06-文件分类、编码及版本管理制度
管理制度文件编码要求
管理制度文件编码要求一、目的为了规范管理制度文件的编写，提高文件的信息化程度和可阅读性，确保文件的准确、清晰和规范。
二、适用范围适用于所有管理制度文件的编码要求，包括各类规章制度、工作流程、操作规程等。
三、编码原则1. 简单明了：编码应简洁明了，易于识别和记忆。
2. 有序排列：编码应有序排列，便于归档和检索。
3. 规范统一：编码应遵循统一的规范，不得随意更改。
4. 保密性：编码应具有一定的保密性，不得随意泄露。
四、编码要求1. 编码内容：编码应包括编号和名称两部分，编号是标识文件的唯一序号，名称是对文件内容的简要描述。
2. 编码格式：编号采用数字、字母或符号等形式，名称采用中文或英文等形式。
3. 编码规范：编码应按照一定规范进行组织，如“规章制度-部门编号-序号”等形式。
4. 编码更新：编码更新应及时进行，确保文件的版本控制和管理。
五、编码管理1. 责任部门：由相关部门负责管理管理制度文件的编码工作。
2. 编码工作流程：编码工作应按照程序规定进行，包括新建、修改和废止等流程。
3. 编码备份：编码备份应妥善保存，以防丢失或损坏。
4. 编码检查：对编码进行定期检查和审核，确保编码的准确性和完整性。
六、附则1. 本编码要求自发布之日起开始执行。
2. 对于已编写的管理制度文件，应尽快进行编码整理，以符合本要求。
3. 如有变动或疑问，应及时向管理部门进行反馈和沟通。
七、结语管理制度文件的编码是规范管理工作的重要环节，各部门应严格按照要求执行，并不断完善和提高文件编码管理水平，确保管理制度文件的有效运行和实施。
公司管理制度和编号的管理制度
公司管理制度和编号的管理制度第一章总则第一条为规范公司内部管理，提高工作效率，保障公司利益，制定本管理制度。
第二条公司管理制度是公司内部规范和约束人员行为的规则和制度，具有强制性和约束力。
第三条公司管理制度适用于所有公司员工，包括领导、员工等。
第四条公司管理制度应当符合国家法律法规和公司章程的规定，不得违法违规。
第五条公司管理制度应当及时修订和完善，以适应公司经营发展的需要。
第二章组织架构第六条公司设立总经理负责全面领导和管理公司工作。
第七条公司设立财务部、人事部、市场部等职能部门，各部门负责公司相应工作。
第八条公司设立岗位设置方案，明确各岗位职责和权限。
第九条公司设立绩效考核制度，对员工的工作表现进行定期评估。
第十条公司设立内部审计部门，对公司的经营情况进行审计和监督。
第三章工作规范第十一条公司员工应当遵守公司规章制度，保守公司机密，维护公司声誉。
第十二条公司员工应当按照公司要求履行岗位职责，完成工作任务。
第十三条公司员工应当严格执行公司制定的工作流程，不得擅自变更。
第十四条公司员工应当保持工作积极性，避免拖延磨蹭。
第十五条公司员工应当遵守公司的办公时间，不得迟到早退。
第四章奖惩制度第十六条公司根据员工的工作表现和业绩情况，设立奖励机制。
第十七条公司对违反规定的员工进行警告、扣工资等处罚措施。
第十八条公司对严重违规的员工进行停职、调整等处理。
第十九条公司对涉嫌犯罪的员工移交司法机关处理。
第五章第二十条公司员工如要离职，应提前30天向公司提出书面申请。
第二十一条公司员工离职前应完成手续交接，并领取离职证明。
第二十二条公司应妥善处理离职员工的工资、年假等待遇问题。
第六章附则第二十三条公司管理制度自颁布之日起开始执行。
第二十四条对违反公司管理制度的行为，公司有权进行调查和处理。
第二十五条公司管理制度不尽事宜，可由公司总经理根据公司实际情况进行补充规定。
第二十六条本管理制度的最终解释权归公司总经理所有。
文件排版及编号管理规定
1.0目的为了规范管理本公司的各种文件和记录，对其编号方法做出统一规定。
2.0适用范围适用于公司的所有文件与记录。
3.0内容3.1文件的编制格式3.1.1文件编制时，正文部分都要加上文件头用来明示文件信息，文件类别的填写请按照后附《文件类别对照表》中的文件类别进行填写，文件头中的具体设置参照附件。
（文件模板可以在OA系统的“模板”文件夹中下载使用。
）3.1.2文件编写条目按照以下格式。
1.01.11.1.11.1.1.12.0依此类推，层次分级最多不超过4级。
3.1.3文件页边距设置如下：竖版：上 1.8cm 下 1.5cm 左2.5cm 右1.8cm横版：上2.5cm 下1.8cm 左1.8cm 右1.5cm3.1.4文件正文字体为仿宋或宋体，字号13号，行间距为固定值20磅，数字序列字体为Arial，字号与正文相同，小标题可以加粗。
3.1.5文件文档为word文件，表单不限。
3.1.6页眉：1.5cm页脚：1.0cm页眉页脚及其他部分的未尽事宜以附件范本为准。
3.2表格记录的编制格式3.2.1表格编制时，要加入公司标示，公司标示如下图。
图（1）集团公司logo标示公司所有下发的公文，logo图标均用带字母标识的，文件头模板可以在OA导航系统中下载3.2.3表格中所有字体均为仿宋或宋体，表头字号为16号，表格正文字号13号，表格编号及表格正文之外的附属信息字号均为10号。
3.3文件的编号3.3.1公司、分厂及部门代码（详见附件）3.3.2管理体系文件体系文件包含ISO9001质量体系文件，OHSAS18001安全体系文件，ISO14001环境体系文件。
3.3.2.1一阶文件（质量手册、安全手册、环境手册）流水号：01—99文件类型标示： QM质量手册安全手册环境手册公司代码：参照附件说明：质量手册以后将分为集团公司质量手册和分公司质量手册，分公司质量手册的部分内容可引用集团公司质量手册。
