档案收集整理制度

档案收集整理与管理制度

一、文书档案的收集整理与管理

1、坚持做到文件材料统收、统管。凡本机关所有收文必须交办公室拆封、登记，经有关领导批阅后，及时送有关部门或人员办理，办好后负责收回归档。

2、本机关制发文件禁用圆珠笔、红墨水、铅笔或蓝复写纸等不利于档案材料长期保存的书写材料，并做到发文拟稿必须送有关领导核稿、签发。再交办公室统一编号、登记、封发，然后将底稿和两份正文归档。

3、加强清退文件的管理。凡上三级文件不得遗失。本机关所有文件材料坚持每季度清退一次，年终彻底清理，并做到办理完毕的文件材料随时归档整理。

4、按照本级机关文件材料归档围及保管期限表对收集的文件材料进行鉴定，凡属本机关归档围的文件材料，必须齐全完整，任何人不得据为已有。

5、机关档案人员，应在次年五月底前，将平时整理的档案材料编目装盒。

6、按时向市档案局报送档案统计年报表及相关资料。

7、借阅文书档案按照借阅制度执行，档案人员要做好借阅登记和利用档案典型事例的记载。

二、会计档案的收集整理与管理

1、会计档案的收集围包括会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算材料。具体包括：原始凭证、记账凭证、汇

总凭证；总账、明细帐、日记账、银行存款帐、现金日记账；年报、季报、月报；银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、保管清册、销毁清册。

2、按照财政部、国家档案局《会计档案管理办法》的规定，本单位每年形成的会计档案，应当由财务会计部按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。

3、凭证每月包角装订成册，帐薄、报表和其他会计核算材料年终整理。每个保管单位（册、卷）封面各项均应填写清楚，移交前编好案卷号，归档号，填写好案卷目录等。

4、会计档案的整理要达到分类清楚，装订结实美观，编目系统正确，封面书写清楚整齐，便于查找和利用。

5、当年形成的会计档案，在会计年度终了后，由财务会计部保管一年，期满后，由会计部编制移交清册，移交综合档案室保管。出纳人员不得兼管会计档案。

移交综合档案室的会计档案，原则上应当保持原卷的封装。个别需要拆封重新整理的，综合档案室应当会同会计部和经办人员共同拆封整理，以分清责任。

6、凡是采用电子计算机做帐的，除将数据刻录光盘保存外，还必须保存打印出的纸质会计档案。

7、坚持借阅登记，严守档案，本部门职工因工作需要查阅会计档案，应进行登记，经批准后方可利用。外单位前来借阅会计档案，须持单位介绍信，经分管领导批准后方能查阅。

8、会计档案管理人员调动工作时，必须办理好交接手续，方能离职。

三、基建档案的收集整理与管理

1、基建档案有关文件材料的收集由主管基建的工作人员负责。收集围包括：立项计划、预决算材料、材质检验报告、隐蔽工程材料、竣工资料和图纸、表册等。

2、基建项目完成后，由负责人将材料清理核对清楚，按照《科技档案案卷构成一般标准要求》进行立卷整理。整理要达到项目区分清楚，整理规标准，编目系统正确。

3、在项目竣工完成后两个月，将整理规的基建档案移交综合档案室保存，交接双方按照科技档案目录清点，办理交接手续。

4、本单位职工借阅基建档案，要进行登记；外单位借阅基建档案需经过分管领导同意方可借阅复印。

四、声像档案的收集整理与管理

1、收集围：本单位各项活动中形成的具有保存价值的各种照片、录音带、录像带。

2、收集方法：由本单位人员拍摄和录制的，由负责拍摄和录制的人员收集；聘请外单位人员拍摄和录制的，由综合办公室主任负责收集。

3、对收集的声像档案年底按照有关规标准要求进行整理编目，对数码相机拍摄的照片不仅要保存冲洗的照片，还应将其刻录成光盘保存。

4、凡刻录成盘的数码照片，每五年翻刻一次，录音带

和录像带每年要按规定倒带。

5、录音带、录像带和光盘要存放在防磁柜里。

五、电子档案的收集整理与管理

1、收集的围：本单位在职能活动，行政管理以及业务管理活动过特定的编辑软件生成的各种文本文件；利用计算机辅助设计，辅助制造等技术形成的单独承担文件职责的具有查考利用价值的数据文件、图形文件；采用数字设备采集制作的图像文件；使用视频捕获设备录入或使用动画软件生成的影像文件；用音频设备录入的声音文件；软件开发活动中形成的程序文件；支持文件顺利读取的软硬件和相关数据。

2、收集的方法：由负责计算机管理的人员平常注意积累电子文件材料，每年12月31日前，将应该归档保存的电子档案收集齐全。

3、电子档案的整理：由综合档案室档案员负责将已收集齐全的电子档案分类整理，编目造册。

4、电子档案应存放在防磁柜里保存，并按规定提供借阅和利用。光盘每五年翻刻一次。

六、实物档案的收集整理与管理

1、收集的围：凡是本单位获得或者形成的具有保存价值的奖状、奖牌、奖杯、证书、奖旗、印章等实物，都属于收集围。

2、收集的方法：由办公室负责对获奖的实物进行收集登记。

3、整理的方法：全部实物采取以实物形式结合实物形

成的时间进行排列，并从第1件开始编流水号，然后登记造册。

4、年底由档案员对收集的实物按规定进行整理、编目。

5、实物档案的借阅利用按照规定执行，档案员做好登记和利用效果记录。

档案保管制度

一、本机关各类档案必须实行集中统一保管，任何部门或人员不得拒绝向档案部门或档案人员移交档案。

二、各类档案应按要求存放入柜，不得随处乱放，以免失密。档案保管应做到“八无”、“八防”，对破损褪变档案应及时修复或复制。

三、档案室的门、柜要牢固、加锁；窗户要密闭，挂厚窗帘，设置钢筋或金属网。

四、根据保管档案的需要，档案室应配备温湿度计、灭火器、电风扇、除湿机等设施设备及杀虫药物。

五、定期检查档案保管情况，发现问题及时处理，并认真填写档案检查记录。

六、档案室应经常保持清洁卫生，整洁干燥。