政府采购档案管理办法
浅析政府采购档案的管理
浅析政府采购档案的管理【摘要】政府采购档案管理在政府采购活动中起着至关重要的作用。
本文从法律依据、基本原则、流程制度、实施难点、监督与责任等方面对政府采购档案管理进行了浅析。
政府采购档案管理的法律依据是政府采购法等相关法律法规，其基本原则包括合法、公正、诚信、效率等。
政府采购档案管理的流程和制度需要建立健全的档案管理体系，确保档案的完整性和真实性。
在实施过程中，可能会面临着诸多难点，如信息化水平不足、数据保护等问题。
政府采购档案管理的监督与责任也是至关重要的，需要建立有效的监督机制和责任体系。
对于政府采购档案管理的改进建议包括加强信息化建设、加大监督力度、强化责任追究等方面，以进一步提升政府采购档案管理水平。
【关键词】政府采购档案管理、法律依据、基本原则、流程、制度、实施难点、监督、责任、改进建议。
1. 引言1.1 政府采购档案管理的重要性政府采购档案管理的重要性体现在多个方面。
政府采购档案是政府采购活动的重要记录和证据，是政府决策的依据和保障。
良好的档案管理可以确保政府采购活动的合法、合规性，防止腐败和滥用职权的发生。
政府采购档案的管理有助于提高政府采购的效率和质量。
通过合理、规范的档案管理制度，可以推动政府采购工作的规范化、标准化，提高资源利用效率，降低行政成本。
政府采购档案的管理还有利于保护公共利益和维护社会稳定。
政府采购档案记录了政府采购活动的全过程和结果，可以为调查处理违法违规行为提供有力依据，有助于加强对政府行为的监督和约束，维护社会公平正义。
加强政府采购档案管理，提高档案管理水平和效率，对于促进政府采购工作的规范发展和维护社会公共利益具有重要意义。
2. 正文2.1 政府采购档案管理的法律依据政府采购档案管理的法律依据主要包括《中华人民共和国政府采购法》和《中华人民共和国档案法》。
《政府采购法》规定了政府采购的基本原则和程序，明确了政府采购的范围和对象，对政府采购档案的管理提出了具体要求。
政府采购档案管理规定
政府采购档案管理规定 Document serial number【LGGKGB-LGG98YT-LGGT8CB-LGUT-政府采购档案管理制度一、目的为规范政府采购代理资料的分类组卷及归档内容，严格政府采购代理资料的管理，制定本规定。
二、适用范围本规定适用于公司所有政府采购代理资料的归档管理。
三、组卷及归档要求1、以项目工程组卷归档2、卷内文件按相应的时间或序号依次归档3、文件纸张大小为A4。
字迹使用不易褪色的笔书写。
4、首卷应列入总目录、各分卷分册的目录，各分卷分册另加本卷、册的目录。
5、封面、封底纸张由办公室统一提供。
6、按国家档案管理规定要求分册装册。
四、政府采购档案具体包括：（一）政府采购预算执行文件1．政府采购预算表；2．政府采购计划申报表和审核表；3．有关政府采购预算和计划的其他资料。
（二）政府采购前期准备文件1．委托代理采购协议书；2．核准采购进口产品的相关审批资料；3．自行组织采购的申请及批复资料；4．采购方式变更申请及批复；5．采购文件及采购人确认记录，包括评标办法、评标细则、评标纪律等有关文件、资料；6．采购公告、资格预审公告及其变更事项；7．获取采购文件或资格预审文件的供应商名单登记表；8．专家咨询论证会记录；9．已发出采购文件或资格预审文件的澄清、修改说明和答疑记录；10．供应商资格审查情况报告；11．评审专家名单及抽取记录；12．库外专家使用备案审核表。
（三）政府采购开标（含谈判、询价）文件1．采购响应文件及有关资料等；2．在递交采购响应文件截止时间前供应商对递交的采购响应文件进行补充、修改或撤回的记录；3．采购项目样品送达记录；4．接受供应商投标或谈判的记录；5．开标一览表；6．开标（谈判、询价）过程有关记录；7．开标（谈判、询价）过程中其他需要记载的事项。
（四）政府采购评审文件1．评审专家签到表及现场监督人员签到表；2．评审专家评审工作底稿等评审过程记录；3．供应商的书面澄清记录；4．评标或谈判报告，包括无效供应商名单及说明、中标（成交）候选供应商名单等; 5．经监督人员签字的现场监督审查记录；6．评审过程中其他需要记载的事项。
采购档案的管理制度
采购档案的管理制度一、总则为规范和加强采购档案的管理，确保采购活动的合规性、规范性和有效性，特制定本管理制度。
二、适用范围本管理制度适用于公司内所有涉及采购活动的人员和部门。
三、档案种类1. 采购计划档案：包括相关文件、资料、备忘录等。
2. 采购标准文件档案：包括产品标准、供应商资质等。
3. 采购合同档案：包括合同文件、协议、变更通知等。
4. 采购凭证档案：包括采购订单、发票、付款凭证等。
5. 采购验收档案：包括验收记录、质量检测报告等。
四、档案管理流程1. 采购部门提出采购需求，填写相应的采购计划档案，并报经部门负责人审批。
2. 采购部门编制采购标准文件档案，确定供应商及合作条件，报经领导审批。
3. 采购部门与供应商或服务商签订采购合同，确保合同的合法性和有效性，并建立相应的档案。
4. 采购部门制作采购凭证档案，记录采购过程和相关信息，确保采购流程的透明性和规范性。
5. 采购部门对采购的货物或服务进行验收，记录验收结果和质量检测报告，建立相应的验收档案。
五、档案管理要求1. 档案应按照采购活动的时间顺序进行分类和归档，确保档案的完整性和真实性。
2. 档案应采用防伪技术，防止篡改和损坏，并在一定时间内保留备份。