3.3.2.2二阶文件（体系程序文件）（1）ISO9001质量体系程序文件流水号：01—99文件类型标示：QP质量体系程序文件公司代码：参照附件说明：程序以后将分为集团公司质量程序文件和分公司程序文件，分公司程序文件的部分内容可引用集团公司程序文件或等同使用。
规章制度分类编号管理规范
规章制度分类编号管理规范
一、总则
为了规范规章制度的分类编号管理，提高规范管理水平，落实规章制度管理的科学性和规范性，保障规章制度管理工作的顺利进行，特制定本规范。
二、规章制度分类
1. 国家法律
2. 国务院令
3. 部门规章
4. 地方法规
三、编号管理
1. 编号的构成
编号由一级分类数字、二级分类数字、三级分类数字和序号数字组成。
各级分类数字之间以点号分隔，序号数字从1开始递增。
2. 编号的分配
（1）国家法律的编号由最高人民法院负责分配。
（2）国务院令的编号由国务院办公厅负责分配。
（3）部门规章的编号由各部委负责分配。
（4）地方法规的编号由各地方人民政府负责分配。
3. 编号的录入
编制规章制度时，应根据分类编制编号，并在规章制度正文中标注编号。
四、管理要求
1. 各级分类编号应遵循顺序递增原则，不得跳号、错号或重复使用。
2. 录入编号时应准确无误，避免引起混淆或错误。
3. 对于规章制度的修改、废止或撤消，应及时修改编号并通知相关单位。
4. 对于规章制度的存档，应按照编号进行整理和存放，以便查找和管理。
五、监督检查
1. 各级组织部门应定期对规章制度的编号管理情况进行检查，发现问题及时纠正。
2. 对于违反规章制度分类编号管理规范的单位或个人，应给予相应的处罚并通报批评。
六、附则
1. 本规范自发布之日起生效，有关部门和单位应当严格遵守。
2. 对于存在问题的规章制度分类编号管理，应当立即整改，并报相关部门备案。
以上为规章制度分类编号管理规范，如有不妥之处，敬请指正。
公司文件编号规范管理制度
公司文件编号管理制度
为规范公司文档管理，特制订本文件编号规范，请各部门在以后的文件编号中严格按照此规定进行文件编号。
文件命名基本各式：
XXX - XX - XX - XXXXXX - XX
发文状态/文件流水号
发文日期
文件类型
发文机构
公司代码
一、文件编号由五部分组成，每部分之间用“—”连接
第一部分：公司代码，表明发文公司
第二部分：发文机构，表明公司内发文的部门
第三部分：文件类型，表明文件所属性质
第四部分：发文日期，表明发文时间
第五部分：发文状态/文件流水号，发布制度类表明文件版本号，发布其它类型表明文件流水号
二、各部分表示方法
1.公司代码
由公司拼音首字母组成，具体为SCT
2.发文机构
发文机构的表达符号
3.文件类型 文件类型的表达符号
4.发文日期
由年月日YYYYMMDD 表示，例如20230110 5.文件状态/文件流水号
文件状态/文件流水号表达符号的说明
三、举例：
1.人事部2023年01月10日发布的考勤管理制度第一版 文件编号：SCT-RS-ZD-20230110-1.0
2.人事部2023年01
月11日发布的中层管理人员会议纪要 文件编号：SCT-RS-HY-20230110-01 四、文件表头
制度类文件统一使用下列表头，例： 正文
五、公司行政类文件
XXX 【XXXX】 X号
顺序号，例，12号
发文年份,例【2023】
公司简称
六、编号管理
所有文件由人事部统一编制和管理。
所有文件流水号在每年1月1日自动归零。
文件物品管理制度
文件物品管理制度一、总则文件物品管理制度是为了规范单位文件和办公用品的流转和管理，确保文件安全和物品的合理使用，提高单位工作效率和服务质量，防止资源浪费的管理规范。
二、适用范围本制度适用于所有单位工作人员，包括文件管理、办公用品管理等方面。
三、文件管理1. 文件的分类根据文件的性质和用途，将文件分为保密文件、一般文件、公开文件等不同类别，并采取相应的管理措施。
2. 文件的编号和归档对所有文件进行编号和归档，建立档案管理系统，确保文件的可查找性和安全存档。
3. 文件的传递和借阅所有文件的传递和借阅需经过相关部门的审批和登记，并设定严格的流转流程，确保文件的安全和完整。
4. 文件的销毁对于无用或过期的文件，应及时进行销毁，避免占用空间和资源浪费。
四、办公用品管理1. 办公用品的购买根据单位需求和预算，合理购买办公用品，确保办公工作的正常进行。
2. 办公用品的领用和归还工作人员需按照规定的程序和数量领用办公用品，并在使用完毕后及时归还或报废。
3. 办公用品的维护和保养保管员负责对办公用品进行定期的维护和保养，确保办公用品的良好状态和延长使用寿命。
4. 办公用品的盘点和清点定期对办公用品进行盘点和清点，确保库存的准确性和完整性。
五、责任制度1. 文件管理员负责文件的管理和查询工作，确保文件的完整性和安全性。
2. 保管员负责办公用品的管理和维护工作，确保办公用品的正常使用和更新。
3. 每个工作人员都有保护文件和办公用品的责任，不得私自调动或损坏文件和办公用品。
4. 对于违反文件物品管理制度的工作人员，将按照单位规定进行处理，严肃追究责任。
六、监督检查1. 领导机构负责对文件物品管理制度进行监督和检查，确保执行情况和效果。
2. 对于制度执行中存在的问题和不足，及时调整和完善，提高管理水平和效率。
七、附则1. 本制度自发布之日起生效，作废之前的有关文件物品管理规定。
2. 对于本制度的解释权归单位领导机构所有。
文件管理制度模板
