就是保证信息在发送者和接收者之间畅通、有效。

（3）保真性——根据通信理论，信号在传输的过程中，由于外界对信号的干扰而产生的噪声，几乎是无所不在的；要完全消除噪声，也是无法办到的。

因此，失真是不可避免的。

尽量减少失真，缩小误差，已成为通信技术需攻克的难题和重点。

同样，信息在沟通中也会受到“噪声”的干扰，失真的问题难以杜绝。

因信息失真引起的工作被动，甚至造成不同程度的失误，在秘书工作中是屡见不鲜的。

（4）时效性——沟通的时效性，是指信息从发送、接收到提供利用所占用的时间和效率。

沟通的时效性，是衡量沟通效果的速度指标。

在科学技术飞速发展、生产力水平日益提高、社会生活节奏不断加快的今天，信息沟通的速度越来越快。

可以说，信息的价值、沟通的效益是同时间、速度成正比的。

一个很有价值的信息，如果在沟通中延误了时间，失掉了机会，就会丧失其有效性，甚至会给领导者的决策与管理造成损失。

（5）连续性——秘书机构的信息沟通，是一个连续不断的、运转有序的过程。

这是因为信息源不断地产生和发送着各类信息，新的信息产生了，原来的信息就老化了；信息由信息源发出后，经过不同接收者的再加工，不仅在数量上，而且在质量上都发生了变化；在决策与管理的过程中，领导工作处处离不开信息作依据，而且随着社会的变化。