3. 档案应定期进行清理和整理，及时处理过期和无效的档案，避免档案堆积和混乱。
4. 档案管理人员应经过专业培训，熟悉档案管理相关规定和要求，提高档案管理的效率和质量。
5. 档案管理人员应定期进行档案检查和审计，确保档案的完整性和准确性，并及时发现和纠正问题。
六、档案管理责任1. 采购部门负责人应对采购档案的管理负责，确保档案的完整性和安全性。
2. 档案管理人员应认真履行档案管理职责，严格按照规定操作和管理档案。
3. 所有涉及采购活动的员工应以诚信和责任心管理和使用档案，严禁私自篡改和销毁档案。
七、违规处理对违反采购档案管理制度的行为，公司将依据公司相关规定进行处理，包括但不限于警告、记过、记大过、辞退等处罚。
采购档案管理制度
采购档案管理制度第一章总则第一条为规范采购档案管理，保障采购活动的合法性、合规性和有效性，根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有采购项目的档案管理，包括采购计划、采购申请、采购审批、采购实施、验收结算、采购评价等环节。
第三条采购档案管理遵循真实性、完整性、保密性和规范性的原则。
第四条公司设立专门的采购档案管理部门，负责采购档案的收集、整理、保管、查询和销毁等工作。
第五条公司各部门应积极配合采购档案管理部门，确保采购档案的完整性和准确性。
第二章采购档案的收集与整理第六条采购档案应包括以下内容：（一）采购计划档案：采购计划、采购预算、采购需求分析等；（二）采购申请档案：采购申请单、采购审批表、采购合同草案等；（三）采购实施档案：采购合同、供应商资质文件、采购订单、交货凭证、验收报告等；（四）验收结算档案：验收报告、结算单、付款凭证等；（五）采购评价档案：采购评价报告、采购效果分析、采购改进措施等。
第七条采购档案管理部门应根据采购项目的特点和需求，制定详细的档案收集清单，明确各环节档案的收集、整理和归档要求。
第八条采购档案管理部门应定期对采购档案进行整理，确保档案的有序性和可查询性。
第三章采购档案的保管与查询第九条采购档案管理部门应设立专门的档案保管场所，确保档案的安全性和保密性。
第十条采购档案管理部门应建立档案保管制度，对档案的入库、出库、查询、归还等环节进行严格管理。
第十一条采购档案管理部门应定期对档案保管场所进行检查，确保档案的安全性和完整性。
第十二条采购档案的查询应按照档案管理部门的规定进行，未经授权，任何单位和个人不得擅自查询、复制或泄露采购档案。
第四章采购档案的利用与销毁第十三条采购档案管理部门应建立档案利用制度，明确档案的查询、复制、借阅等利用方式。
第十四条采购档案的利用应遵循保密性和合规性的原则，不得用于非法目的。
江苏省政府采购档案管理暂行办法
附件：江苏省政府采购档案管理暂行办法第一章总则第一条为加强政府采购档案管理工作，有效保护和利用档案资源，根据《中华人民共和国政府采购法》、《江苏省档案管理条例》等有关规定，结合我省实际，制定本办法。
第二条本办法所称政府采购档案是指在政府采购活动中形成的具有查考、利用和保存价值的文字、图表、声像等不同形式（载体）的历史记录。
第三条本办法适用于江苏省内各级政府采购监管部门、采购人和采购代理机构对政府采购档案的收集、归档、保管、使用和销毁等活动。
第四条政府采购档案工作实行统一领导、分级管理的原则。
各级政府采购监管部门负责本级政府采购档案工作的管理和监督，并接受同级档案行政管理部门的指导、监督和检查。
第五条各级政府采购监管部门、采购人和采购代理机构以及政府采购相关人员都有保护政府采购档案的义务。
第六条政府采购档案归档实行“谁组织。
谁负责”。
采购代理机构组织采购的档案由采购代理机构负责归档，其中采购文件、评审报告及供应商的采购响应文件等相关资料应同时报送采购人存档备查；采购人自行组织采购的档案，由采购人负责归档。
第七条各级政府采购监管部门、采购人和采购代理机构应加强政府采购档案管理，维护档案的完整、准确与安全，便于社会各方面利用。
第二章政府采购档案的内容和范围第八条政府采购档案具体包括：（一）政府采购预算执行文件1．政府采购预算表；2．政府采购计划申报表和审核表；3．有关政府采购预算和计划的其他资料。
（二）政府采购前期准备文件1．委托代理采购协议书；2．核准采购进口产品的相关审批资料；3．自行组织采购的申请及批复资料；4．采购方式变更申请及批复；5．采购文件及采购人确认记录，包括评标办法、评标细则、评标纪律等有关文件、资料；6．采购公告、资格预审公告及其变更事项（包括报刊及电子网站等媒体原件或下载记录等）；7．获取采购文件或资格预审文件的供应商名单登记表；8．专家咨询论证会记录；9．已发出采购文件或资格预审文件的澄清、修改说明和答疑记录；10．供应商资格审查情况报告；11．评审专家名单及抽取记录；12．库外专家使用备案审核表。
政府采购机构档案移交管理办法
政府采购机构档案移交管理办法1. 引言政府采购机构是负责公共资源采购的机构，也是政府行政管理的重要部门之一。
在政府采购活动中，大量的文件和档案产生，这些档案包含了政府采购的重要信息和决策依据，具有很高的价值和保密性。
因此，政府采购机构需要建立科学有效的档案移交管理办法，确保档案的安全性和便于查找的性能。
2. 档案移交的基本原则2.1 完整性原则档案移交应确保移交的档案内容完整、真实、可信。
移交的档案应包括全部与采购项目有关的文件和档案材料。