文件管理制度模板一、总则1.1 为了加强公司文件管理，规范文件 creation、审批、传递、归档、销毁等过程，保证文件的安全、准确、及时和高效，根据国家相关法律法规和公司实际情况，制定本制度。
1.2 本制度适用于公司各部门和全体员工，对公司文件管理工作提出具体要求和规范。
1.3 公司文件管理工作应遵循完整性、准确性、及时性和保密性原则，确保文件在公司的正常运行和持续发展中发挥重要作用。
二、文件分类与编码2.1 文件分类根据文件内容、性质和用途，将文件分为以下几类：（1）公司内部文件：包括公司规章制度、部门职责、工作流程、业务指导等。
（2）外来文件：包括与合作单位、上级部门、客户等有关的文件。
（3）公文：包括上级下达的指令、通知、报告，以及公司对外发出的函件、公告等。
（4）技术文件：包括产品设计、生产工艺、质量控制、检验标准等。
（5）会计文件：包括财务报表、会计凭证、账簿等。
2.2 文件编码文件编码分为四级，分别为部门代码、类别代码、年份和序号。
编码规则如下：（1）部门代码：根据公司部门设置，分别赋予唯一的代码。
（2）类别代码：按照文件分类，分别赋予唯一的代码。
（3）年份：文件创建年份。
（4）序号：当年内该类别文件的序号。
三、文件 creation 与审批3.1 文件 creation（1）各部门根据工作需要，提出文件 creation 需求，明确文件内容和格式要求。
（2）文件 creation 应采用公司规定的模板和标准格式，确保文件的一致性和规范性。
（3）文件 creation 时，应充分利用公司内部资源，必要时可外部采购专业服务。
3.2 文件审批（1）文件 creation 完成后，提交给相关部门进行审批。
（2）审批过程中，相关部门应认真审查文件内容，提出修改意见，确保文件质量。
（3）文件审批通过后，由文件创建部门负责发布和传达。
四、文件传递与归档4.1 文件传递（1）文件传递应通过公司内部办公系统进行，确保传递的及时性和安全性。
文件分类及编码规则
文件分类及编码规则在日常工作和生活中，我们经常需要处理各种各样的文件。
为了方便管理和查找文件，对文件进行分类和编码是非常必要的。
下面是一些文件分类及编码规则的建议。
文件分类规则：1.根据文件性质分类可以根据文件的性质将其分类，比如财务文件、人事文件、行政文件、采购文件等。
这样可以方便在需要时快速找到相应的文件。
2.根据文件部门分类如果是在组织或公司中使用文件，可以根据文件所属的部门进行分类。
比如销售部门、研发部门、市场部门等。
这样可以方便各个部门管理自己的文件。
3.根据文件日期分类无论是哪种文件，都可以根据其创建日期或修改日期进行分类。
可以按照年份、月份、日期等进行分类管理，方便查找和归档。
4.根据文件重要性分类可以根据文件的重要性进行分类，将一些重要的文件单独归档。
比如合同文件、核心技术文件等，以便更好地保护和管理。
文件编码规则：1.使用数字与字母混合编码可以使用数字与字母的组合进行文件编码，比如A001、B002等。
数字可以代表文件分类，字母可以代表文件序号。
这样可以方便对文件进行排序和查找。
2.使用层次化编码可以使用层次化的编码结构，从大类到小类逐级编码。
比如001表示财务文件，001.001表示财务报表，001.002表示财务凭证等。
这样可以方便按照层级关系进行分类和查询。
3.使用关键词编码可以根据文件的关键词进行编码。
比如根据文件名称和内容中的关键词编码，比如报销申请、销售合同等。
这样可以方便根据关键词查找文件。
4.使用版本号编码对于经常需要修改的文件，可以使用版本号进行编码。
比如v1.0表示第一个版本，v2.0表示第二个版本。
这样可以方便追踪文件的修改历史。
总结：文件分类和编码规则可以根据具体情况进行调整和适应。
在实际应用中，可以根据组织或个人的需求进行灵活运用。
通过合理的文件分类和编码规则，可以提高文件管理的效率和准确性，减少查找和整理文件的时间成本，提高工作效率。
文件编码管理规定
1.0 目的规范公司文件的管理，对文件的编号、版本、修订次数、部门代码等进行统一规定。
2.0 范围适用于公司质量手册(第一阶)、程序文件(第二阶)、外来文件及作业指导书(第三阶)、记录表格类(第四阶)、技术类文件（工位操作指导书、检验作业指导书、检验规范、工艺及技术部门的技术文件）编号的管理。
3.0 职责与权限3.1 品质部负责编制、修订、监督执行此规则，对文件编号进行统一管理。
3.2 各部门编制文件时，须按此规则进行编号或至品质部申请文件编号。
4.0定义4.1 文件：有意义的资料及其承载媒体。
如记录、规范、程序文件、图样、报告、标准等。
其媒体可以是纸张、磁盘、光盘或其他电子媒体、照片、样件或多项组合；4.2 受控文件：受文件版本变更控制的文件；4.3 非受控文件：不受文件版本变更控制的文件。
4.4 外来文件：国家的法律法规和标准；其它公司来的文件，包括管理规定和技术标准，工艺原则等；外部企事业单位的来文等。
5.0 内容5.1 文件类别代码一级文件：质量手册 QM二级文件：程序文件 QP三级文件：管理文件（GW）/工作文件（QI、IS等）四级文件：质量记录QR5.2文件的编码要求5.2.1 质量手册的编码：版本版次流水号（01-99）手册代码公司简称5.2.2 程序文件编码：版本版次流水号（001-999）程序文件代码公司简称 5.2.3 管理文件编码：/A.00 版本版次流水号（001-999） 部门代码 管理文件代码 公司简称 部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》 5.2.4 作业指导书5.2.4.1 作业指导书(QI)包括以下类型：工位操作指导书类、设备操作规程类、品质检验作业指导书类、仪器校正/使用规程类。
