word自动批量生成信封

批量打印信封

适用于: Microsoft Word 2010

打印给客户发送纸质信件，自然要在信封上填写客户的地址、名称、邮编等信息。几百名客户，就意味着几百个信封，难道小黄就要在信封上书写几百个地址、几百个名称等信息吗？答案是否定的，同样借助Word 2010中强大的“邮件合并”功能，可以轻松批量打印信封。

批量打印信封

在Word 2010提供的“邮件合并”功能中，通过“中文信封制作向导”，、便可以快速制作符合自己要求的信封。

1.在Word 2010中，切换到“邮件”选项卡，在“新建”选项组中单击【中文信封】按钮。

在word 2003 中，请使用工具---信函与邮件---新建信封向导

2.在随即打开的“信封制作向导”对话框中，直接单击【下一步】按钮。

3.在“选择信封样式”页面中，选择一种与实际信封尺寸相一致的信封样式，例如贺卡一般使用的是C5的信封，请选择C5，另外下面4个选项无需选择，继续单击【下一步】按钮。

4.在“选择生成信封的方式和数量”页面，选中“基于地址簿文件，生成批量信封”单选按钮，然后单击【下一步】按钮。

5.在“从文件中获取并匹配收信人信息”页面中单击【选择地址簿】按钮。

6.在随即打开的“打开”对话框中，单击右下角处的“Test”下三角按钮，将文件类型更改为“Excel”。

7.浏览选择记录客户信息的Excel表格，单击【打开】按钮。

EXCEL表格格式如下：

8.返回到“信封制作向导”对话框，单击“姓名”右侧的“未选择”下三角按钮，在随即打开的下拉列表中选择“客户姓名”选项。

9.执行“步骤8”类似操作，将称谓、单位等其他选项与Excel表格中的对应项相匹配，再继续单击【下一步】按钮。

10.在“输入寄信人信息”页面中，根据提示，在“姓名”、“单位”等文本框中输入相应的寄信人信息，继续单击【下一步】按钮。

11.在向导的最后一个页面中，单击【完成】按钮。

12.此时，系统将自动批量生成包含寄信人、收件人信息的信封。

13.将批量生成的信封打印到纸质信封上。单击“文件”选项卡，打开后台视图，并切换到“打印”视图中。

14.根据实际情况设置打印选项，单击【打印】按钮，即可将电子版信封中的信息快速打印

到实际的纸质信封上。