签收管理制度

货物签收管理规定

1.0目的：为了规避公司经营性风险，规范公司运作流程，完善公司货物发运签收手续，特制定本规定。

2.0 货物签收定义：提（收）货人在提货现场提货时，进行签字（盖章）等表示接收货物的行为。

2.1签收单定义：提（收）货人在提货现场提货时，进行签字（盖章）接收货物时的书面确认资料。

2.2签收单的种类

签收单的种类有格式签收单和签收回执单二种：

2.2.1格式签收单：格式签收单一般指我公司使用的货运分单，因该分单上面有格式结构，有固

定内容，所以叫格式签收单。

2.2.2签收回执单：签收回执单是指发货方委托给我司在将货物提交给收货方时，要求收货方在

发货方的签收单（格式和内容不限）上签收，并将该签收单返回发货方的签收单。

2.3签收单的重要作用

签收单（指货运分单和签收回执单）是重要的书面的签收资料和文件，也是表明货物所有权发生转移和起法律效力的重要文件和重要依据。

3.0货物签收手续办理规定

3.1收货人为个人

3.1.1本人签收：网点必须要求收货人出示本人身份证原件，并核对其身份证上“姓名”是否与我

司清单上的一致，核实后要求收货人在提货单上签字，并填写身份证号码和提货日期，字迹

必须清晰可辨。

3.1.2代理人签收：网点必须要求代理人出示收货人和代理人身份证原件，核对其收货人身份证上

“姓名”是否与我司清单上的一致，核实后要求代理人在提货单上签名，并填写收货人、代

理人身份证号码和提货日期，字迹必须清晰可辨。

3.1.3客户在我司留有委托提货人资料做备案的，该受委托人提货时，只须提交本人身份证原件（不

用提交实际收货人的身份证），由经办人员在货运分单处登记受委托人的身份证号，然后要求

该委托人在签收处签字，签署签收日期和时间。

3.2收货人为公司（单位）

网点必须要求收货人出示收货公司（单位）加盖公司公章的提货委托书及本人身份证原件，网点核对委托书上的委托人是否与我司清单上收货公司（单位）一致，然后由提货人在提货单上签名，并填写身份证号码及提货日期，字迹必须清晰可辨。提货证明在提货手续办理完后，装订在签收单后面存档。

3.3等通知放货（控货）

对于要求“等通知放货”的货物，必须得到出发部门的系统更改放货通知（或书面通知传真件）才

能放货给指定的收货人，否则由此造成的损失由到达提货部门承担。

3.4验货

客户签收时如果要求验货，必须联系出发部门同意验货后方可给予客户验货，并要求客户严格检查外包装是否完好，包装有异常须对货物重量复查并拍照记录后再开箱验货，发现内物短少时，当场拍照过磅，签收单上注明货物异常具体情况。开箱验货须提醒客户务必小心，不能给货物造成损伤，否则须承担损失责任。（注：货物出现包装异常、内物短少等情况到达提货部门不能引导或强迫客户正常签收。）

3.5单据签收要求

3.5.1货运分单签收要求

3.5.1.1货运分单在货运分单空白处填写收货人/提货人的身份证号码，并由提货人在签收处填写本

人名字+签收日期及签收信息。

3.5.1.2经办人员在货运分单空白处填写本人的姓名，以便公司对应收款、回单、提货手续等进行

监督和稽查。

3.5.2回执单签收要求

3.5.2.1执单的签收人为个人的，按3.1.1条款办理。

3.5.2.2执单的签收人为单位的，按3.2条款办理。

3.5.2.3经办人员在回执单背面空白处填写本人的姓名，以便公司对应收款、回单、提货手续等进行

监督和稽查。

3.5.2.4回执单交接给回单专管员进行处理。回单专管员将该回执单复印一份并进行整理、归档，以

便备查，将原件返回出发部门,并做好返回记录,电脑存档。

3.6签收单的归档与管理

3.6.1签收单在完成提货手续后需要归档及整理。以本部门为单位，由部门负责人安排客服将本月已

办理提货手续的签收单按日或按月整理，以每50（或100？）份为单位，装订成册。须用电子表格将该货运分单的单号进行排序，进行目录的编制，以制作成纸质封面，然后将该封面和所属货运分单一起装订。该电子表格报送一份到行政部进行存档，作为电子档案。

3.6.2部门负责人（经理、主管）须在封面上签字，移交售后部进行稽核，最后移交行政部造册存档，

进行统一管理。

4.0违反本规定的责任

5.0部门负责人对本部门的签收操作情况进行监督、自查、处罚。经营规划部售后专员负责对各部门的

签收单进行抽查、处罚。行政部监督，并根据本规定对运作过程中的不规范行为进行指正、监督、处罚。

5.1行政部负责本规定的制定、修改、实施、解释。

5.2本规定由总经办批准、颁布。

5.3本规定自2012年8月13日-31开始试行，2012年09月01日起正式执行。

总经办

2012年8月13日