5.2.4.2 作业指导书编码方法：览表》5.2.4.3 作业指导书版次在每页的标题栏中注明：5.2.5 检验规范/标准5.2.5.1 检验规范/标准编码方法5.2.5.2 检验规范/标准版次在每页的标题栏中注明：5.2.65.2.6.1 工艺文件、物料清单、各类对照表的编码方法：产品类型该类文件顺序号 （001-999）必要时增加)文件使用部门代码文件编制部门代码技术文件代号（P1、P2、P3）（临时文件在代号前加“L ”）技术文件代号：P1——工艺文件；P2——物料清单；P3——对照表； 产品类型：电芯圆柱用Y 、方形用F 、软包用R 表示，Pack 统一用P 表示； 部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》5.2.6.2 该类文件版次在每页的标题栏中注明：5.2.7 图纸5.2.7.1原材料/产品配件图纸5.2.7.1.1原材料图纸的编码方法：(P4为原材料/产品配件图纸代码)产品类型流水号 （001-999） 文件编制部门代码图纸代号（临时文件在代号前加“L ” ）F 、软包用R 表示，Pack 统一用P 表示； 部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》；5.2.7.1.2在每页的标题栏中注明版次：5.2.7.2 工装图纸5.2.3.7.1工装图纸的编码方法流水号（001-999） 部门代码 工装图纸代码 公司代码部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》； 5.2.3.7.2 在每页的标题栏中注明版次：55.2.8.1电芯产品规格书5.2.8.1.1电芯产品规格书编码方法流水号（001-999）部门代码 电芯规格书代码 公司代码部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》； 5.2.8.1.2 在标题栏中注明版次：5.2.8.2 PACK 产品规格书5.2.8.2.1Pack 产品规格书编码方法 流水号（001-999）部门代码 Pack 规格书代码 公司代码部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》； 5.2.8.2.2 在标题栏中注明版次：5.2.9 FMEA5.2.9.1 FMEA 的编码方法：□FMEA-□□□-□□□ 1 2 31：文件代号分DFMEA 和PFMEA 2：文件编制部门代码 3：流水号（001-999）5.2.9.2 在标题栏中注明版次：5.2.10 5.2.10.1 控制计划的编码方法：CP-□□-□□□ 1 2 31：文件代号（临时文件在代号前加“L ”） 2：文件编制部门代码 3：流水号（001-999）部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》； 5.2.10.2 在标题栏中注明版次：5.2.11 ECNECN-□□□-□□□ 1 2 31：文件代号 2：文件制订部门代号 3：流水号（001-999） 部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》； 5.2.12 检测报告编码方法NB □□□□-□□-□□□ 1 2 31：公司代码+年月份（比例2012.08月简写1208） 2：产品型号代码 3：流水号（001-999） 5.2.13 外来文件的编号：流水号（001-999）采用的年月号（2012年8月，记为1208）申请部门代码 外来文件代码 部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》； 5.2.14 表格编码方法：流水号（001-999）部门代码表格代码部门代码详见5.2.15《部门代码一览表》；另：考虑到资源的合理利用，凡新版生效前已印制尚未使用之旧表格，可继续使用至完为止。
文件分类及编码规则
审批及颁发：部门签名日期起草质量保证部质量保证部主审质量总监会审生产管理负责人批准质量管理负责人颁发质量保证部分发：Copy-1 Copy-2 Copy-3 Copy-4 Copy-5 质量保证部质量控制部设备部技术部销售部Copy-6 Copy-7 Copy-8 Copy-9 Copy-10 行政人事部财务部安全环保部企管部注册部Copy-11 Copy-12 Copy-13 Copy-14 Copy-15 科技项目部采购部仓储部生产部一车间Copy-16 Copy-17 Copy-18 Copy-19 Copy-20 二车间三车间六车间七车间八车间Copy-21 Copy-22九车间十车间文件再审记录：第几次再审审核情况审核人/日期批准人/日期第次再审第次再审第次再审一、目的依照GMP要求，确立文件分类与编码规则，便于文件管理和追溯。
二、范围适用于文件分类与编码管理。
三、职责1 质量保证部负责文件体系的分类及编码规则，对各文件进行赋码。
2 各部门负责按照原则对文件进行分类管理；各部门起草文件时必须严格遵循文件编码的规定。
四、术语无五、内容1 文件分类1.1 一级文件:阐明公司内某一体系的方针，描述体系的文件。
主要包括：质量方针、质量管理手册、质量责任制、质量目标。
1.2 二级文件：主要描述为实施体系要素所涉及到的各职能部门的活动，或为完成某项活动而规定的方法。
