第八章 会展场馆档案资料与信息的管理
08章 会展信息管理
下面是一个公司的一个电冰箱企业的客户 档案，我们不妨看一下：
客户档案登记表
客户编号：甲A2.2 客户名称：新飞电冰箱
序号
名称 内 容
1
联系人
2
电话
3
邮箱
4
银行账号
5
使用货币
6
公司地址
7
邮政编码
8
发票寄往地
备注：
二、客户关系管理
（一）内涵 （二）在会展业的应用 （三） 给会展带来的好处
（一）内涵
网上展会具有与生俱来的缺陷
详情参见第三节“网上会展的缺点”
二、会展业信息化的对策
1.正确认识信息化与会展业的关系 2.建立会展企业门户网站 3.充分利用网络软件 4.网上展会与现实展会相结合
第二节 顾客关系管理
一、客户档案管理 二、客户关系管理
传统客户资料管理
传统客户资料管理一般是企业拥有自 己的档案室，而所有客户的档案都分门 别类的放在这，由于我国会展业起步较 晚，现代化手段应用程度很低，这也许 是现代会展公司管理客户资料的主要手 段。
怎样分门别类？
按照所处的行业来分又可以分为不同的类 型，大的方面来说有艺术行业，工业产品，农 业产品。但细致到每一行业中又可以分为不同 的小行业，如艺术品可以分为园艺、陶瓷、名 画、国宝等；工业产品可分为可以分为各类日 常消费品、电子信息、工业装备、医疗设备与 医药、交通装备与设施、科技创新等；农业品 又可以分为初级农产品和加工农产品等。
客户信息一般应包括以下三方面的
1． 客户原始记录 2． 客户外在形象资料收集 3．以往纪录
1. 客户原始记录
客户原始记录即有关参展商的基础 性资料，它往往也是公司获得的第一手 资料，具体包括以下内容：客户代码、 名称、地址、邮政编码、联系人、电话 号码、公司网址及邮箱、银行帐号、使 用货币、付款条款、发票寄往地、付款 信用记录、佣金码、客户类型等。
展会的档案管理制度
第一章总则第一条为加强展会档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司举办的各类展会档案的管理工作。
第三条展会档案是指在公司举办的各类展会中形成的、具有保存价值的各类文件、资料、图表等。
第二章档案管理机构与职责第四条公司设立展会档案管理小组，负责展会档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第五条展会档案管理小组的主要职责：（一）制定展会档案管理制度，组织实施档案管理工作。
（二）负责展会档案的收集、整理、归档工作。
（三）负责展会档案的保管、维护和修复工作。
（四）负责展会档案的查询、借阅和利用工作。
（五）负责展会档案的销毁工作。
第三章档案收集与整理第六条展会档案的收集范围：（一）展会策划、筹备、组织、实施、总结等过程中的各类文件、资料。
（二）展会宣传、展品、展台、展位设计、搭建等资料。
（三）展会合作伙伴、参展商、观众等相关资料。
（四）展会活动照片、视频、录音等资料。
第七条展会档案的整理要求：（一）按照档案类别、时间顺序进行分类整理。
（二）确保档案的完整性和准确性。
（三）编制档案目录，便于查询和利用。
第四章档案保管与维护第八条展会档案的保管要求：（一）选择安全、干燥、通风的场所存放档案。
（二）配置必要的档案保管设备，如档案柜、档案架、温湿度计等。
（三）定期检查档案的保管状况，发现异常情况及时处理。
（四）对易损、易褪色的档案采取必要的保护措施。
第五章档案利用与查询第九条展会档案的利用原则：（一）确保档案的完整性和安全性。
（二）遵循档案保密原则，未经批准不得对外提供。
（三）根据档案利用者的需求，提供相应的档案服务。
第十条展会档案的查询程序：（一）档案利用者向展会档案管理小组提出查询申请。
（二）档案管理小组对查询申请进行审核，确认查询内容的合法性。
（三）提供查询服务，确保档案的完整性和准确性。
第六章档案销毁第十一条展会档案的销毁程序：（一）对失去保存价值的档案，由档案管理小组提出销毁意见。
会展场馆经营与管理
会展场馆经营与管理1. 简介会展场馆是指用于举办各类展览、会议、论坛等大型活动的场所。
会展场馆的经营与管理是指对会展场馆进行运营和管理，使其能够有效地满足组织者和参与者的需求，提供良好的活动环境和服务。
2. 经营模式2.1 自营模式自营模式是指会展场馆由场馆所有者或经营方自行进行管理和运营。
在这种模式下，场馆所有者或经营方承担了所有的运营责任和风险。
自营模式的优势在于可以直接控制场馆的运营和服务质量，但需要承担较高的运营成本和风险。
2.2 租赁模式租赁模式是指会展场馆将场地出租给活动组织者，由组织者负责具体的活动运营和管理。
在这种模式下，场馆所有者或经营方只提供场地，不承担具体的运营职责。
租赁模式的优势在于减少了运营成本和风险，但对活动组织者的要求较高，需要他们具备一定的运营和管理能力。
3. 管理要点3.1 设备设施管理会展场馆的设备设施是举办活动的重要基础。
对于场馆经营者来说，保证设备设施的正常运行和维护是管理的重要一环。
需要制定设施维护计划，定期进行设备设施的检修和保养工作，确保其处于良好的状态。
同时，还需要关注市场上新的设备设施的引进和更新，以提升场馆的服务水平和竞争力。
3.2 活动管理活动管理是场馆经营与管理的核心内容。
包括活动的策划、组织、执行和评估等各个环节。
在活动策划阶段，需要根据市场需求和参与者的需求，制定活动的主题、内容和形式。
在活动组织和执行阶段，需要协调各方资源，确保活动的顺利进行。
在活动评估阶段，需要对活动的效果进行评估，以便提升后续活动的质量。
3.3 营销策划有效的营销策划可以吸引更多的活动组织者和参与者，提升场馆的知名度和形象。
营销策划包括市场调研、定位、推广和宣传等工作。
需要了解市场需求和竞争情况，确定场馆的差异化竞争战略。
