《办公室事务管理》ppt

10.2 日常安排与管理
2.约会安排的方法
预先安排约会活动 记好日历和备忘录 提醒领导准时赴约 保证领导顺利赴约 做好约会前后的服务工作
3.约会安排的方式
电话约会 . 书面约会 . 当面约会. 约会卡片
10.2 日常安排与管理
4. 注意事项 配合领导的时间表； 不要让领导在出差回来当天安排约会； 不要在节假日安排约会； 重要约会应在约见前与对方联络一次，确 认此事； 订好或确定好约会的场所； 及时通知对方赴会； 提醒领导赴会；
10.2.3 时间管理
时间管理一般通过编排时间预订表和时间计划 表来进行时间的安排分配。 1、时间管理的要素
（1）强烈的时间观念。 （2）清晰的时间成本效益观念 （3）时刻牢记时效观念。 （4）定量控制自己时间的能力。
10.2 日常安排与管理
3.时间管理的分类
➢ 一类是不可控制的时间，即受限于职权的要 求而不能自由支配的时间，一般是例行工作 的时间；
教学重点与难点
➢ 如何布置办公室； ➢ 办公室安全管理的方法与技巧； ➢ 识别办公室安全隐患 ➢ 制作日程安排表、约会安排表和旅行安排表的方法 ➢ 接打电话的程序、技巧和礼仪 ➢ 印信的管理制度以及如何使用印信 ➢ 值班工作的安排方法以及电话记录的处理方法 ➢ 收进和寄发邮件的程序和基本技能 ➢ 技能训练。
10.2 日常安排与管理
4. 注意事项
适当保密； 处理好变更的约会。 在早上要预留一小时的时间处理日常工作； 尽量不要在星期一的早上安排上司的约会； 在前往其他公司拜会他人，应该预留半小
时左右的时间在路途上； 安排约会时间安排不要过于紧凑，注意酌
留弹性。
10.2 日常安排与管理
10.2 日常安排与管理
５、日志系统
1）日志概述 日志是根据周计划表写出的一天时间
内组织领导活动计划，一般分为纵横两 种方式。 2）日志的方法
✓ 手工填写的工作日志 ✓ 电子工作日志
10.2 日常安排与管理
10.2.2 约会安排
1.约会安排的基本原则 （1）配合领导的时间表 （2）分辨轻重缓急 （3）酌留弹性 （4）以需要为准，以适度为宜 （5）适当分担，各就其宜 （6）内外兼顾
学习重点与难点
1、学习重点
➢ 日程安排、约会安排和旅行安排的内 容和基本要求。
➢ 日程安排表、约会安排表和旅行表的 制作方法及注意事项；
2、学习难点
➢ 日程安排表、约会安排表和旅行表的 制作方法及注意事项；
➢ 技能训练。
第二章 日常安排与管理
日程安排
１、日程安排的内容 （１）各种接待、约会。 （２）商务旅行活动。 （３）参加各类会议。 （４）到车间进行实地检查或指导。 （５）组织的各类重大活动的安排。 （６）领导私人活动的安排。
胸卡
隐患
责要求
3 11月25 研发 周末5号文 负责研 失密隐 研发部 周一部
日
部 件资料柜未 发的人 患
经理王 务会上
锁
员外出
立统 强调
开会
设备故障表
时间 设备名称 维修要求
发现人 何故障 维修负责人
办公环境管理
（4）安全管理重点 ＊ 防盗
在办公大楼内应设有专门的保安人员24小时值班。
＊ 防火
细心检查并主动识别存在于工作场所及机器设 备等的隐患，并及时排除或向上司报告，尽快 解决，以维护好健康安全的工作环境。
办公环境管理
（2）识别办公室安全隐患 办公建筑隐患：主要指地、墙、天花板及门、 窗等，如地板缺乏必要的防滑措施，离开办 公室前忘记关窗、锁门等。 办公室物理环境方面的隐患：如光线不足或 刺眼，温度、湿度调节欠佳，噪音控制不当 等。 办公家具方面的隐患：如办公家具和设备等 摆放不当，阻挡通道；家具和设备有突出的 棱角；橱柜等端堆放太多东西有倾斜倾向等。
10.2 日常安排与管理
时间表的编制方法
①根据需求确定编制时间的周期。 ②收集并列出该阶段所有的工作、活动或任务。 ③发现活动有矛盾，主动与负责人协商，及时调整。 ④按照时间顺序将任务排列清晰。 ⑤绘制表格，标明日期、时间和适合的行、列项目。 ⑥用简明扼要的文字将信息填人表格，包括内容、地 点。
10.2 日常安排与管理
（２）时间表编制法
时间表是管理时间的一种手段，它是将某一时 间段中已经明确的工作任务清晰地记载和标明的 表格，是提醒使用人和相关人按照时间表的进程 行动，从而有效地管理时间，达到完成工作任务 的简单方法。
10.2 日常安排与管理
时间表大体可以分为五类:
①全年预计时间表; ②每月预订时间表; ③每周预订时间表; ④每日预订时间表; ⑤单项重要工作事项预订表。
（1）有效地使用颜色。（2）颜色应协调一致。 2、照明
（1）光线的量。（2）光线的质。（3）光的设 计。
光亮设计的原则： 避免用一个发光体，宜多用几盏灯，降低
光源 的强度； 窗上宜装半透明玻璃，以免直 接光而用间接光； 光源宜置高处，并从后方或 左侧射入。
办公环境管理
办公室的听觉环境管理
听觉环境指办公室所处的有益或有害声音.
