电商采购管理办法

湖南省工业设备安装有限公司

电商采购管理办法

(之材料设备采购)

前言

在工程建设过程中,施工单位为确保项目得质量、进度、成本、安全等目标实现,需要进行行之有效地项目管理。采购招标就是项目管理得重要组成部分,包括对项目所需产品(工程分包队伍、材料、设备、服务等)以公平、公正、合理得原则进行招标采购,以优质、最适合得队伍、厂商,获得最新信息、最佳得资源组合,最大限度降低工程成本,为公司创造最大经济效益。为充分发挥采购招标制在施工成本控制中得重要作用,公司为此开发了专业得电商采购平台,现特制定电商采购管理办法之材料设备电商采购,以加强与规范公司采购工作,达到控制经营与施工成本、确保施工工期、产品质量与提高效益得目得。

本办法包含二十一章,主要对电商采购管理机构及职责、采购范围、实施过程、信息管理及供应方管理等内容做出规定。

本办法适用公司所有工程项目材料设备得采购活动。

本办法得管理层级为:公司分公司项目部。公司工程管理部为材料设备采购工作得主管部门,各单位得费控部、技术部、法律事务部、财务资产部、材料部为强相关部门。

目录

第一章总则 (1)

第二章电商采购管理机构及职责 (2)

电商采购管理委员会 (2)

电商采购管理委员会及办公室职责 (2)

公司电商采购工作职责 (3)

分公司电商采购工作职责 (4)

项目部电商采购工作职责 (7)

第三章合同采购与招标采购范围 (9)

第四章电商采购工作流程图 (10)

第五章电商采购原则 (11)

第六章采购计划与立项 (13)

第七章采购方案得编制 (14)

第八章入围供应方得选择 (15)

建立信息库 (15)

资格预审 (15)

第九章发标 (15)

第十章回标、开标、商务谈判 (17)

回标 (17)

开标 (17)

商务谈判………………………………………………………………………………………、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、、17

第十一章评标 (18)

评标小组 (18)

标书评审 (18)

第十二章实地考察 (19)

第十三章定标 (20)

第十四章采购合同 (21)

第十五章出入库管理 (22)

入库验收 (22)

出库领用 (22)

第十六章履约评价 (23)

第十七章合格供应方管理 (24)

第十八章评标人员信息库 (26)

第十九章电商采购过程监管 (27)

第二十章信息管理 (28)

第二十一章附则 (29)

第一章总则

第一条为了加强与规范公司采购工作,保护公司、社会公共利益与招投标活动当事人得合法权益,达到控制经营与施工成本、确保施工工期、产品质量与提高效益得目得,特制定本办法。

第二条电商采购实施得组织结构为公司分公司项目部

第三条本办法主要对电商采购管理机构及职责、采购范围、实施过程、信息管理及供应方管理等内容做出规定。

第四条本办法适用公司所有工程项目得材料设备得采购活动。其它采购招标活动可参照此办法执行。

第二章电商采购管理机构及职责

第五条电商采购管理委员会

(一)电商采购管理委员会得组成:

主任:公司总经理

执行副主任:公司主管副总经理

成员:公司工程管理部、审计部、法律事务部、财务资产部、纪检监察部。

(二)电商采购管理委员会办公室设在公司工程管理部。

(三)分公司根据招标采购任务得需要,成立招标采购小组:

组长:分公司经理与书记

执行副组长:分公司主管副经理

组员:分公司财务科、费控科、工程科、材料科、监察部门、法律事务部以及与采购项目直接相关得部门负责人。

第六条电商采购管理委员会及办公室职责

(一)电商采购管理委员会职责:

主要负责公司范围内材料设备采购、租赁工作得流程设计、整体规划、组织协调与决策,监督检查指导电商采购活动,对采购管理工作进行考核,查处违纪行为,涉嫌违法犯罪得移交司法机关处理。

(二)电商采购管理委员会办公室职责:

1 负责电商采购管理委员会会议得组织与电商采购管理委员会决策文件得传达。

2 建立公司电商采购平台,建立信息库(包括合格供应方信息库、价格信息库、库存材料信息库、材料设备规范标准信息库、物料库、评标人员信息库、ABCD类物资分类表、常见问题解析),并负责工作审批流程设计、日常得维护、更新与管理。

3 编制电商平台得操作指南、视频培训课件与管理制度,制定年度培训计划。

4 建立资料标准模板,包括采购方案、招标文件、评标细则、采购(租赁)合同、履约评

价细则等,供采购单位选用。

5 负责对各分公司电商采购活动进行考核与评价。

6 负责对分公司得电商采购工作指导、监督与参与,包括各分公司上报得项目招标计划、投标单位审查、招标文件得编制、评标小组人员组成、中标单位得确定、采购合同得评审等。

(三)电商采购管理委员会主任工作职责:

出席电商采购管理委员会会议,组织对议题决策。

(四)电商采购管理委员会执行副主任工作职责:

负责主持召开电商采购管理委员会会议,对于特大、重要、特殊材料设备得招标采购可向委员会提请召开专项会议。

第七条公司电商采购工作职责

(一)公司工程管理部电商采购工作职责:

工程管理部就是电商采购工作得主管部门,负责监督检查指导公司范围内各项采购活动,具体如下:

1检查指导采购单位编制得采购方案与文件,发现问题,及时提出整改意见。

2尽力协调处理招投方双方在采购过程中出现得问题,如友好协商不成,应移交法律事务部解决。

3参与特大、重要、特殊材料设备采购中对拟中标单位得考察。

4对项目部采购得特大、重要、特殊材料设备得到货验收进行监督检查、处理反馈意见与信息沟通。

5负责审批需盖公司总部合同章得所有材料设备采购合同,以及单批次采购金额在100万元及以上得材料设备采购合同。

6对新增供应方进行初步评审,对A类供应方进行资质审批。

7根据采购单位得申请,对休眠供应方重启评审流程。

8负责对战略供应方得资格进行认定,并颁发资格证书。

9对履约评价为差评得供应方进行实际情况核实调查。

10对好评率低于50%得供应方,根据情节严重程度,可将其列入黑名单。

11对新增得评标人员与取消资格得评标人员进行审批。

12组织相关人员进行电商平台业务培训与相关管理制度文件得宣贯学习。

13配合纪检监察部对采购过程发现得违规违法行为进行核查。

(二)公司法律事务部电商采购工作职责:

法律事务部就是采购过程中解决招投标双方纠纷与分歧得部门,主要工作如下:

1负责审核采购过程中各类标准文本模板条款得严谨性、有效性与公正合法性,提出合理化建议与指导意见。

2为采购单位提供法律咨询服务,协助采购单位识别与控制招投标双方在采购过程中来往信息得法律风险。

3负责组织、协调、解决电商采购过程中与公司有关得纠纷。

(三)公司纪检监察部电商采购工作职责: