OA系统运行管理方案计划规定

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OA系统运行管理制度

OA系统运行管理制度

OA系统运行管理制度一、系统运行管理职责1.1IT部门负责OA系统的安装、配置和维护,以保证系统的稳定运行。

1.2IT部门负责对OA系统进行监控和日常维护,及时发现并解决系统故障或问题。

1.3IT部门负责OA系统的性能调优和升级,以确保系统的高效运行。

1.4IT部门负责对新功能的需求调研和测试,确保新功能的完善和稳定。

二、系统运行管理规定2.1OA系统每天需进行定期备份,数据备份的存放位置应与服务器位置分离,以防止数据丢失。

2.2OA系统的安装和配置需要经过严格的申请和审批程序,确保系统的安全性和合规性。

2.3OA系统运行期间需进行实时监控,及时发现并解决系统故障或性能问题。

2.4OA系统需定期进行系统巡检和性能评估,以确保系统的稳定运行和性能优化。

2.5OA系统出现故障或问题时,IT部门需及时组织人员进行排查和修复,并向相关人员及时报告。

2.6在OA系统升级前,需提前进行详细的测试和评估,确保新版本的稳定和兼容性。

2.7IT部门需要定期对OA系统进行安全检查和漏洞扫描,以确保系统的安全性。

三、系统管理措施3.1IT部门需定期对OA系统用户进行权限管理,确保系统的安全性和合规性。

3.2OA系统的使用需通过合法的账号和密码,未经授权人员不得使用他人账号进行操作。

3.3OA系统数据的传输需通过加密通道进行,以保证数据的安全性。

3.4OA系统的日志记录需定期进行审计,以便及时发现并解决安全问题。

3.5OA系统管理层需定期进行用户培训和系统操作指导,以提高用户的使用效率和问题解决能力。

3.6OA系统运行管理需进行定期的数据清理和系统维护,以确保系统的稳定和性能。

四、违规处罚措施4.1对于未经授权擅自篡改OA系统相关配置和数据的行为,将追究相应责任人的违规责任。

4.2对于未经授权擅自共享OA系统的账号和密码的行为,将对相关人员进行相应的违规处理。

4.3对于利用OA系统进行违法活动或泄露公司机密信息的行为,将依法追究相应的法律责任。

oa系统运行管理规章制度

oa系统运行管理规章制度

oa系统运行管理规章制度第一章总则第一条为了规范OA系统的运行管理,提高工作效率,保障信息安全,依据公司相关制度和法律法规,制定本规定。

第二条本规定适用于公司内所有使用OA系统的员工和岗位,所有员工应遵守本规定。

第三条 OA系统管理员负责本规定的执行和管理,公司领导和各部门负责人应配合管理员的工作。

第二章 OA系统的使用第四条OA系统的使用范围包括但不限于事务审批、公文交流、会议安排等日常办公工作。

第五条员工应根据岗位需要,在规定的时间内登录OA系统进行工作,并保持在线状态,及时处理工作任务。

第六条员工不得私自更改OA系统中的数据信息,不得删除重要信息,如有需要应报告主管部门处理。

第七条员工不得在OA系统中进行与工作无关的私人活动,如聊天、游戏等,严禁传播违法信息及淫秽内容。

第八条员工应妥善保管OA系统的账号和密码,不得将其转借他人,发生账号泄露应及时通知管理员并修改密码。

第九条员工应按照OA系统的权限级别进行操作,不得越权查看、修改他人数据信息,如有操作需求应获得相关授权。

第十条 OA系统管理员应定期对系统进行维护和更新,确保系统正常运行,及时处理系统故障及漏洞。

第十一条 OA系统管理员应建立定期备份机制,保障公司数据的安全性和完整性。

第十二条在OA系统的使用过程中,如有发现问题应及时报告管理员或上级领导,协助解决。

第十三条违反本规定的员工将会受到相应的惩罚,情节严重者将承担法律责任。

第十四条其他未尽事宜由OA系统管理员根据实际情况制定相应处理办法,并报领导批准。

第三章结束语以上规章制度自颁布之日起开始执行,凡违反本规定者,将按照公司相关规定进行处理。

希望全体员工能严格遵守规定,共同维护公司OA系统的正常运行和信息安全。

特此公示。

以上是OA系统运行管理规章制度的草拟草案,具体的实施细则可根据公司的实际情况进行适当调整和完善。

希望全体员工能够认真执行规定,共同维护公司的利益和形象。

OA运行管理制度

OA运行管理制度

OA运行管理制度一、总则为规范和优化办公自动化系统(以下简称“OA系统”)的运行管理,提高工作效率和工作质量,确保信息安全和数据完整性,特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司内所有使用OA系统进行办公工作的员工。

三、系统操作1.严格遵守OA系统的操作规程,确保系统的正常运行;2.避免在系统中进行无关操作,确保信息的准确性和完整性;3.对系统进行定期维护、更新和升级,确保系统安全性和速度;4.使用个人账号登录系统,并妥善保管账号密码,不得随意将账号密码提供给他人;5.熟练掌握OA系统的基本操作方法和常用功能,提高工作效率。

四、信息流程1.所有信息的录入、存储和传递均应通过OA系统完成,不得使用其他渠道;2.要求在系统中对所有信息进行准确填写、标注和分类,确保信息的准确性和及时性;3.对敏感信息和重要文件进行加密处理和权限设置,防止泄露和篡改;4.严格遵守公司的信息保密规定,不得将公司机密信息外泄或滥用。

五、数据管理1.对重要数据和文件进行定期备份和存储,确保数据的完整性和可靠性;2.固定备份数据的时间间隔和存储位置,建立健全的数据管理制度;3.对数据进行分类、整理和归档,便于查找和管理;4.不得私自删除或篡改数据,如需修改或删除数据须经相关审批;5.使用系统自带的数据恢复功能进行数据恢复和修复。

六、系统安全1.定期对系统进行安全检查和漏洞修复,确保系统的安全性;2.设定合理的权限管理,对员工进行权限设置和分配;3.对登录系统的行为进行监控和记录,发现异常情况及时处理;4.使用安全软件对系统进行实时防护和监控,提高系统的安全性;5.不得在系统中安装未经公司批准的软件和插件,避免给系统带来风险。

七、违规处理1.对违反本制度规定的行为进行严肃处理,包括警告、扣减绩效、甚至开除等;2.对有意或者无意造成系统故障、数据泄露、信息丢失等行为,按照公司规定给予相应处罚;3.对于严重侵犯信息安全和造成公司损失的行为,公司有权追究其法律责任。

OA办公自动化系统运行管理规定制度法规

OA办公自动化系统运行管理规定制度法规

OA办公自动化系统运行管理规定制度法规
以下是OA办公自动化系统运行管理规定制度法规的一些建议:
1. 规定OA办公自动化系统的使用范围和使用目的,明确系统的主要功能和应用场景,以确保系统的正常运行和有效利用。

2. 设定OA系统的权限管理机制,明确不同用户的权限和角色,确保系统的安全性和
信息的机密性。

3. 制定OA系统的数据管理规范,包括数据的采集、流转、存储和备份等,确保系统
中的数据的完整性和可靠性。

4. 设立OA系统的使用规范,包括用户的行为准则和操作规范等,避免系统被滥用或
误操作导致的问题。

5. 设计OA系统的故障处理和维护机制,包括系统的备份和恢复措施,以及及时的故
障修复和维护服务。

6. 制定OA系统的培训和支持措施,包括用户的培训和技术支持服务,以提高用户对
系统的认知和便利性。

7. 设立OA系统的监督机制,包括定期的系统审计和用户满意度调查,以评估系统的
运行情况和用户的满意度。

8. 制定OA系统的更新升级规划,包括及时采纳新技术和功能,以提升系统的性能和
功能。

以上建议仅供参考,实际制定规定制度法规时需结合具体情况和实际需求进行制定。

OA协同办公系统运行管理规定

OA协同办公系统运行管理规定

OA协同办公系统运行管理规定一、目的为了提高公司工作效率,有效降低和节约成本,加快办公自动化建设,保障文件和各种信息传递快捷畅通,根据公司的实际情况,制定本规定。

二、适用范围1、本规定适用于特区及各部门办公自动化的管理。

2、OA系统用户暂定为特区各部门办公类工作人员。

三、职责范围1、运营管理部负责编制本制度,并有解释权,特区行政人事负责人负责监督执行。

2、各部门负责人对本制度对本部门所有人员有宣导、并监督执行之责任。

3、特区信息化管理人员主要职责:3.1、负责OA系统的升级、流程优化与指导。

3.2、负责OA使用人员的培训和技术指导工作。

3.3、负责OA服务器硬件维护,确保服务器安全运行,做好数据备份,确保数据安全。

3.4、负责系统流程功能的修改及特殊需求的处理。

3.5、对特区系统管理人员提供的需求进行解答并调整因组织架构变更或流程变动需要进行的系统调整。

4、特区行政人事部主要职责:4.1、各单位要指定专人进行日常管理及与特区信息化管理人员对接。

4.2、负责因人员流动及组织架构变更造成用户变更的审定,负责用户注册、注销等管理,负责系统用户岗位权限的设置。

4.3、负责新员工入职后由申请人提交的经审批后的纸质表单《OA系统用户帐号申请表》1-2日内开通系统注册权限。

4.4、负责本单位系统新闻、发文、通知等信息及时发布。

4.5、负责OA系统各职能部门工作流程设计的审核修改、审批制定。

4.6、本单位系统功能需求变更时由行政人事负责人进行审核后并由行政人事部提交《系统需求变更申请表》流程。

4.7、负责确定、监管OA系统核心工作流程参与人员的权限。

4.8、负责监控、检查、督办核心工作流程的工作流转。

4.9、负责对系统内保密文件的设置进行定期检查。

4.10、负责对本单位各部门上报特区各业务口数据的执行情况进行监督。

4.11、负责根据特区提供的违纪处罚统计执行对本单位人员进行处罚。

四、OA系统的文件管理及用户使用规定:1.、凡是以公司名义在OA系统中发布规章制度、红头文件、通知、通报、公告以及涉及对横向部门工作要求的等一律由行政人事部负责统一发布,其他任何部门(人员)不得发布,上报特区的各种报表由各子公司业务部门按特区各业务口要求按时报送。

OA系统使用管理规定

OA系统使用管理规定

OA系统使用管理规定一、总则1.为了规范OA系统的使用行为,提高工作效率,加强信息管理,制定本管理规定。

2.本规定适用于公司所有员工,包括正式员工、临时员工、外聘人员等。

二、OA系统使用权限1.所有员工须经过授权方可使用OA系统。

2.授权范围由员工所在部门或主管决定,权限分为管理员权限和普通用户权限。

3.管理员权限包括系统管理员和部门管理员。

a.系统管理员拥有对OA系统的完全控制权限,能够进行系统设置、用户管理等操作。

b.部门管理员拥有本部门下用户的管理权限,可以进行部门内用户的设置和权限分配。

4.普通用户权限受到限制,只能访问自己所需的模块和信息,不能修改他人的信息。

三、OA系统使用注意事项1.保护账号安全a.不得将个人账号和密码泄露给他人。

b.定期更改密码,密码应由字母、数字和特殊字符组成,长度不少于8位。

c.使用个人电脑登录OA系统时,应保证电脑的安全性,禁止在他人电脑上登录OA系统。

2.合理利用OA系统资源b.不得恶意篡改、删除、破坏OA系统中的数据文件。

3.合规使用OA系统功能a.OA系统中的各项功能均应符合公司及国家相关法规。

b.禁止在OA系统中发布、传播任何非法、淫秽、暴力、种族歧视等信息。

4.注意保密要求a.OA系统中的工作文件和信息属于公司的商业秘密,员工在使用过程中需保密。

b.禁止将OA系统中的文件和信息外传给未经授权的人员或机构。

四、违规行为处理1.一旦发现违反本管理规定的行为,将视情节严重程度给予相应的处理,包括口头警告、书面警告、禁用账号等。

2.严重违反规定的员工将面临纪律处分,包括但不限于扣除绩效考核成绩、停职、辞退等。

五、附则1.本规定由公司人事部门负责解释和修订,并在公司内部进行宣传和培训。

2.各部门要加强对员工的监督和管理,发现问题及时上报和处置。

OA系统运行管理规定

OA系统运行管理规定

OA 系统运行管理规定文件编号编制审核批准实施日期OA 系统运行管理规定为使公司办公自动化系统安全稳定运行,加快公司办公业务透明、规范、高效的运行,加快公文、请示等业务流转,达到管理科学,提高工作效率的目的。

合用于_______公司所有各二级单位、部室、子公司。

公司内部流转的各种文体的公文、各类请示、价格审批、合同评审等办公业务,本系统预设协同模板和表单见附表1,均属本系统管理业务范围。

3.1 信息评价部负责本系统的运行维护管理,包括用户管理、权限管理,表单制作、流程配置和系统运行参数调整等工作内容。

3.2 公司办公室负责本系统各业务及管理流程的制定。

3.3 各二级单位、部室负责按照本规定正确使用本系统,将在使用中浮现的问题及时反馈给信息评价部,属业务流程变动或者新增的,需要先提交公司办公室审核确认。

3.4 公司系统管理员负责本系统的日常维护。

3.5 各二级单位、部室管理员负责本部门人员的培训并接受公司系统管理员的指导和工作安排。

4.1 OA 系统:本管理制度所说的OA 系统指某某有限责任公司应用的用友致远OA 系统。

4.2 协同:泛指组织中多人完成一个或者多个事务的行为方式和过程,协同工作是组织行为的基本模式和状态。

4.3 表单:表单指由系统管理人员根据业务要求在系统内定制固定表样,并将表样与流程捆绑在一起供用户调用的应用模式。

无6.1.1 OA 终端用户必须保证每天登录OA 系统,查看是否有本人相关的业务需要处理,保证业务处理及时性和准确性。

6.1.2 OA 终端用户要保证OA 系统上相关事项的处理时间不超过24 小时,因出差、请假等原因不能及时处理时,要求通过设置代理人员代为办理。

6.1.3 OA 在线用户如果长期不从事OA 相关业务处理时(时间超过15 分钟)应退出OA系统,以便OA 系统释放空间可供其他人员登录使用,信息评价部不定期进行抽查与公示。

6.1.4 被授权用户对自己享用的资源负有保护责任,应使用好密码并不得泄露给他人;因密码泄露或者更新不及时等引起的损失由用户本人承担,给公司造成重大损失的要追究法律责任,并按公司相关规定办理。