2.2 及时性原则档案移交应及时进行，即在一项采购项目完成或终结后的合理时间范围内进行移交。
延迟移交可能导致档案丢失或难以查找，影响后续的工作。
2.3 安全性原则档案移交应确保档案的安全性，防止档案被损坏、灭失或泄露。
移交前应对档案进行清点、整理和归档，采取必要的安全措施。
2.4 效率原则档案移交应高效、准确地进行。
移交时应制定详细的移交计划，并加强与档案管理部门的沟通与协调，确保移交的顺利进行。
3. 档案移交的步骤和要求3.1 档案移交的步骤档案移交的步骤主要包括准备和清点档案、制定档案移交计划、移交文件和档案材料、确认移交接收和归档。
具体步骤如下：3.1.1 准备和清点档案在进行档案移交前，政府采购机构应对档案进行准备和清点。
包括对档案进行分类、整理、归并和装订，确保档案的完整性和可查找性。
3.1.2 制定档案移交计划政府采购机构应事先制定档案移交计划，明确移交的时间、地点、参与人员和移交的内容。
移交计划应与档案管理部门进行沟通和协商，并获得其认可和支持。
3.1.3 移交文件和档案材料按照移交计划，政府采购机构应将文件和档案材料移交给档案管理部门。
移交时应填写移交清单，列明移交的文件和档案材料的名称、数量和特点。
3.1.4 确认移交接收和归档档案管理部门收到移交的文件和档案材料后，应进行接收和核对。
核对无误后，应及时进行档案归档工作，确保移交的档案安全、有序地保存和利用。
政府采购档案管理暂行办法
江苏省政府采购档案管理暂行办法第一章总则第一条为加强政府采购档案管理工作，有效保护和利用档案资源，根据《中华人民共和国政府采购法》、《江苏省档案管理条例》等有关规定，结合我省实际，制定本办法。
第二条本办法所称政府采购档案是指在政府采购活动中形成的具有查考、利用和保存价值的文字、图表、声像等不同形式（载体）的历史记录。
第三条本办法适用于江苏省内各级政府采购监管部门、采购人和采购代理机构对政府采购档案的收集、归档、保管、使用和销毁等活动。
第四条政府采购档案工作实行统一领导、分级管理的原则。
各级政府采购监管部门负责本级政府采购档案工作的管理和监督，并接受同级档案行政管理部门的指导、监督和检查。
第五条各级政府采购监管部门、采购人和采购代理机构以及政府采购相关人员都有保护政府采购档案的义务。
第六条政府采购档案归档实行“谁组织。
谁负责”。
采购代理机构组织采购的档案由采购代理机构负责归档，其中采购文件、评审报告及供应商的采购响应文件等相关资料应同时报送采购人存档备查；采购人自行组织采购的档案，由采购人负责归档。
第七条各级政府采购监管部门、采购人和采购代理机构应加强政府采购档案管理，维护档案的完整、准确与安全，便于社会各方面利用。
第二章政府采购档案的内容和范围第八条政府采购档案具体包括：（一）政府采购预算执行文件1．政府采购预算表；2．政府采购计划申报表和审核表；3．有关政府采购预算和计划的其他资料。
（二）政府采购前期准备文件1．委托代理采购协议书；2．核准采购进口产品的相关审批资料；3．自行组织采购的申请及批复资料；4．采购方式变更申请及批复；5．采购文件及采购人确认记录，包括评标办法、评标细则、评标纪律等有关文件、资料；6．采购公告、资格预审公告及其变更事项（包括报刊及电子网站等媒体原件或下载记录等）；7．获取采购文件或资格预审文件的供应商名单登记表；8．专家咨询论证会记录；9．已发出采购文件或资格预审文件的澄清、修改说明和答疑记录；10．供应商资格审查情况报告；11．评审专家名单及抽取记录；12．库外专家使用备案审核表。
浅谈政府采购档案的规范管理
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，
《 中华 人 民 共 和 国政 府 采 购 法 》 施 已 实
政 府 采 购档 案 记 载 了 采购 交 易 的全 过 大 浪 费
从 各 地 操 作 经验 来 说 ， 购 人 、 采 采购 代
近八 年 ， 众对政府 采 购已不再 陌生 ， 公 然 程 ， 商 品 交 易 的 最 关 键 环 节 放 在 阳光 下 把
带来 巨大 经 济 损失 。 以 说 ， 可 政府 采 购 档 案
２ 现行政府采购档案 管ห้องสมุดไป่ตู้ 的不足
虽 然 政 府 采 购 已 实 施 多 年 ， 统 一 的 但 政 府 采 购 档 案 管 理 制 度 尚未 出 台 ， 府 采 政
府 采 购 档 案 往 往 重 复 ， 成 管 理 资 源 的 极 造
１ 政府采购档案 的重要性
政 府 采 购 档 案 是 政 府 采购 当事 人进 行 采 购 活 动 时 形 成 的 一 系 列 必 须 长 期 保 存
采 购 档 案 收 集 主体 不 明 确 、 案 资 料 归 档 档
不 完 整 、 理 脱 节 、 用 混 乱 、 散 保管 与 科 学 的 整 理 ， 别 不 清 ， 系 混 乱 ， 于 杂 管 利 分 类 联 处 文 件 重 复 造 成 浪 费 等 问 题 较 为 突 出 ， 大 乱 无 章 的 状 态 ， 以 科 学 保 管 和 准 确 的提 大 难 制约了政府采购档案管理的发展 。 ２ １ 政 府采 购档 案收 集主体 不 明确
而 ， 购 完 成 后 ， 接 反 映政 府 采 购 情 况 的 进 行 ， 绝 了拿 回 扣 、 礼 品 的 “ 采 直 杜 收 权钱 交易 ” 理 机 构 分 散 保 存 政府 采购 档 案 的 模 式存 在 政 府采 购 档 案 的 管理 却 不 容 乐 观 。 购 人 、 采
