文件受控管理规定

流程图
权责部门
制定/更改
提出申请 NG
核准 OK
各部门 各部门 总经理、管理者代表、经理、 文控中心
登记
文控中心、相关部门
发放/回收
文控中心
归档/保存/作废
文控中心、相关部门
6．1 文件编号方法： 6．1．1 制度文件： JG HR AO [2011] 01
6．1．2 通知性文件： 万通字 HR [2011] 第 001 号
编制： 日期：
审核： 日期：
批准： 日期：
的磁盘或电子文档。
5.4.4 旧版文件（正本旧版文件除外）由文控中心负责回收并加盖蓝色“作废文件”章统一作
废。除文控中心外，所有部门和个人都不得复制、保留已失效或过期的文件。
5.5 文件的保密管理及正本文件的保存年限
文件的保密管理及正本文件的保存年限详见《受控文件保密管理办法》。
6.流 程：见附件：文件控制程序流程图
中山市金哥电器实业有限公司
文件名称：文件受控管理规定
文件类别 生效日期 1. 目 的：
管理规定
编号:JG-HR-B-201301 版本：A0
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确保公司文件和资料的编制、审核、标识、发放、更改、保存、回收和作废等符合规定，
从而保证质量体系文件和资料得到有效的控制。
2. 范 围： 本程序适用于质量体系文件和资料的控制。
文件编号 年份 文件类别代号
部门代号（人力资源） 公司代号
文件编号
年份
部门代号
公司名称
HR 代表人力资源 CW 代表财务部 SC 代表生产部 YX 代表营销部 GC 代表工程部
PMC 部 PG 代表品管部
6.1.3 合同文件：合同文件 JG 源自文库J 111103 01
文件编号
年月日
合同类型
公司名
JH 代表
作废申请》，交由原文件编写部门更改、审查、批准后交文控中心受控再发放。必要时应
邀有关部门召开文件更改讨论会议，商议文件更改的相关事宜。
5.4.2 技术资料的更改，需填写设计或工程更改通知，并与更改的相关文件同时发放。
5.4.3 文件编写部门更改文件后，要将更改后的文件正本交到文控中心受控，并提供更改后文件
5.1.1 一级文件
ISO 专员
管理者代表
总经理
文控中心/部门
5.1.2 5.1.3 5.1.4
二级文件 主管、相关人员
经理
管理者代表 文控中心/部门
三级文件
相关人员
主管、工程师
经理
文控中心/部门
四级文件
相关人员
主管
经理
文控中心/部门
5.4 文件的更改、回收及作废
5.4.1 程序文件、工作文件的更改、作废由编写部门或相关部门提出，填写《文件新制/更改/
4. 职 责： 4.1 文控中心：负责一、二、三、四级文件的受控发放、保存（正本）、回收和作废，以使使用场 所的文件为最新、有效的文件。
4.2 各部门：由部门文员或部门指定专人负责本部门文件的登记、使用、回收和保存。 5. 程 序：
5.1 文件的编写、审核及批准：
项目 序号
文件级别
编写
审核
批准
控制部门
3. 定 义：
3.1 一级文件：质量手册（含程序文件）。 3.2 二级文件：管理制度或规定、外来文件（相关法律法规、国家标准、行业标准等）。 3.3 三级文件：技术性文件：
3.3.1 技术资料：工艺设计部制作的所有技术资料，例：产品生产图、生产责任单、作业指导书 等。
3.4 四级文件：质量记录（表单记录类）。