OA系统使用管理规定

OA系统使用管理规定

OA系统使用管理规定一、总则为规范OA系统的使用,提高工作效率,依据公司相关管理制度,制定本规定。

二、适用范围本规定适用于公司所有员工,包括内部及外部人员,使用OA系统进行办公工作。

三、OA系统账号的开设和使用1.OA系统账号的开设(1)公司将根据员工的职务和工作需要,在OA系统中开设相应的账号。

(2)员工应尽快开通自己的OA系统账号,并按照规定设置安全密码,确保个人信息的安全。

2.OA系统账号的使用(1)员工应当妥善保管个人账号及密码,不得私自泄露或借用他人账号。

(2)员工不能将个人账号用于私人或非法目的,应当遵守相关法律法规和公司相关规定。

(3)员工要经常检查和更新账号的安全性,如发现被盗用、泄露等情况,应立即向IT部门报告。

四、OA系统信息的保密和安全1.信息保密(1)员工在OA系统中处理的所有文件、信息及其他数据均为公司的商业秘密,员工有责任保密。

(2)员工不得擅自将OA系统中的文件、信息及其他数据以任何形式传递给他人,除非获得相关文件的委托。

(3)员工应遵守公司相关的保密规定,不得将OA系统中的文件、信息及其他数据用于与公司业务无关的活动。

2.信息安全(1)OA系统中的文件、信息及其他数据应经过加密和备份,确保安全性和可靠性。

(2)员工不得使用未经授权的软件或程序影响OA系统的正常运行,不得擅自修改、删除或篡改数据。

(3)员工在退出OA系统时,应及时关闭相关窗口,确保个人数据和机密信息不被他人获取。

五、OA系统的合理使用1.合法合规(1)员工在使用OA系统过程中,应遵守国家相关法律法规,不得从事任何非法活动。

(2)OA系统中的文件、信息及其他数据应符合相关法律法规和公司相关规定。

2.高效使用(1)员工在使用OA系统时,应尽量减少无关操作,提高工作效率。

(2)员工应选择适当的通信方式,在OA系统中合理使用邮件、通讯录等功能,减少工作沟通成本。

3.OA系统使用评估(1)公司将定期对员工的OA系统使用情况进行评估和考核,根据员工的表现进行相应奖惩。

办公自动化系统(OA)运行管理规定制度法规

办公自动化系统(OA)运行管理规定制度法规

办公自动化系统(OA)运行管理规定制度法规
办公自动化系统(OA)运行管理规定制度法规是指规范办公自动化系统运行管理的一系列法规和制度。

以下是一些可能包括在其中的内容:
1. 办公自动化系统的使用范围和目的:明确使用办公自动化系统的范围和目的,确保
其在办公工作中的合理应用。

2. OA系统的建设和维护责任:明确OA系统的建设与维护责任,确保系统的正常运行和稳定性。

3. OA系统的使用权限和管理:明确OA系统的使用权限和管理规范,包括用户的级别、权限分配、注册、登录、密码保护等。

4. OA系统用户行为规范:规定OA系统用户的行为规范,包括禁止非法操作、滥用权限、泄露信息等行为。

5. OA系统的数据管理和安全措施:明确OA系统的数据管理和安全措施,包括数据备份、数据加密、防火墙等保护措施,以及数据的存储、传输、访问控制。

6. OA系统的更新和升级管理:规定OA系统的更新和升级管理规定,确保系统功能的持续优化和升级。

7. OA系统的故障处理和技术支持:明确OA系统的故障处理和技术支持流程,保障系统的正常运行和用户的需求。

8. OA系统的培训和使用指南:提供OA系统的培训和使用指南,确保用户了解系统的功能和操作流程。

9. OA系统的监督和评估:建立OA系统的监督和评估机制,对系统的运行和管理进行定期检查和评估。

以上仅为可能包括在办公自动化系统(OA)运行管理规定制度法规中的一些内容,具体的制度和法规会根据实际情况而定。

关于OA管理系统的使用管理规定

关于OA管理系统的使用管理规定

关于OA管理系统的使用管理规定OA(Office Automation)管理系统是一种用于管理和协调办公室工作流程的软件系统。

它能够集成和自动化各种办公室任务和流程,提高工作效率和管理水平。

为确保OA管理系统的正常使用,下面制定了一些使用管理规定。

一、系统使用权限管理1.系统管理员负责对系统用户的权限进行设置和管理,并定期进行权限审查。

2.按照岗位职责和工作需要,将不同的用户分配到相应的权限组。

并在必要时,对特殊权限进行独立设置。

3.离职员工或调岗员工的权限必须及时撤销或调整。

4.严禁将个人账号和密码泄露给他人使用,如发生泄露,需及时更换密码并上报管理员。

二、系统使用行为规范1.用户在使用系统时,必须遵守国家相关的法律法规,不得进行非法操作,不得传播和使用违法、淫秽、暴力等信息。

2.严禁在系统中传播和存储病毒、恶意软件等有害信息,确保系统的安全稳定。

3.严禁私自篡改或删除他人提交的数据,如有需要,需征得相关人员的同意并有合法依据。

4.用户需保守系统中的商业秘密和个人隐私数据,不得私自泄露和传播。

三、系统应用规范1.用户在使用系统时,需了解系统的功能和使用方法,确保正确和高效地完成工作任务。

2.用户应熟练掌握系统操作技巧,并根据需求进行适当的培训和学习。

3.用户在使用系统进行任务处理时,需按照流程和规范进行,确保数据的准确性和完整性。

4.用户需按照规定时间和方式进行备份和存储相关数据,确保系统数据的安全性和可恢复性。

5.用户需及时反馈系统的问题和建议,以便管理员进行及时处理和改进。

四、系统维护与保障1.系统管理员需定期检查系统的运行状态,确保系统的稳定性和性能。

2.维护人员需及时处理系统异常报警信息,如服务器故障、数据丢失、网络中断等。

3.员工在使用系统时,如发现异常情况或系统故障,应及时上报给系统管理员,协助解决问题。

五、违规处理与监督1.对于违反规定的用户,管理员有权采取相应措施进行惩处,包括但不限于警告、限制权限甚至停用账号等。

集团OA办公系统运行管理规定

集团OA办公系统运行管理规定

集团O A办公系统运行管理规定The document was prepared on January 2, 2021××集团O A办公系统运行管理办法第一章总则第一条为确保××集团OA办公系统以下简称“OA系统”安全、有效、规范运行,充分发挥OA系统的作用,提高工作效率,特制定本管理办法.第二条OA系统运行是指在××集团范围内,使用致远协同办公软件处理日常办公业务,实现本单位移动办公、资源共享、高效协同的事务处理机制.第三条OA系统运行应坚持优化业务办公流程、提高办公效率和降低管理成本原则,利用OA系统处理办公业务应符合公司流程管理及其它业务管理的有关规定.第四条OA系统内容主要包括内网门户、流程表单、文档管理、公共信息、会议管理、公文管理、致信桌面端、移动协同等功能,旨在实现流程在线审批、移动办公、信息共享和交流,规范管理流程,提高办公效率和降低管理成本.第五条本办法适用于××集团、项目公司经批准使用的各部门以及各部门人员.第六条系统的应用分两个阶段:第一阶段自2015年×月×日至2015年×月×日为试用期,集团公司和项目公司OA系统通过集中培训后试用,问题反馈,使用提升,试用期周期为一个月.第二阶段自2016年×月×日起,系统投入正式运行,将进入优化提升、运行管理阶段,各部门所有梳理到OA系统中的流程表单均需在线上运行.目前尚不适合通过OA系统流转的流程表单,仍按纸质单据流程审批.第二章管理机构第七条集团人力行政部负责OA系统的管理、规划、实施、培训、日常维护、总体检查考核工作,对系统实行统一部署,分级管理.其主要职责:一办理系统使用单位的新用户注册、变更、密码修改等相关手续;二制定系统运行的具体工作规范和管理制度;三负责OA系统流程的修改及修订工作.四征询各使用单位的意见和建议,协调解决各使用单位在使用系统中出现的新情况、新问题;五定期培训各使用单位系信息管理员和使用人员;六做好其他相关工作.第八条项目公司总经办负责项目公司OA系统的督导、问题集中反馈、本单位检查考核工作,其主要职责:一办理项目公司OA系统的注册、名称变更、密码修改等相关审核工作;二集中反馈项目公司使用过程中存在的问题和跟进;三征询各部门的意见和建议,协调解决各使用单位在使用过程中出现的新情况、新问题;五定期培训各使用部门系统管理人员和使用人员;第九条各使用部门负责人主导OA系统建设工作,同时确定一名信息管理人员负责日常管理.各信息管理员的职责是:一负责本部门OA系统的日常管理;二指导和监督该系统在本部门的运行;三负责与集团人力行政部、项目公司总经办的工作衔接.第三章使用规范第十条公司员工应熟练掌握OA系统的操作方法,在使用OA 系统处理办公业务时,应遵守以下规定:1、通过OA 系统发布的信息、发起的协同,OA使用人员视同知晓,应及时登录系统获取办公信息,处理相关业务.2、公司员工应保证OA系统处理办公业务的响应时间.网上协同处理流程涉及到的相关人员处理时间原则上不超过1个工作日.如有出差、请假、培训等特殊原因不在公司时,须通过手机端移动审批处理;如有长期请假、出差、休假等,须通过代理人设置功能委托相关人员代为办理.