通过多种渠道进行推广和宣传，如线上渠道、合作推广和参加行业展会等，提升场馆的知名度和美誉度。
3.4 客户服务客户服务是会展场馆经营与管理中非常重要的一环。
会展信息技术管理
02
3 办展机构的网络数据库建设
会展网站建设
网上营销的基础是办展机构拥有一批属于自 己的客户，在网络环境下要求办展机构建立自 己的CRM系统，它是利用计算机技术手段在办 展机构与顾客之间建立的一种数字的、实时的、 互动的交流管理系统。
08 1
搜索引擎优化策略
08 第二节 会展客户关系管理
1 会展客户档案管理
收集客户资料 的内容
01
02
收集客户信息 的方法
该项工作主要分析参展商的基本类 型，以及他们的不同需求特征和会展 设施要求，并在此基础上分析参展商 差异对公司利润的影响等问题。客户 资料一般应包括以下三方面的内容：
1.客户原始记录 2.客户外在形象资料收集
第二节
会展客户关系管理
08 第二节 会展客户关系管理
1 会展客户档案管理
客户档案管理是一种传统的客户资料管理方 法，它通过建立档案进行管理。由于我国会展 业起步较晚，现代化手段应用程度很低，因此， 我国许多会展公司都拥有自己的档案室，分门 别类地存放所有客户的档案，以此来管理客户 资料。总的来说，建立客户档案需要尽可能详 尽地收集客户的资料。
3.以往记录
1.加入社会团体 2.成为俱乐部会员 3.填资料换赠品 4.上网去找 5.从分类广告找 6.参加展览
08 第二节 会展客户关系管理
2 会展客户关系管理
1 客户关系管理的内涵
简单地说，客户关系管理（customer relationship management，即 CRM）是一个 不断加强与顾客交流，了解顾客需求，并不断对 产品及服务进行改进和提高，以满足顾客需求的 连续过程。CRM应用系统是将这一过程自动化并 改善与销售、市场营销、 客户服务和支持等与客 户关系相关的业务流程，目的是缩短销售周期、 降低销售成本、增加收入、扩展新的市场并通过 提供个性化服务来提高客户的满意度、忠诚度和 赢利性。
第八章 会展场馆档案资料与信息的管理
（二）信息的种类
1.按照信息的来源： 1）一级信息。 信息源可能是能得到第一手信息的人或某个 政府部门。 自己观察到的信息，照片，未加剪接的录像带，政 府资料等。。。 2）二级信息。 变动过的信息。 报纸，杂志，电视，电台提供的信息等。。。
2.按照信息收集： 1）基本信息。 搜集时可以比较直接地得到的信息。 2）创造性信息。 需要通过一些间接的方法或非常规的方法才能得到 的信息。
二、信息的收集 （一）公开信息的收集
1.政府公开的信息。 2.媒体信息。 3.科研机构的信息。 4.图书馆信息。 5.行业协会信息。 6.证券交易所资料。 7.利用剪报服务。 8.商品展销会信息。
（二）人际关系信息收集： 1.询问关键客户。 2.让客户替你询问。 3.询问供应商。 4.询问调查对象。 5.利用招聘会询问调查对象的前雇员。 6.询问设计顾问。 7.参加学术交流会。 8.朋友之间交流。 9.通过招聘调查对象的骨干获取信息。
表3
文书档案保管期限表
永久保存 中心章程；组织及规章制度；重大决定、 决议；批文、重要会议纪要；政府机关核 准文件；上级文件等 5年保存 期满或解除之合约、场馆一般性文件（文 字、函字）等
1年保存 结束后无长期保存必要文件、中心各部门 文件等
（四）财务档案的管理
1.管理范围
会计凭证、财务账簿、财务报表、 会计资料档案、工资表、其他有归档要 求的等。
（一）会展策划部经理
展会项目文件夹、客户档案夹、 项目计划夹、合同夹
（二）项目经理
展会项目文件夹、参展商回执函夹、 贸易商登录类、传真文件夹、工作手册文件夹
（三）信息员
展会信息资料夹、市场信息资料夹、 收传真夹、发传真夹、商务接待夹、重要文件夹
会展场馆经营和管理
会展场馆经营和管理1. 简介会展场馆是指专门为举办各类展览、会议、活动等大型商务活动而建立的场所。
会展场馆的经营和管理是指对会展场馆进行运营和管理的一系列活动，包括招商引资、场地租赁、设备采购、服务提供等方面。
2. 招商引资招商引资是指通过各种方式吸引企业或个人在会展场馆举办展览、会议、活动等商务活动，为会展场馆创造经济效益。
招商引资一般包括以下几个方面：•宣传推广：通过各种渠道和媒体宣传会展场馆的优势和特点，吸引潜在的客户；•举办展览：自己主办或合作举办各类展览，通过展览的成功来吸引更多的企业和个人；•与相关行业合作：与相关行业的协会、商会等组织合作，开展各类商务活动，吸引目标客户。
3. 场地租赁场地租赁是指将会展场馆的场地出租给企业或个人举办展览、会议、活动等商务活动，以获取租金收入。
场地租赁一般包括以下几个环节：•了解客户需求：与客户充分沟通，了解他们的需求、预算和时间等要求；•确定租赁方式：根据客户需求和场地情况，确定租赁方式，包括场地大小、租赁时间、租金等；•签订合同：与客户签订合同，明确双方的权益和责任；•提供服务：提供必要的服务和支持，确保客户的活动顺利进行。
4. 设备采购设备采购是指购买各类设备和器材，以提供更好的服务和支持客户的商务活动。
设备采购一般包括以下几个环节：•需求分析：根据会展场馆的需求，对设备的种类和规格进行分析和评估；•寻找供应商：通过招标、询价等方式寻找合适的供应商，对比价格、质量和服务等因素；•采购谈判：与供应商进行谈判，以获取更好的价格和服务；•设备安装和维护：安装设备，并进行定期的维护和保养，保证设备的良好运行。
5. 服务提供服务提供是指向客户提供各类服务，以满足他们在会展场馆举办商务活动的需求。
服务提供一般包括以下几个方面：•客户接待：为客户提供专属的接待服务，包括接待员、导览等，解答他们的疑问和提供协助；•场地布置：根据客户需求和活动类型进行场地布置，包括搭建展台、布置活动区域等；•技术支持：提供必要的技术支持，包括网络、音响、灯光等方面的技术设备和服务；•售后服务：在活动结束后，提供必要的售后服务，包括设备拆除、场地清理等。