商务部政府采购管理办法(商财字[2013]12号)
![商务部政府采购管理办法(商财字[2013]12号)](https://img.taocdn.com/s3/m/e69ef0ef7d1cfad6195f312b3169a4517723e5c1.png)
商务部政府采购管理办法(商财字[2013]12号) 文章属性•【制定机关】商务部•【公布日期】•【文号】商财字[2013]12号•【施行日期】2013.05.01•【效力等级】部门规范性文件•【时效性】失效•【主题分类】政府采购正文*注：本篇法规已被：商务部政府采购管理办法（实施日期：2013年11月19日）废止商务部政府采购管理办法（商财字[2013]12号）第一章总则第一条为加强商务部政府采购管理，规范政府采购行为，促进廉政建设，提高财政资金使用效益，根据《中华人民共和国政府采购法》（以下简称《政府采购法》）和财政部《中央单位政府采购管理实施办法》等有关规定，结合商务部实际情况，制定本办法。
第二条本办法适用于商务部机关各单位、各特派员办事处、本部各直属事业单位（以下简称本部各直属单位）在中华人民共和国境内的政府采购活动。
第三条本办法所称商务部政府采购，是指本部各直属单位按政府采购法律、行政法规和部门规章等规定的方式和程序，使用财政性资金和与之配套的自筹资金，采购国务院办公厅公布的政府集中采购目录内或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。
第四条商务部政府采购应当遵循公开透明、公平竞争、公正、诚实信用原则。
第二章组织形式第五条商务部政府采购的组织形式分为政府集中采购、部门集中采购和单位分散采购。
第六条政府集中采购，也称集中采购机构采购，是指商务部将属于政府集中采购目录内的集中采购机构采购项目，委托中央政府设立的集中采购机构代理的采购活动。
政府集中采购范围，按国务院办公厅公布的《中央预算单位政府集中采购目录及标准》执行（以下简称《中央目录及标准》）。
第七条部门集中采购，是指商务部组织实施《中央目录及标准》中《商务部部门集中采购目录》项目的采购活动。
商务部按《中央目录及标准》的要求，编制《商务部部门集中采购目录》上报财政部批准列入《中央目录及标准》。
商务部根据预算项目管理需要，确定商务部部门需要实施集中政府采购的货物、工程及服务项目；需要实施公开招标的限额标准。
2023采购档案管理制度_采购档案管理制度办法
2023采购档案管理制度_采购档案管理制度办法采购档案管理制度篇1为了保证政府采购的事后监督，记录政府采购活动情况全过程，切实做好政府采购资料档案管理工作，制定本制度。
一、档案保存时限政府采购项目每项采购活动的采购文件应当妥善保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。
采购文件的保存期限从采购结束之日起至少保存十五年。
二、档案保存内容申请报告评审报告固定资产审批表政府采购项目申报审批表委托代理协议招标文件纪检委监察局执法监察室告知函纪检委监察室出具项目审查表供应商行贿犯罪档案查询函检察机关查询行贿犯罪档案结果告知函抽取专家名单评标报告合同三、档案归档采购项目结束后，政府采购管理股负责对采购档案进行归档。
(一)封面、封底纸张由局档案室统一提供;(二)统一规范归档资料的`内容和格式;(三)编写档案总目录，便于查阅;(四)档案按照年度、季度编号顺序进行组卷，卷内档案材料按照政府采购工作流程的顺序排列;(五)装订后移交档案室统一保管。
采购档案管理制度篇21.目的加强采购部档案的收集和管理，提高工作效率，全面规范采购管理体系，制订本制度。
2.适用范围适用于采购部对内部文件及档案的控制。
3.职责3.1采购档案管人员：负责采购部所有文件的整理及归档。
3.2采购经理：负责采购档案文件调阅、销毁等事项的审批。
4.档案管理办法4.1归档内容分类4.1.1采购内部文件的归档。
采购部工作中需存档的文件，采购订单、应付账款对账单、工作计划、采购计划、入库单、退货单及采购部门相关管理文件资料。
4.1.2公司其他部门提供的文件归档。
公司其他部门提供的图纸、采购申请单、原材料质量返馈单等相关资料。
4.1.3外来或外放文件的归档。
供应商资料、采购合同、报价单、对账单联络函或其他与供应商有联系的文件资料。
4.1.4存储在电脑或其它介质上的资料。
采购部的台账、电子档的文件记录。
4.2档案保存期限4.2.1公司内部往来文件需保存3年。
4.2.2公司外部往来文件需保存5年。
政府采购管理处档案资料管理制度
政府采购管理处档案资料管理制度
1.政府采购档案是反映采购活动过程及各项决策的记录，因此，必须保证其真实性和完整性，做到档案管理标准化、规范化、科学化。
2.政府采购档案资料包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件资料。
3.每次采购活动结束后，采购科或信息科必须按照《市政府采购管理处政府采购档案管理工作规范》的要求，及时将以上资料整理移交给综合科档案管理人员。
未及时按规范要求办理档案移交手续的，如出现问题由科长负责。
4. 档案管理人员档案按照《市政府采购管理处档案管理工作规范》的要求，办理好接交手续，装订成册，按编号顺序入柜存放。