(2) 识别办公室安全隐患
办公设备及操作中的隐患：如电线磨损裸露， 拖曳电话线或电线，电脑显示器摆放不当的 反光，复印机的辐射，违规操作等。
工作中疏忽大意的人为隐患：如站在转椅上 举放物品，女士的长头发卷进有关的机器设 备，复印后将保密原件遗留在复印机玻璃板 上，在办公室里抽烟，不能识别有关的安全 标识等。
消除噪音的来源。 用吸音的材料以减少噪音的影响。 适量音乐的播放。
办公环境管理
办公室的空气环境管理 1、温度 最舒适并有益于健康的工作温度是15~20℃。 2、湿度 最适宜的湿度为40%~60%。 3、空气流通 每人每分钟需要45立方公尺的新鲜空气。 4、空气的净化 包括打扫，拖洗，擦净，上腊与打光等。
办公环境管理
②开放式布局。 就是将一个大工作间“切分”成多个相对 独立的工作单元，把组织内部各职能部门 的所有工作人员按照工作程序安排在各工 作单元中开展工作。
办公环境管理
（2）办公环境布置
① 布置要点
◇ 营造一个安静的工作环境； ◇ 保证良好的采光、照明条件；
◇ 合理安排座位； ◇ 力求整齐、清洁。
10.2 日常安排与管理
５、秘书时间管理的方法
（1）、ABCＤ工作法 现阶段时间管理理论的核心内容是根据事情
的重要和紧急程度，将各种事务划为A、B、C、 D四个类别，即ABCD工作法。如下图。
B 很重要，但不紧急
(重要程度) A 很重要，也很紧急
D 既不重要，也不紧急
(紧急程度） C 很紧急，但不重要
Hale Waihona Puke Baidu
办公环境管理
②布置的原则
采用一个大间办公室。 使用同一大小的桌子。 档案柜应与其他柜子的高度一致，以增进美观。 采用直线对称的布置。 主管的办公区域需保留适当的访客空间。 将通常有许多客户来访的部门，置于入口处。 主管的工作区域位于部属座位之后方，以便于控
制和监督。
办公环境管理
日常安排与管理
２、日程安排的基本要求
（1）统筹兼顾 （2）安排规范 （3）效率原则 （4）突出重点 （5）留有余地 （6）适当保密 （7）事先同意
10.2 日常安排与管理
３、日程安排的形式
年计划表、月计划表、周计划表、日程表
4、注意的事项
➢ 以记叙、说明为主要表达方式。 ➢ 编写要留有余地。 ➢ 所有日程安排都要应按领导的意思去办。 ➢ 活动与活动之间要有一定的间隙时间。 ➢ 要认真核查日程表，以提高工作效率。 ➢ 对已处理完的工作，一般应注明结果。
办公环境管理
办公室的保健与安全环境管理
1、保健 ＊定期健康检查 ＊灌输卫生知识。 ＊采取疾病预防 ＊保持环境整洁。 ＊推行健康运动 ＊举办康乐活动。
办公环境管理
2、安全管理
（1）树立安全意识
掌握基本的法律知识，用法律保护自己的合 法 劳动权益；
上岗前认真学习并自觉遵守有关安全生产、劳 动保护的规定和本组织有关的规章制度；
隐患记录及处理表
序 时间 地点 发现的隐患 造成隐 隐患的 处理人 采取的
号
患的原 危害和
措施
因 后果
1 11月4日 研发 靠窗一排电 无窗帘 有损眼 行政主 安装窗
部 脑屏幕耀眼 遮阳 睛
管张强 帘
2 11月19 研发 一名外来人 接待人 有安全 行政主 强调接
日
部 员没有访客 员离岗 和失密 管张强 待处职
②布置的原则
全体职员的座位应面对同一方向布置。 常用的文件与档案，应置于使用者附近。 应保持公共空间和私人空间的独立。 桌与桌之间应留有一米左右的距离。 桌位的排列，宜使光线由工作人员的左侧射入。 最常用的办公物品应放在伸手可及的地方。 计算机等办公自动化设备，应有其独立的空间，既