第十一条OA系统公共信息管理实行审核发布制度,不得在OA系统上发布与公司工作无关的通知公告或调查;不得在文档中心上传与工作无关的文件.第十二条员工身份认证.系统通过用户名和密码进行身份管理和认证.用户名是每个员工的手机长号,个人的密码是安全的保证,账号密码必须设6位以上字符最好包含字母、数字、符号等.OA系统提供了用户自我更换密码的功能,用户应自己定期更换密码,不得泄露给他人,防止他人非法使用.由于密码泄漏造成的损失由本人负责.第十三条各使用人员要保证通过OA系统发布、流转的信息和文件的内容完整准确,并对所发布的内容负责.第十四条为保证OA系统运行的高效性,已配备电脑的员工在工作时间内应保持开机登录OA系统,未配置电脑的员工须每天在手机上登录协同办公移动端,以保证及时动态接收、知晓、处置和办理相关文件、通知和会议.第十五条如有重要文件需要领导审批,如果分管领导有事没有使用OA系统,相关人员可通过发送手机短信提醒领导进行移动审批.第十六条因个人原因未登录和使用OA系统,不能及时处理相关工作,造成的责任由自己负责.第十七条个人信息的完善:在OA系统的个人设置里面,必须对自己的个人信息进行添加和完善,包括个人真实头像、联系方式等,个人信息发生变化时应及时修改,以便同事之间联系时查找方便.第十八条 OA系统流程模板涵盖集团及项目公司范围内的办公流程,涉及的相关部门应按照系统模板使用说明实行网上流程签批,流程归属部门应督促系统流程模板的使用.第十九条 OA系统使用人员应自觉遵守系统运行的规章制度,按照工作权限,认真完成本人在系统中所承担的工作任务.第四章业务管理规则第二十条OA系统功能包括:协同工作、表单管理、会议管理、文档管理、公文管理、公共信息、通讯录等.第二十一条协同工作涵盖集团和项目公司范围内各部门第一期梳理上线的流程表单:所有已上线流程表单均需按照使用说明实行OA 流程发起,线下纸质文件审批取消;暂未上线流程表单仍按线下纸质文件审批模式运行.第二十二条表单应用表单应用涉及表单模板查询、表单使用情况查询,根据各部门表单情况,做流程表单使用情况查询和统计工作.第二十三条会议管理召开会议前,由各部门人员填写会议通知或方案,描述会议相关信息对应告知集团总裁办、项目公司总经办,集团总裁办、项目公司总经办根据会议时间安排在OA系统中发布会议通知.参会人员需密切关注会议内容和会议时间,并在收到会议通知后,回复是否能参加会议. 第二十四条文档管理1、集团文档集团文档用于集团统一对所有员工公开的目录,目前主要包括集团公司工作日报、项目公司工作日报,后续所有工作日报将取消在微信工作群及工作群中发布.2、一般文档管理各部门文档管理员应对本部门需保存、共享的资料进行分类整理,并归档到“单位文档”对应目录中;并根据查询权限授权其它员工查询或借阅.重要文档需另外备份.3、流程归档流程表单处理完成后,文件自动归档到电子档案库,形成流程归档文件,按部门及年份存储,供相关人员查询或借阅.第二十五条公文管理1、各管理部门发文,由各部门内业拟稿,交由部门负责人审核后,提交人力行政部项目公司为总经办核稿,由人力行政部项目公司为总经办根据文件性质和领导工作分工,把文件提交给相关领导签发,领导签发后文件传递给人力行政部项目公司为总经办文员,文员对文件进行存档,并分发到各相关部门和人员.2、公司收文,人力行政部项目公司为总经办收文后登记,并把外来文件扫描成电子件,发起收文流程,系统流程中传递给相关领导阅示,领导阅览后批示意见,人力行政部项目公司为总经办根据领导批示意见转交相关部门办理.3、部门收文,由部门文员完成收文登记、部门负责人拟办、分管领导批示、转到具体办事人办理自动归档.第二十六条公共信息通知公告、新闻、调查等公共信息,由本部门文员内业起草标题和内容等信息,提交部门领导审核后在OA系统中直接发布.第二十七条通讯录通讯录作为集团内部员工联系方式的集中体现,如本人联系方式发生变化,应及时通知系统管理员在OA系统中变更.第五章应急处理第二十八条如遇系统出现故障、长时停电、网络问题等应急情况,导致流程表单和信息无法在系统中进行正常交换的,应及时通知集团人力行政部.由信息专员组织OA软件供应商尽快查明原因,排除故障,并在4-6小时内做出响应.若24小时内仍未排除故障,造成系统不能正常运行的,由集团人力行政部提出解决办法,同时报告集团相关领导并通知各使用部门,以保障流程表单与信息交换工作的正常运行.第二十九条系统运行中遇到的其他问题或使用意见,应及时向集团人力行政部反馈.第六章罚则第三十条 OA系统自动对协同工作进行跟踪,对每位员工工作事项的处理周期、处理件数、延误情况进行记录.每月进行使用情况统计通报,并将使用情况纳入本部门年度考核范围.第三十一条 OA系统作为公司内部办公系统,为了方便内部沟通交流,需要上传本人真实头像真实头像需要使用个人清晰真面照,新员工在入职后三个工作日内必须完成上传.集团将定期检查OA系统中头像上传情况,如未上传或没有按照要求上传头像的情况,将处以50元/次罚款.第三十二条 OA办公是非常严肃的事情,对处理延误造成工作积压3-5次以内时每次考核责任人100元,6-10次时每次考核300元流程处理时限延误是指以系统的记录时间计超过1个工作日时仍未处理待办事宜.第三十三条对长期不登录使用OA系统、不按统一要求提供共享数据,对工作造成不良影响的,视情况处以50-500元罚款如因特殊情况无需使用OA系统,需以书面申请报公司审批.第三十四条遗失或泄漏账号、密码等安全认证信息,造成公司损失的,对责任人处以严重警告以上行政处罚并处罚款1000元,并纳入年终考核.第三十五条对侦测、盗用他人账号和密码,刺探网络配置、服务器配置和数据库信息,造成公司保密文件泄密的对责任人处以行政处罚,损失重大的开除公司.第三十六条违反OA运行制度上的其他规章条理的处罚将另行规定.所有员工使用OA情况将纳考核范围.××人力行政部二〇一六年一月八日附:OA系统常规管理细则一、系统使用权限及应用的有关规定1、协同工作:广泛用于内部的请示、计划、行政财务类流程审批、项目协调、工作安排、信息传递及采集、归档等应用,是OA系统中最经常、最重要的功能.授权使用范围:所有操作人员处理权限解释:在待办处理事项时会出现“知会”“协同”“审批”“知会”:属于最低权限,只有了解事项权限,无流程处理权力.“协同”:属于中级权限,可进行对流程“加签”,流程回退、撤销、终止权限.“审批”:属于最高权限,可进行更高级流程改变,以“转发”“归档”“知会”“加签”等处理,具有对事项处理以流程“回退”“继续”“撤消”“终止”等权力.2、公文管理:通过收发文管理,进行公文拟办、签审、核校、签发、来文登记、批阅、办理、归档、查询等应用.授权使用范围:领导高层、总裁办、项目公司总经办、相关部门文职人员.3、文档管理:分为个人文档、单位文档和集团文档.个人文档可对个人协同事项进行归档保管,借阅、检索.单位文档和集团文档由专人管理和文档权限分配,分级管理.实现自动归档、档案分类、清理、文档移动、映射、共享借阅等常见应用.授权使用范围:公司全体员工4、会议管理:提供会议管理功能.会议管理:会议组织部门将会议时间安排发给集团总裁办、项目公司总经办在系统中登记会议安排,参会人员收到会议通知后需作会议回执、会议记录员作会议纪要上传共享.授权使用权限:集团总裁办、项目公司总经办均有会议发布权限.所有员工具有会议通知查看权限.5.公共信息公共信息是批量发布信息和使用者参与讨论的场所.◆新闻:实现公司内部新闻、图片新闻的快速发布;◆公告:能够以如全体、部门、职务级别等不同的方式实现信息的快速批量发布;◆调查:能实现投票式调查并立即以统计图方式显示结果;授权使用范围:其中新闻只有集团人力行政部、奉节公司总经办具有发布权限;公告只有相关部门具有公告栏目信息的信息管理员被授权,调查发起者只有集团人力行政部、集团销售管理部、项目公司总经办、项目公司营销部,其他职工有公共信息查看和调查投票的权限.二、信息的发布1、所有在OA办公系统发布的公共信息必须是非涉密内容,必须经部门负责人审批签发后才能发布.2、未经批准,任何部门、个人不得采取非法手段盗用他人密码发布信息.3、对违反上述规定,产生不良后果的,公司将按国家有关保密法规和公司制度,追究当事人和有关人员责任.三、权限及变更申请1.人员入职、离职、异动申请:集团、项目公司人力资源专员通过入职报到流程、离职流程、员工异动流程将新入职或离职人员名单、岗位、职务、联系方式等信息通过OA协同发给系统管理员来设置,并反馈新增人员登录信息.2.流程表单使用/增加申请:各部门如有流程模板需要改动、增加等,需附修改后表单模板和流程、模板使用人员或部门等信息通过OA系统发给系统管理员,系统管理员、OA技术人员共同商讨确定后修改或添加.3.文件夹使用权限申请:如各部门需要授权单独建立/新增文件夹,发申请至系统管理员,由其统一授权.四:系统管理人员名单1.信息管理员文档管理员、表单管理员:2.系统管理员:。