会展信息管理--信息技术与会展业
会展信息管理--信息技术与会展业会展信息管理信息技术与会展业在当今数字化的时代，信息技术以其强大的影响力渗透到了各个行业领域，会展业也不例外。
会展作为一种重要的商业交流和推广活动形式，正因为信息技术的融入而经历着深刻的变革。
信息技术为会展业带来了诸多便利和创新。
首先，在展会的筹备阶段，大数据分析技术发挥着关键作用。
通过对历史数据、市场趋势以及参与者行为的分析，主办方能够更精准地确定展会的主题、时间和地点。
例如，了解某个行业在特定时间段内的市场需求旺盛，就能将展会安排在此时，以吸引更多的参展商和观众。
同时，利用数据分析还可以预估参展人数，从而合理规划展馆的布局和设施配置，提升展会的整体效果。
网络技术的发展也为会展的宣传和推广开辟了新的渠道。
社交媒体平台、专业的会展网站以及电子邮件营销等手段，让展会信息能够快速、广泛地传播。
主办方可以通过这些渠道发布展会的亮点、嘉宾阵容、展品预览等内容，吸引潜在的参与者。
与传统的宣传方式相比，网络推广不仅成本更低，而且能够实现更精准的定位，将信息传递给真正感兴趣的人群。
在线注册和预订系统则极大地简化了参展流程。
参展商和观众可以在网上方便地完成注册、预订展位和门票，避免了繁琐的线下手续。
这不仅提高了工作效率，还减少了人为错误的发生。
而且，这些系统还能够收集参与者的详细信息，为后续的服务和营销提供数据支持。
在展会进行期间，信息技术更是大显身手。
移动应用程序（APP）的出现让参与者能够随时随地获取展会的相关信息。
通过 APP，观众可以查看展馆地图、展位分布、活动日程，甚至能够与参展商进行在线交流和预约洽谈。
对于参展商来说，也可以利用 APP 实时了解观众的兴趣和需求，调整展示和推广策略。
此外，物联网技术也逐渐应用于会展现场。
通过传感器和智能设备，能够实现对展馆内人流、温度、湿度等环境因素的实时监测和调控，为参与者提供更舒适的体验。
同时，展品上的智能标签也让观众能够更深入地了解产品的详细信息，增强了互动性和展示效果。
第八章信息管理
环节电子化，使组展者、参展商和观众之间通过计算机 和互联网进行交流。
网上会议是基于网络实时交互式多媒体通信平台技术的
虚拟会议，使参会方通过网络实现语音、视频、数据共 享的实时的在线会议。
网上会展是对传统会展的一种有效的补充，它是一种新 型的营销方式，是运用现代网络技术来进行的一种社会 生产经营形态，并对产品的售前、售中、售后各环节进 行跟踪。
三、会展管理信息系统的结构
信息管理的角度，都应当有信息的输入、处理和输出的功能， 而针对不同信息管理的功能设计，又必须包括对信息的存储、 传输、增加、删除、修改、统计和检索的功能。
企业管理职能的角度，管理信息系统主要涉及对企业的人、 财、物、项目的管理和对生产、供应和销售过程的管理。一 个会展管理信息系统针对它所服务的展馆、会展、参展商和 客户，有不同的功能结构。
系统功能的设计可采用自上而下的方法，沿着总系统子系统-子功能-具体事务功能-操作功能的路线逐层细 化，在系统实施之前要进行反复讨论，以保证功能的完 备与信息化目标的实现。
会展管理信息系统的功能结构
会展管理信息系统功能结构
√
√
√
√
√
会展现场信息管理系统的结构
数据库管理系统 观众登录系统 组展商接口系统
一个高效的网站往往可以起到事半功倍的效果，广 大的参展商和观众可以通过公司网址找到他们想要 的信息，同时反馈给办展机构一些有利于办展机构 的信息。
网站设计与管理的要求
人性化：明确的导航标志，对于计算机水平不是太 高的人也可以轻易地操作，提供相应的下载和打印 的工具等； 高速化：尽量降低客户的等待时间； 及时更新、快速回应：网站的信息包括一些办展信 息、行业动态，一定要常变常新，客户的电子邮件 和网上留言也一定要快速回应。 内容丰富； 美观具有吸引力
展厅档案管理制度
第一章总则第一条为规范展厅档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。
第二条本制度适用于展厅内所有与展厅运营、展览活动相关的档案资料的管理。
第三条展厅档案管理工作应遵循以下原则：1. 集中统一管理原则：展厅档案由专人负责，实行集中统一管理。
2. 保密原则：严格保密，确保档案内容的安全。
3. 规范化原则：按照国家档案管理的有关法律法规和标准，规范档案管理工作。
4. 信息化原则：积极运用现代信息技术，提高档案管理的效率和水平。
第二章档案管理机构与职责第四条展厅档案管理由展厅管理部门负责，设立档案管理员，负责档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第五条档案管理员的职责：1. 负责制定展厅档案管理制度，并组织实施。
2. 负责档案的收集、整理、归档和保管工作。
3. 负责档案的检索、借阅和利用工作。
4. 负责档案的销毁和保密工作。
5. 定期对档案进行清理、鉴定和统计。
第三章档案收集与整理第六条档案收集范围：1. 展厅运营管理文件、资料、图片、视频等。
2. 展览活动策划、实施、总结等文件、资料、图片、视频等。
3. 展厅资产、设备、物品的采购、验收、使用、维修、报废等文件、资料。
4. 展厅活动门票、票务报表、财务报表等。
5. 其他与展厅运营、展览活动相关的文件、资料。
第七条档案整理要求：1. 按照档案分类、编号、装订、编目等规定进行整理。
2. 档案资料应保持完整、整洁、清晰。
3. 对破损、褪色、污损的档案资料，应及时进行修复、复制。
第四章档案保管与利用第八条档案保管要求：1. 档案库房应具备防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防霉等条件。
