秘书办会技能测试及答案

1、某公司准备召开一次重要的临时会议，该公司的总经理让秘书陈红向公司的各主管部门发送此次会议的通知。

陈红没有向各主管发送通知，她想反正是内部会议，只要在公司墙报上帖一张通知就可以了。

请指出陈红张贴会议通知的做法存在着什么样的错误，以及可能造成什么后果？参考答案：（1）陈红忽视了一个问题，即此次会议虽然是公司内部会议，却是临时召开的重要会议，并非公司例会，因此发送会议通知时，不宜像公司例会那样采取墙报通知的会议通知方式。

（5分）（2）陈红的这种做法可能导致那些正在外面工作的一些主管未能及时看到这个通知，造成主管们不能准时到会，甚至缺席。

（5分）2、某公司将于下周在公司内举办一次重要的产品技术研讨会，秘书小丽负责为该公司各主管准备会议所需要的文件资料。

由于会议文件资料很多，且会议事务繁忙，因此小丽就仓促地为各位主管准备了一个文件夹，将所有材料放入文件夹。

请问小丽准备会议文件资料的做法有什么不妥之处？假如有三个主管在会前回复说将有事不能参加会议，那么你认为秘书小丽需要为这三位主管准备会议文件资料吗？为什么？参考答案：（1）秘书小丽在准备会议的文件资料时，应事先整理归类所有的资料，而不应该仓促地为各位主管准备一个文件夹，将所有材料放入文件夹。

这样会出现有的主管面对一大堆的资料不知如何找到想看的资料的情况，从而影响会议的进度。

（5分）（2）我认为秘书小丽应该为这三位可能不能参加会议的主管准备会议文件资料，避免出现正式开会时这三位主管又突然赶回来，造成会上有的主管因没有资料可看而无法发表意见的情况。

（5分）3、某公司准备召开为期两天的新产品推广会，邀请了国内外十几家合作公司的管理人员、技术人员近百人参加。

秘书小华负责安排接站报到工作，但因为她缺乏一定的经验，致使部分与会人员没能找到接站处，影响了按时报到，因而损害了公司的良好形象。

请你给小华讲解一下接站报到工作的主要步骤。

参考答案：（1）掌握与会人员的名单以及飞机、火车的班次及抵达的准确时间，将其编制成一目了然的表格，并掌握与会人员的联络方式。

（2分）（2）安排足够多的车辆和接站人员，按分工的时间和路线迎接与会人员。

（2分）（3）到车站、机场设置接待处。

（2分）（4）在报到处的周围设立引导牌和标识牌，标明报到的具体位置。

（2分）（5）接待人员将预先准备好的文件袋发给报到的与会人员。

（2分）4、某公司在礼堂召开表彰奖励大会，当会议进行到颁奖程序时，没有同时播放音乐。

秘书小张马上示意音响师播放音乐，音响师情急出错，竟播出一曲情意绵绵的情歌“月亮代表我的心”，搞得会场哄堂大笑。

会后，总经理把小张批评了一顿，并决定扣发当月的奖金。

小张气愤地去找音响师算账，结果音响师根本不买账，说他根本不知道会议有什么议程。

请你指出小张的错误出在什么地方，并提出改正建议。

参考答案：（1）小张所犯的错误是没有事先与音响师沟通，导致音响师对会议进程不了解，所以当会议进行颁奖程序时，没有安排好播放音乐工作，致使音响师情急出错，闹出笑话。

（4分）（2）小张应尽量使与会人员把握会议的议题，明确各自的分工，并设计固定的议程模式，让每个与会人员了解自己在会议中的角色。

（3分）（3）此外，小张还应该将议程提前通知与会人员，使与会人员及早了解议程安排，并在会议进行时遵守议程。

5、某公司邀请全国的客户到昆明参加该公司新开发的产品洽谈会。

秘书王欣负责安排与会人员的返程工作，王欣想先解决容易预定的近地与会人员的车票，再慢慢解决北京等远地难以解决的车票预定，而且她认为只要为客户尽可能地预定火车硬卧票就行了。