包括：a）技术标准：包括工艺规程、质量标准、方案、报告等。
b）管理标准：包括计划、管理制度、清单、目录等，描述公司各主要过程的管理活动。
c）工作标准：包括部门职责、职务说明书。
d）工厂主文件。
1.3 三级文件：标准操作规程（SOP），描述各管理环节的操作要素和工作流程、具体的操作方法和步骤。
1.4 四级文件：记录、表格、合格证、图纸、标签、证书等。
2 文件编码2.1 文件分类编码应遵循以下原则：2.1.1 系统性：统一分类，统一编码。
建设工程文件编码管理制度
建设工程文件编码管理制度一、目的和范围本制度旨在规范建设工程项目的文件编码工作，保证文档管理的一致性与准确性，适用于本项目的所有参与单位和个人。
二、文件编码原则1. 唯一性：每个文件应有唯一的编码，避免重复和混淆。
2. 系统性：编码应体现文件的分类体系，便于归档和检索。
3. 简洁性：编码应尽可能简短，便于记忆和操作。
4. 扩展性：编码设计应考虑未来可能的扩展需求，保持一定的灵活性。
三、编码结构文件编码通常由以下几部分组成：- 项目标识：用于区分不同项目的编码。
- 文件类别：表示文件所属的大类，如图纸、报告、会议记录等。
- 文件编号：在同一类别内的唯一编号，通常按顺序递增。
- 版本号：表示文件的版本，用于追踪文件的修改历史。
- 日期标记：反映文件的创建或修改日期。
四、编码规则1. 项目标识由项目名称的缩写或代号组成，确保在不同项目中的区分度。
2. 文件类别应根据项目实际情况设定，如“图纸-D”、“报告-R”等。
3. 文件编号按照自然数序列递增，确保每份文件的唯一性。
4. 版本号以“V”开头，后跟数字，如“V1.0”表示初版，“V1.1”表示第一次修改版。
5. 日期标记采用“YYYYMMDD”格式，即年月日的顺序。
五、编码实例以某工程项目的图纸为例，其编码可能是这样的：- 项目标识：XYZ- 文件类别：D（图纸）- 文件编号：001- 版本号：V1.0- 日期标记：20230401因此，该图纸的完整编码为：“XYZ-D-001-V1.0-20230401”。
六、文件编码的管理与维护1. 专人负责：指定专人负责文件编码的分配和维护工作，确保编码的连续性和正确性。
2. 定期审查：定期对文件编码系统进行审查，评估其有效性，并根据需要进行调整。
3. 培训宣导：对所有项目参与人员进行文件编码制度的培训，确保每个人都能正确使用编码。
4. 记录更新：任何文件的新增、修改或废弃都应及时更新编码记录，保持最新状态。
七、结语。
文件分类及编码细则
修改记录：1.目的：为规范公司文件编码，便于文件检索管理，制定本制定。
2.适用范围：公司所有管理类文件。
3.定义：无。
4.职责：5.程序:公司文件分为四级，一级管理手册，二级程序文件，三级作业指导书、制度，四级表单、记录。
如图1：图1：公司总经办文控中心负责文件的编号，各部门编制的文件经评审通过后，提报总经办文控中心进行编号。
文件编号规则：一级文件的编码□□-□□-□□□□年代号第一位英文字母第二位阿拉伯数字表示管理手册的版本和修订次数QMOEnM:质量、环境、职业健康安全、能源管理体系手册的缩写二级文件的编码年代号后2位阿拉伯数字表示程序文件的顺序号前2位阿拉伯数字表示管理手册的条款号程序Procedure的缩写三级文件的编码：年代号流水号（4位）文件所属职能缩写四级管理类文件的编码：流水号（4位）表单首字母简写以公司名义的文书编号：（一般为红头文件的通知/报告/通报/公告/公函等）1)以公司名义的策略发文，用“ [策]字××××年[××]号”；取号：总经办文控中心2)以公司名义的人事任免发文，用“ [人]字××××年[××]号”；取号：人力资源部外来文件的编号：外来文件沿用文件原编号，无适当编号的由控制部门负责编写。
技术文件编号：由总经办文控中心负责根据编号规则制定技术文件编号规则（包括图纸、BOM、企业标准等）。
文件的版本：文件的版本用A、B、C……表示。
当内容经多次修订后视需要重新更换版本。
外来文件的版本依外来文件原订的版本/生效日期，外来文件控制部门应及时与外部联络以确保获得外来文件的现行版本。
各部门现场使用的文件均需为受控有效版本，总经办文控中心在监督检查中发现的不受控文件予以没收，并对使用、制定部门进行2分/次的乐捐。
本制度由总经办文控中心维护，各部门互相监督执行。
文件编制格式及编码规则1
文件编制格式及编码规则1文件编制格式及编码规则一、文件编制格式1. 文件封面文件封面是文件编制中的重要组成部分，它能够清晰地展示文件的基本信息。
文件封面的格式应包括以下内容：- 文件名称：准确反映文件内容的名称，字体应清晰、醒目。
- 文件编号：唯一标识文件的编号，便于查找和管理。
- 文件版本：记录文件的版本号，方便追踪和更新。
- 文件日期：标明文件的编制日期，便于查证和参考。
- 编制人员：记录文件的编制人员姓名，方便沟通和协作。
- 审核人员：记录文件的审核人员姓名，确保文件的准确性和可靠性。
- 批准人员：记录文件的批准人员姓名，确保文件的合法性和权威性。
2. 文件目录文件目录是文件编制中的重要组成部分，它能够清晰地展示文件的结构和内容。
文件目录的格式应包括以下内容：- 章节标题：准确反映章节内容的标题，字体应清晰、醒目。
- 页码：记录章节在文件中的页码，方便查找和定位。
3. 正文内容正文内容是文件编制中的核心部分，它包含了详细的信息和数据。
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二、文件编码规则文件编码规则是为了方便文件的管理和检索，确保文件的唯一性和一致性。
