秘书工作的特点

秘书工作的特点一、需要当机立断处理的事情多这天上午十点左右，李总正在主持一个小型会议，听取有关部门关于工厂污水处理设备运行情况的汇报。

这时秘书小王接到李总的一个老朋友打来的电话，对方要求找李总接电话。

按有关规定，公司领导人在开会时原则上不得接电话，但是，如果小王机械地拒绝对方，则有可能铸成大错，因为说不定李总因为想了解某种信息而早就在等对方的电话。

因此，在这种情况下，秘书应该悄悄告诉李总，听听他有什么吩咐。

所以，秘书在平时就应注意熟悉上司的工作内容、社交范围等各种情况。

俗话说留心留学问。

如果你对上司的工作非法了解，即使遇到这种突然的情况，你也能马上判断出来应如何应付，不至于措手不及。

二、工作的内容变化快秘书工作的内容不仅繁杂而且变化快。

比如按原定的日程安排，秘书小钢今天下午2点应陪上司马总去天成公司拜访王总，落实明年销售代理问题，可就在1点半，天成公司王总的秘书小程来电话，说王总今天下午有急事要出门，希望将原定的时间改到明天上午9点半。

如果推到明天上午9点半，那么，原定马总明天去省城跟大地广告公司谈广告的时间就得改期，那么，什么时候再约大地广告公司……面对这种多米诺骨牌效应，小钢又要重新与各方联系协商，及时调整马总的工作日程；调整之后，又要尽快通知有关部门，如马总的司机。

三、一心几用的时候多秘书工作不仅繁杂多变，而且常常必须同时处理好几项工作。

这天，秘书于雪正在座位上准备给刚刚出差回来的赵总报销差旅费，赵总来电话让她赶紧给他去送一份资料；刚刚把资料找出来，前台又来电话说有一位客人找……哪些工作应该优先处理，哪些事情可以暂缓，如果秘书分不清它们之间的轻重缓急，则有可能捡了芝麻丢了西瓜。

四、忙闲不一的情况多秘书经常是忙碌的，但并不总是忙碌的，如遇到上司长期出差或学习等情况，秘书就显得比较清闲了。

忙的时候相当忙，闲的时候也相当闲，这是秘书工作的另一个特征。

秘书的日常工作一、日常工作的范围所谓“日常工作”是指秘书每天都要做的工作，一般都有固定的模式。

对于日常工作，一般不需要上司有专门的指示，秘书可以自行决定或处理。

一般秘书的日常工作如下：1、办公室的整理：上司办公室和会客室的整理打扫，空调、换气、照明的调整等。

2、接待客人和接打电话：为来客登记、带路和传话；给客人端茶送水和送客人出门；接电话并转达电话内容等。

3、文书工作：起草公司内外的文件信函；各种文件信函的收集与存档。

4、日程管理：日常日程表的管理；会面的预约和登记等。

5、信息管理：收集公司内外的各种信息，并对信息进行整理、汇编和上报。

6、出差准备：出差期间的日程管理；与相关单位联系和协调；安排交通工具、住宿地点；出差回来后的费用报销、出差总结7、准备会议：会场的安排；登记工作；制作会议文件资料并发放给会议代表；作会议记录和会议纪要等。

8、照顾上司：给上司沏茶(或冲咖啡)；安排午餐；健康管理；安排交通工具等。

9、档案管理。

10、辅导新秘书的工作。

秘书在处理上述日常工作的同时，还需要经常处理一些非常常工作。

非常规工作是指在工作日程之外突然出现需要紧急处理的事情，也可以说是突发事件。

发生突发事件时，秘书更需要能冷静。

主要的突发事件有这么几种：上司急病、上司出了事故、重要客户急病或突然死亡、媒体采访、遇到骚扰等。

二、职责范围1、整理办公室：秘书的主要职责是为上司整理办公室。

应该说整理办公室是一件很平常的工作，不仅秘书，每一个白领都要整理自己的办公室，但是，作为一种职责，秘书的“整理办公室”并不单指手持吸尘器为上司吸吸地毯或擦擦桌子这类简单劳动。

