学校档案管理要求

学校档案管理要求

一、学校档案就是在教育、教学、教研、管理以及其她各项活动中形成的、反映学校历史面貌的、对学校与社会具有保存、利用价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式与载体的历史记录。

二、学校档案工作就是办好学校的基础工作之一,就是学校管理工作的组成部分,也就是衡量教育质量与管理水平的重要标志。学校档案工作实行"四同步"管理,即在布置、实施、检查、总结学校各项工作的同时,同时整理各项工作过程的档案资料。

三、学校一把手要亲自抓档案建设工作,并定期研究与及时解决档案工作中存在的实际问题。

四、学校设立综合档案室,由一名副校长具体牵头,设置1－2名档案管理员。学校各处室负责人负责本处室的档案资料的整理,按打印要求与标准格式将整理好的档案资料随时交档案管理员入档。

五、档案材料的收集、立卷与归档

学校工作人员在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的档案材料,必须按规定移交归档,集中管理。档案管理员按照档案资料的分类目录要求,把收集到的各种档案进行整理、分类、归档工作。

各种档案材料(包含照片、音像制品与实物)随时整理,随时或定期归档。仪器设备类文件材料在开箱后及时整理归档;归档的档案材料应质地优良,书绘工整,字迹清楚,符合有关规范与标准要求(详见附件1)。

六、学校综合档案室要对接收的各类档案进行科学分类、编号、立卷与装订(装订标准详见附件2)。

七、档案工作人员要加强档案管理,严格档案借阅制度,做好保密工作,确保档案安全。档案室应对档案的借阅与移出有详细的登记,借阅与移出人要签字。

八、学校档案主要供本校利用,其她单位与个人查阅档案时,应持单位介绍信、经领导签字同意后,方可查阅。对于重要的、珍贵的档案资料,一般不提供档案原件,如特殊需要时,须经分管领导批准。

九、学校综合档案室要定期对所存档案进行全面检查,对破损与字迹褪色的档案,及时修复或复制;如遇有特殊情况,应立即向校领导报告,及时处理。学校撤销、合并或分立时,学校档案的归属:学校撤销时,档案移交当地档案馆保存;学校合并时,档案随之并入;学校分立时,档案由原校保存。

附件:1、文字档案材料印制格式要求。

2、档案材料立卷装订存放的要求。

3、学校档案目录索引(参考)。

附件1

文字档案材料印制格式要求(参考)

档案用纸:采用GB/T 148中规定的A4型纸,其成品幅面尺寸为:210 mm×297 mm。

页边与版心尺寸:档案用纸天头(上白边)为37 mm±1 mm,公文用纸订口(左白边)为28mm±1mm,版心尺寸为156 mm×225 mm。

字体字号:标题一般用2号加粗宋体字,文中标题层次依次为“一、”“(一)”“1、”“(1)”,一级标题用黑体,二级标题用楷体,三、四级标题用3号仿宋体;每个自然段开始行左侧空两字符;如无特殊说明,正文文字格式一般用3号仿宋体字。

标点符号与数字:标点符号用全角,阿拉伯数字用半角。

行数与字数:一般每面排22行,每行排28个字,并撑满

版心。特定情况可以作适当调整,如首页与尾页等。

文字的颜色:如无特殊说明,正文文字的颜色均为黑色。

印制要求:双面印刷,印品着墨实、均匀;字面不花、不白,版面干净无底灰,字迹清楚无断划,尺寸标准,版心不斜。

文字材料的日期:所有的档案资料均应标明日期,没有日期的档案就是没有意义的,没有任何保存价值。用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01)。

附件2

档案资料立卷装订存放要求(参考)

各类档案盒里装的就是当学年的档案资料,也就就是每年的秋季开学(一般就是9月1日)到下一年的暑假结束(一般就是8月31日)这个期间的档案资料。每年暑假期间开始对即将过去的学年度档案资料进行整理,该补充的补充,该打印的打印,进而分类、立卷、装订、存放。

立卷要求

一、各类文字档案资料一般情况下按学年度立卷,每卷大约100张纸左右(200页左右)。若某类档案多卷,末卷小于100页可并入上一卷,大于100页且不足200页可装订成一卷。

二、两种小于100页的档案资料可合并立卷。

1、每卷装订前要编好页码,单数页码在右上角,双数页码在左上角,编好页码后编制本卷的目录。按卷宗编号,把每一卷的目录合并在一起形成年度档案总目录。

2、立卷档案统一封面,封面标注编号与本卷的类别。每学年把所有的立卷档案进行编号,编号采用“10位数两杠一括号”的形式,如2015-16-01(10),表示2015-2016学年度第一卷档案,括号里数字表示这个年度档案资料共有10卷。

3、各种机构设置、课程表等档案资料,以及几年不变的如学校平面图、建筑设计图等,可长期存放在档案盒里,不必装订。

左侧装订

成卷的档案采用棉线绳子装订:

1、每本100－200张纸,双面打印200－400页。

2、用打孔机左侧打孔,孔距均匀,孔与卷脊的距离不少于5mm,4孔5线缝法且每孔缭绕卷脊,绳结打在每卷的背面。

3、打孔时要注意与绳子相匹配,防止孔大绳细,装订不牢固。

存放

1、每年立卷装订好的档案不再放入原档案盒内,按照每卷的编号顺序,小号在上,大号在下叠放一起,最上面放置年度总目录,放在标注年度明显的档案橱或柜子里,以便节省空间、易查找。

2、实物资料,如锦旗、奖状、奖杯等要放到学校展室里分别悬挂在墙上、放置在展台上,并单个拍照建立电子档。

3、音像资料要存储在专用设备上,按年度编号建立电子档案,并有复制另存。

档案编号:

2018－19－01(10)

类别:

1、××××××××××××(？－？页)

2、××××××××××××(？－？页)

3、××××××××××××(？－？页)

附件3

深圳德邦高级中学档案资料目录索引(参考)

一、办公室、教导处档案资料目录(101——705)

第一类:文件资料(101—103)

101、学校简介、平面图、全校教职工登记表。

102、上级文件(意见、通知、法规等)。

103、学校党工团部门(党支部、工会、共青团)组织机构、工作计划、会议记录及工作总结。

第二类:常规管理(201—206)

201、校董会、校委会、教务处、政工处、后勤处、教代会、团支部、学生会等组织机构及分工。

202、学校远、中、近期发展规划(建设、管理、规模等)及学年度、学期工作计划与总结;班、级组、科组学年度、学期工作计划及总结。

203、学校规章制度(合订本)(校历表、作息时间表、请销假、考勤、考核、奖惩、办公、教学、教研、财务、卫生、安全、例会、教代会与民主管理、学习培训、岗位职责等)。

204、各种会议记录(校董会、校务会、教代会、学生会等会议纪录)。