电子文件元数据规范

电子文件元数据规范1 范围本规范适用于九省区各级国家档案馆、各级党政机关、社会团体、企事业单位对电子文件进行以保证凭证性为目的的管理活动。

其他社会组织可参照执行在电子文件管理过程中使用元数据可实现以下目的：——确保并证明归档电子文件的真实性、完整性与有效性，从而保证其凭证价值；——有利于归档电子文件的保护，实现长期保存；——在异构的信息系统中对归档电子文件进行规范、有效的管理，保证归档电子文件的可捕获、可收集、查长期利用；——对归档电子文件及馆（室）藏档案数字化资源进行集成管理,实现有效、方便地查询、检索与利用。

2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本规范的引用而成为本规范的条款。

凡是注明日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本规范，然而，鼓励根据本规范达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。

GB 2312-1980 信息交换用汉字编码字符集基本集GB/T 3760-1995 文献叙词标引规则GB/T 3792.1-1983 文献著录总则GB/T 7156-2003 文献保密等级代码GB/T 7408-2005 数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法GB/T 9704-1999 国家行政机关公文格式GB/T 11714-1997 全国组织机构代码编制规则GB/T 11821－2002 照片档案管理规范GB/T 13959-1992 文件格式与代码编制方法GB/T 13967-1992 全宗单GB/T 15418-1994 档案分类标引规则GB 18030-2000 信息技术信息交换用汉字编码字符集基本集的扩充GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范DA/T 1-2000 档案工作基本术语DA/T 12-1994 全宗卷规范DA/T 13-1994 档号编制规则DA/T 18-1999 档案著录规则DA/T 19-1999 档案主题标引规则DA/T 22-2000 归档文件整理规则DA/T 31-2005 纸质档案数字化技术规范《中华人民共和国电子签名法》中办发[1996]14号中国共产党机关公文处理条例国发﹝2000﹞23号关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知国档发[1987]4号关于颁发《编制全国档案馆名称代码实施细则》的通知国家档案局第6号令《电子公文归档管理暂行办法》，2003年7月28日国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，2006年12月19日ISO 15489 Information and documentation—Records managementISO 23081-1 Information and documentation – Records Management Processes – Metadata for Records—Part 1: PrinciplesISO 14721 Open archives information system (OAIS)ISO/IEC 11179-3 :2004 INFORMATION TECHNOLOGY - SPECIFICATION AND STANDARDIZATION OF DATAELEMENTS - PART 3: BASIC ATTRIBUTES OF DATA ELEMENTSGUIDE FOR MANAGING ELECTRONIC RECORDS FROM AN ARCHIVAL PERSPECTIVE, COMMITTEE ON ELECTRONIC RECORDS,ICA(国际档案理事会电子文件管理委员会《电子文件管理指南》)，1997 W3C Namespaces in XML XML的命名空间(Namespaces)3 术语与定义3.1电子文件（Electronic Records）电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

它由足以为其职能活动提供凭证的内容、结构与背景信息构成。

具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件称为归档电子文件。

3.2电子文件元数据（Electronic Records Metadata）电子文件元数据是描述电子文件内容、背景和结构及整个管理流程，又能够被计算机及网络系统自动辨析、分解、提取和分析归纳的数据。

3.3信息总体（Information Package）信息总体，又称为信息包，是一组信息的集合。

包括为长期保存电子文件所需的所有内容信息与保存描述信息，即电子文件的内容、结构信息、背景信息，以及形成于管理过程的管理信息、为保证电子文件真实性与完整性而设置的固化信息。

档案信息包为分三种：提交信息包（SIP，Submission Information Package），用于立档单位向同级国家档案馆进行归档电子文件的物理归档；档案信息包(AIP,Archival Information Package)，用于国家档案馆长期保存归档电子文件；分发信息包（DIP,Dissemination Information Package），用于电子文件的查阅。

经过数字签名封装的档案信息包是保证归档电子文件凭证性、实现归档电子文件长期保存与海量存储的有效数据格式。

3.4内容信息（Content Information）内容信息是指电子文件的正文内容，包括主文件、附件的正文内容。

内容信息包括数据对象与数据对象表述信息。

数据对象是指表达并保存电子文件正文、附件正文等的比特流。

数据对象表述信息是指数据对象的描述信息，由电子文件的结构信息与语义信息构成。

3.5保存描述信息（Preservation Description Information）保存描述信息包含构成电子文件的结构信息及背景信息，是对电子文件自身最基本特征的描述，能在电子文件自生成直至永久保存全过程中用于显现、理解电子文件内容信息。