5.档案资料要妥善保管，不得伪造和变造，采购文件和保存期为从采购结束之日起至少保存15年。
6.相关人员借阅档案时，须经主任批准后方可当场查阅，借阅人必须保证资料的完整，不得涂改有关资料。
借阅档案，应有借阅记录。
7.档案资料一般不得外借、复印，如特殊情况需要，须办理有关手续，经分管领导同意后，方可外借或复印。
8.档案资料销毁必须报相关监督管理部门的批准，未经批准，不得销毁。
政府采购档案管理规章制度范本
政府采购档案管理规章制度范本一、目的为规范政府采购代理资料的分类组卷及归档内容，严格政府采购代理资料的管理，制定本规定。
二、适用范围本规定适用于公司所有政府采购代理资料的归档管理。
三、组卷及归档要求1、以项目工程组卷归档2、卷内文件按相应的时间或序号依次归档3、文件纸张大小为A4。
字迹使用不易褪色的笔书写。
4、首卷应列入总目录、各分卷分册的目录，各分卷分册另加本卷、册的目录。
5、封面、封底纸张由办公室统一提供。
6、按国家档案管理规定要求分册装册。
四、政府采购档案具体包括：(一)政府采购预算执行文件1、政府采购预算表;2、政府采购计划申报表和审核表;3、有关政府采购预算和计划的其他资料。
(二)政府采购前期准备文件2、核准采购进口产品的相关审批资料;4、采购方式变更申请及批复;7、获取采购文件或资格预审文件的供应商名单登记表;8、专家咨询论证会记录;9、已发出采购文件或资格预审文件的澄清、修改说明和答疑记录;11、评审专家名单及抽取记录;12、库外专家使用备案审核表。
(三)政府采购开标(含谈判、询价)文件1、采购响应文件及有关资料等;2、在递交采购响应文件截止时间前供应商对递交的采购响应文件进行补充、修改或撤回的记录;3、采购项目样品送达记录;4、接受供应商投标或谈判的记录;5、开标一览表;6、开标(谈判、询价)过程有关记录;7、开标(谈判、询价)过程中其他需要记载的事项。
(四)政府采购评审文件1、评审专家签到表及现场监督人员签到表;2、评审专家评审工作底稿等评审过程记录;3、供应商的书面澄清记录;4、评标或谈判报告，包括无效供应商名单及说明、中标(成交)候选供应商名单等;5、经监督人员签字的现场监督审查记录;6、评审过程中其他需要记载的事项。
(五)政府采购中标(成交)文件3、采购结果公告(公示)记录(含报刊及电子网站等媒体原件或下载记录等);4、公证书;5、与中标(成交)相关的其他文件资料。
(六)政府采购合同文件1、政府采购合同;2、政府采购合同依法补充、修改、中止或终止等相关记录。
政府采购档案规章制度
政府采购档案规章制度第一条为加强政府集中采购档案管理，根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国政府采购法》及有关规定，结合工作实际，制定本制度。
第二条本制度所称的档案，是指采购中心开展政府集中采购业务时，根据法律规定，必须保存的有关文件、图表、声像等不同形式的各种记录。
档案资料除特殊情况外均要求为原件。
第三条政府集中采购应归档的基本资料有：(一)采购办下达的采购任务通知书;(二)采购中心政府采购询价记录;(三)政府采购纪要;(四)已监章的政府采购合同;(五)其它应保存的有关资料。
第四条招标采购档案除包括第三条所列基本资料外，还应包括：(一)招标公告(主要指公开招标采购);(二)招标文件;(三)投标文件;(四)开标会议记录。
记录内容包括开标参与人员、开标时间、开标地点、唱标记录等;(五)中标情况公示。
第五条邀请了相关专家评标的招标项目除包括第三条、第四条所有资料外，还应包括：(一)参与评标的专家记录;(二)评标办法;(三)评标记录。
记录内容包括评标参与人员、评标时间、评标地点、评标程序、评标结果等。
第六条采购中心工作人员在采购活动中，应注意采购活动资料的收集与整理，避免出现资料遗失现象。
采购活动各环节工作移交时，要核对上一工作环节有关资料是否齐全。
每一个项目完成后，负责最后采购环节的人员应主动将收集完毕的业务资料移交档案管理人员。
第七条档案管理人员和借阅人员要树立保密观念，自觉遵守保密制度，妥善保管、保存经手的档案资料，严禁失密、泄密和档案遗失现象的出现。
第八条对于达到保存期限应于销毁的档案，档案管理人员要进行认真的鉴定，无误后提出销毁意见，经中心主任批准后方可销毁;销毁的档案必须登记造册，采用粉碎或焚烧的方式进行。
浅谈政府采购档案的规范管理
科技资讯 SC I EN C E &TE C HN O LO G Y I NF O R MA T IO N 企 业 管 理《中华人民共和国政府采购法》实施已近八年,公众对政府采购已不再陌生,然而,采购完成后,直接反映政府采购情况的政府采购档案的管理却不容乐观。
采购人、采购代理机构的档案意识高低各不相同,档案的收集整理及提供利用情况存在较大差异。
并有采购人、采购代理机构随意外借政府采购档案,致投标人的商业秘密泄露,带来巨大经济损失。
可以说,政府采购档案的规范管理已经成为政府采购亟待完成的一项重要课题。
1 政府采购档案的重要性政府采购档案是政府采购当事人进行采购活动时形成的一系列必须长期保存的、具有重要参考价值的完整的原始文件的总称,包括与政府采购活动有关的一切纸质与数字音像材料。
1.1政府采购档案为解决政府采购争议、统计归档提供依据政府采购档案反映了采购活动及各项决策过程,既记载着政府采购当事人执行《中华人民共和国政府采购法》的情况,又反映着各级管理部门为推行政府采购制度制定的各项规定、细则等,还见证了采购人员遵循公开、公平、公正、诚信原则进行采购的情况。