2. 档案资料应分类存放，便于查阅。
3. 档案管理人员应定期对档案进行检查、维护。
第九条档案利用要求：1. 查阅档案需填写《档案查阅登记表》，经批准后方可查阅。
2. 查阅档案应遵守保密规定，不得擅自复制、摘抄、外传。
3. 查阅档案后应及时归还，不得损坏、丢失。
会展业务档案管理办法
会展业务档案管理办法1 目的为规范会展部业务档案资料的管理，有效地保护和利用档案，特制定本管理办法。
2 范围本办法适用于会展部业务档案的管理。
3 职责会展部负责制定档案管理办法，各业务部人员对实施本办法负责。
4 内容本制度规定了会展部业务档案归档范围、要求和时间，档案的管理、查阅利用等。
4.1 归档范围会展部各承接项目的合同、参展商手册、大会会刊、顾客满意调查表、项目实施方案、政府批复文件、合作备忘录、展会结算单、展会总结等均属于归档范围之列。
4.2 归档要求4.2.1 应归档的文件、材料须收集齐全、完整，按照有关规定进行整理、装盒，便于保管和利用。
4.2.2 归档文件材料要系统，按年份、展会类别进行分类并制作档案目录。
4.2.3 由部门文员负责档案管理。
4.3 归档时间为使项目档案管理有序、规范化，将由各业务经理负责将项目的文件材料统一整理、归纳，并在项目开展后两周内转交给档案保管人统一放入档案柜集中管理。
4.4 档案的管理和查阅利用4.4.1 档案的管理（1）档案的存放要入柜上锁，并有防盗、防光、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防有害气体等措施，保持整齐、清洁、通风。
（2）应定期对档案保管的状况进行全面检查，发现问题要采取积极有效措施，确保档案的齐全完整。
（3）档案柜钥匙由部门文员保管，其他人员未经管理人员同意，不得擅自打开档案柜。
4.4.2 档案的查阅使用（1）凡工作人员，因工作需要查阅与本身业务工作有关档案，经部门领导批准，准予查阅。
（2）有关人员如有实际情况必须借出者，须办理相关手续，但要如期归还。
5 记录表单无。
会展场馆管理考试复习资料
考试复习资料第一章会展场馆基础知识第一节会展场馆的定义、属性和作用一般会展场馆是举办会议、展览会等场所的总称，是指从事会议、展览以及节事活动的主体建筑和附属建筑，以及相配套的设施设备和服务，它由硬件和软件两部分组成。
因此，会展场馆可以分成室内的会展和展览中心，以及露天的会议和展览场地。
会展场馆概念的基本内涵１．它是一个建筑物或者由多个建筑物组成的接待设施。
２．它必须能够提供会议或展览设施，也能够提供其他相关的服务设备。
３．它的服务对象范围，包括会议主办方、与会者，参展商、参观者以及其它活动的发起者与参加者等等。
４．它是商业性质的，所以使用者要支付一定的费用。
会展场馆的属性（一）会展场馆是一个经营性企业会展场馆拥有经营管理的自主权，能够对本场管各种资源，人力资源、物力资源、信息资源、资金资源等行使支配和使用权，运用先进的技术和管理手段，通过科学的决策开展经营活动，取得良好的经济效益社会效益和环境效益。
会展场馆的经济效益就是场馆以市场的观念进行会展场馆的经营和管理运作，有效控制会展场馆的运作成本，拓宽会展场馆的经营渠道，追求高的经济利益。
会展场馆的社会效益就是在获取经济利益的同时，还要体现一定的服务社会的职能。
除了为会议和展览提供场地外，还要考虑到社会对场馆的需求，对非商业的活动的支持，提高社会知名度，塑造健康的公众形象等。
会展场馆的环境效益就是在规划和发展过程中重视环境效益，能作为一种标志或象征与环境融合，对当地的环境保护作出贡献。
（二）提供综合性的服务会展场馆服务是以提供会议和展出服务的方式向观众提供交流、参观、欣赏、娱乐、购物、交易和休息等劳务服务的综合性服务。
会展场馆服务是提高会展场馆的经济效益、社会效益额环境效益的重要措施。
会展场馆的作用1能够大力推进会展产业的发展2能够积极培育城市的展览品牌3能够提高会展业的市场化程度4能够适度调控会展业的市场运作5能够大力培养会展业人才6能够强化城市的服务职能会展业的发展，能够改善城市的产业结构，提升城市的形象，是构成城市竞争力的重要组成部分。
《会展管理信息系统》课程考试大纲
附件八：广东省高等教育自学考试《会展管理信息系统》课程（课程代码：8890）考试大纲目录I ．课程性质与设置目的⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯1 II ．考试内容与考核目标⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯2第一章会展管理信息系统概述⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯2第二章会展管理信息系统的技术基础⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯2第三章展览会现场信息化管理⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯3第四章主办商管理信息系统⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯4第五章展览馆信息管理系统⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯4第六章实例分析—East fair CRM 系统⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯5第七章实例分析—East fair “主办管理系统”⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯5第八章会展管理信息系统的管理⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯6第九章电子商务在会展行业中的应用⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯6 III ．