在这里“整理办公室”有更广泛的含义，它包括了从文书档案一直到与各部门联系和协调等工作，即为上司创造一个舒适、整洁和不受外界干扰的工作环境。

可以说，秘书工作是从整理办公室开始，也是以整理办公室结束。

2、收集信息秘书的第二大职责就是为上司收集他决策所需的信息。

比如你的上司是主管营销的副总，他负责公司的市场、销售、采购等几个部门的工作；为了给他的决策提供可靠而又及时的信息，你就要经常与上司负责的这几个部门联系，并通过各种途径收集各种信息。

这项工作的难度是判断这些信息的真实性和可靠性。

如果是这几个部门汇报上来的材料，那这些信息是否准确还比较好判断；如果是从网上或其他途径收集到的，那判断起来就不那么容易了。

对于秘书来说，给上司提供信息一定要及时，但必须慎重。

三、发挥主观能动性由于秘书工作的琐碎和繁杂，上司不可能对秘书的每一项工作作出指示，所以，秘书应该充分发挥主观能动性，完成自己职责范围内的工作。

但是，这并不等于什么事都由你一个人决定。

秘书的能力表现在她能判断什么事情可以由自己决定作主，如果判断出是自己能作主的，那就无须上司交代而出动去做。

能恰到好处地分担上司的“杂务”，是个秘书能力的标志。

要充分发挥主观能动性，一定要先熟悉上司的工作习惯。

有些上司十分清楚自己的工作量，他可以合理地将自己认为是“杂务”的工作分派给秘书去做。

但大多数的上司还是习惯把各种杂务揽在自己的身上，使自己苦不堪言。

因此，作好助手，秘书要熟悉上司的工作习惯和工作内容，知道自己能为上司做哪些杂务，哪些“杂务”不能做。

于雪是某公司财务总监的秘书。

每年到二月底，她就发现上司特别忙碌，经常把财务部门的几个经理就会频繁地找来，通霄达旦地研究问题，而在平常很难出现这种情况。

刚给财务总竖当秘书时，于雪并不知道这是为什么，只是觉得有些特别，所以，她并知道自己要主动做些什么。

从去年起她才开始知道，作为一家上市公司，公司每年三月底之前要向社会公开财务决算报告。

由于对外发布公司业绩报告会影响公司股票价格，事关重大，所以上司要与那几个经理密切磋商。

由于了解了这一点，今年于雪不需要上司交代，过完元旦她就将做决算报告所需要的相关资料都准备好了。

四、注意“越位”秘书的任务就是为上司创造最佳的决策环境，所以，秘书应该有主动积极的精神，尽量为上司多处理一些杂务，减轻上司的负担。

但是，这种主动性的分寸不容易把握，许多秘书在工作中积极过了头，有时甚至让上司很被动。

经验不足的秘书在工作中常犯这么一种错误：因为上司一向要求这么做，所以这次我也可以这么做，因此，经常不经上司确认就自行其是。

虽然上司过去都是那样要求的，但未必这次他也会要求你那么去做。

对于那些上司有特殊要求的工作，秘书在做之前一定要请上司确认。

另外，在遇到那些自己不明白或自己不能作决定的事情时，必须向上司请示，不能先斩后奏。

作为秘书，绝对不能干预上司的决策，超越自己的职责范围，自行其是。

以下几种行为是典型的超越自己职责范围的行为，秘书在工作必须加以注意：1、未经授权，在各部门送上来的报告上签字盖章。

2、私自代表上司与客人洽谈业务。

3、随便接待或回绝没有预约的客人。

4、询问会议内容。

5、代替上司接待客人。

除非上司有明确的授权，那怕是非常熟悉的客人来访，秘书的职责也只是端茶送水和陪客人闲聊，也决不允许秘书私自代表上司与客人洽谈业务上的事情。

6、随意决定上司的工作日程。

即使上司工作日程表上空余的时间较多，秘书也不能按自己的想法更改上司的日程表，重新安排上司的工作日程；要更改上司的工作日程表必须先与上司商量。

五、执行指令与服从指令1、执行指令正确而且按时处理好上司交办的工作，这是对一个秘书的起码要求。