保存描述信息由内容描述信息、结构信息、背景信息、管理信息、固化信息构成。

3.6内容描述信息（Content Description Information）内容描述信息是指描述、揭示与电子文件内容相关的内部与外部特征的信息。

3.7结构信息（Structure Information）结构信息是指表述电子文件内容排列，各构成部分之间的连接方式、相关文件之间的关系以及在存储器中的构成等信息。

3.8背景信息（Context Information）背景信息是指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。

背景信息由来源信息、创建依据、关联信息、技术环境信息构成。

3.9管理信息（Management Information）管理信息是指描述电子文件管理过程的信息，由鉴定信息、归档信息、权限管理、维护历史等信息集组成。

3.10固化信息（Fixity Information）固化信息是用以保障并确认电子文件及其元数据信息可信性与完整性的信息，如能够描述数字签名的内容值、校验和等。

4 电子文件元数据结构4.1 电子文件元数据总体结构本规范按照保障电子文件真实性、完整性与长期可读性的要求，根据电子文件的构成，及其生成、管理与利用等不同时期的特征，定义电子文件元数据表。

电子文件元数据表由2个元数据模块4.4 元数据的应用本规范对元数据表结构的定义依据XML规范进行，适用于基于XML规范的办公自动化等业务信息系统对元数据的设置、捕获与存储，以及最终生成基于XML的档案信息包。

在文档一体化管理系统中生成、运行、维护的结构化数据库中，档案管理人员可依据“6 电子文件元数据元素定义及描述”中关于元数据注释属性的定义，进行元数据项的著录。

5 电子文件元数据元素定义方法电子文件元数据表中各个元素都用11个属性进行描述：名称（Name）：元素的名称。

版本（Version）：产生该元素的元数据规范版本。

标识（Identifier）：元素的唯一标识；定义（Definition）：对元素概念与内涵的描述；类型（DataType）：元素所属的数据类型；值域（Value）：元素的指定值或允许范围；必备性（Obligation）：说明元素是必备的还是可选的；可重复性（Repeatability）：元素的可重复行与值域重复；下层元素（Sub-elements）: 某上位元素的下位子元素；应用范围（Application）：元数据可应用的范围或领域；注释（Comment）：对元素的补充说明及相关著录细则。

6 电子文件元数据元素定义及描述6.1.1.1 数据对象（Date Object）6.1.1.2 表述信息（Representation Infomation）6.1.1.2.1 数据对象结构信息（Data Object Structure Infomation）6.1.1.2.2 语义信息（Semantic Infomation）6.1.2 保存描述信息（Preservation Description Information）6.1.2.1 内容描述信息（Content Description Information）6.1.2.1.3 副题名及说明题名文字（Title Annotation）6.1.2.1.4 责任者（Creator）6.1.2.1.6 文件形成时间（Create Date）6.1.2.1.7.2 附件标识符（Annex Identifier）6.1.2.1.8 稿本（Manuscript）6.1.2.1.9 主题词或关键词（Subject）6.1.2.1.12 分类号（Classification）6.1.2.1.15 内容覆盖范围（Coverage）6.1.2.1.15.3 时间或时期（Period Name）6.1.2.1.16.2 录制地点（Record Place）6.1.2.1.17 内容描述扩展信息（Content Description Extent）6.1.2.2 结构信息（Structure Information）6.1.2.2.1 文种（Record Type）6.1.2.2.2 文件集合（Aggregation Level）6.1.2.2.2.1 集合类别（Aggregation Type）6.1.2.2.3.3 存储介质（Medium Type）6.1.2.2.3.4 特殊元数据描述（Special MetadataDes Description）6.1.2.2.4 文件大小（Object Size）6.1.2.2.5.2 操作描述（Action Description）6.1.2.2.5.3 操作日期（Action Date）6.1.2.2.5.4 操作责任人（Operator）6.1.2.2.6.1 原始信息系统描述（Original System Description）6.1.2.2.6.2 原始档案管理信息系统描述（Original Records Description）6.1.2.2.7 数字化结构信息（Digital Processing Structure Infomation）6.1.2.2.7.3 色彩深度（Bit Depth）6.1.2.2.7.4 总画幅数（Image Total）6.1.2.2.7.5 扫描仪生产商（Scanner Maker）6.1.2.2.7.6 扫描仪型号（Scanner Series Number）6.1.2.2.8 数码照片结构信息（Digital Photo Structure Information）6.1.2.2.8.1 照片宽度（Photo Width）6.1.2.2.8.2 照片高度（Photo Height）6.1.2.2.8.3 水平分辨率（Aclinic Resolution）6.1.2.2.8.5 照片色彩模式（Photo Color Model）6.1.2.2.8.8 数码相机型号（Camera Series Number）6.1.2.3.1.1 法律法规依据（Legal BackGround）6.1.2.3.2 全宗信息（Fond Information）。