有关说明与实施要求⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯8一、制订大纲的指导思想⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯8二、关于教材与参考书⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯9三、自学方法指导⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯9四、对社会助学的要求⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯10五、关于考试命题的若干规定⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯10 IV ．附录：题型举例⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯11I ．课程性质与设置目的1. 课程性质本课程的总目标，是培养学生掌握会展信息系统建设与管理的基本方法与技术，掌握会展信息系统的应用，通过学习使学生具有分析和解决会展信息系统规划、分析、设计、实施及维护管理中的实际问题的初步能力。
会展场馆经营与管理课件
会展场馆的可持续发展战略
01
长期规划
制定长期发展计划，确保会展场馆 的可持续发展。
资源整合
优化资源配置，实现资源的高效利 用和共享。
03
02
技术创新
引入先进技术，提高会展场馆的运 营效率和管理水平。
合作共赢
加强与政府、企业和社会各界的合 作，共同推动会展业的发展。
04
THANKS
感谢观看
会展场馆的发展历程与趋势
发展历程
会展场馆的发展经历了多个阶段，从最初的集市、展览中心到现代化的会展场馆，其功 能和设施不断升级和完善。随着科技的发展和市场的变化，会展场馆也在不断创新和变
革。
发展趋势
未来，会展场馆的发展将呈现出多元化、智能化、绿色化等趋势。多元化表现在会展场 馆将提供更多元化的活动和服务，满足市场的多样化需求；智能化则体现在会展场馆将 运用先进的技术手段，提高管理效率和运营水平；绿色化强调会展场馆注重环保和可持
客户关系管理
建立客户档案，了解客户需求，提供 个性化服务，提高客户满意度和忠诚 度。
价格策略
根据市场需求和竞争状况，制定合理 的价格策略，平衡收益与市场占有率 的关系。
会展场馆的收益管理
收入来源
成本控制
会展场馆的收入主要来源于场地租赁、活 动策划、广告赞助、餐饮服务等。
通过合理规划和管理，降低场馆的运营成 本，提高盈利能力。
会展场馆的功能与特点
功能
会展场馆作为展览、会议等活动的主要载体，具有展示、交流、交易等功能。通过会展场馆，参展商和观众可以 相互交流、展示产品和技术，促进信息传播和商业合作。
特点
会展场馆具有专业性、多功能性、服务性等特点。专业性体现在会展场馆的设施和服务针对展览、会议等活动进 行设计和配置；多功能性表现为会展场馆可以适应不同类型的活动；服务性则体现在会展场馆提供全方位的服务 ，满足参展商和观众的需求。
第八章 会展场馆管理与服务 《会展概论》ppt 课件
1)会议记录服务：会议记录服务主要指应会议主办方的要求对会议的过程进行速记，或者通过 摄像和录音设备，记录会议活动过程的服务，还包括编辑通告和发布会展简报的服务。会议记 录通常分为书面记录、音频记录和视频记录等三种。 2)会议资料处理服务：会议资料处理服务是指会议活动中会议资料的复制、装订、装袋、分发 等服务，还包括会议中提案和议案的整理、分类和报送等。 3)会展的调研和统计服务：会展活动中通常需要对展会的成交额、达成意向的项目金额等数据 进行收集，以了解会展活动的成效。会展场馆还应根据需要进行客户满意度调查，以了解客户 对会展场馆的设施、布置、服务管理等各方面的满意度，以便为提高自身的管理水平提供依据。
客户满意绩效指 标
与会人数及买家兴趣度 客户满意度 客户投诉率
回头客的比率
部门的满意程度
流程绩效指标
突发事件的处理速度
会展设施的完好率 客户意见反馈的速度和客户对场馆的满意程度
项目计划的可行性
新办展会的比例
新开发的展览服务项目比例
成长绩效指标 举办全国性或国际性展会活动的比率
8.2会展场馆服务的内容
第八章 会展场馆管理与服务
8.1会展场馆的含义、历史使命和经营目标
➢会展场馆是会展业发展的基础，作为会展经济发展的载体，会展场馆被誉为会展经济发展的 火车头。近年来我国会展场馆的建设如火如荼，就会展场馆的数量而言，中国占全世界第三， 仅排在美国和英国之后。总体上看，华东地区由于地域优势，会展场馆分布数量较多，西北部 地区的会展场馆数量较少。 ➢作为会展行业发展的硬件设施，会展场馆的地域集中程度是会展业发展的航标，会展场馆集 中的地区往往也是会展业发展的中心。会展场馆的区位布局对办展效率、办展效果、展会后会 展场馆经济效益的发挥和会展经济的协调发展，有着十分重要的意义。
展会信息收集管理制度
第一章总则第一条为规范展会信息收集工作，确保信息收集的准确性、完整性和时效性，提高展会组织效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司举办的各类展会信息收集活动。
第三条展会信息收集应遵循合法、合规、高效、保密的原则。