秘书在接受上司的指示和执行上司的指示的时候，应该注意以下几点：a、对于自己的日常工作，不需要都等上司的指示，应该自觉主动地去处理。

b、在同时处理几项工作的时候，要分清轻重缓急，确定需要优先处理的工作。

c、在处理上司交办的工作时，不能自作主张影响工作结果。

d、完成上司交办的工作之后，要找适当的时机向上司汇报。

2、记录指令对于上司一些重要的指示要尽可能地记录下来。

由于这种记录只是给自己看，所以记录可灵活简洁一些，如使用些缩写或符号；如果过于专注于写笔记本身，就不能集中精力去听上司的指示。

秘书在记录上司的口头指示时，要注意以下几点：a、要准确写出要点。

b、不要照搬口头用语，应高度概括成有文章特点的语句。

c、要将日期、时间、地点、数量等准确、清楚地记下。

d、根据需要可做些省略和简化。

3、服从指令上司在对秘书作指示时，有时也会出现失误。

即使上司出现失误也不能当面顶撞。

如果当面顶撞领导，对于一个职业秘书来说，是一种职业自杀行为，因为秘书作为领导的助手，在任何情况下，都绝对不能干预上司的决策。

为了工作需要，上司可能会让秘书去帮他做些“私事”或工作以外的事。

比如，上司的老母亲从外地来探望儿子，但上司又要主持一个重要的会议，他只好让秘书代自己去火车站接母亲。

遇到这种事情，有些秘书就会嘟起嘴，显得很不情愿。

这种秘书得不到上司的信赖。

如果要想让上司信赖你，那你对他交代的每一项工作都要毫无怨言地接受，并做到让他满意。

事实上，对于秘书来说，“份外”的工作往往意味着“额外”的机会。

六、请示与汇报工作1、请示的方法秘书在接受上司指示时，必须注意力集中，并记住以下几点：a、上司叫你时，应尽快答应，并作好记录的准备；按5W1H原则作重点记录。

5W1H原则是：什么时候？（When）什么地方？（Where）是谁？（Who）结果是什么？（What）为什么？（Why）过程如何？（How）b、如果对上司指示有不清楚的地方，不要急于发问，等上司基本说完了之后再问。

c、对于上司指示的要点，特别是一些数字，一定要重复一遍，请上司确认。

d、对于上司的指示，如果秘书了解一些相关的信息，或自己有什么建议和设想，应说出来给上司作参考。

e、如果秘书在接受上司的指示时，发现接受的工作与自己现有的工作在时间上有冲突，自己无法错开，那就应马上说出来，请上司指示。

秘书经常会从不是自己的直接上司那里接受一些指示，如果事情简单，就另当别论，如果执行起来要花费一定的时间和精力，就应该向自己的直接上司汇报。

如果不向自己的直接上司汇报，上司又从其他的人那里听到了这件事的话，他可能会不高兴。

2、汇报的方法秘书要将自己执行上司指示的结果向上司汇报，或者将自己收集来的信息向上司或其他人汇报，因此，秘书在工作中需要汇报的情况很多。

在汇报的时候，要记住以下几个基本要点：a、要向上司汇报什么，自己要事先想好；b、向上司汇报时要尽量减少不必要的背景介绍，按结论、经过和理由这样的顺序汇报（也可以按结论、理由和经过这样的顺序汇报）；c、向上司报告工作，要选择合适的时机，最好在完成某项工作之后或者在谈完其他工作的时候顺便汇报；如果情况不是紧急，不要打断上司的工作进行专门汇报；d、有些事确实是要在上司工作进行中向上司汇报，在这种况下，上司当然希望秘书能尽快把工作汇报完毕，因此，即使上司不催促，秘书也应尽快把工作汇报完，等待上司的指示。

e、如果不是很急会误事，一般都是事后汇报。

在汇报时不要过于详细，担心上司不明白，只要汇报按上司的指示把工作完成了就行，比如上司让秘书帮助发封信，秘书办完之后，只要对上司说句“则才这份文件己用挂号信寄走了”就可以了。