结果，部分客户因不能及时拿到返程的车票、机票，而对该公司十分不满，使得洽谈会的工作效果大打折扣。

（1）请找出并纠正王欣在安排与会人员返程工作中的失误。

（2）假如你是王欣，你将如何安排与会人员的返程工作？参考答案：（1）案例中王欣所犯的错误是在为与会人员预定返程票时，先解决容易预定的近地与会人员的车票，而后解决北京等远地难以解决的车票，而且认为只要为客户尽可能地预定火车硬卧票就行了。

对王欣所犯的错误应进行如下纠正：在为与会人员预定返程票时，应先对北京等地难以解决的车票预定进行安排，而后再安排容易预定的近地与会人员的车票，并且应事先和与会人员进行商量，了解与会人员对时间及交通工具的要求。

（6分）（2）我将提早做好与会人员车票、船票、飞机票的登记预售工作和帮助与会人员提前做好返程准备工作。

（4分）6、公司将于7月5日上午9点召开销售工作会议，主要内容是上半年工作总结；部署下半年销售任务；销售部人员的调整；销售部介绍上半年销售工作经验；宣读公司销售人员的招聘方案。

请你为本次会议设计一份会议议程表，并用文字说明会议议程表的设计方法。

参考答案：（1）xx公司销售工作会议议程表（6分）会议时间：7月5日上午9点会议地点：公司二楼会议室会议议程：1）宣布议程。

2）说明有关人员缺席情况。

3）上半年工作总结报告。

4）销售部经验介绍。

5）销售部人员的调整。

6）销售人员招聘方案。

7）下半年销售任务。

（2）会议议程表正确的设计方法：（4分）1）首先应注意议题所涉及各种事务习惯顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。

2）议程表中，第一项是宣布议程，再安排讨论的问题，尽量将同类性质的问题集中排列在一起。

3）保密性较强的议题，一般放在后面。

7、2007年3月20日某公司将召开科技成果研讨会，会议内容包括：上午9：00——10：30在二楼会议室听报告，10：30——12：00观看科技成果演示，12：00——13：00公司餐厅用餐，下午13：30——15：00专家专题讲座，15：00——17：00现场观摩科技成果的应用，17：30——18：30用晚餐，20：00——21：30联谊活动。

请你设计一份会议日程安排表，并说明日程表的要求及与议程表的联系和区别。

参考答案：并将会议的议题具体化。

（2分）（3）会议议程表与会议日程表的联系与区别：（4分）①会议议程与会议日程的功能是不同的，会议议程是对会议议题的细化，是会议内容的具体体现，并冠以序号编写出来；会议日程是会议议程在时间上的具体安排和分配。

②会议议程的编制应在前，议程一旦确定，就不应再变了；会议日程在时间、地点、人员等问题上，如遇到一些变化，可相应调整。

③会议议程与会议日程的安排必须吻合。

④会议议程、日程表制定后，必须经主管领导审核方可实施。

8、天地实业总公司要召开2007年公司年会，会期是2007年12月22日，与会人员是总公司与分公司部门经理以上的管理人员，共计58人。

会议要讨论通过2007年的决算报告和2008年的预算报告，并研究2008年公司总体发展战略和公司新的销售策略，请你为此次会议拟写一个筹备方案。

参考答案：天地公司2007年年会筹备方案天地实业总公司董事会：根据总公司董事会2007年X月X日会议决议精神，为了使我公司2008年的工作跨上一个新台阶，适应我国加入WTO之后新的发展形势，公司研究决定，于2007年12月22日至25日，在总公司天地大厦会议厅召开2007年公司年会。

（1分）现将筹备方案报告如下：（1）会议任务。

（2分）总结2007年公司的全面工作，讨论并通过2007年公司决算报告和2008年公司预算报告；研究在新的历史条件下，公司发展的总体发展战略；研究如何适应新的市场竞争形势，改变营销策略。