义务报告、跟进、直至解决； 4、将第3条中异常情况的发现、报告、处理等过
程认真记录在本企业的“隐患记录及处理表” 中。
技能训练
下列问题哪些属于设备故障，哪些属于办 公隐患：
过度拥挤；打滑的地板； 家具或设备的突出的棱角； 柜橱顶端的抽屉堆放着太多的东西； 转椅无法调节高度；电线拖曳太长； 未接地线的设备；电路负荷太大； 消防栓无法打开； 碎纸机没有安全使用说明；传真机卡纸。
火灾首重预防，电器电线应作定期检查，以防走火跑 电引起火灾。
＊ 防止意外伤亡
为了防止意外伤亡事故发生，组织应向职员进行防止 意外事故的教育，使之平时养成安全的工作习惯。
相关知识
通常企业办公室中安全检查的方法是: 1、确定检查周期，定期对办公环境和办公设备进
行安全方面的检查； 2、发现隐患，在职责范围内排除危险或减少危险； 3、如果发现个人职权无法排除的危险，有责任和
消防隐患：如乱扔烟头，灭火设备已损坏或 过时，灭火器上堆放物品，火灾警报失灵等.
办公环境管理
（3）进行安全检查
包括办公环境和办公设备两部分：
要区分“隐患记录及处理表”和“设备 故障表”的使用，前者记录的是隐患，包括 办公环境和办公设备两部分，后者是记录办 公设备运行中出现的故障。例如计算机不能 工作了，就应填“设备故障表”，如果计算 机仍能操作，但屏幕被强光照射，非常刺眼， 就应该填写“隐患记录及处理表”。
➢ 一类是可以控制时间，即在自己权限内可以 自由支配的时间。
➢ 对时间管理的成功，不在于其在不可控时间 中表现如何良好，而在于尽量把不可控时间 变为可控时间。
10.2 日常安排与管理
4、时间管理的一般原则
（1）用精力最佳时间干最重要的工作。 （2）消费时间要计划化、标准化、定量化。 （3）保持时间上的弹性。 （4）反省浪费的时间。 （5）保持时间利用的相对连续性。 （6）一般工作“案例化”，固定工作“标准化”。 （7）严禁事必亲躬。 （8）坚持从现在做起的信念。 （9）保留自我时间管理的最低批量时间。
第一节 办公环境管理
一、 办公环境的含义 办公环境是指一定的组织机构的秘书部门 工作所处的自然环境。包括空间环境、视 觉环境、听觉环境、空气环境、健康与安 全环境。 二、办公环境的管理原则 方便 →舒适整洁 →和谐统一 →安全。
想想看
办公室的七大效率杀手有哪些？
1、 空气杀手； 2、光线杀手； 3、声音杀手； 4、空间杀手； 5、设备杀手； 6、文件杀手； 7、职能杀手。
第一节 办公环境管理
三、办公室的布局与布置
（1）布局 ①封闭式布局。 封闭式布局是一种较为传统的办公室布局，
是把组织内部各职能部门独立安排在一个个小 房间内，组成一个个小办公室。
办公室封闭式布局的设计原则
主要考虑影响常规办公室业务活动的各种 因素。而影响常规办公室业务活动的各种 因素有哪些？有人员，领导人。
办公室事务管理
主要内容
1.办公环境与管理 2.日常安排与管理 3.电话使用与管理 4.印信使用与管理 5.值班工作 6.邮件处理
教学目标
本教学模块重点介绍办公室事务中的 办公环境管理、日程安排与管理、电话管 理、印信管理等内容，帮助你尽快熟悉和 掌握办公室的日常工作和各项技能，成为 领导得力助手。
要方便使用又不影响别人工作。
考考你
1、 怎样优化办公设备？
配备合适光源 选择理想的办公桌椅 安装隔音设备 选择合适的屏风、窗帘、档案柜 调节合适的空调温度 合理放置办公设备
2、怎样美化办公环境？
办公室装饰 办公室绿化
办公环境管理
3 办公室的视觉环境管理 1、办公室内的覆盖物