oa系统管理规范

oa系统管理规范

oa系统管理规范OA 系统管理规范一、总则为了提高工作效率,规范办公流程,保障公司信息安全,特制定本OA 系统管理规范。

本规范适用于公司全体员工对 OA 系统的使用和管理。

二、OA 系统的定义和功能OA 系统(Office Automation System)即办公自动化系统,是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。

它涵盖了公文处理、邮件管理、日程安排、工作流程管理、知识管理、人力资源管理等多种功能,旨在实现信息的高效传递、共享和协同工作。

三、系统使用权限管理(一)账号管理1、新员工入职时,由人力资源部门负责向信息管理部门提交开通OA 账号的申请,信息管理部门在接到申请后的X个工作日内为新员工开通账号,并告知初始密码。

2、员工离职时,人力资源部门应及时通知信息管理部门,信息管理部门在接到通知后的X个工作日内注销离职员工的 OA 账号。

(二)权限分配1、根据员工的岗位和职责,为其分配相应的 OA 系统操作权限。

权限的分配应遵循“最小权限原则”,即只授予员工完成其工作任务所需的最低权限。

2、若员工的岗位或职责发生变化,相关部门应及时向信息管理部门提出权限调整申请,信息管理部门在接到申请后的X个工作日内完成权限调整。

四、系统登录和密码管理(一)登录要求1、员工应使用公司分配的账号和密码登录 OA 系统,不得借用他人账号或使用公共账号登录。

2、登录OA 系统后,应及时修改初始密码,密码长度不少于X位,且应包含字母、数字和特殊字符。

3、员工应定期更改密码,建议每X个月更改一次。

(二)密码保护1、员工应妥善保管自己的密码,不得将密码告知他人。

2、若发现密码泄露或被盗用,应立即通知信息管理部门,并修改密码。

3、连续X次输入错误密码,账号将被锁定,员工应联系信息管理部门解锁。

五、信息发布和传递(一)信息发布1、公司内部的通知、公告、新闻等信息应通过OA 系统进行发布,发布人应确保信息的准确性和及时性。

OA系统使用管理规定

OA系统使用管理规定

《OA系统使用管理规定》xx年xx月xx日contents •OA系统使用规定•OA系统账户管理规定•OA系统数据安全管理规定•OA系统使用监督与违规处理目录01OA系统使用规定范围本规定适用于公司内部全体员工。

对象主要针对公司内部使用的OA系统,包括但不限于办公自动化系统、人力资源管理系统、财务管理系统等。

使用范围与对象登录流程员工在使用OA系统时,需输入用户名和密码进行身份验证,并按照系统要求进行操作。

使用流程与规范操作规范员工在使用OA系统时,应遵守公司相关规定,不得进行未经授权的操作,如未经批准不得擅自修改系统设置、删除重要数据等。

数据安全员工在使用OA系统时,应确保数据的安全性,不得泄露公司机密信息,同时应定期备份重要数据,防止数据丢失。

权限管理公司根据员工岗位和工作需要,对OA系统使用权限进行分配,员工应严格按照自己拥有的权限进行操作。

责任承担员工在使用OA系统时,应认真履行职责,如因个人原因造成系统损坏或数据丢失等后果,员工需承担相应的责任。

同时,员工应对在OA系统中处理的工作负责,确保工作的质量和及时性。

使用权限与责任02OA系统账户管理规定需要提交申请表,经过审批后,由系统管理员创建并开通账户。

申请流程需要提供有效的身份证明和职务证明,以及经过审批的申请表。

申请材料账户创建时间为收到完整申请材料后的5个工作日内。

账户创建时间账户创建与开通账户密码应定期更换,且密码长度不少于8位,并包含数字、字母和特殊字符。

账户使用与维护密码管理账户信息应严格保密,禁止未经授权的共享或泄露。

信息保密根据职务和部门需求,对账户权限进行合理分配,并定期进行权限审查和调整。

权限管理账户注销与关闭账户关闭长时间不使用或无效的账户应进行关闭处理,以释放系统资源和管理成本。

注销与关闭流程需提交申请表,经过审批后,由系统管理员进行注销或关闭操作。

账户注销离职或调岗时,账户应进行注销处理,以防止信息泄露和滥用。

XX公司办公自动化(OA)系统运行管理办法

XX公司办公自动化(OA)系统运行管理办法

XX有限公司办公自动化(OA)系统运行管理办法第一章总则第一条 XX有限公司(下简称“公司”)为加强办公自动化系统(以下简称“OA系统”)管理,保证其高效、安全运行,充分发挥OA系统的作用,根据《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》和国务院《关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》的规定,结合公司办公自动化工作实际,特制定本办法。

第二条OA系统,主要运用于公司各部门、所属企业之间的公文流转。

第三条 OA系统内容包括协同办公、公文管理、新闻中心、电子邮件、文档管理、移动办公等功能,旨在实现公文无纸化传输、信息实时共享,规范管理流程,提高办公效能和降低管理成本。

第四条OA系统对公文流程进行跟踪管理,对公司领导及员工的处理事项、处理时限、延误情况进行记录,员工使用OA系统进行协同办公的情况将纳入年度绩效考核范围。

第五条本办法适用于公司各部门、各所属企业。

第二章管理机构第六条公司党政综合管理部负责公司OA系统的规划、推广、督办、考核工作,其主要职责:(一)办理系统使用单位的注册、名称变更、撤销等相关手续;(二)构建电子公文与信息运转的流程管控体系;(三)征询有关意见和建议,及时协调解决使用过程中出现的新情况、新问题;(四)培训系统管理人员和使用人员,指导所属企业推广OA系统建设;(五)做好日常督办和年度考核。

第七条所属企业在公司OA系统建设总体框架下,负责本企业内部OA系统建设和推广应用工作。

第三章应用范围和具体职责第八条应用范围为公司各部门、所属企业,各自要指定一名专兼职文书管理员(兼职系统管理员),其职责是:(一)具备良好的服务意识和相应的操作技能,通过OA 系统用户名和密码登陆,负责本部门、本企业OA办公系统的技术指导和日常管理;(二)注重节点管理。

文书管理员保证每天至少登录两次OA系统,并按照文档流向及时提醒本部门、本企业领导及其他责任人员登录处理,公文处理的响应时间原则上不超过1个工作日。

OA办公系统运行管理办法

OA办公系统运行管理办法

0A办公系统运行管理办法0A办公系统运行管理办法第一章总则第一条为确保0A办公系统安全、畅通运行,特制定本办法。

第二条自**年*月*日起,系统开始试运行,试运行期间纸质办公与网上办公并行。

**年*月*日起正式运行,所有非涉密文件除印发少量纸质文件存档或对外使用外,均以电子文件形式运行。

涉密和不便通过0A办公系统流转的公文,仍按纸质文件流转。

第三条系统正式运行后,0A办公系统所发布的公文与纸质签发的公文具有同等效力,使用人员在网上相关流程和文件屮签署的意见、签名、日期等,与手工签署的意见、签名、日期等有同等效力。

