商务沟通第六章 商务写作

• 封内地址 The inside address

事由 The subject heading 事由也就是我们通常说的主题，可以直接 写明信件的重点，让人不必读完全信才了解 到信的内容。所以事由要写得简明扼要。 称呼 The salutation 指对收信人的一种称呼。较常使用的有 Dear Sirs, Dear Madam, Dear Mr. XX,。称 呼后面的标点，一般使用逗号。称呼里的第 一个字母要大写。
四、商务信函的基本结构
这里我们介绍一种商务信函中最通用的格式－齐 头式。主要特征就是每行均从左边顶格写，常常采用 开放式的标点方式，即除了信文部分，其它部分在必 要时才使用标点。信中各段落之间均空一行。

信头 The heading 信头就是指书信中发信人的地址和发信的 日期等。 通常情况下，公司都会专门印制带有信 头的信笺纸，包括发信人的姓名，地址，电 话，传真等。当我们撰写传统信件时，直接 使用这种信笺纸就可以。
第六章 商务写作
【学习目标】：通过本章学习，要求学生了解商 务沟通中写的作用、掌握一些基本的商务写作技巧， 及一些常见的商务礼仪文本格式。
第一节 商务沟通中的写
第二节
商务社交信函
第一节 商务沟通中的写
一、商务沟通中写的作用
尽管在每天的工作中，花在写上面的时间比率是 最小的（约占9％，听约占45％，说约占30％），但 就其效果而言，写在商务沟通中起着重要的作用：
工作备忘录: 商务人员传递书面信息的一种形式，可以作为工作 留言便条用，也可以作为规范的工作交接记录使用 。 工作备忘录 送达人： 发送人： 主题： 时间： （正文）
三、建立主要思想的技巧
(一)随意排列法 与“头脑风暴法”类似。可以用一支记号笔在 一张大纸上一一写下，可以从任意一点开始。 (二)记者提问法 即5Ws&H－who, why, when, where, what,how. (三)接受者角度的问答法 从接受者的角度提出问题是极为重要也更实际 的做法。e.g.他们最关心什么？什么使他们最困惑？
二、了解信息撰写的特性
(一)写作目的 e.g.为什么要写这封信，是通知、感谢、合同还 是道歉。 (二)接受对象 e.g.目标接受者是谁？有多少人？他们是什么文 化背景、年龄层次如何？怎样才能激发他们的积极性？ 等等。 (三)主要思想 e.g.信息的核心是什么，如何表达？ (四)渠道和媒介 e.g.选择最有效的，是公司内网、E－mail、传真 还是其他。

编号（写信人的名字缩写）和日期 The sender man and the date 这部分内容是为了方便今后查询信件用的。 这里就是指收信人的姓名和地址，一般 写在信笺的左上方。收信人名称地址的格式 和信头的格式相同，但必须把收信人的姓名 一并写出。另外，如果不是完全公事化的书 信往来，或者已经从公事的关系渐渐发展成 为带有私人性质的友好信件往来，由于称呼 这一栏的内容已经说明了收信人的身份，所 以可以不必填写封内地址。
第二节 商务社交ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ函
商务人人士有着种种的生意往来和社交性接触， 需要经常写一些商务信函和社交信函。本节将列举其 中常用的几种格式。
一、备忘录（Memorandom )
备忘录是一种录以备忘的公文。在公文函件中， 它的等级是比较低的，主要用来提醒、督促对方，或 就某个问题提出自己的意见或看法。在业务上，它一 般用来补充正式文件的不足。它的内容可以分为以下 几项：
五、编写风格
(一)个人风格和非个人风格 1、个人风格－－使用个人名字而不是他的职务 使用主动语态而不是被动语态 使用短句而不是缩合词 向阅读者直接提问 2、非个人风格－－ 使用职务而不是个人的姓名，尤其是名字 使用被动语态而不用主动态 有意将某些句子加长，使其结构复杂 避免使用缩合词 避免用直接方式提问
1、比口头方式更为准确、正式； e.g.商务信函、产品介绍小册子 2、更令人信服（有据可查，难以否认）； e.g.会议纪录 3、电子方式的写更为有效。 e.g.E-mail、手机的群发功能、自动回复功能等。 范例1 通知 兹定于下周二下午3：30在会议室开会，所有会 计人员要求参加。会上将讨论上半年的财务报表。 财务处
会议备忘录通过记录会议的参加人员、进程等来 保留尽可能多的原始参考信息，以方便工作的连续 性和了解对过去事件的分歧。
主要内容包括：会议时间、地点、出席人员
（含缺席人员和原因）、会议主题、会议议程、会
议各项进程。
南京XX公司董事会会议备忘录 时间：2011年5月29日，星期四上午9:00 地点：公司总部102会议室 出席人员：张xx（公司董事会主席）、XXX 会议主题：东亚商务中心工程投标进展情况 1、 2、 3、 …… 签名：xxx


结尾语 The closing sentences 结尾语一般用来总结文本所谈的事项，提 示对收信人的要求，如“希望来信来函定 货”，“答复询问”等，另外也附加一些略 带客套的语气。正文结束后，另起一段写结 尾语。 结束语 The complimentay close 结束语是结束信函时的一种客套，应该与 前面的称呼相呼应。例如：“Sincerely,” “Best Regards, ”or “Yours Truly,”. 结束 语写在结尾语下隔一行，只有第一个字母大 写，后面加逗号。



开头语 The open sentences 开头语没有统一的格式，但习惯上先用客 套的语句把收到对方来信的日期，主题及简 单内容加以综合叙述，使对方一目了然这是 答复哪一封去信的。如果是第一次通信，也 可以利用开头语作必要的自我介绍，并表明 目的要求。开头语一般与正文分开，自成一 节，要求简单明了。 正文 The body of letter 信的主体。一封信件的优劣，完全要看正 文写的好或坏。我们会在后面继续讨论写作 商务信函的一些技巧、规则。


签名 The signture 写在结束语的下面，签上写信人的名字。如 果是传统的信件，写信人最好亲笔签上您的 名字，因为用印章的话，说明该信件并非本 人亲自过目，只是通函而已，不为人重视。 签名的下面，最好写上发信人的职位。 附件 Enclosure 如果信中有附件，应在左下角注明Encl. 或 Enc.。例如： Encls: 2 Invoices Enc.: 1 B/Lading