办公自动化原理及应用

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第一章办公自动化概述

（一）办公自动化的概念－将计算机技术、通信技术、系统科学与行为科学应用于传统的数据处理技术难以处理、且量非常大而且结构又不明确的那些业务上的一贡综合技术。（季斯曼定义）

利用先进的科学技术，不断地使人的一部分办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统。目的是尽可能充分地利用信息资源，提高生产率、工作效率和质量，辅助决策，求取更好的经济效果，以达到既定目标。（85年全国第一次办公自动化规划讨论会）

办公自动化是以行为科学为主导，系统工程学为理论基础，综合应用计算机技术和通信技术来完成各项办公事务。以计算机等现代办公设备取代传统的手工办公用具，以现代化的办公系统代替传统的手工办工系统。

办公活动内容：书面、口头信息生成与处理；书面、口头信息传递与管理；办公时间安排；办公资源运用

发展：

美国：①75年前基本通信设备和办公用单机设备②75-82新型办公设备，个人计算机进入办公室

③83年后应用局域网络技术和远程通讯网络技术，系统综合设备采用

日本：①初期79-82，引进、开发、使用办公用的单机设备②发展期83-84办公机电化

③改进期85-87多功能综合机，各种作业过程自动化④成熟期88年后办公系统集成化

我国：六五，启蒙与准备时期；七五开创与初见成效时期；八五、九五发展并走向成熟时期

加速我国办公自动化发展的对策

①适应政治体制改革形势，实现办公机构、办公制度的科学化

②适应办公自动化的需要，努力提高办公人员的素质

③广泛开展技术研究，加速办公自动化技术的推广应用

1、识记：办公自动化的意义

①办公自动化是现代化管理和建立运转协调、灵活高效的政府行政管理体系所必须的

②办公自动化对我国的经济发展，提高管理和决策水平，促进社会进步和“四化”建设都将起到重要作用

③提高办公效率和科学决策水平

办公自动化可以显著提高管理水平，提高劳动生产率。－最重要意义

2、领会：（1）办公自动化的要点

支持理论：行为科学、管理科学、社会学、系统工程学、人机工程学

直接利用的技术：计算机技术、通信技术、自动化技术

两大技术支柱：计算机技术和通信技术

关键技术：数据处理、文字处理、语音处理、图形与图像处理、网络通信技术、决策支持技术

（2）办公自动化的主要环节－信息采集、信息加工、信息传输、信息保存

核心任务：向各领域、各层次办公人员提供所需运用的信息

（二）办公自动化的关键技术

1、识记：（1）语音处理－利用计算机对语音信息进行处理的技术，包括语音的输入、识别、合成和存储

（2）图形与图像处理－使用计算机对图形与图像进行处理的技术。包括图形与图像数字化、增强与复原，图像数字编码，图像分割和图像识别

（3）决策支持技术－决策者利用决策支持软件进行大量数据的收集和分析处理，寻求解决问题的方法和模型，从而作出正确的决策。

2、领会（1）数据处理－利用计算机对数据进行收集、存储、加工、传播等一系列活动的总和，特点数据量大，数据结构复杂，时间性强。

数据：计算机加工处理的对象，能够输入计算机并且被计算机进行加工处理的信息。

（2）文字处理－文稿编辑和文件管理等现代化的手段，包括起草文件、文字编辑、表格编辑等工作

（3）网络通信技术－在单位内部，通过计算机联网和专用电话交接设备等实现信息的传输、交换和共享。在单位外部利用电话网、传真网、卫星通信网等实现通信和信息共享。

（三）办公自动化系统－办公业务活动概括为：存储、交换、加工信息和基于信息的科学决策

1、识记：（1）办公自动化系统的组成－办公自动化设备、办公自动化软件、掌握现代办公技术的办公人员

办公自动化设备：主计算机；各种输入设备、各种输出设备、工作站、通信设备、各种办公设备

办公自动化软件：办公自动化系统软件、办公室应用软件（通用、专用）

（2）办公自动化系统的开发－一个具体的办公自动化系统从无到有的过程

软件生存期：软件产品从形成概念开始，经过开发、使用和不断增补修订，直到最后被淘汰的整个过程