第二章职责分工第四条党政办总体负责0A办公系统前台应用的监督管理与维护工作。

主要职责是:制定0A办公系统的工作规范及制度;应用并规范公文收发流程,监管各办理环节;发布各类信息;开发应用与维护新的工作流程;负责受理使用单位的注册、名称变更及撤销;征询各使用单位的意见和建议,研究、协调解决各使用单位在使用系统屮岀现的问题,并提岀处理意见。

第五条信息屮心负责系统后台的运行维护管理等工作。

主要职责是:基础网络及硬件设备维护;服务器操作系统及数据库维护;杀毒软件安装及定期查毒;系统基础服务程序运行监督及辅助恢复;短信平台维护;负责系统的安全、稳定、高效运行,定期对系统进行数据备份和日常维护工作。

第六条各使用单位具体负责本单位的0A办公系统信息栏目的管理,确定专人负责日常信息的及时发布。

第七条所有参与系统管理、运行、维护的工作人员应具备良好的服务意识和相应的专业技术能力,深入了解协同办公系统的内容与程序,熟悉国家有关法律、法规和规章,尽职工作,不得随意更改、泄露、盗用他人信息。

第三章使用管理第八条系统用户管理实行实名制,通过用户名和密码进行身份管理和认证。

使用人员首次登录系统应及时更换密码。

各用户应注意密码保护,不得泄露给他人代办工作,同时根据需要定期更换。

因为密码泄露造成的一切后果由本人负责。

密码忘记后须书面申请,由党政办核实后更改。

公司办公OA管理系统的使用管理规定

公司办公OA管理系统的使用管理规定

公司办公OA管理系统的使用管理规定一、引言随着信息化的发展,办公自动化(Office Automation,简称OA)已经成为现代企业不可或缺的工具。

为了高效地管理和利用公司办公OA管理系统,制定一套科学、规范的使用管理规定是必要的。

二、使用权限管理1.管理员用户权限:管理员具有最高权限,负责对系统进行设置、调试和维护,管理用户账号和权限,并负责制定和更新相关管理规定。

2.普通用户权限:普通用户仅可访问自己的个人信息、文件以及相关应用,不能修改他人信息和文件,且禁止获得他人密码和权限。

三、账号和密码管理1.用户账号:每位员工都必须拥有唯一的用户账号,账号命名应规范、简洁。

2.密码复杂度:密码必须包含字母、数字以及特殊字符,并且应定期更换,以保证系统安全性。

3.密码保密性:用户应妥善保管个人密码,严禁将密码告知他人,如果怀疑密码泄露,应及时更改密码并报告管理员。

四、文件管理1.文件分类:用户应根据业务需求对文件进行合理分类,建立清晰的目录结构。

2.文件命名:文件名应准确、简洁,避免使用特殊字符和敏感词汇。

3.文件权限:用户应根据需要,对文件进行适当的权限设置,保护文件的机密性和完整性。

五、使用规范1.合法使用:用户应根据公司的业务需要和内部规定,合法地使用OA管理系统,严禁利用系统从事非法活动和违法行为。

2.禁止滥用:用户不得通过系统传播有害信息、侮辱、诽谤他人,更不能扰乱系统正常运行,以及利用系统进行垃圾邮件、网络钓鱼等行为。

3.责任追究:用户在使用系统时如有违规行为,将承担相应的法律责任和公司内部纪律处分。

六、系统维护与更新1.系统维护:系统管理员应保证系统的正常运行,监控系统的性能和安全,及时处理故障和异常。

2.系统更新:管理员应及时进行系统的升级和更新,确保系统的功能完善和安全性。

3.培训与指导:管理员应定期组织培训和指导,帮助员工了解和掌握OA管理系统的使用技巧和注意事项。

七、风险管理1.数据备份:管理员应定期对系统数据进行备份,确保数据的可恢复性。

集团公司OA 系统运行管理制度规定

集团公司OA 系统运行管理制度规定

文件编号 ZD/ZD-WL-08 版次/修订状态 C/0 生效日期 2008-07-01一、目的(一)为提高公司工作效率,有效降低和节约成本,加快办公自动化建设,保障文件和各种信息传递快捷畅通,根据公司的实际,制定本制度。

(二)为规范业务流程、明确管理职责、保证集团办公自动化系统的安全、稳定、高效运行,特制定以下系统运行管理制度。

二、适用范围(一) 本制度适用于集团各职能部门、各经营单位办公自动化的管理。

(二)OA系统用户暂定为集团高层领导、职能部门及经营单位相关管理人员。

三、相关部门职责(一) 集团及经营单位人事行政部门负责配合集团网络信息部进行OA用户的注册和注销。

(二)集团网络信息部负责OA系统操作技术的培训,系统运行设备的维护、管理。

(三)各经营单位管理人员职责可参照执行。

四、内容(一)OA系统管理1、OA系统使用管理(1)OA系统为中东集团员工网上办公的平台,主要内容包括新闻公告发布,集团文件共享及传输,相关工作流程审批等。

(2)系统最终用户按职责及权限的要求,在OA中发布相关新闻,公告及流程,并参与讨论沟通,讨论要有的放矢,不得发表有损公司形象,反对公司规章制度等言论。

(3)所有OA用户每天上、下午上班后都必须及时登陆OA系统查看文件、流程,如因出差或出差时间较长,须指定授权的代办人代办。

(4)任何人不得随意让无关人员或外来人员查看OA系统中的内容,不许下载或打印相关受控的内容,更不得随意使用他人账号登陆系统。

(5)禁止在OA系统上传带有病毒的文件、图片等。

禁止在OA系统中发布不健康的内容。

2、集团新闻、公告等知识目录管理文件编号 ZD/ZD-WL-08 版次/修订状态 C/0 生效日期 2008-07-01 (1)集团各部门及经营单位设定1-2人为发布集团级新闻、公告管理人员,由其发布集团及经营单位上报的各类公文(包括集团新闻、公告、文件、会议通知等)。

(2)经营单位内部各类公文(新闻,公告,文件,会议通知等),由经营单位内部相关人员或指定人员发布。

oa系统运行管理制度

oa系统运行管理制度

oa系统运行管理制度一、总则为了规范OA系统的运行管理,保障系统的稳定运行和安全性,提高工作效率和信息化水平,特制订本制度。

二、管理范围本制度适用于公司内所有使用OA系统的部门和人员。

三、OA系统的工作职责1、系统管理员负责对OA系统进行日常管理和维护,包括系统的安装、配置、升级和补丁管理;2、业务部门负责对系统的日常应用和业务数据的录入和管理。

四、系统安全管理1、系统管理员应定期对OA系统进行漏洞扫描和安全检查,发现问题及时修复;2、系统管理员应定期备份系统数据,以防数据丢失或损坏;3、禁止未经授权的人员对OA系统进行篡改或入侵;4、禁止将OA系统账号密码泄露给他人;5、禁止通过OA系统传播违法信息或发布违规内容;五、系统运行质量管理1、OA系统的日常维护应在非工作时间进行,以免影响到业务部门的正常工作;2、系统管理员应对系统性能进行监控和优化,保障系统的稳定运行;3、业务部门使用OA系统时,需要严格按照相关操作规程进行,避免误操作引发系统故障。

六、系统使用规定1、使用OA系统时,员工需使用正规的账号登陆,严禁使用他人账号;2、使用OA系统时,严禁安装未经审核的第三方软件或插件;3、使用OA系统时,严禁进行与工作无关的私人活动,如打游戏、看视频等;4、使用OA系统时,严格遵守公司相关的信息安全政策。

七、违规处理1、对于违反本制度的行为,系统管理员有权暂停或限制相关人员的系统权限,对严重违规者,有权向公司管理部门提出纪律处罚;2、违规行为应及时进行记录,作为将来管理的依据。

八、制度的解释本制度的最终解释权归公司高层所有。

九、补充条款本制度涉及未尽事宜,由公司管理部门进行解释和补充。

办公自动化系统(OA)运行管理规定

办公自动化系统(OA)运行管理规定

办公自动化系统(OA)运行管理规定一、目的为了提高公司工作效率,有效降低和节约成本,加快办公自动化建设,保障文件和各种信息传递快捷畅通,根据公司的实际,制定本规定。