文件编码规则的具体要求如下：1. 编码结构：文件编码应采用层次结构，由多个部分组成，每个部分之间用连字符“-”分隔。
2. 编码要素：文件编码应包含以下要素：- 业务类型：反映文件所属的业务类型，如财务、人力资源等。
小公司文件管理制度
小公司文件管理制度一、文件分类与编号制度首先明确了文件的分类标准，包括内部文件、外部文件、会议记录、财务文档等。
每类文件都应有统一的编号规则，如“部门代码+年份+文件类型+流水号”，以便于快速识别和检索。
二、文件生成与审批文件的生成应遵循严格的流程。
起草人需根据工作需要填写文件内容，并提交给相关责任人审批。
审批流程应简明扼要，避免不必要的层级延误，同时保证文件的准确性和有效性。
三、文件存储与保密所有正式文件在审批后应归档存储。
电子文件应保存在公司指定的服务器或云端，纸质文件则存放在专门的档案室内。
对于涉密文件，公司应制定相应的保密措施，限定访问权限，确保信息安全。
四、文件更新与作废文件在使用过程中如有变更需求，应及时更新。
更新后的文件应注明版本号和更新日期，并通知相关部门。
作废的文件要按照制度规定进行销毁或归档保存，防止过时信息的误用。
五、文件借阅与复制为了确保文件管理的有序性，制度中应包含文件借阅和复制的具体规定。
员工借阅文件需填写借阅登记表，明确借阅时间和归还时间。
复制文件时，应遵守公司的版权和知识产权政策，不得擅自外泄。
六、文件备份与恢复为防止数据丢失，公司应定期对重要文件进行备份。
备份可以采取物理拷贝或电子备份的形式，并存放于安全的位置。
同时，应建立文件恢复机制，以便在数据损坏或丢失时能够迅速恢复。
七、监督与改进制度应设立监督机制，确保文件管理的执行效果。
通过定期检查和审计，发现问题及时纠正。
同时，鼓励员工提出改进建议，不断完善文件管理制度，适应企业发展的需要。
总结：。
文件编码管理制度
【目的】建立一个科学、规范的文件编码体系，便于文件的管理、下达和查寻。
【适用范围】本制度适用于公司所有文件体系的编码管理。
【责任人】所有文件起草人员、审核人员、审批人员及修订人员对本制度实施负责。
【内容】一、所有的文件必须按编码规则进行编码并使用，全公司文件保持一致，以便于识别、控制和追踪，同时还可避免使用或发放过时的文件。
二、根据文件编码可以判定文件的类型、修订及变更历史。
三、文件编码原则3.1系统性。
文件由档案管理员统一分类、编码，并进行登记。
3.2准确性。
文件应与编码一一对应，一旦某一文件终止使用或更改，此文件编码即行作废，不得再次使用。
3.3相对稳定性。
文件编码规则，不得任意更改变动，应保证系统的稳定性。
3.4可追踪性。
根据文件编码规则，可随时查询文件变更的历史。
3.5相关一致性。
文件一旦经过修订，必须重新编订文件编号的修订号，同时对其它相关文件中出现的该文件号进行修正。
四、文件编码分类：4.1总概框4.2管理类文件分类4.3技术性文件分类4.5记录类文件分类五、文件编码办法如：□□□—★★—••—••—••部门一类别一小结一编号一版号XY—SMP—ZL—00001 —01或□□□—★★—••—••—••—••部门一类别一小结一小结a—编号一版号SC—S0P—JY—TZ—00001 —015.2文件编码含义：①使用相应字母代表相应的文件类别；②a使用相应字母代表该小结的进一步分类；③使用数字表示文件的流水编号；④使用数字表示文件的修订号，00为新版新发布的文件，01为该版第一次修订，02为该版第二次修订，以下类推。
注：对于分类项下较复杂的还可制定具体编号方法。
5.3文件表头版次栏内，用两位数字表示该文件的版次如01表示第一版。
六、该规定批准后，公司所有文件发布前均由行政人事部按上述编码规定编码。
七、编码一经确定，就必须登记在案，当文件有修改时，整个编码系统不变，只对版次进行修改并详细记录存档。
公司文件编号管理制度办法
公司文件编号管理制度办法公司文件编号管理制度办法为使公司文件管理合理化、制度化、规范化，应制定规范的公司文件编号管理制度。
下面店铺为大家整理了有关公司文件编号管理制度的范文，希望对大家有帮助。
公司文件编号管理制度办法11.总则1.1.制定目的使本公司文件编号管理合理化、制度化、规范化。
1.2.适用范围本公司文件编号之管理，除另有规定外，悉依照本办法处理。
1.3.权责单位(1)总务部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。
(2)总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。
1.4.文件类别分外来文件、内创文件两种：(1)外来文件包括公文、商务信函、传真资料、E-mail等。
(2)内创文件包括内部联络文件、内部业务文件等。
2.文件编号管理2.1.编号原则本公司文件的分类编号管理分为五码，前两码为大写英文字母，后三码为流水阿拉伯数字。
2.1.1.第一码第一码代表文件类别。
(1)A代表外来文件。
(2)B代表内部文件。
2.1.2第二码第二码代表文件部门。
(1)A代表有关总务部门之文件。
(2)B代表有关人事部门之文件。
(3)C代表有关会计部门之文件。
(4)D代表有关财务部门之文件。
(5)E代表有关营业部门之文件。
(6)F代表有关生产部门之文件。
(7)G代表有关技术部门之文件。
(8)H代表有关品质部门之文件。
2.1.3.第三码第三码代表年度别0～9。
2.1.4.第四码第四码代表月别01～12。
2.1.5.第五码第五码代表序号流水码001～999。
