数字化档案管理的应用与发展趋向分析

数字化档案管理的应用与发展趋向分析

发表时间：2018-09-11T09:24:18.943Z 来源：《建筑模拟》2018年第16期作者：陈庆晖

[导读] 现如今，我国是科技发展的大时代，数字化技术是当今时代大力推广的一种关键性技术，这种技术的产生和发展，大大的推动了我国许多产业的发展。

大庆中蓝石化有限公司管理信息部黑龙江省大庆市 163713

摘要：现如今，我国是科技发展的大时代，数字化技术是当今时代大力推广的一种关键性技术，这种技术的产生和发展，大大的推动了我国许多产业的发展。本文当中我们要主要介绍的档案管理就是利益较大的一个产业。实际上，数字化技术在档案管理行业当中具有很高的应用价值，通过对于数字化技术的应用，我们就可以显著的提高档案信息的可靠性、全面性、并可以做到及时的对档案信息进行更新。下文当中，我们将对数字化技术在档案管理当中的应用价值进行解析，并提出几个发挥出这个价值的可靠措施。

关键词：数字化技术；档案管理；应用；发展趋势

引言

我国档案管理以传统的管理模式为主，存在着数字化水平低、人员素质不高等诸多弊端，这些因素成为我国档案管理发展的绊脚石。因此，全面了解档案管理的数字化水平，不断改变管理理念，是我国档案管理发展和进步的必经之路。一些企业仍在使用传统的文件管理，工作将严重依赖手工操作，这些对单位发展和数字化的实践产生直接的影响，这也不利于企业自身的发展。随着信息技术的发展，企业数字化进程的逐步深入，给企业档案管理带来了前所未有的挑战，也给企业档案管理带来了发展机遇。传统实体档案管理模式受到新的数字网络环境、档案的接收、存储、应用和真实性、完整性等方面的巨大影响，摆在我们面前的紧迫任务是如何使企业档案数字化建设，充分利用数字技术，更快、更好地服务。电子档案管理已逐步纳入数字化建设的议程。

1数字信息技术对于档案管理工作的重要作用

1.1提高档案实用性

借助数字信息技术建立的档案具有易储存、传递方便、档案寿命延长等多个优点。彻底替换纸质档案，实现数字化档案管理。

1.2便于档案共享

实现档案管理数字化有利于档案管理工作的整合收集，便于档案资源的共享。借助互联网技术搭建信息交流平台，使档案使用者能够快速检索档案，节约时间，提升工作效率。

2如何发挥出数字化技术在档案管理的应用价值

2.1建立一个数字化的事业单位档案管理系统

从上文当中，我们已经了解到，数字化的技术在我国的档案管理事业发展过程当中具有重大的意义。现阶段我们可以从三个方面来进行工作：建立一个数字化的事业单位档案管理系统、培养和雇佣专业的档案数字化管理人才、为事业单位档案数字化管理提供资金支持。从数字化系统的角度来看，我们应当尽可能的建立一个完备的信息化管理系统，这个系统应当包括档案信息的收集、甄别、更新、录入等各个方面，全面的为我们进行档案管理服务。这是我们的数字化档案管理策略当中最重要的一条，能不能把这一点落到实处，决定了我们的档案数字化管理是不是真正的成功。做到了这一点，我们进行档案管理的效率就会大大的提高，节约大量的人力物力财力，并且会提高档案的可靠性和准确性，为事业单位的进一步发展打好了坚实的基础。

2.2培养和雇佣专业的档案数字化管理人才

档案的数字化管理是一项十分繁琐的工作，工作量是很大的。并且，这项工作的难度也比较高，要想把这项工作干好，需要对单位的运行模式和工作条件等进行深入的了解，并且可以做到娴熟的利用档案管理方面的知识，最后，他还需要对数字化的解决问题方法有深入的了解。这样一来，这方面的人才就是十分难以得到的了，然而我们对于这种人才的需求确是十分大的。因此，我们应当采取各类有效的措施，培养和雇佣专业的档案数字化管理人才。具体来讲，我们应当首先对这类工作进行宣传，呼吁更多有此类意愿的年轻人投身数字化档案管理的工作当中。然后，我们应成立一个严格的人才培养流程，争取培养出全面的专业人才。最后，我们应当提高此类人才的待遇，雇佣更多的专业人才进行此类工作，争取提高数字化档案管理的效率和精度。

2.3统筹规划，注意风险防控

企业档案数字化建设是一个复杂的系统工程，涉及管理、技术、法规、标准和政策。要统筹规划，科学合理的设计，进行严格的管理，才能保证安全。在规划和建设项目时，要把对数字化文件的风险防范和控制作为一项十分重要的内容，进行严密的科学论证，做好资金预算。建设企业档案数字化信息系统，确保系统平台兼容性、可扩展性、前瞻性、安全性和合理性，具有备份策略、稳定安全、可靠稳定的操作系统、数据存储系统、实时备份系统、强大的数据库管理软件和强大的数据容错能力等。确保满足业务技术标准，档案管理系统的发展，并不违反法律、法规的计算机信息系统管理，和设计符合相关的档案工作等等，可移植性，可操作性、安全性、开放性、可扩展性和兼容性都必须具备，有完整的日志操作和严格的权限管理功能，加密存储和可传输属于数字化档案信息的机密级别。确保文件在任何时候都有一个安全的数字信息系统环境。对于进口计算机和数字转换工具，应首先检查安全性和机密性，以确保在使用前不会出现问题。 3数字化档案的未来发展趋势

3.1朝着市场化、信息化等方向发展

通过对数字化档案的利用现状进行分析，发现日后互联网化、信息化为数字档案化的主要发展方向。只有对其进行全面解释，才能保证数字化档案管理的应用做到有的放矢，并持续提升数字化档案应用效率。

3.2朝着资源共享与互联网服务模式发展

随着互联网信息技术的发展，数字化档案势必会向资源共享与互联网服务的模式发展。这主要因为只有持续利用先进技术，才能扩展数字化档案的利用范围，并将其存在的效用充分地发挥出来。

3.3档案数字化即将实现业务外包

业务外包为工业企业主要的运营管理模式，其主要是把一部分由企业内部职工应完成的非核心任务以外包的模式分配给有实力、专门化的服务供应商的业务形式，这样能合理利用企业外包的优质资源，能够降低成本、加强质量、增强企业核心竞争力。通俗地讲，档案数