妥善、完整地保存政府采购档案,可以为政府采购的统计分析、经验总结提供客观材料,也为政府采购纠纷的处理提供有效的依据。
1.2政府采购档案保障政府采购程序的顺利运行政府采购档案要求采购计划文件、招标文件、中标的投标文件、中标通知书、评标报告、采购合同等一起装订成册进行管理,并与项目履约及验收资料、政府采购资金支付资料共同备案,使政府采购的全过程有据可查,防止临时性变动及业务不熟造成的衔接不畅及采购资料缺失造成合同履行的迟延,政府采购档案的完整是政府采购程序顺利运行的保障。
1.3政府采购档案为反腐倡廉、强化管理抹上了浓重一笔政府采购档案记载了采购交易的全过程,把商品交易的最关键环节放在阳光下进行,杜绝了拿回扣、收礼品的“权钱交易”行为,抓住了腐败的源头,从根本上促进了党风廉政建设。
长沙市财政局关于印发《长沙市政府采购项目档案管理办法》的通知
长沙市财政局关于印发《长沙市政府采购项目档案管理办法》的通知文章属性•【制定机关】长沙市财政局•【公布日期】2012.03.23•【字号】长财采购〔2012〕7号•【施行日期】2012.05.01•【效力等级】地方规范性文件•【时效性】现行有效•【主题分类】财政其他规定正文长沙市财政局关于印发《长沙市政府采购项目档案管理办法》的通知长财采购〔2012〕7号市直各单位、各政府采购代理机构、各区、县（市）财政局：为进一步规范我市政府采购档案管理工作，根据《中华人民共和国政府采购法》和《中华人民共和国档案法》的有关规定，制定了《长沙市政府采购项目档案管理办法》，现印发给你们，请遵照执行。
附件：1、长沙市政府采购项目档案管理办法2、长沙市政府采购项目归档目录3、政府采购一般项目归档表4、政府采购简易项目归档表长沙市财政局二〇一二年三月二十三日附件1长沙市政府采购项目档案管理办法目录第一章总则第二章政府采购项目归档资料收集范围第三章政府采购项目档案的保管要求第四章政府采购项目档案的利用第五章政府采购项目档案的鉴定销毁第六章政府采购项目档案的移交第七章执法监督第八章附则第一章总则第一条为加强政府采购项目档案管理，有效保护和利用政府采购项目档案资源，根据《中华人民共和国政府采购法》和《中华人民共和国档案法》等有关规定，结合实际情况，制定本办法。
第二条本办法适用于长沙市政府采购项目档案的收集、整理、移交和管理等。
第三条政府采购项目档案是指在政府采购活动过程中形成的文字材料、图纸、图表及声像资料等，包括纸质、磁盘、光盘等不同媒质载体的各类记录。
第四条采购人（各级预算单位）和采购代理机构应根据各自在采购活动中的分工负责收集、整理和保管政府采购项目档案资料，做到统一管理，职责明确，存放有序，管理规范。
第五条各级政府采购监督管理部门负责指导、监督和检查本级政府采购项目档案管理工作。
第二章政府采购项目归档资料收集范围第六条政府采购项目档案资料具体包括：（一）项目前期文件资料1、政府采购预算及计划、采购预算追加及调整的资料；2、采购方式审批、采购文件论证或预审等材料；3、项目委托通知单，代理机构随机抽取确认表；4、核准采购进口的相关审批资料；5、政府采购项目委托代理协议书；6、采购公告（包括招标采购信息预告、变更公告以及邀请招标资格预审公告等）；7、采购文件（采购人确认）（含公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源、询价采购方式，下同）及对其进行必要澄清、修改的文件或情况说明；8、供应商领取招标文件的记录（包括潜在投标人不足三家的情况记录）；9、专家咨询论证会记录；10、对投标或被邀请供应商资格预审的审查情况；11、项目公告备案登记表；12、其他报批手续材料。
政府采购中心档案管理制度
政府采购中心档案管理制度第一章总则第一条为加强政府采购档案管理，有效保护和利用政府采购档案资源，根据《中华人民共和国政府采购法》和《中华人民共和国档案法》的有关规定，结合我县实际情况，制定本制度。
第二条本制度所称的档案，是指采购中心开展政府采购业务时，根据法律规定，必须保存的有关文件、图表、声像等不同形式的各种记录。
档案资料除特殊情况外均要求为原件。
第三条政府采购档案是反映政府采购活动的重要记录。
采购中心在管理、组织实施政府采购活动中形成的文件材料，都应归入政府采购档案，并保证档案资料的真实性、完整性和有效性，不得伪造、变造、隐匿或者擅自销毁。
第二章政府采购档案的内容第四条政府采购档案具体包括：（一）项目的前期准备材料。
1.采购项目计划书；2.采购项目计划批复书（含采购方式批复书）；3.委托代理协议；4.招标文件论证资料；5.招标文件确认函；（二）项目的招标（询价、谈判等）文件材料。
1.已发出采购文件（包括招标、询价、竞争性谈判、单一来源采购的有关文件、资料、样本、图纸等）；2.已发出采购文件的必要澄清或修改的文件；3.采购公告（包括招标公告、邀请招标函、询价函或者谈判邀请函等）；4.购买招标（谈判、询价等）文件的登记记录（包括不足三家的情况记录）；5.供应商的资格审查情况报告；6.邀请招标的供应商邀请过程记录；7.询价及竞争性谈判的邀请对象确定理由等材料；8.答疑会议记录和纪要；9.现场踏勘记录；10.缴交投标保证金情况表；（三）项目的开标文件材料。
