五星级酒店档案管理制度

五星级酒店档案管理制度

第一条为了规范酒店档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

第二条档案管理部门、范围及人员职责

1、酒店档案管理工作实行三级管理：

（1）一级管理是指总经室对公司机密级档案资料（即一级档案）的管理；

（2）二级管理是指行政办对公司秘密级档案资料（即二级档案）的统筹管理（除财务部、人事部）；

（3）三级管理是指各部门对部门内部档案资料（即三级档案）管理。

（4）财务部、人事部的档案管理根据国家及地方法律法规执行，不在本制度管理范围。

2、各部门均应指派专人兼职档案管理员负责三级档案的收集、管理及二

级档案的整理报存工作。档案管理员的指派及更换均应报送行政办以便于档案管理工作的对接及开展。

3、行政办档案管理员除负责一级档案及本部门二级档案管理外，有责任

对其他部门（除财务部、人事部）的二级档案管理进行监督，每年12月对一级档案和二级档案管理进行一次检查及收集归档工作；各部门档案管理人员要严格执行酒店档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用。

4、对管理一级及二级档案的人员，需与酒店签署保密协定。（保密协定

范本见附件1）

注：1、由酒店对外签订的合同，一般需三份原件，交行政办一份、财务部一份、经办部门留存一份。

2、各部门备案存档的资料，为该部门认为资料相对重要，为防止丢失损毁需备份存档的资料。

3、工程及设备资料包括但不限于立项批复等报批文件、招投标文件及汇编、图纸及设计变更、合同及签证、验收记录、会议纪要、预结算书、竣工资料等应当形成工程档案的资料。

第四条档案保管

1、行政办设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。

2、归档资料要进行登记，编制归档目录，完善检索工具，以便于查找，库存档案必须图物相符，帐物相符。

3、档案要分类、分卷，保管要有条理，主次分明，存放科学。

4、根据档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。

5、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经酒店领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单永久保存。

6、严格遵守档案安全保密协定，做好档案及信息流失的防护工作。

7、凡酒店工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。

第五条档案的整理

1、检查文件

认真检查每一类别中积累的文件是否齐全、是否符合归类。

2、文件排序

每类文件可按文件形成时间顺序进行排序。系统排列后，应用阿拉伯数字统一编写页码，以固定排列顺序，保证材料完整。

3、编写案卷标题

4、案卷标题反映该类文件的自然联系与共同特征，要求严谨，文字通顺、扼要。

5、填写案卷目录

案卷目录包括顺序号、文件标题、文件编号和日期等。

6、填写案卷封皮

案卷封皮的项目包括单位名称、案卷标题、编制日期和保管期限等。

7、档案的保管

案卷归档应按照年度进行排列，统一编号登记，填写《归档案卷目录》。第六条档案的编号

1、文件编号采用四级编码规则

一级档案，采用酒店代码+分类+年份+序号，按密级标明“机密文件”；

二级档案，采用酒店代码+分类+年份+序号，按密级标明“秘密文件”；

三级档案，采用部门代码+分类+年份+序号。

酒店代码-AAAAA

部门代码取部门名称前两个字的首拼，示例：餐饮部-CY

分类编码取分类名称最重要的2-4个字的首拼组成，示例：会议纪要-JY

2、文件编号及整理

（1）文件编号

示例1：客房部2015年6月8日客情统计表：编号159（第159天）。

示例2：酒店2013年10月5日第29份对外公文：编号029。

（2）整理并逐一登记入目录

示例3：目录清单

3、案卷编号及整理

（1）每年对已处理完毕的文件资料进行归档，按照文件类别及次序进行编号，填写档案盒封面（案卷题名、编制单位、日期、密级），目录清单装入档案

5、索引：档案目录索引每年修订一次，盒号根据每个类别+代号按顺序

第五条档案借阅制度

1、档案属于酒店商业机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经酒店领导批准不得借阅。

2、需要借出档案的，一级档案须经总经理批准，二级档案须经分管副总批准，三级档案须经部门负责人批准。借阅档案，必须履行登记、签收手续。

（档案借阅审批单见附件2，档案借阅登记签收记录见附件3）

3、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。

4、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。

5、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。

6、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门或分管领导及时处理。

第六条本制度从年月日起执行。