2.2.编号管理总务部收文件后，对文件进行统一登记编号管理后，始得处理。
公司文件编号管理制度办法21.目的为了加强公司文件的标准化管理，便于文件的识别、追溯和控制，规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转。
2.适用范围适用于公司文件的编号管理和控制。
a)技术类文件：是指在公司的研发、生产、销售、服务等各个环节中与技术有关的各类文件和资料。
b)其他文件：包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等;c)编号文件包括纸介文件以及电子文件。
公文编码管理制度
公文编码管理制度第一章总则第一条为规范公文的编码管理工作，提高公文管理的效率，制定本制度。
第二条本制度适用于全市各级政府机关、事业单位、企事业单位的公文编码管理工作。
第三条公文编码管理应遵循合理、规范、统一的原则，确保公文编码的唯一性和时效性。
第二章编码的原则和要求第四条公文编码应当遵循规范性、连续性、唯一性、时效性的原则。
第五条公文编码应当以“年号+序号”的形式进行编码，年号为4位数字表示，序号为1位或2位数字表示，年号需每年更新一次。
第六条公文编码应当在文件主题、文件分类、文件密级的基础上进行编码，并在文件右上角或页脚处标注编码信息。
第七条公文编码应当规范统一，使用阿拉伯数字进行编码，不得使用中文数字、英文字母等其他形式进行编码。
第八条公文编码应当逐级递增，不得跳号、重号或错号。
第九条公文编码应当及时更新，确保编码信息的实时性和正确性。
第十条公文编码管理工作应当建立相应的档案管理系统，确保编码信息能够有效地被查询和使用。
第三章编码管理的责任和权限第十一条各级政府机关、事业单位、企事业单位应当建立健全公文编码管理制度，明确编码管理的责任和权限。
第十二条公文编码管理工作应当由专人负责，具体负责人应当由主要领导指定并公布。
第十三条公文编码管理负责人应当制定公文编码管理工作方案，明确编码管理的流程和要求。
第十四条公文编码管理负责人应当制定公文编码管理的标准、规范和技术规范，确保编码管理的规范性和科学性。
第十五条公文编码管理负责人应当对本单位的公文编码管理工作进行监督和检查，并及时发现并纠正存在的问题。
第十六条公文编码管理负责人应当协助有关部门对公文编码管理的技术、政策、规范进行研究和培训，提高编码管理的水平和效率。
第四章编码管理的流程和实施第十七条公文编码管理应当按照“制定、审批、印发、使用、归档”的流程进行管理。
第十八条公文编码的制定应当按照编码管理的规范和要求进行，确保编码的准确性和时效性。
第十九条公文编码的审批应当由公文编码管理负责人进行，经过严格审核和审批后方可印发和使用。
文件编码编号及格式管理制度
13.1文字文件采用Microsoft Word软件编写，流程图采用Microsoft Word/MicrosoftExcel编写。
13.2正文排版要求：
a)字体：采用宋体；各章标题用粗体，其他用常规字体。
b)字号：正文用小四号；标题用小三号；表格用小四或五号。
15.1.3程序文件应由组织被授权人员批准才能发布，且具有明确的批准标识，组织应保存文件批准的证据。
15.2发放
15.2.1程序文件被批准后应由指定部门人员发放，发放的方法应确保文件使用的人员在正确的时间、正确的地点得到有效版本的适用文件。
15.2.2为确保正确发放程序文件和有效控制，可使用部门代号（如序列号）对每份发放的文件予以标识。
b)组织内专用的术语；
c)在定义中可列出缩略语的全文。
注：仅在必要时，才阐述术语的定义。熟知的和无歧义的术语可不阐述其定义，在该栏里标明“无”。
12.4职责
概括阐明实施本程序规定活动责任者的职责和权限。
描述方法示例：
a)……负责……
b)……负责组织实施……
c)……承担……（某项或某些活动）……
注：责任者是指部门和/或岗位而不是某个人，要尽可能指明岗位。
10.程序文件内容页的格式
10.1程序文件内容页的章号和名称包括：目的、范围、定义、职责、内容、记录、相关/支持性文件、附录。
—章
1.1——节
1.1.1——条
1.1.1.1——款
1.1.1.1.1——目
注1：尽可能少用款和目的编号。
注2：a), b)……可用于节以下的条文，一般用于短句以及不成句的短语或词组。
14.4程序文件应确保流程清晰、接口明确、层次分清、言简意赅。
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文件分类、编码及版本管理制度
1.目的
为规公司文件管理，明确文件体系分类，并通过文件编码及版本的制定使其具有唯一性、统一性、识别性、控制性，特制定本管理制度，以达到信息资料有效分类管理及便于查找的目的。
2.适用围
本管理制度适用于公司文件体系。
其他公司参照执行。
3.文件分类
公司文件体系依照容从上至下分为四大类：政策类、制度类、流程类、其他类。
4.1政策类
政策是公司在不违背国家相关政策法规的前提下，为了实现公司整体利益最大化，以权威形式制定的公司战略、发展目标计划及其他对公司活动起到纲领性指导作用的文件。
4.2制度类
制度是公司、部门等制定主体在公司政策的指导下，为了规自身建设，加强成本控制、维护工作秩序、提高工作效率、增加公司利润、增强企业品牌影响力，通过一定的程序所制定出的一系列规和准则，包括管理制度、规定、办法等。
公司制度一般包括以下几个方面：
（1）人力管理制度。