二、适用范围1. 本规定适用于集团各部门、各控参股企业、各销售公司(物流中心)办公自动化的管理。

2. OA系统用户暂定为集团各部门、各销售公司(物流中心)工作人员和各控参股企业管理人员。

三、相关部门职责1. 集团办公室负责文件的制作、发送、督办和少量纸质文件的存档和上报。

发出的电子公文必须具有符合规范的文件头和文件主体。

2. 集团人力资源部负责配合集团办公室信息技术处进行OA用户的注册和注销。

3. 集团办公室信息技术处负责OA系统操作技术的培训,OA系统运行设备的维护、管理和电子文档的保存。

4. 各控参股企业、各销售公司(物流中心)的部门和人员职责可参照执行。

四、文件发送与接收1. 集团公司及各部门、各企业下发、上报的各类公文(包括文件、会议通知、公告、简报、信息等)原则上统一采用办公自动化系统(OA)发送,特殊情况需要打印纸质文件的报集团或本分管领导批准。

2. 集团公司的正式文件及其他需要签发的公文,仍按原流程起草、审核、签发,统一由办公室编号、制作、扫描、使用OA发送至收文单位和个人,并根据实际需要打印若干份存档和上报。

3. 电子公文应做好登记,并由起草、审核、签发人签名。

4. 所有OA用户每天上、下午上班后都必须及时登录OA系统查看文件,并始终使OA系统处于“在线”状态,确保信息和联络畅通。

如因出差或出差时间较长,须指定授权的公文代办人代办。

5. 电子文件发送后,工作人员应根据公文的缓急程度对所发公文的接收情况进行检查,催办、督办,发现问题及时与有关人员联系。

6. 集团各部门、各控参股企业、各销售公司(物流中心)要建立OA系统管理体制,指定专人负责OA系统文件的管理。

五、用户注册和注销1. 总部新进符合使用OA系统的人员,由人力资源部在一个工作日内将人员的姓名、单位、岗位等基本资料送交集团办公室信息技术处,信息技术处应在一周内完成电脑配置和OA用户注册。

OA系统运行管理制度

OA系统运行管理制度

OA系统运行管理制度第一章总则一、目的:1.加强OA系统运行管理,保证系统有序、安全运行。

2.理清流程、分清责任、明确权限及办理时限,提高工作效率、减少推诿扯皮。

3.建立信息集成平台,增强领导监控能力。

4.强力推行无纸化办公,实现OA系统价值的最大化。

二、适用范围:本制度适用于公司所有员工。

三、职责:(一)行政人事部1.负责OA系统的建设、维护和服务支撑工作。

2.负责OA系统规章制度制定,以及对制度执行情况进行检查、考核。

3.负责OA系统流程设计、修改。

(二)公司领导(各部门部长、分管副总、总经理)1.支持OA系统建设,在公司强力推行无纸化办公、减少纸质文稿审批。

2.按时限及表单要求审批各项业务流程;对发起的业务流程把关,严禁不合理、不合规的流程进入下道工序。

3.对分管的业务流程实施检查、考核,确保每项流程按时完成,杜绝超期办理。

(三)OA系统管理员1.维护OA系统运行,不破坏系统安全,不私自串改、删除他人账户信息。

2.及时处理OA系统运行过程中的各种问题,必要时组织操作培训。

3.对固定业务流程检查,对超期办理、违规签批的行为进行监督。

(四)其他使用人员1.流程发起人:按时限要求提交各项业务流程,并对办理业务流程的后续节点进行跟踪、催办。

2.按时处理待办事项,尽量保证待办流程数量为0。

3.系统使用人员应自觉遵守系统运行的规章制度,按照岗位职责、工作权限、时限要求,认真完成本人在系统中所承担的工作任务。

4.线上审批要以线下沟通为基础,各部门在发起业务流程前应事先充分沟通。

四、运行基础:(一)用户开户与注销1.开通:按工作需要,需开通OA账户的需经部门部长同意后由系统管理员开通。

2.注销:人员离职后一周内,行政人事部通知系统管理员完成离职人员账户注销。

(二)账户安全1.系统使用人员的账号初始密码为000000,使用人员登陆后必须修改密码,并避免他人使用。

若密码丢失,由本人提出申请,部门负责人或上级领导同意后,系统管理员恢复初始密码。

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_______公司O A协同办公系统管理办法文件编号:1.目的:为使公司办公自动化系统安全稳定运行,加快公司办公业务透明、规范、高效的运行,加快公文、请示等业务流转,达到管理科学,提高工作效率的目的。

2.适用范围:适用于_______公司所有各二级单位、部室、子公司。

公司内部流转的各种文体的公文、各类请示、价格审批、合同评审等办公业务,本系统预设协同模板和表单见附表1,均属本系统管理业务范围。

3.管理职责3.1 信息评价部负责本系统的运行维护管理,包括用户管理、权限管理,表单制作、流程配置和系统运行参数调整等工作内容。

3.2 公司办公室负责本系统各业务及管理流程的制定。

3.3 各二级单位、部室负责按照本规定正确使用本系统,将在使用中出现的问题及时反馈给信息评价部,属业务流程变动或新增的,需要先提交公司办公室审核确认。

3.4 公司系统管理员负责本系统的日常维护。

3.5 各二级单位、部室管理员负责本部门人员的培训并接受公司系统管理员的指导和工作安排。

4.术语4.1 OA系统:本管理制度所说的OA系统指某某有限责任公司应用的用友致远OA系统。

4.2 协同:泛指组织中多人完成一个或多个事务的行为方式和过程,协同工作是组织行为的基本模式和状态。

4.3 表单:表单指由系统管理人员根据业务要求在系统内定制固定表样,并将表样与流程捆绑在一起供用户调用的应用模式。

5.过程流程图无6.过程要求6.1 使用要求6.1.1 OA终端用户必须保证每天登录OA系统,查看是否有本人相关的业务需要处理,保证业务处理及时性和准确性。

6.1.2 OA终端用户要保证OA系统上相关事项的处理时间不超过24小时,因出差、请假等原因不能及时处理时,要求通过设置代理人员代为办理。

6.1.3 OA在线用户如果长时间不从事OA相关业务处理时(时间超过15分钟)应退出OA系统,以便OA系统释放空间可供其他人员登录使用,信息评价部不定期进行抽查与公示。

6.1.4 被授权用户对自己享用的资源负有保护责任,应使用好密码并不得泄露给他人;因密码泄露或更新不及时等引起的损失由用户本人承担,给公司造成重大损失的要追究法律责任,并按公司相关规定办理。

6.1.5 各终端用户要保证通过OA系统发布、流转的信息和文件的内容完整准确,并对所发布的内容负责。

不得发布权限范围之外的内容和与工作无关的垃圾信息。

6.1.6 除公司收文模块可在收文表单意栏中见中输入“已阅”外,其他签报文件或表单领导阅后必须输入意见,只能选择同意、不同意,并可输入其他意见。

如果只选择“已阅”并无其它意见,则一律视为“同意”。

6.1.7要充分利用A6精灵功能,要求各单位领导、公文收发员、机要秘书等重要岗位必须保证公文快速传输。

重要岗位及关键用户要设开机密码,保证计算机安全,因登录密码被盗用造成的损失由用户本人承担。

6.1.8流程表中的责任部门负责流程业务建立与执行过程的监督,并对各单位是否按流程进行业务处理进行管理,信息评价部负责对流程的责任部门进行评价与监督。

6.2 人员及权限管理6.2.1 人员权限管理6.2.1.1 OA用户分为:系统管理员、部门管理员、公文收发员、一般用户。

6.2.1.2 因工作需要新增公司信息管理系统用户时,由所在单位通过OA系统“信息系统用户申请表”流程进行用户及权限申请。

6.2.1.3 人员调动、部门更名或取消等引起用户变动,各单位应在事件发生后2小时内通过“信息系统用户申请表”流程上报,以便系统管理员能够及时针对具体情况进行参数及权限调整。