第二章展会信息收集内容第四条展会基本信息：1. 展会名称、时间、地点；2. 展会规模、参展商数量、观众数量；3. 展会主题、行业类别；4. 展会宣传资料、广告投放情况。
第五条参展商信息：1. 参展商名称、联系方式、展位号；2. 参展产品或服务信息；3. 参展商满意度调查结果；4. 参展商后续合作意向。
第六条观众信息：1. 观众姓名、联系方式、所在企业；2. 观众参观目的、兴趣点；3. 观众满意度调查结果；4. 观众对展会的建议和意见。
第七条行业及市场信息：1. 行业发展趋势、市场需求；2. 竞争对手动态；3. 行业政策法规。
第八条媒体信息：1. 媒体名称、联系方式；2. 媒体报道内容、影响力；3. 媒体合作意向。
第三章展会信息收集方法第九条信息收集途径：1. 通过展会官方网站、社交媒体等渠道收集；2. 与参展商、观众、合作伙伴进行面对面交流；3. 参考行业协会、市场调研机构发布的报告；4. 利用展会现场设施，如签到系统、问卷调查等。
第十条信息收集要求：1. 信息收集过程中，应尊重个人隐私，确保信息安全；2. 信息收集应全面、客观、真实；3. 信息收集应及时更新，确保信息的时效性。
第四章展会信息处理与利用第十一条展会信息处理：1. 对收集到的信息进行分类、整理、分析；2. 对信息进行核实，确保信息的准确性；3. 对信息进行保密处理，防止信息泄露。
第十二条展会信息利用：1. 为展会策划、组织、实施提供决策依据；2. 为参展商、观众提供个性化服务；3. 为后续展会改进提供参考；4. 为公司市场战略调整提供支持。
第五章信息安全与保密第十三条信息安全：1. 建立信息管理系统，确保信息存储、传输、处理的安全性；2. 对信息进行加密处理，防止信息被非法获取；3. 定期对信息管理系统进行安全检查，及时发现并处理安全隐患。
会展信息管理与信息技术
会展信息管理与信息技术概述会展信息管理是指利用信息技术对会展活动中的信息进行收集、整理、处理和利用的过程。
随着信息技术的快速发展和广泛应用，会展信息管理在会展行业中发挥着重要的作用。
本文将介绍会展信息管理的定义、重要性以及常用的信息技术在会展信息管理中的应用。
定义会展信息管理是指对会展活动中涉及的各种信息进行有效和高效的收集、整理、处理和利用的管理工作。
这些信息包括参展商信息、展品信息、展览信息、参观者信息等。
通过合理的信息管理，可以提高会展活动的组织效率和运营效果。
重要性会展信息管理在会展行业中具有重要的意义和作用。
首先，会展信息管理可以提高会展活动的组织和管理水平。
通过对各种信息的收集和整理，可以对会展活动进行全面的分析和评估，为会展活动的策划和实施提供有力的支持。
其次，会展信息管理可以提供精准的参展商和参观者推荐。
通过对参展商和参观者的信息进行综合分析，可以为参展商提供精确的目标客户推荐，同时也能为参观者提供个性化的参观推荐，提高参展商和参观者的满意度。
此外，会展信息管理还可以促进会展行业的创新和发展。
通过对行业内信息的统计和分析，可以发现行业的发展趋势和热点，为企业的创新和发展提供有力的参考。
信息技术在会展信息管理中的应用信息技术在会展信息管理中发挥着重要的作用，以下介绍几种常用的信息技术在会展信息管理中的应用：数据采集与分析数据采集是会展信息管理的基础工作之一。
通过使用条码扫描、RFID、感应器等技术手段，可以自动采集参展商、展品、参观者等信息，并将这些信息进行整理和分析。
信息系统与数据库管理搭建专门的信息系统和数据库管理平台是会展信息管理的关键环节。
通过使用数据库技术，可以对各类信息进行高效和安全的存储和管理。
同时，信息系统的建设和维护也能提高会展信息管理的效率和准确性。
移动应用与互联网技术移动应用和互联网技术为会展信息管理带来了全新的可能性。
通过开发移动应用，可以实现参展商和参观者的在线注册、预约、查询等功能，提高沟通和交流效率。
会展场馆经营以及管理学习
会展场馆经营与管理复习纲领（1—10章）第一章会展场馆建设期的管理一、查核要求（一）会展场馆概括1、识记：（1）中国会展建设概略。
2、领悟：（1）中国会展场馆布局存在的问题及发展趋向；（2）会展场馆对城市会展业发展的作用；（3）功能定位于平面布局；（4）会展场馆的建筑构成。
3、简单应用：（1）规划与选址；（2）会展场馆的环境设计及环境设备（设计与竞标）。
（二）会展场馆建设与经营过渡期的管理1、领悟：（1）筹建管理公司。
2、简单应用：（1）确立经营模式及其有关内容。
二、考点概括（一）我国会展场馆建设概略会展场馆是指会讲和展览功能兼顾的会展中心的统称。
独自具备会议或展览功能，以及其余功能为主（如体育场、科技馆、博物馆、纪念馆、文化宫、美术馆、音乐厅）同时兼顾会议、展览功能的场馆都能够参照。
在我国“十二五”时期，城市发展战略定位在“会展中心城市”“会展名称”以及“会展之都”的有近40个城市。
不只北上广等中心展览城市的大型场馆正在加快建设步伐，一些二、三线城市更是纷繁将建设场馆作为推动城市经济发展的重要门路。
（二）我国会展场馆布局存在的问题1、大型会展场馆偏少（超10万平方米不多）2、配套设备不足3、智能化水平低（热中于外观投入）4、出现总量剩余、构造失衡的现象。
（20%，正常40%以上）（三）我国会展场馆发展趋向1、会展场馆建筑规模大型化2、会展场馆功能综合化3、侧重会展场馆的智能化4、规划与设计更为人性化（“以人为本”）5、场馆更为侧再生态文明6、政府仍将加大对会展场馆建设的投入（四）会展场馆对城市会展业发展的作用1、能够鼎力推动会展家产的发展2、能够踊跃培养城市的会展品牌3、能够提高会展业的市场化程度4、能够适量调控会展业的市场运作5、能够鼎力培养会展业人材6、能够增强城市的服务职能（五）会展场馆的规划1、场所选择规划：外国很多现代化会展中心的场址一般都选在城郊联合部，并将交通条件、环境条件和地形条件作为选址的三大体素进行论证。
展览信息发布管理制度
