内业资料管理制度与规定

建设工程项目内业资料的管理制度与规定

第一章工程资料管理制度

一、现场取证和影像资料的管理制度

在严格遵守公司制定的内业资料员岗位职责和安全生产责任制的前提下，按照资料管理规定中城建档案馆及各资料接收单位的要求对工程项目所有相关资料进行记录、收集、整理和归档外；同时遵循工程项目中，关于现场取证和影像资料的管理制度：

1、与建设单位、监理单位在工作中的沟通、协调：在工程进展过程中，不但要将每个工程节点的过程隐蔽影像资料分类进行存档，而且更要随时关注和收集因现场签证和工程变更所产生的影像资料，附在相对应的现场签证及工程变更后面，在建设单位现场代表、监理工程师进行签署同时签署，并做好原始方单签署。做到取证及时、结算依据充分。

2、让团队精神更好体现：让公司领导感到放心、让项目经理感到轻松，和技术负责人、施工员等在工作中相互配合、在技术变更和现场签证方面随时沟通，保持主动和密切，将工程节点的过程隐蔽影像资料及签证变更影像资料分类进行存档，拥有一种维护公司利益的激情，不放过一切可产生效益的机会，让现场签证和工程变更所产生的金额积少成多；为公司的发展贡献自己的力量，以共同发展为目标、相互支持为理念。

3、针对劳务公司及其他分包项目：凡是存在质量隐患和事故、违反安全操作规程的情况，按照合同约定，由项目经理、技术负责人及施工员同时签署处罚规定，在处罚通知上附上造成处罚后果的图片，收集保存好原件。同时将提供给公司造价部门予以审计，以便公司财务与劳务及其他分包项目进行付款时，在工程款中扣除。让图像资料作为有力证据。

二、工程项目资料的保密制度

1、资料办公室不允许闲杂人等随意进入，资料柜随时上锁。

2、未经项目经理许可（见条），任何管理人员不得将任何资料带出资料办公室。

3、若有任何信息外泄情况发生，公司将此作为商业机密信息外泄的行为进行处理，并予以通报，要求其承担所有相关法律责任和经济损失。

三、项目章使用的管理制度

（一）关于项目章的使用范围：

1、工程项目的工程技术档案资料；

2、工程项目的各种来往函件（来往函件盖章必须经过项目经理同意）；

3、对劳务公司、分包单位等下发的各种通知。

（二）关于项目章的禁用范围：

1、与劳务公司、各分包单位签订的各类合同及协议；

2、与供货商签订的各类供货合同及协议。

四、工程资料的进度情况和节点验收完成时间的管理制度

各项目资料员随工程进度完成工资资料，在每个工程节点隐蔽和验收时，准备好相关资料，特别是在地基验槽、基础分部、主体分部、竣工这几个主要节点验收前，准备好各验收单位进行检查、签署的相关资料，并同时做好验收签到表。若在工程节点验收前无法提供验收资料的，按情节给予处罚，一般节点处罚元，主要节点处罚元。对于工程资料完善较好的内业资料员年终给予奖励。

五、工程材料质量证明文件、复检报告的审查管理制度

1、建筑主材及装饰材料：在工程材料负责及库管处接收材料的出厂合格证时，注意材料的出厂时间和编号是否正确，进行材料复检时，准确填写，要求工程材料的质量证明文件和复检报告相对应；若发现不相符的，及时衔接材料员进行处理，经检查后再报监理进行审查。

2、分包单位材料：分包单位提供材料质量证明及复检报告时，随材料进场时先提供给材料库管，经材料库管检查，发现进场材料与投标材料（提供样品）一致后，由材料库管交给资料员审核，经检查后再报监理进行审查。

六、工程项目试件、试块的取样和送检及现场试验的管理制度

1、试件的取样和送检：随时和现场施工保持沟通，了解工程进度，试件取样试件与施工日志记录时间保持一致，在工序施工前进行试件的送检，取样时必须请监理见证。

2、试块的取样和送检：随时和现场施工保持沟通，了解工程进度，试块的取样时间与施工日志记录时间必须一致，取样时必须请监理见证。

3、取回复检报告随时检查（若有条件，在试压时检查），若发现试件不合格，试块强度不满足评定，在最短时间内向项目经理反映，以便及时处理，降低风险。

4、工程在土方开挖时的土壤氡气检测，在主体施工完毕的砼、砂浆回弹检测、砌筑墙体前的植筋拉拔试验，装饰后期外墙砖拉拔试验检测、室内空气环境检测、防雷接地检测（包括防火封堵）、消防验收等必须提前向项目经理反映，以作好充分准备。

七、与甲方、监理、各相关单位、公司各部门、项目部各分包单位、各班组的协调、沟通管理制度（报告及通知的统一格式附后）

1、与甲方、监理、各相关单位、公司各部门、项目部各分包单位及各班组的所有来往函件，必须进行发文及收文登记，并由内业资料统一保管；

2、项目部下发各分包单位、各班组的各种处罚通知一周交一次给财务；各种质量整改通知、工期节点通知在最终核实后交给财务；所有交给财务的通知均为原件，项目部留存复印件；

3、项目部与各分包单位、各班组签订的各类合同和协议均及时交与公司财务和造价部门（其中财务交原件、造价交复印件）；

4、各种工程变更、签证、竣工图及时完善并交与公司造价部门（竣工图按照建设单位要求进行盖章）。

第二章一般规定

1、在各项目进入施工现场时，向当地建设部门、城建档案馆、质检部门及相关各部门积极联络，熟悉各单位及部门接收资料的要求和规定，了解资料明细，以便更好掌握及时进行补充和整理。

2、各项目工程填写、整理的工程资料，凡有五方责任主体签署意见盖公章的资料必须填写六份原件，其余所有资料填写和整理三份（包括供货商和分包单位提供的单位资质和材料检验报告；单位资质可以用复印件加盖鲜章，检验报告及合格证至少提供原件一份、其余两份要求复印件加盖鲜章），其中检验批的原件份数按照当地城建档案馆、质监站、建设单位及其他相关单位的资料存档要求进行填写，其他资料要求为原件三份；我公司内部存档资料均

要求为原件一份（其中材料合格证及检验报告可以为复印件加盖鲜章）。所有资料应以工程项目批准文件、施工质量验收规范、材料检验及检测标准、合同文件、勘察设计文件等为依据，按照城建档案馆和各接收单位的资料归档要求进行单位工程编制整理、填写、归档。

3、工程施工质量验收前，应对工程资料进行核查；工程资料填报不符合本规程要求或内容与实际不符时，不得进行工程验收。

第三章施工单位资料管理

1、建立健全工程档案资料管理制度，对本单位所属的工程项目经理部施工资料的形成、收集、整理和归档工作进行指导、检查。

2、随工程进度负责工程建设项目施工阶段资料的编制、收集、整理、保管，保证工程资料的及时、真实、完整、准确，能够反映工程建设活动的全过程。

3、对报审、报验的施工资料应进行自审、自检、自验，合格后报监理（业主）审核、验收。

4、负责指导和汇总各分包单位编制的施工资料。

5、工程竣工验收前，将已形成的施工资料按本规程规定进行立卷后移交建设单位，并按照城建档案管理机构预验收的相关意见对施工档案资料进行整改。

第四章工程资料管理工作流程

一、施工资料管理工作流程

1、施工管理与质量控制资料管理工作流程应当符合图1的规定。