6.2.1.4 各终端用户不得随意发布与工作无关的信息,对自已的行为负责,造成不良后果的追究相关责任。

6.2.1.5 OA“电子印章”和“手写签名”均设置单独的密码,具备相应权限的用户应妥善保管好单独的密码,因密码被盗用等引起的行政或法律纠纷由用户本人承担。

6.2.2 节点权限6.2.2.1 公司发文流程节点对应节点策略拟文—继续并提交封发—继续并提交、后续节点审批—回退、撤销、知会、加签、减签、修改文单、当前会签、督办、修改正文、态度、暂存待办、添加附件、意见隐藏、常用语、意见、后续节点、继续并提交审核—回退、撤销、知会、加签、减签、修改文单、修改正文、态度、暂存待办、添加附件、常用语、意见、后续节点、继续并提交提交—回退、知会、加签、减签、常用语、意见、后续节点、继续并提交批示—修改正文、暂存待办、常用语、意见、后续节点、继续并提交清稿—回退、修改正文、后续节点、继续并提交复核—回退、修改文单、督办、修改正文、态度、常用语、意见、后续节点、继续并提交会签—回退、加签、减签、态度、常用语、意见、后续节点、继续并提交归档—修改文单、调整文号、归档、意见、后续节点、继续并提交编号、套红—回退、修改文单、调整文号、套红、后续节点、继续并提交签发—修改正文、暂存待办、常用语、意见、后续节点、继续并提交盖章—修改文单、盖章、后续节点、继续并提交承办—回退、知会、态度、常用语、意见、添加附件、暂存待办、后续节点、继续并提交办理—回退、知会、加签、减签、当前会签、态度、暂存待办、常用语、意见、后续节点、继续并提交6.2.2.2 公司收文流程节点对应节点策略登记—继续并提交归档—归档、继续并提交、后续节点拟办—回退、撤销、终止、知会、加签、当前会签、暂存待办、添加附件、意见隐藏、常用语、意见、后续节点、继续并提交知会—暂存待办、添加附件、意见隐藏、态度、常用语、意见、后续节点、继续并提交阅办—加签、减签、态度、常用语、意见、后续节点、继续并提交审批—回退、撤销、知会、加签、减签、修改文单、当前会签、督办、修改正文、态度、暂存待办、添加附件、意见隐藏、常用语、意见、后续节点、继续并提交审核—回退、撤销、知会、加签、减签、修改文单、修改正文、态度、暂存待办、添加附件、常用语、意见、后续节点、继续并提交提交—回退、知会、加签、减签、常用语、意见、后续节点、继续并提交批示—修改正文、暂存待办、常用语、意见、后续节点、继续并提交会签—回退、加签、减签、态度、常用语、意见、后续节点、继续并提交归档—修改文单、调整文号、归档、意见、后续节点、继续并提交承办—回退、知会、态度、常用语、意见、添加附件、暂存待办、后续节点、继续并提交办理—回退、知会、加签、减签、当前会签、态度、暂存待办、常用语、意见、后续节点、继续并提交6.2.2.3 协同节点权限:协同—常用语、当前会签、转发、回退、终止、知会、加签、态度、修改正文、意见、意见隐藏、跟踪、添加附件、暂存待办、后续节点、继续并提交、继续并归档、继续并删除知会—常用语、当前会签、转发、回退、终止、知会、加签、态度、意见、意见隐藏、跟踪、添加附件、暂存待办、后续节点、继续并提交发起—常用语、当前会签、转发、回退、终止、知会、加签、态度、修改正文、意见、意见隐藏、跟踪、添加附件、暂存待办、后续节点、继续并提交、继续并归档、继续并删除归档—知会、后续节点、继续并提交、继续并归档提交—常用语、当前会签、转发、回退、知会、加签、减签、撤销、修改正文、意见、意见隐藏、添加附件、后续节点、继续并提交批示—常用语、当前会签、回退、知会、态度、意见、意见隐藏、跟踪、添加附件、暂存待办、后续节点、继续并提交审批—常用语、当前会签、转发、回退、知会、加签、态度、修改正文、意见、意见隐藏、跟踪、添加附件、暂存待办、后续节点、继续并提交审核—常用语、转发、回退、知会、加签、态度、修改正文、意见、意见隐藏、跟踪、添加附件、暂存待办、后续节点、继续并提交承办—常用语、回退、知会、态度、意见、添加附件、后续节点、继续并提交终止—终止、后续节点、继续并提交6.3 公文管理:6.3.1 公文格式要求:参照国资办[2006]52号文《关于省政府国资委系统公文处理规划化有关要求的通知》中公文格式要求。

1.1.1公司发文:发起人拟文—发起者部门主管审核—相关部门领导会签—行政机要秘书提交—办公室主任审批—公司领导签发—办公室主任提交—行政机要秘书编号、套红—行政机要秘书清稿—办公室主任复核—行政机要秘书盖章—行政机要秘书封发1.1.2公司收文:行政机要秘书登记—办公室主任拟办—公司领导批示—办公室主任提交—公司领导批示—办公室主任提交—行政机要秘书提交—相关部门领导阅办—行政机要秘书归档1.1.3部门发文:发起人拟文—发起者部门主管审批—(发起者部门)部门一把手领导审批—发起者部门公文收发员编号、套红—发起者部门公文收发员清稿—发起者部门公文收发员封发1.1.4部门收文:发起者部门公文收发员登记—发起者部门主管审批—发起者部门公文收发员提交—(发起者部门)承办人阅办—发起者部门公文收发员归档1.1.5党委发文:(授权党委工作部)发起人拟文—党委工作部主任审批—公司领导签发—党委工作部主任提交—党委机要秘书编号、套红—党委机要秘书清稿—党委工作部主任复核—党委机要秘书盖章——党委机要秘书封发1.1.6党委收文:党委机要秘书登记—党委工作部主任拟办—公司领导批示—党委工作部主任提交—公司领导批示—党委工作部主任提交—党委机要秘书提交—相关部门领导阅办—党委机要秘书归档6.4 表单管理6.4.1 在OA内设置表单的功能,将业务中的固定表格、固定流程设置在系统中,由发起人调用,进行事务的发起。

6.4.2 已经在OA系统中设置表单模板的业务,均要求通过OA表单管理功能进行业务处理,如有特殊原因,经公司主管领导同意方可办理。

举例:(文件评审记录应用流程)发起人发起—发起者部门主管审批—公司办公室文件管理员审核—(公司)承办人审核—公司办公室行政管理员审核—相关部门领导审批—办公室主任审。

6.5 协同模板6.5.1 OA系统内预设协同模板,将固定流程处理的办公或其它事务固化在系统中,由发起人直接调用,进行事务的发起;6.5.2 已设置协同模板的业务,均要求通过OA协同模板管理功能进行业务处理。

举例:(电子公告审批流程)发起人发起—发起者部门主管审批—公司领导批示—公告管理员组承办6.6 签报管理6.6.1 签报管理适用于公司各部门间或向公司提出的各类申请,请示、函等文件。

6.6.2 签报管理由签报发起人直接调用模板来完成,不允许通过新建个人协同事务来发起签报。

6.6.3 签报管理流程:发起人拟文——发起者部门主管审批—相关部门领导会签—发起者部门公文收发员提交—(发起者部门)部门一把手领导审批—办公室主任办理—公司领导批示—办公室主任提交—发起者部门主管承办—发起者部门公文收发员编号、套红—发起者部门公文收发员清稿—发起者部门公文收发员封发。

6.7 项目管理6.7.1由固定人员组成,能够持续一定时间的事项,视为项目管理,要求在OA系统内通过项目管理能来管理项目计划,项目会议纪要,项目重要事项处理等工作;6.7.2 项目的创建授权二级单位领导,由二级单位领导进行项目创建;6.7.3 项目负责人、项目领导、项目成员均由项目创建者负责建立完成,建立完成后,项目涉及人员可以查询所有项目工作内容;6.7.4 所有涉及项目的工作,必须通过新建项目协同来完成工作创建,以利于项目工作统一归档管理;如有需要使用协同模板或表单模板的,在调用模板后应选择关联项目。

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