办公室实务问答(一)公文处理

公文处理1．党政机关公文的种类主要有哪些？答：公文种类主要有以下15种：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。

2．党政机关公文格式是否相同？答：是，2012年4月16日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发《党政机关公文处理工作条例》，统一规范了党的机关和行政机关的公文处理工作和公文格式，明确要求公文的格式按照《党政机关公文格式》国家标准执行，适用范围为中国共产党机关和国家行政机关。

3．党政机关公文用纸是否相同？答：是，党政机关公文用纸统一采用国际标准A4型用纸。

4．可不可以越级上行文？答：下级机关越过直接的上级机关向更高的上级机关行文属越级上行文。

党政机关一般不得越级行文，特殊情况下可以，如发生重大突发性事件，按照逐级行文方式不利于重大突发性事件处理的；直接的上级机关不作为、乱作为，或者违纪违法的，可越级行文反映举报。

在特殊情况下越级行文，除反映上级机关问题的以外，应当同时抄送被越过的上级机关。

5．议事协调机构、联席会议是否可以向上下级党委、政府行文？答：不可以。

议事协调机构是为了完成某项任务而设立的跨部门的协调机构（如计生领导小组）。

议事协调机构可以向其组成单位和下级机关相应的议事协调机构行文，也可以向批准它成立的党委、政府和上级机关相应的议事协调机构行文，但不能向上下级党委、政府行文，也不得与党委、政府的部门联合行文。

联席会议，是为了协调办理涉及多个部门职责的事项而建立的一种工作机制，联席会议对外不行文。

如确需行文，可以牵头单位名义、使用牵头部门印章行文，或与有关成员单位联合行文。

6．群众团体机关可以向党委、政府行文吗？答：根据隶属关系和职权范围，群众团体机关可以向其有领导关系的党委、政府行文。

一般性的社会团体不能直接向党委、政府行文，因工作需要，应向其归口管理的业务主管部门、登记注册机构行文。

党政机关根据隶属关系和职权范围可以向群众团体机关行文。

党委、政府的部门根据工作需要，可与同级群众团体机关联合行文。

7．没有对口下级机构的部门单位怎么行文？答：没有对口下级机构的部门单位，在职权范围内的具体事项，需要下一层级协办，可用“函”向下级党委、政府及其办公室行文，但不得发布指令性公文；超越其职权范围，需要向下级党委、政府行文的，应当报请同级党委、政府行文或者经党委、政府同意并授权办公室行文8．乡镇党委、政府怎么对村党支部、村委会行文？答：乡镇党委对村党支部是领导与被领导的关系，可以直接行文，乡镇人民政府对村委会是指导与被指导的关系，可以直接行文，但不能交叉行文，如乡镇党委对村委会、乡镇政府对村党支部行文。

如果以乡镇党委、人民政府名义，可以对村党支部、村委会联合行文。

街道党（工）委、街道办事处参照以上做法行文。

9．要以文件印发“方案、规定、办法、细则”等怎么办？答：方案、规定、办法、细则等不能做文种使用发文。

如需印发文件，可与“通知”这一文种结合，采用“印发XXX 方案（办法、规定、细则等）的通知”的形式发文。

10．怎样区别请示和报告？答：请示是下级机关向上级机关请求；报告是向上级机关汇报，请示是上级机关一定要答复，报告并不一定要答复，视报告的内容情况，可以答复也可以不答复；另外，请示是请求批准某种事项。

报告是汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问。

总体讲，两者都是上行文。

请示事项应按归口管理关系报送，如经费问题请示应向政府报送，而不是向党委报送。

11．“印发”公文、“批转”公文和“转发”公文有何区别？答：“印发”是机关单位对本单位文书的办理形式（公文的原文制作和来文渠道是本机关），上级机关转发下级机关的公文叫“批转”（就公文内容，下级机关无直接行文权力，必须经上级机关批准后转发有关单位执行落实），机关或机关领导授权办公室（厅）转发上级机关、同级机关、下级机关的公文叫“转发”（就公文内容，下级机关有直接行文权，但为了引起有关部门高度重视，由上级机关转发提高行文规格）。

12．发文字号由哪些要素组成，如何编排？答：发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成,用3号仿宋体。

发文机关代字不得与上级机关、同级机关代字雷同；年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注，年份全称标注在中文六角括号“〔〕”内，如〔2017〕；发文顺序号不编虚位，不加“第”字（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。

13．联合行文时，如何确定发文字号？答：联合行文时，一般标注主办机关的发文字号。

14．平下行文与上行文的发文字号的编排有什么区别？答：平行文、下行文的发文字号，编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布；上行文的发文字号居左空一字编排，此时右侧对称位置标注签发人，发文字号与最后一个签发人姓名同处一行。

15．什么是发文机关标志？答：发文机关标志即人们通常所说的“红头”，由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以只使用发文机关全称或规范化简称。

16．平下行文、上行文的发文机关标志位置是否相同？答：2012版国家标准规定，平下行文、上行文的发文机关标志的位置已经完全统一，居中排布，上边缘至版心上边缘都是35mm。