1.收取投标文件的登记记录；2.参加开标会议的供应商签到名单（或开标情况确认表）；3.开标会议议程（含主持人、唱标人、监标人名单）；4.开标时间、地点、过程的有关记录；5.评审专家形成过程和名单；6.投标人不足三家的废标材料记录；7.不足三家申请继续开标的有关申请、审批材料。
（四）项目的投标（报价等）文件材料。
1.投标文件的正本（包括投标、报价、竞争性谈判、单一来源采购的文件、资料等）；2.已提交投标文件的补充、修改或已经撤回的文件记录；（五）项目的评审文件材料。
政府采购档案管理
政府采购档案管理提高对政府采购工作的重视，完善政府采购制度，应用电子信息技术对档案进行电子化管理，及时总结档案管理工作中出现的问题，并提出切实有效的改善措施，以促进政府采购档案管理工作的开展。
那么具体应该如何加强政府采购档案的管理呢？政府采购是一项巨大的、精细化的工程，全方位、多层面的真实记录和反映其活动过程，形成完整、科学的档案资料，对于政府采购来说具有深远的历史现实意义。
政府采购档案是反映采购程序、记载采购过程、维护采购权益的重要资料，是政府采购管理工作中形成的文字、图表、声像、纸质、磁盘等不同介质载体的真实记录，包括采购项目实施过程中形成的各种文件资料，是采购活动的全程见证。
政府采购项目档案整理目录一般有中标通知书、政府采购合同、中标(成交)公告、资金审批表、采购文件备案表、采购文件、投标保证金收付明细表、开标会议签到册、投标文件接收记录表、投标文件密封、标记确认单、资格证明、技术部分评分汇总表、开标记录表、最终报价表、评分表、评标报告、投标文件等，要结合采购项目的具体采购方式制作相应的档案整理目录。
一、政府采购档案管理的重要作用政府采购档案有着重要作用，它是政府采购当事人在采购活动时所保留下来的，并且有必要较长时间保存，同时有着极其重要参考价值的，较有说服力的原始资料的总的称呼。
首先，它的存在可以解决政府采购中一些有争议的问题，并且可以为统计归档提供有力的依据。
其次，政府采购档案可以有效确保政府采购程序的平稳运行，做到采购过程有据可查。
最后，政府采购档案可以为反腐倡廉以及加强政府的管理工作提供依据。
二、政府采购档案管理现状档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，档案管理工作是政府采购工作的重要组成部分，《政府采购法》有效规范了政府部门的采购行为，但其配套的档案管理制度却相对滞后，制约着政府采购工作的进行。
第一，主体不明。
《政府采购法》中规定采购人、采购代理机构应当保存政府采购文件，但尚未对保存的责任主体进行明确。
2023年中国政府采购档案管理制度
2023年中国政府采购档案管理制度随着社会的不断发展和进步，政府采购在经济建设和社会管理中起着至关重要的作用。
为了提高政府采购的透明度、公正性和效率，中国政府于2023年出台了全新的档案管理制度。
本文将详细介绍2023年中国政府采购档案管理制度的主要内容、目标和意义。
一、管理制度的主要内容1. 档案归档要求：根据政府采购的特点和需求，所有政府采购活动相关的档案都必须按照一定规范进行归档。
档案的归档内容包括采购计划、采购公告、招标文件、评标报告、合同文件、付款凭证等。
2. 档案管理流程：政府采购档案管理采用全程在线化管理，实现信息化、智能化管理。
所有档案材料必须按照要求通过电子化方式进行归档、传输、存储和查询，并建立起健全的档案管理系统。
3. 档案保存时间：政府采购档案的保存时间根据不同类型的档案而有所不同，但一般不少于十年。
对于一些重要的档案，可以酌情延长保存时间，并确保档案的完整性和可查询性。
二、目标与意义1. 提高透明度和公正性：政府采购档案管理制度的实施将有效提高政府采购的透明度和公正性，有利于遏制腐败现象的发生，维护政府采购市场的公平竞争环境。
2. 增强监督和审计效果：通过档案管理制度，政府采购的各个环节都将有据可查，有助于加强对政府采购过程的监督和审计，提高监管效果，减少资源浪费和违规行为。
3. 优化采购决策和效率：政府采购涉及巨额资金和重要工程，档案管理制度的实施可以提供全面的数据和信息支持，为决策者提供科学依据，有效提升政府采购的效率和质量。
4. 保护合法权益和证据权重：政府采购档案管理制度的建立为各方当事人提供了有效的证据保障和合法权益的维护，任何违法行为都将留下明确的证据链，便于维权和法律追究。
综上所述，2023年中国政府采购档案管理制度的出台对改善政府采购环境、提高采购质量、保障公平竞争具有重要意义。
通过全面推行档案管理制度，政府采购将更加公开透明、有效高效，为经济建设和社会发展注入强大的动力。
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青岛市财政局文件
青财采〔2010〕10号
青岛市财政局关于印发
《青岛市政府采购项目档案管理办法》的通知
市直各单位、各区市财政局、各政府采购代理机构：现将《青岛市政府采购项目档案管理办法》印发给你们，望认真遵照执行。
二○一○年八月十日
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青岛市政府采购项目档案管理办法
第一章总则
第一条为加强政府采购项目档案管理，有效保护和利用政府采购项目档案资源，根据《中华人民共和国政府采购法》、《青岛市档案管理条例》和《青岛市政府采购工作流程管理暂行规定》等有关规定，结合实际情况，制定本办法。
第二条本办法适用于青岛市政府采购项目档案的收集、整理、移交和管理等。