展览信息发布管理制度第一章总则第一条为规范展览信息发布活动，提高展览信息发布效率，促进展览事业的健康发展，根据国家相关法律法规和有关制度规定，制定本制度。
第二条本制度适用于负责组织展览信息发布的单位及工作人员。
第三条展览信息发布管理制度应遵循公开、公平、公正、文明的原则，保障信息发布的真实性、及时性和有效性。
第四条展览信息发布管理工作由单位领导负责，相关部门配合，各级工作人员共同参与。
第五条展览信息发布管理工作不得违法、违规、泄露机密、违背职业道德。
第六条展览信息发布管理工作要与其他相关管理制度相衔接，形成有机整体，确保工作的协调运行。
第七条展览信息发布管理工作的效果应当进行定期评估，及时调整和完善管理制度。
第二章展览信息发布工作流程第八条展览信息发布工作主要包括信息征集、审核、发布和宣传等环节。
第九条展览信息发布工作的组织单位应当确定信息发布工作的负责人，并明确分工，确保信息发布工作的顺利进行。
第十条展览信息发布工作应当制定详细的工作计划，按照计划逐步进行，并定期评估、总结和调整。
第十一条展览信息发布工作应当突出信息的真实性和权威性，确保信息的准确传达。
第十二条展览信息发布工作应当根据展览的特点和目的，确定信息发布的主要内容和形式。
第十三条展览信息发布工作应当与展览策划和执行等工作相结合，形成有机整体，实现信息的互补和统一。
第十四条展览信息发布工作应当充分利用各种信息发布渠道，包括传统媒体、新媒体、网络等，实现信息的全面传播和覆盖。
第三章展览信息发布审核审批制度第十五条展览信息发布工作应当设立信息发布审核审批制度，明确信息发布的权限和程序。
第十六条信息发布的权限应当根据发布内容的性质和重要性确定，高级领导应当对重要信息进行最终审核。
第十七条信息发布的程序应当依次为信息申报、初审、二审、最终审批等，确保信息的正确性和完整性。
第十八条信息发布审核应当严格按照规定流程进行，不得违规私自发布信息。
第十九条信息发布审核应当建立审核记录和审核意见，形成完整的审批文件，作为信息发布的依据。
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信息奠基人香农认为“信息是用来消除不确定性的 东西”。（经典性定义） 控制论创始人维纳（Norbert Wiener）认为“信息 是人们在适应外部世界，并使这种适应反作用于外部世 界的过程中，同外部世界进行互相交换的内容和名称” （经典性定义） 经济管理学家认为“信息是提供决策的有效数据” 物理学家提出“信息熵”，用信息熵描述系统与环 境交流信息的程度。 电子学家、计算机科学家认为“信息是电子线路中 传输的信号”。 我国著名的信息学专家钟义信教授认为“信息是事 物存在方式或运动状态，以这种方式或状态直接或间接 的表述”。
（三）展会资料搜集
将分散的无系统的各类资料加以搜集整理。 资料管理的基础，专业性、针对性强。 方法：征集、收购、接受捐赠、预订、交换、 复制、购买等。 渠道：1.个别搜集； 2.社会搜集； 3.相关部门、单位提供全套资料。
（四）展会资料管理
任务：完整地、系统地搜集和存储文献 资料，提供依据和参考，开发资 源，传播知识。 程序：搜集、鉴选、查重、盖馆藏章、 登记、分类、著录编目、入库上 架、宣传报道和提供利用。
美国信息管理专家霍顿（F.W.Horton）指出： “信息是为了满足用户决策的需要而经过加工处理的 数据。”简单地说，信息是经过加工的数据，或者说 信息是数据处理的结果。 根据近年来人们对信息的研究成果，科学的信息 概念可以概括如下： 信息是对客观世界中各种事物的运动状态和变化 的反映，是客观事物之间相互联系和相互作用的表征， 表现的是客观事物运动状态和变化的实质内容。
（三）信息的收集方法 1.观察法：信息收集员亲自到经济活动现场或 借助一定的仪器对信息收集对象的言行进行观察 和如实记录的收集方法。 1）观察法的应用。 A. 了解管理中存在的问题和作为惩罚奖励员工 的依据。 B. 了解消费者需求和购买习惯。 C. 商品的使用情况。 D. 观察消费环境。
2）观察法的优点： A.客观性。 B.直观性。 C.广泛性。 3）观察法的缺点： A.难以揭示深层次的原因。 C.难以量化。
2.管理程序
(1)分类 (2)归档 财务档案由财务部负责按归档要求整理、立卷 并装订成册。财务部保管期满后，编制清册连同档 案一并移交场馆档案室保管。 档案室接受、保存的财务档案，原则上应保持 原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，要会同 财务部和经办人共同拆封整理，以分清责任。 (3)查阅 (4)保管和保密 保管期限分为永久和定期，原则上按《企业会 计档案保管期限表》执行； 严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严 防毁损、散失和泄密。
3.管理程序
（1）整理 （2）分类 （3）归档 工程部门验收资料后编制目录表，移交资料时 派人协助。工程档案原则上以原封装保存，出现问 题档案员协同工程部人员共同解决。 （4）查阅 （5）保管 永久性保管资料；分类谨慎保管，严禁毁损和丢失
（六）人事档案的管理
1.管理范围
场馆员工人事档案、员工花名册、 员工履历表、员工进出手续、劳动保险 档案、干部任免文件等。
（二）会展资料范围：
1.筹备会议、展览所搜集的原始资料。
2.办会展中行程的筹备计划、实施方案、经费预算、 陈列大纲、平面图、效果图； 有关照片、前沿、简介、解说词、版面词、重要展 品及其说明书；上级领导对展览的指示与题字； 开幕剪彩录像、录音以及展览有关的印刷物、出版 物； 报刊所刊登的展览广告、消息报道、对展览的评价、 观众反映、邀请函、请柬、参观券、会刊、学术报 告等。 3.展会闭幕后的总结、统计材料等。
