试论档案的高效管理

试论档案的高效管理

发表时间：2016-08-04T15:46:50.527Z 来源：《中国科技教育（理论版）》2016年6月作者：张庆涛

[导读] 特别是现代档案管理技术的发展，更是对事业单位的档案管理提出了新的要求。本文就事业单位档案管理中存在的主要问题做了探讨，并详细阐述了事业单位档案管理的创新思路。

张庆涛山东省巨野县独山镇人力资源和社会保障所 274935

摘要众所周知，档案管理作为事业单位管理工作的重要内容，对于事业单位的协调、高效、有序运行具有重要的意义，特别是现代档案管理技术的发展，更是对事业单位的档案管理提出了新的要求。本文就事业单位档案管理中存在的主要问题做了探讨，并详细阐述了事业单位档案管理的创新思路。

关键词档案高效管理

档案管理作为事业单位管理工作的重要依据，为管理决策提供重要参考，同时也为维护职工和单位自身权益提供权威凭证。可以说，档案管理工作直接影响单位运行工作效率及工作质量。因此，档案管理工作人员要正视管理中存在的问题，创新档案管理工作思路，充分认清做好管理工作是自己最为重要的工作任务和职责，

一、制约档案管理的瓶颈因素

1、管理制度不尽科学

毋庸置疑，不少单位在档案制度的设计上，还存在不尽完善之处，在文件形成、收集、整理、运转、编目、立卷、检索、安全保管方面还依照原来的纸质时代的制度，档案管理各环节还尚未实现标准化、规范化；不仅如此，文件立卷归档实效性差，对现行文件任务的文件材料，不能及时立卷或归档；立卷分工不尽合理，归档不区分重点，相似的文件资料区分度不精细，档案管理中的重复度和信息冗余度大，档案利用效率和效果不高；公文制发存在漏洞，从而影响档案的质量。

2、资源合理利用不够

不少档案管理人员满足于得过且过，对档案的管理只是停留在简简单单的保管、整理以及收集上面，而没有将档案资源进行深入地开发以及利用。可以说，不少档案管理人员没有认识到档案资源开发利用的重要性和意义，未能看到档案资源的潜在价值转，更没有看到这些资源能够转化为现实的生产力，能够为经济和民生服务，看不到档案资源的经济和社会效益，以至于思想意识中没有开发资源的意向，管理方式单一，档案管理被动维持。

3、地位不高，设施落后

需要指出的是，不少领导层认为档案工作并不能为单位带来直接的经济效益，所以对档案管理工作的重要性认识不足，以至于档案管理工作在单位中一直处于尴尬的地位，从而使档案管理人员不足，资金投入不足，现代化管理设施较落后，没有将计算机技术广泛运用到档案管理中，档案室的库房建造不规范，档案现代化及档案保护设备配置基本不全。

4、管理业务素质不强

档案管理专业性、技术性较强，要求档案管理人员综合素质较高，既要有较高的政治素质，也要有较强的业务素质和现代化的管理素质，唯有如此，才能胜任管理工作需要。而事实是，档案工作在单位地位不高，受重视程度不够，加之单位人事改革、机构调整和重组，以至于专业能力、素质高的档案管理人员离任，一些新的人员对档案管理不熟悉，没有经过专门的培训和指导，相应的档案理论专业知识不强，与档案工作相关的文化、理论与科学技术掌握不到位，开拓创新精神不足；新时期档案管理要有市场意识，而不少管理人员却自我封闭，不能够根据信息市场的需求，优化服务措施，提高服务质量，因此，也就谈不上开发利用档案信息，发挥其积极作用。

二、创新档案管理新局面

1、完善管理制度

提高档案管理水平，必须完善档案管理制度，建立档案查阅制度，确保档案查看归还有序，查阅档案需与档案管理员一同进行，需要借阅时进行档案借阅登记，规定档案借阅时限，并在规定借阅时间内归还，同时保证归还档案安全完整，重要档案的借阅需有领导签字批准；档案借用制度。借阅档案并进行使用，需进行档案借用登记，登记时写明借用人，借用是由，借用期限；借用的文件需在定期内完整归还；档案查阅使用统计制度，定期对文件的借阅及借用次数进行统计，统计时标明时间，借阅人及借用人。

2、创新档案管理

经济与社会的快速发展带来庞大的信息，这给档案管理部门带来更大的压力，为此档案管理部门要适应新形势，创新思想观念，确立现代化管理意识，把知识和创新作为档案工作的管理目标，改变以往“重藏轻用”的落后观念，要有积极的信息转化意识，把相关信息系统地、规范地整理出来，更好地发挥档案的信息作用，体现档案的信息价值；采用科学的技术手段高效的管理，确保档案信息管理的实效性、准确性、及时性。

3、提高人员综合素质

先进的技术需要人的操作，档案管理工作的重点在人。单位应最大限度的减少档案部门的变动，促使档案工作人员稳定、经验丰富，确保档案工作不会由于人员的时常变动而导致档案管理人员综合素质下降。档案管理人员努力学习档案管理知识，提升专业素质，一方面引进优秀的档案管理人才，一方面加强对现有的有潜力的档案管理人员的培训，让他们通过培训了解和学习最新的档案管理技术知识，提升专业素质。

综上所述，档案管理作为事业单位管理工作的重要内容，对于事业单位的协调、高效、有序运行具有重要的意义，为此，档案管理人员要清楚地认识到档案管理中存在的主要问题，科学创新事业单位档案管理新思路，从而使档案管理适应社会发展需要。