容包括：员工守则及行为规、岗位职责、岗位说明书、考勤管理、招聘管理、人事档案管理、离职管理、培训管理、人员调动管理、奖惩管理、福利管理、工资管理、绩效考核管理等。
（2）安全制度。
容包括：警卫人员值勤管理、防火安全管理、安全生产管理、安全保卫管理、事故管理、危险物品安全管理等。
（3）财务制度。
容包括：资金预结算管理、资金管理、现金管理、财务审批管理、财务盘点管理、审计管理、固定资产管理、出纳管理、会计档案管理、统计管理等。
（4）行政制度。
容包括：会议管理、文件管理、档案管理、出差管理、车辆管理、食堂管理、管理、环境卫生管理、值班管理、办公用品管理等。
（5）业务部门制度。
指以各业务部门为主体制定的涉及到与人力管理、安全、行政等通用容相关的一系列规和准则。
4.3流程类
流程类文件是符合一定格式规要求，用于指导业务运作而编制的一系列相互配套但又各有侧重的程序文件。
重点强调时间性、逻辑性和规、维护业务的标准化运作。
包括流程、操作细则等。
4.4其他类
其他类文件是指除了政策类、制度类、流程类以外的其他文件，例如：会议纪要、方案、计划、报告等。
4.5说明
（1）手册是公司或部门按实际需求，选择若干个有关联的文件汇编成册的文件。
手册的容不得与原有文件冲突。
如《工管中心管理制度及流程手册》、《标准化建设体系管理手册》。
（2）表单模板是支持制度流程运作而预先设计好的标准化格式文件，或预先设定好的检查项目表，可直接在模板空白处填写或可按容实施检查。
要求与制度流程配套使用。
4.文件编码
4.1编码类型
（1）文件编码
指文件体系所有文件的编码。
格式规为“文件编码：xxx”，要求放在文件正文页眉处，居右，如图1所示：
（2）表单编码
指填写表单样式的模板产生的编码。
格式规为“表单编码：xxx”，要求放在表单上端右侧位置，如图2所示：
（3）手册编码
指由文件汇编成册的手册编码。
格式规为“手册编码：xxx”，要求放在手册正文页眉处，居右，如图3所示：
4.2编码规则
4.2.1编码元素规则
文件编码包括四大元素：类别码、围码、业务别、序列码。
表单编码可按需添加制表号。
（1）类别码
用于识别文件的类别。
格式为一个大写英文字母，例如：M—手册、Z—制度、P—流程、F—表单。
（2）围码
用于识别文件的适用围。
格式为两个大写英文字母，例如：AA—全公司、ZS—装饰、MQ—幕墙。
（3）业务别
用于识别文件适用的业务围，要求归口到一级部门。
格式为业务部门缩写名称拼音的前两个首字母。
例如，企管部的缩写为“企管”，拼音首字母为“QG”，即作为其业务别。
若出现业务部门缩写首字母重复的情况，则已有业务部门的业务别不变，新增业务部门的业务别保留第一个大写字母，第二个大写字母按照26个英文字母（重复字母除外）的顺序编写。
如，新业务模块的业务别根据规则应为“GG”，与已有的工管中心业务别重复，则将该新业务模块的业务别制定为“GA”。
（4）序列码
用于识别同类别、同围、同业务文件的流水号。
格式为两位数字，起始编号为“01”。
涉及到项目管理人员的表单，表单编号中序列码格式可以为“角色名缩写-序号”，例如，项目经理：“项-01”；施工员：“施-01”；安全员：“安-01”；质量员：“质-01”；资料员：“资-01”；材料员：“材-01”；仓管员：“仓-01”；决算员：“决-01”。
（5）制表号
即填写表单的流水号。
制表号现不作要求，各部门可按需选择填写，待后期信息系统上线，制表号将由系统自动生成。
表1 编码元素规则示例表
SJ 企管部QG 财务部CW 法务监察部FW
信息部IT 行政综合部XZ
人力资源部HR 证券投资部ZT
知识产权部IP 审计部SA
4.2.2编码结构
图4编码结构图
（1）文件编码：类别码-围码-业务别-序列码
如，信息部《亚厦股份互联网访问管理制度》的文件编码为：Z-AA-IT-01；（2）表单编码：类别码-围码-业务别-序列码-（制表号）
如，假定《采购计划表》模板的序列码为03，则其表单编码为：F-ZS-JC-03；
如，某项目部施工员使用的某表单的表单编码为：F-ZS-GG-施-01；（3）手册编码：类别码-围码-业务别-序列码
如，标准化管理体系管理手册的手册编码为：M-AA-QG-01；
5.文件版本
版本号是版本的识别号，文件新建时为初始版本号，以后每次修订均须根据规则更新版本号。
5.1版本号格式
版本号格式为“Vx.y”（“V”为“Version”的缩写）。
“x”为从“1”开始编号的整数，“y”为0~9围的整数，文件初始版本号为“V1.0”。
（1）“x”应用于围较大的变更或者是结构性的变更，“y”应用于容的小变化。
（2）“y”是在保持“x”不变（同一个大版本）的情况下才会发生改变，若本次“x”发生变化，“y”数值要置为“0”。
版本号要求体现在文件、手册正文页脚处，居右，格式规为“版本号：Vx.y”，如图5所示：
图5版本号示意图
5.2版本号更新规则
文件/手册的版本号为“Vx.y”，容只是小围的修订，不涉及结构性根本性的调整，应将文件版本号中的“y”更新为“y+1”，“x”数值不变。
如容、结构等进行大的修订后，应将文件版本号中的“x”更新为“x+1”，“y”数值置为“0”。
6.附则
（1）未遵照本制度要求开展工作的管理人员按相关管理办法追责。
（2）本管理制度自发布日起生效。
（3）本管理制度由企管部负责解释及组织修订。
（4）记录的保存
记录名称移交责任人保存责任人保存场所存档时间保存期限到期处理方式
《文件分类、编码
及版本管理制度》
企管部璐销毁
（5）文件拟定和修订记录
7.支持文件
（1）《制度模板》
（2）《流程模板》
（3）《操作细则模板》。