第三节 会展信息的搜集 与场馆信息发布的管理
一、信息 （一）信息的含义
“信息”在英文、法文、德文、西班牙文中均是 “information”,日文中为“情报”，我国台湾称之为 “资讯”，我国古代用的是“消息”。
作为科学术语最早出现在哈特莱（R.V.Hartley）于 1928年撰写的《信息传输》一文中。20世纪40年代，信 息的奠基人香农（C.E.Shannon）给出了信息的明确定义。 此后许多研究者从各自的研究领域出发，给出了不同的 定义。具有代表意义的表述如下：
二、信息的收集 （一）公开信息的收集
1.政府公开的信息。 2.媒体信息。 3.科研机构的信息。 4.图书馆信息。 5.行业协会信息。 6.证券交易所资料。 7.利用剪报服务。 8.商品展销会信息。
（二）人际关系信息收集： 1.询问关键客户。 2.让客户替你询问。 3.询问供应商。 4.询问调查对象。 5.利用招聘会询问调查对象的前雇员。 6.询问设计顾问。 7.参加学术交流会。 8.朋友之间交流。 9.通过招聘调查对象的骨干获取信息。
企业会计档案保管期限表
序号
档案名称
保管期限
备注
一、会计凭证类 原始凭证 记帐凭证 1 汇总凭证 其中： 涉外会计凭证 2 银行存款余额调节表
15年 永久 3年
序 号
档案名称
保管 期限
15年
备注
二、会计帐簿类 日记账 1 2 3 4 5 6
其中：现金和银行存 25年 款日记账 明细账 15年 总账 15年
表3
文书档案保管期限表
永久保存 中心章程；组织及规章制度；重大决定、 决议；批文、重要会议纪要；政府机关核 准文件；上级文件等 5年保存 期满或解除之合约、场馆一般性文件（文 字、函字）等
1年保存 结束后无长期保存必要文件、中心各部门 文件等
（四）财务档案的管理
1.管理范围
会计凭证、财务账簿、财务报表、 会计资料档案、工资表、其他有归档要 求的等。
中小型场馆中：
保存会议展览资料和业务档案；
建筑和设备较简单，一般有直接对外的入口。
大中型场馆中：
除保管借阅外，还有资料的修复、复制、编辑、发行等； 应与展厅、会议厅有一定的距离。
档案库房温、湿度的控制
档案库房应注意：密闭；通风
档案库房库房的“八防”:
●防火 ●防虫
●防水 ●防光
●防潮 ●防尘
●防霉 ●防盗
二、档案管理
（一）档案管理流程：
1.搜集 2.整理
分类——立卷——案卷排列——编制目录——编制档号
3.鉴定
重要文件或一般性文件
4.保存 5.检索利用
6.剔除和销毁
具体流程图
（二）档案查阅纪律
1.总经理、副总经理、办公室主任查阅档案无范围限制； 2.各部门只限查阅本部门送交或与本部门有关文件，查阅 其他文件要由部门经理签字同意或办公室核准； 3.各部经理可查阅档案室一般文件，涉密及机要、重要文 件的查阅要事先征得办公室主任同意； 4.查阅文件必须登记，副总经理以上领导可由秘书代表查 阅并签字； 5.文件查阅原则上在档案室进行，必要时可复制；确需解 除的要登记，涉密及机要、重要文件解除须经办公室主 任以上领导签字批准； 6.原则上不允许将文件带出场馆，确须带出的，需填写事 由单，提交办公室主任签字批准； 7.不准携带私人物品进入档案室 8.借阅文件要注意保护，不得损坏。
2．开放式横向档案
整齐划一 便于取阅
易于查找
保密性一般
3．穿孔式活页夹
容易保存 有顺序性
容易损毁 保密性差
4．档案盒
标准统一
便于存取 长期保存
保护性好
5．金属文件夹
灵活取用
存量较小
容易脱落
6．透明资料袋
隔水防污
拿取方便
保密性低 暂时保存
7．多层资料盒
拿取方便
临时存取
保密性差
一般与场馆办公部分结合一起，也可独立建筑。
第八章 会展场馆档案资料 与信息的管理
1.会展场馆档案和技术资料管理 2.会展资料与合同的管理 3.会展信息的搜集与场馆信息发布的管理 4.会展场馆网站的管理 5.会展场馆相关活动的管理
第一节 会展场馆档案 和技术资料管理
一、会展场馆档案资料室的建筑和设备
档案
放哪儿
1．抽屉式直立档案
容易分类 易于保密 保护性好 检索简便
问卷调查的缺点： 1）回答的真实性相对较差。 2）拒答率较高。 访谈调查和问卷调查的缺点： 1）难以确定事物的真正因果关系。 2）难以复查和检验。
（一）会展策划部经理
展会项目文件夹、客户档案夹、 项目计划夹、合同夹
（二）项目经理
展会项目文件夹、参展商回执函夹、 贸易商登录类、传真文件夹、工作手册文件夹
（三）信息员
展会信息资料夹、市场信息资料夹、 收传真夹、发传真夹、商务接待夹、重要文件夹
三、合同的管理
合同档案包括合同正本、往来函电（信函、电话记 录、传真、电传电报、电子邮件等）、批文、授权 书、图纸、技术资料、合同对方营业执照复印件等 有关资料。 法律室负责公司合同的分类、编号、登记工作。 档案室负责保管合同档案。 合同是场馆的机密文件，属于永久保存资料。 坚持保密原则。
2.调查法：通过与信息收集对象进行直接 交流来获得信息的方法。 A. 访谈调查 B. 问卷调查 访谈调查的优点： 1）可以确定被调查者的身份。 2）有利于得到更多信息。 3）所得信息便于处理。 4）被拒绝的可能性小。 5）反馈及时。
访谈调查的缺点： 1）调查费用高，范围窄。 2）调查敏感问题比较困难。 3）调查人员的主观因素影响大。 问卷调查的优点： 1）成本低。 2）调查范围广。 3）可以方便处理。
（五）展会资料登记
1.总括登记：以一批或一套资料为登记对象按 入馆先后进行登记。 2.按类登记：以一种资料为登记对象，将同类 资料登记在一起。
（六）展会资料分类
原则：归类正确，反映充分， 前后一致，便于检索。
（七）著录编目
书本式目录或卡片式目录
二、策划部门文件存放管理规定
每份文件夹存放同一类文件，扉页要注明 目录和标号以便于查阅，同一项目的文件 须存放在一档内，以利综合使用。