第三条政府采购项目档案是指在政府采购活动过程中形成的文字材料、图纸、图表及声象资料等，包括纸质、磁盘、光盘等不同媒质载体的各类记录。
第四条各级政府采购监督管理部门负责指导、监督和检查本级政府采购项目档案管理工作。
第二章政府采购项目档案的收集、整理与归档
第五条政府采购项目档案资料具体包括：
（一）项目开标前文件材料
1.政府采购预算及计划、采购预算追加及调整的资料；
2.采购方式审批、采购文件论证或预审等材料；
3.政府采购项目的采购委托代理协议书；
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4.采购公告（包括招标采购信息预告、变更公告以及邀请招标资格预审公告等）；
5.招标文件（含公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源、询价采购方式，下同）及对其进行必要澄清、修改的文件或情况说明；
6.供应商领取招标文件的记录（包括潜在投标人不足三家的情况记录）；
7.对投标或被邀请供应商资格预审的审查情况。
8.其他报批手续材料。
（二）项目开标文件材料
1. 投标文件（含公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源、询价五种方式，下同）及其补充、修改或撤回的记录；
2. 投标文件递交记录；
3.参加开标的招标人、专家、供应商及监督人员签到名单；
4.开标一览表；
5.文件密封情况、开标现场过程及开标结果的公证文书；
（三）项目评审文件资料
1.评审专家抽取记录及名单；
2.评审委员会工作文件和有关资料，包括评审委员会主任或评审小组组长的推选结果、评审办法、评审细则、评审纪律等；
3.评委的评审记录、评分表、评分汇总表；
4.评审报告、中标（成交）候选供应商排序表；
5.项目废标报告或开标现场采购方式变更申请、审批材料；
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（四）项目中标（成交）和履约文件资料
1.采购结果公告记录；
2.中标（成交）通知书；
3.依法变更采购结果的记录；
4.项目合同的签订、补充、修改、中止或终止执行材料，项目合同的履约验收材料；
5.资金拨付申请、结算付款等财务会计文件材料；
（五）其它文件材料
1.供应商质疑材料、处理过程记录及答复；
2.供应商投诉书、投诉处理有关文书、投诉处理决定；
3.其它与采购项目相关的需要存档的资料。
上述（一）中1、政府采购预算及计划、采购预算追加及调整的资料，由采购人负责收集、整理；其他所有政府采购项目档案资料由政府采购代理机构负责收集、整理。
第六条政府采购代理机构在项目验收结束之日起15日内，按照归档内容要求，完成政府采购项目档案资料的收集、整理、立卷和装订工作。
第三章政府采购项目档案的保管
第七条政府采购代理机构应当将其所整理的政府采购项目档案资料区分正本和副本，正本交采购人保管，副本或部分复印件资料由政府采购代理机构保管。
第八条政府采购代理机构在每季度的最后一个月下旬，将
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所有整理完好的政府采购项目档案副本送同级政府采购监督管理部门备查。
第九条采购人和政府采购代理机构，应将政府采购项目档案纳入本单位档案管理体系，指定专人负责，确保其安全完整、真实齐全、存放有序、查阅方便。
第十条政府采购项目档案的保存期限为自政府采购项目结束之日起至少十五年。
对于在较长时期内有查考利用价值的重大政府采购项目档案资料，采购单位可根据需要永久保存。
第四章政府采购项目档案的利用
第十一条采购人和政府采购代理机构，应对政府采购项目档案的利用权限做出明确规定，建立档案借阅、复制登记簿，健全档案利用审批、登记手续。
第十二条政府采购项目档案主要供政府采购当事人和政府采购监管部门使用。
上级单位、监察机关、审计机关、法院和检察院因工作或办案需要可以查阅政府采购项目档案。
第十三条政府采购项目档案管理人员和利用者应严格遵守档案管理有关规章制度，任何部门、单位和个人不得抽取、篡改、损毁、伪造档案。
第五章政府采购档案的鉴定销毁
第十四条对保管期限已满的政府采购档案，应由政府采购
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项目档案保管单位分管领导、有关业务人员和档案管理人员组成鉴定小组，逐卷审查、鉴定，提出存毁意见。
第十五条对确无保存价值的政府采购项目档案，应清点核对，登记造册，经分管领导批准并报同级政府采购监管理部门备案后销毁。
第十六条销毁政府采购项目档案，应指定两人以上负责监销，防止档案遗失和泄密。
政府采购项目档案销毁后应写出销毁报告，监销人要在销毁清册上签字。
销毁报告和销毁清册应立卷归档，并永久保存。
第六章政府采购档案的移交
第十七条政府采购项目档案管理人员调动工作时，应在离职前办理好档案交接手续。
第十八条政府采购代理机构被终止代理资格或被解散，其负责管理的政府采购项目档案全部移交至同级政府采购监督管理部门，并办理交接手续。
第七章附则
第十九条本办法由青岛市财政局负责解释。
第二十条本办法自发布之日起执行。
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