原来的上部空80mm版面的上行文文头纸不再使用。

17．发文机关标志使用哪种字体？答：2012版国家标准推荐发文机关标志使用小标宋体字，颜色为红色。

发文机关标志的字号不得大于上级机关发文机关标志的字号。

18．联合行文时，如何确定发文机关标志？答：联合行文时，发文机关标志可以同时标注联署发文机关名称，也可单独用主办机关名称。

如果需要同时标注联署发文机关时，应分行连续标注所有联署发文机关名称，一般主办机关在前，并将“文件”二字置于联署发文机关名称右侧，上下居中排布，但单位再多，也要确保公文首页显示正文。

19．上行文是否应标注签发人姓名？答：上行文应当标注签发人姓名，也只有上行文才会出现“签发人”，如请示、报告、意见等；上行文必须由机关单位主要负责人签发，标注的也只能是机关的主要负责人；联合上行文应当标注所有联署机关签发人姓名。

20．签发人由哪些部分组成，如何编排？答：签发人由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。

“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。

如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

21．如何标注主送机关？答：主送机关，即公文主要受理机关，应当使用全称或规范化简称或同类型机关统称。

通知、报告、请示、批复、议案、函标注主送机关；决议、决定、命令（令）、意见、公报、公告、通告不标注主送机关；通报可标注可不标注主送机关，即一般情况下不标注主送机关，但表彰先进、批评错误、通报人大和政协选举结果等，可标注主送机关。

22．公文一般用什么字体？答：公文标题用二号小标宋体字，正文用三号仿宋字，正文一级标题用三号黑体字，二级标题用三号楷体字，三级以下标题用三号仿宋体字，主送机关、附件说明、发文机关署名与印章、成文日期、附注用三号仿宋体字，“附件”2字用三号黑体字。

23．公文文中结构层次如何标注？答：公文文中结构层次一般不超过四层，其层次序数依次可用“一、”“（一）”“1．”“（1）”标注；第一层一般用黑体字、第二层一般用楷体字、第三层和第四层一般用仿宋体字标注。

如果公文结构层次只有两层，第一层用“一、”，第二层既可用“（一）”，也可用“1．”。

24．公文的首面是否必须显示正文？答：是，2012版国家标准规定公文首面必须显示正文。

25．公文的标题由哪些要素组成？答：公文的标题，一般由发文机关名称（全称或规范化简称）、事由（主题）和文种组成。

26．附件说明如何编排？答：附件说明用3号仿宋体字在正文下空一行之后，左空二字开始标注“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。

如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1．×××××”）；附件名称后不标注标点符号。

附件名称较长需回行时，应与上行附件名称的首字对齐。

27．公文是否要标注主题词？答：根据《党政机关公文格式》（2012版国家标准），党政机关公文不再标注主题词。

28．请示是否应标注附注？答：是，请示应当在附注处标注联系人和联系电话，便于上级机关办文部门及时衔接协调问题、反馈办理情况。

请示性公文在附注处注明联系人和联系电话。

2001年1月1日起实施的《国家行政机关公文处理办法》第十条第五款规定，“‘请示’应当在附注处注明联系人的姓名和电话”。

2012年4月16日中央办公厅、国务院办公厅发布的《党政机关公文处理工作条例》对此没有重申，有人就误以为“请示”不用再加附注。

实际上，“请示”在附注处注明联系人的姓名和电话，主要是方便上级机关在审批请示事项时向请示单位了解详细情况，如果需要补充相关材料，能够第一时间找到请示单位的联系人，确保公文运转的时效性，提高公文的处理效率。

因此，“请示”加附注用以注明联系人和电话是十分必要的。

29．还有哪些文种需要标注附注？答：《党政机关公文处理工作条例》规定“公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成”。

“附注”是指“公文印发传达范围等需要说明的事项”，是公文主体部分的一个格式要素。

由于“附注”是公文中一个非常微小的成分，许多文秘人员忽略了它的存在和作用。

并不是所有的公文都有“附注”。

“附注”主要用来注明以下几种需要说明的事项。

（1）党的机关在附注处注明公文的传达范围。

过去曾一度叫“印发传达范围”，一般是对公文的发放范围、执行时需注意的事项加以说明，比如“此件发至县团级”“此件发至乡镇级”“此件不得翻印”“此件可见报”等。

必须注意的是，公文尤其涉密公文，确定印发传达范围有两个基本原则。

一是工作需要原则。

应当根据工作需要确定印发传达范围，不应把知悉公文内容视为一种政治待遇，或者把行政级别作为确定公文知悉范围的依据。

二是涉密范围最小化原则。

应当尽量把国家秘密的知悉范围限定到最小，能够限定到具体人员的限定到具体人员，不能限定到具体人员的限定到机关、单位，由机关、单位限定到具体人员。

当然，传达范围的限定只适用于上级对下级行文，下级对上级行文不宜规定传达范围。

（2）政府信息公开的公文在附注处注明公文的公开属性。

根据《中华人民共和国政府信息公开条例》和相关规定，行政机关在起草公文的同时应当审查并明确该公文的公开属性（主动公开、依申请公开或者不予公开），并在公文的附注处注明其公开属性，如“此件主动公开”“此件公开发布”“此件依申请公开”等，未注明的即为不予公开。