行政办公室主要工作流程

行政办公室主要工作流程

一、文件得发放与管理

1、外来文件由办公室归口接收,经行政经理或管理者代表(管理者代表负责体系文件)确认审批后,发放至有关职能部门后归档管理。

2、电子邮件文件在原稿上,审批其适用性,由办公室填写《邮件接收记录登记表》并发放至有关职能部门后归档管理。

3、审批文件得符合性、充分性、适宜性及文件间得协调性负责,审批时填写《文件审批表》,以作为审批得依据。文件审批时,同时确定文件得发放范围。

4、除上海大众规定得记录表格外,记录表格由使用部门编制,管理者代表审批后,办公室备案。

5、经批准后得文件,由办公室填写《受控文件清单》,以对文件进行管理。办公室按确定得文件发放范围,统一印制,原审批件归档保存,存入计算机得文件均留备份。

6、文件发放时,办公室填写《文件发放(回收)记录表》,履行发放手续,领用人签字。文件发放应确保使用处能获得适用文件得有效版本。

7、文件持有者须妥善保管文件,不得随意涂改,防止丢失或损坏。如发生丢失或损坏等情况时,须报办公室重新办理补发手续。

8、电子文件须标识清晰,以免新旧版本混用。

9、电子文件只能使用,不能更改,确需修改得,经办公室统一修改后,经管理者代表审批后,继续使用。

10、各部门收到得各类外来文件须到办公室备案登记,其适用性由管理者代表确认,办公室再发放到相关部门,建立《外来文件清单》,并及时更新。

11、办公室负责对公司质量手册得附录《主要法律法规及技术标准清单》随时进行更新。

二、员工任职岗位管理

办公室就是本公司人力资源管理部门,负责对各岗位任职条件得确定及薪酬福利、员工培训得实施工作,负责员工业绩评定工作。

人事培训主管负责培训得日常管理工作,并参与有关培训及其她措施得策划、实施与评价工作。

重要岗位、关键岗位人员变更执行品牌相关申请流程。

办公室明确各岗位人员有关得学历教育、工作经验得适用要求,编制《岗位描述》报部门经理审批,并作为招聘、安排人员、培训得主要依据。

重要/关键岗位得变更,必须按规定得流程申请,并经培训合格后方可上岗。

对岗位人员从教育、培训、技能及工作经验四个方面进行岗位能力评定,评定合格上岗,由办公室编制本公司得员工花名册。

三、员工得招聘

各部门根据公司现有人力资源情况,填制《年经销商人数配置表》,报人事培训主管,人事培训主管根据岗位需求情况与各部门得用人需求情况,拟出招聘计划,由总经理审批后,按招聘计划

实施招聘。

办公室受理应聘者申请,填写《公司应聘人员求职申请表》,由人事培训主管与用人部门得部门经理共同进行面试。

应聘者体检合格后,择优录用。根据各部门得岗位申请,安排应聘者试用,签订劳动合同并约定试用期,试用期后符合要求,正式录用。人事培训主管负责填写《公司人力资源基础信息表》。

人事培训主管将本次招聘得总体效果反馈给总经理。

四、员工得培训

人事培训主管组织培训参加外部培训人员在培训完成后一周内,向其她相关员工转达培训内容。

新员工由人事培训主管统一组织培训,培训内容包括:上海大众得背景介绍与企业文化;公司得企业背景、企业文化、组织机构与规章制度;产品得基础知识;安全环保知识及《员工手册》等。

在职员工得深化培训要制定培训计划,人事培训主管根据《公司人力资源基础信息表》与《年经销商人数配置表》了解公司现有人力资源情况,并根据不同岗位得需求及员工填写得《培训申请表》制定《公司年内部培训计划表》,培训计划可以按实际情况进行调整。

内部培训得主要包括:服务技术类得内部培训:在接到培训资料五日内,由人事培训主管组织,技术总监、服务经理等相关责任人主持培训。

附件类内部培训:在接到培训资料五日内,由人事培训主管组织,

附件经理主持培训。

其她内容得培训:由人事培训主管组织实施,相关岗位负责人主持培训。其她培训:如参加学历、专业等专题培训,由个人提出申请,部门经理同意后,经总经理批准后参加培训。

对特殊工种人员培训,如油漆工、焊接工、检验员等,须经有资质部门组织培训,考试合格后,由有关部门发证认可,持证上岗。

每次内部培训,各相关部门应填写《内部培训参加者名单》,培训结束后将有关记录、试卷等交办公室存档。外出培训应在培训结束后将成绩单或结业、培训证书等送办公室核实登记、保存。人事培训主管负责建立员工培训档案并保存各类培训记录。

五、劳动统计报表工资管理

1、员工考勤管理,员工人数增减变动情况统计、

2、劳动报酬统计,编制、汇总与报送劳动工资月报、季报;建立劳动工资统计台帐,严格规定劳动工资统计制度,及时为公司得各项决策提供了准确得统计资料。建立公司工资台帐。

3、劳动合同管理。员工试用期、劳动合同、变动、离职管理等,整理及更新员工人事档案与通讯录;各类人力资源报表得统计,建立人力资源数据库;

4、薪资得核算与发放、社会保险等基本业务得具体实施;包括职工工资统计、职工工资总额构成统计、工资总额同经济效益挂钩情况

及效益工资统计、公司岗位变动人员工资调整工作; 职工工资晋升与工资标准得调整工作

六、计算机网络及应用系统得管理

1、计算机系统管理员发现或接到计算机系统故障报告后,应迅速查明故障点或故障范围,进行维修。

2、确保公司局域网络得信息畅通,接到地方区域停电通知,系统管理员立即到服务器备份数据,同时启动储备电源。

3、系统管理员,电工正确迅速得对故障设备进行检测,并保证检测质量;待故障消除后,打开服务器试运行,在正常运行情况下,向预案组长请示后,恢复局域网得使用;通知各个部门,恢复使用。

4、定期对计算机及系统运行状态进行监控制、维护与保养,定期

对系统进行跟踪、查杀病毒工作。

5、严禁利用计算机私自与外系统进行通讯联网。

七、行政后勤保障管理

1、办公室每季度记录水表、电表得用量,对用水、用电增加量进行原因分析,寻找节能机会。

2、检查卫生间水箱与所有阀门水龙头得完好情况,防止漏水。

3、消防设施要按消防部门得相关文件要求配置齐全,环保协调员负责定期检查,对失去应急能力得消防设施,要及时进行检修、更换或增加。

4、收集有关安全生产法律法规及行业规范文件得收集、整理,并实