（2）与会人员。

（1分）公司管理层、各分公司部门经理以上管理人员。

（3）会议议程。

（2分）12月22日，由公司总裁王于作《天地实业总公司2007年财务决算报告》和《天地实业总公司2008年财务预算报告》，并提交大会审议通过；12月24日，讨论2008年公司如何根据新形势，确定公司总体发展战略，分组讨论，再进行大会发言；12月25日研讨公司2008年新的营销策略，由销售总监刘冰作《天地实业总公司2007年销售工作总结和市场预测分析》，并讨论如何制定新的营销策略。

（4）会议召开办法。

（1分）开幕式、闭幕式为大会形式。

讨论分为大会讨论和小会讨论相结合。

（5）会议筹备工作。

（1分）拟设置会务组、接待组、秘书组三个小组。

秘书组重点负责总裁工作报告的起草和所有会议文件的印制、校对、分发，做好会议记录，做好会议的宣传、简报工作；会务组负责会务组织、场地布置、财务工作；接待组负责食宿安排、交通调度、生活服务。

预算、决算报告和销售工作总结分别由财务部和销售部负责起草。

大会的务项准备工作需于12月20日以前完成。

（6）会议经费。

（1分）会议经费总计25万元，由公司行政经费中拨出。

（经费预算见“附件”）（7）会议的生活服务和后勤保障。

（1分）会议代表统一安排在公司招待所住宿，伙食标准为每人每天120元，自助餐形式。

25日晚安排会餐，然后在天地大厦卡拉OK厅安排圣诞联欢会，公司车队将派出五辆小轿车和两辆大轿车、一辆白色面包车供大会使用。

9、MB公司的新任总经理吴女士明天将在公司与Y公司的合作签约仪式上第一次和公司主要的几个大客户以及当地的新闻媒体见面，她为了使这次亮相能够顺利和精彩，事先特别要求她的助理为她提供一张此次会议的议程表和受邀请的嘉宾以及媒体的名单，但是她的助理陈小姐认为吴总经理是过于谨慎，多此一举。

她推说议程表和嘉宾、媒体的名单还未能打印出来，没有请吴总经理过目。

第二天，已坐在主席台上准备介绍来宾的吴总经理突然发现，临时给她的嘉宾名单与坐在台上的嘉宾根本对不上号，而且，到场的媒体有一些也是她不愿见到的，她感到十分恼火。

情急之下，她只能以自己刚刚到任，情况还不熟悉为由，请公司的行政总监替她介绍到场嘉宾。

可是，麻烦并没有到此结束，在之后的新闻发布会上，有几家媒体向她提出了几个棘手的问题，令吴总经理很是难堪。

会后，她又发现，公司提供给媒体的新闻稿中有关她履历背景的一段内容有多处错误。

她实在不知道公司给她配的助理陈小姐都在忙些什么，一气之下，她炒了陈小姐的鱿鱼。

分析上述案例，指出陈小姐工作上存在的问题。

参考答案：在这个案例里，总经理助理陈小姐工作上存在的问题主要有以下方面。

其一，她没有在重要的会议前，主动将会议的议程等有关安排资料交给领导过目，这样，不仅会使上司感到自己的权力受到了威胁，还不利于领导掌握整个会议的情况。

（2分）其二，会议如需邀请嘉宾和媒体客人，事先一定要让领导审核名单，不可自以为是。

因为，领导更能掌握全局的情况和各方面关系的平衡，如果事先沟通不够，不仅会落得领导埋怨，甚至会使领导的工作陷入被动。

（2分）其三，秘书对于会前的有关资料的准备一定要仔细认真，像主席台上领导和嘉宾的名签以及领导在会上宣读的上级领导和受邀嘉宾的名单，一定要反复核对，及时调整，尽量避免有名无人或有人无名的尴尬状况。

（2分）其四，凡是由组织提供给媒体的新闻稿，事先一定要交给领导审核，而且交领导审核前应先将有关情况和内容核查清楚。