怎样准确地描述职位说明书中工作职责和目的

怎样准确地描述职位说明书中工作职责和目的

职位说明书是对职位分析后进行描述的一个说明性文件，它是咨询工作中最基础、最重要的工作之一。怎样通过对职位的分析准确的界定职位的工作职责，是职位说明书的难点，也是咨询顾问必做的一门功课。结合在具体咨询过程中的实际情况，与诸位同仁谈谈个人的一些体会。

1、收集职位信息是准确描述工作职责的基础：

在对职位进行完梳理之后，锁定某职位，就要着手对职位的信息进行收集，收集的方法有多种，咨询中常见的不外乎职责调查法（任职者自拟）、面谈法和文献资料分析法等几种，各种方法都有优点和缺点，比如面谈法比较适用于工作流程较为复杂、内容责任难以界定的工作，在实际的访谈中，除了与任职者进行交流之外，往往还包括整个工作流程中的上游供给者和下游接受者以及直接上级和同事，以便于对任职者描述的信息进行确认，优点是收集信息较快，效率高，可以及时调整信息；缺点是易受到任职者个人因素印象，可能有信息扭曲或缺损的情况，访谈还可能会影响到任职者的工作；文献分析法是通过对现存的与工作相关的文档资料来获取工作信息，进行提炼、加工的方法；比如：企业的《员工手册》《ISO程序文件》等，这些都是职位分析最初的信息来源。

在实际工作中怎样的访谈才能最快、最有效的收集信息，是顾问必须培养的基本功：在进行访谈前，我觉得首先应该通过部门职责和任职者自拟的职责对该职位进行一个大致的定位，归纳出职位的基本

工作职责信息，再按工作性质归集为几个模块（几个工作方面），理一理思路，找出相关的问题点或疑问（必要时可以列一个简单的提纲），再与任职者进行交流可以做到有的放矢；其次，访谈中除了掌握一些顾问必需注意的言谈举止、礼节和掌握基本的访谈技巧外，最重要的应该是因人而异采用灵活的方法来处理访谈中出现的情况，避免出现：“冷场”或“不愉快”的情景，达到访谈的目的；最后，对收集到的信息要进行必要的核实，由于职位分析与职位评估会关系到任职者的利益，一些任职者可能会出现扩大工作重要性的现象，同时，还会受任职者的个人素质和能力的影响，编写的信息也可能会失真，就需要在访谈同级职位和上级主管时采用交叉判别的方法来降低主观误差。

2、对职位信息进行分析是准确描述工作职责的前提：

收集职位信息的过程同时必须对信息进行必要的分析，提炼，职位分析的对象是组织中人的工作，因而就必须从3个方面来进行：1、组织的任务、职位的目标；分析该职位在组织结构中的位置以及所承担的目标，比如：通过查看部门职责找出该职位对应的相关职责，一个部门的职责应该是这个部门所有职位的工作职责综合，反过来讲，部门各职位的工作职责支撑着部门的职责，这是组织所赋予的任务；

2、工作所要解决的问题：即工作中所要完成的事件或者说任职者在工作流程担当的工作，任何职位都能够在流程中找到自身存在的价值和理由，必须根据流程来确定其工作职责和角色要求，否则这个职位设置就没有意义；

3、职位的担当者能力与资格。职位担当者的能力

与资格决定了组织目标和工作事情的完成程度与质量。通过以上三方面的分析，即目标、人、事的具体结合，这是职位分析的核心所在。

应当注意的是，职位说明书收集的是职位的资料，是职位对任职者的工作要求，而不是现在该职位上的人员的个人背景资料或工作职责，可以把它当作是对公司新招收的员工介绍该职位的要求。此说明书旨在将该职位的信息进行系统的归纳及整理，以便职位任职者及职位主管参照执行并配合公司整体人力资源管理。工作职责描述不能保留或者夸大。所提供的信息应当适用于最为典型的及一般性的情况，而不适用于短期或者临时工作。