OA系统生存周期：系统分析、系统设计、系统实施、系统运行维护

系统分析－建立一个明确、具体而又可行的系统目标。具体步骤：

①调查研究－任务需求调查、办公环境调查－资料阅读、问卷普查、个别访问、实地观察

②可行性分析－经济可行性、技术可行性、社会可行性

③用户需求分析－对系统的功能、性能及运行环境限制等方面提出要求

④系统总体规划－办公现状分析、系统目标、阶段任务、设备选择、投资分配、管理机构、人员设置、技术培训、实施条件、实施步骤等

形成系统分析说明书－系统需求说明、系统目标、系统逻辑模型和软件实施总体方案等总体规划

系统设计－总体设计、详细设计

①总体设计－确定系统如何完成预定的任务。

主要包括：总体结构设计（最重要）及确定系统的硬件选配、软件选配、代码设计、界面设计

结构化设计方法－将整个系统按照不同的功能和层次划分为一个个功能简单明确且相对独立的部分（模块），每个模块实现系统的一项具体功能，自顶向下，逐步细化。工具：系统层次图、细化的IPO图、模块结构图

模块结构图－描述软件层次特性的工具，描述某个模块负责管理控制哪些模块以及上下

级模块或同级模块之间的数据传递关系。成分：模块（方框－模块名）、调用（从调用模块指用被调用模块箭头）、数据流向

②详细设计－程序、过程的具体算法设计－辅助设计工作：流程图。－对具体任务进行算法设计和其他辅助内容的设计，包括系统输入输出设计、数据库设计、代码设计、程序设计语言的选择

流程图－采用文字和各种表达式来描述解决问题的具体步骤，每一步或几个步骤都由代表不同含义的框格括起来，并用箭头指示其执行顺序。

系统实施：设备购置、软件实现（编程、测试）、人员配置和培训、数据的准备。

编程：使用预先选定的计算机语言去描述已经完成的程序流程图，把用文字表达的解决问题的步骤转换为计算机能够接受并执行的指令形式。

测试：发现软件的错误并对其进行修改和纠正－模块测试、联合测试、系统测试

模块测试－由程序员在模块程序编写中对程序的正确性进行测试，编码阶段

联合测试－将一组关联度大的程序进行共同测试－主要内容：对接口的调试

系统测试－将系统放在系统的应用环境中进行测试－正确性、可靠性、适应性－第三方组织测试小组

测试数据－常规数据、边界数据、错误数据

系统运行维护－用户教育、系统评价、软件维护

系统维护目的－硬件维护、软件维护（改正性维护、适应性维护、扩展性维护）、数据维护

2、领会：（1）办公自动化系统的模式－事务型、管理型、辅助决策型

事务型办公自动化系统由单机或多机组成，负责文字处理、表格编制、文档管理、行文管理等办公一般事务

管理型有各种较完善的信息数据库，由具有通信功能的多机网络组成，能对大量各类信息进行综合管理，使数据信息、设备资源共享，使办公效率得到很大提高辅助决策型具有方案比较和辅助决策功能，利用预先设计的决策模型人们作出判断和决策。

办公自动化发展趋势①与办公自动化有关的信息技术的发展ⅠInternet技术Ⅱ数据仓库技术Ⅲ多媒体技术

②新型办公室Ⅰ网络化办公室Ⅱ无纸办公室（计算机、应用软件、通信网络－三个最基本要素；优点：易形成，便于修改、存储量大、传递快捷、使用方便）Ⅲ虚拟办公室（无人办公自动服务；移动办公）

③决策支持系统

第二章计算机文字处理

（一）窗口操作系统windows 95

1、识记（1）windows的特点①采用全图标化工作方式②能同时运行多个程序③提供了充分利用内存的功能④是发展各种软件的平台⑤具有良好的帮助系统

运行环境：操作系统DOS3.2（5.0）；处理器386（486）DX，33（66）MHz；显示器VGA（SVGA），640*640（800*600），16（256）色；内存4（8）M；磁盘空间40（80）M （CDROM、声卡、调制解调器、打印机、鼠标）

windows 95的安装

DOS启动－插软盘，a：setup－设置系统安装目录－按系统提示换盘－重启机器

（2）资源管理器操作－对磁盘、文件夹、文件进行管理

资源管理器窗口－左窗口（文件夹树窗口）、右窗口（文件夹内容窗口）、窗口分隔条、状态栏、窗口菜单栏