3、规范的要求加良好的文字功夫是准确描述工作职责的保障

描述工作职责的语言需以言简意赅为原则，主要职位职责是用陈述句来说明一项有明确结果或产出的工作以及职位在这项工作里所承担的角色或所负的责任。内容总的来说代表了职位的主要产出。除了按照“动词＋内容＋目的”的格式书写外。在说明时应注意以下几点：

1）只说明工作的手段和成果，不说明过程。

2）每一项职责的产出应该不同，否则应该合并相同产出的职责。

3）每项职责都应该是明确的、窄义的；而不是广义的、模糊的。比如：发电部所有员工在广义上都有实现机组安全、稳定运行目标的责任，但重点应该说明职位在此目标实现中的角色，所从事的工作。

4）每项职责都应该是典型的或一般性的，不是临时性的。

5）填写时工作领域依重要性为序，工作职责建议依据流程为序；

从职位分析到填写职位说明书的过程是由繁杂到简洁、从简洁再到精确的过程，整理职位职责时可以采用以下步骤：

1）明确列举必须执行的工作职责。

2）指出每项工作职责的目的或目标。

3）分析工作职责并归类。

4）简要说明各部分的主要责任，最好在两句话范围内。

5）合并相关行为的说明。

此外，良好的文字组织和归纳能力也是工作职责描述质量的重要保障。一个职位的工作职责描述完成后，应该进行认真的审核，主要采用职责分配法将上下级职位、流程中上下游职位工作职责进行排列对照检查，看工作衔接、权限分配是否合理，对无明确分工的正副职位，应用相关的动词对职责的内容进行准确界定，以免雷同引起误解。

4、描述工作职责时应注意的几个问题：

1）职位分析是建立在职位相对稳定的基础上的，但在全球经济一体化时代背景下，企业需要适应外界变化，职位职责也常常处于动态变化之中，这就需要在职位分析时要适当考虑组织未来的变化和职位的适应性；

2）工作职责目的的描述通常是最头痛的一件事，需要认真把握，例如：“协助项目经理制定项目测试方案，确保软件质量目标达成”，初看这条职责没什么问题，仔细推敲就会发现问题，编个方案是否就能保证质量目标？，显然不合逻辑；目的的描述应该是就该条职责而言的，明确的，不能太大、太笼统；

3）工作职责不能迁就于任职者的能力；

4）任职者在描述工作职责时，通常会有几种情况：一种是描述的很简单，另一种是面面具到很仔细；过于简单容易流于形式，起不到职位说明的作用；例如：“负责备品技术管理工作，配合解决备品有关技术问题”写了跟没写差不多，看不出到底做什么工作，解决什么技术问题；第二种情况把职责界定的过细，容易导致任职者本位主义思想，不利于工作协助，对一线生产人员可以尽量描述的细致，对于职能部门人员，可以在最后加上“完成领导安排的与职位相关的临时工作”；还有一种情况是把制度当作职责，如：“严格执行和遵守《统计法》，遵守厂的各项规章制度，廉洁奉公，尽职尽责，秉公办事。”政治口号之类的话，放在工作职责里肯定是不合适的。

5）一条职责里面不要夹杂几项工作职责，否则表达不清。

6）注意区分职位与岗位的区别，工作目的、范围、方法、职责等完全相同的岗位族构成职位，在形成职位说明书时应注意，以免引起误解。如某企业对核算会计职位的描述，该职位定员４人，工作职责为费用核算、工程核算、预算管理、报表税务处理，显然岗位职责不清，亦不可能形成同一职位，职位说明书未起到应有的作用；

职位分析是人力资源管理额基础，准确的描述工作职责是职位说明书的重要内容，要想把这项工作做好不光要有好文笔和方法，关键还是应该深入了解企业的业务，结合职位职责做好分析才能保证说明书的高质量。