横向项目结题资料归档要求
横向课题档案管理制度
第一章总则第一条为规范横向课题档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在横向课题研究中的作用，根据国家有关档案管理的法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有横向课题档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第三条横向课题档案管理应遵循以下原则：1. 集中统一管理原则；2. 完整准确原则；3. 安全保密原则；4. 便于利用原则。
第二章档案收集与整理第四条横向课题档案的收集范围包括：1. 课题立项、申报、审批等文件；2. 课题研究方案、计划、总结；3. 课题实施过程中的各类记录、数据、图表等；4. 课题成果、专利、论文等；5. 课题经费使用及审计报告；6. 其他与课题相关的文件资料。
第五条横向课题档案的整理应遵循以下要求：1. 按照档案分类标准，将档案分为文书档案、科技档案、财务档案等类别；2. 按照档案形成时间顺序，将同一类别的档案进行排序；3. 每份档案应编制档号、页码，确保档案的编号唯一性；4. 对档案内容进行简要描述，便于查阅。
第三章档案保管与利用第六条横向课题档案的保管应遵循以下要求：1. 设立专门的档案室，配备必要的档案保管设施；2. 档案库房应保持干燥、通风，防止档案受潮、霉变；3. 定期对档案进行检查、维护，确保档案安全；4. 档案工作人员应严格执行保密制度，防止档案泄露。
第七条横向课题档案的利用应遵循以下要求：1. 查阅档案需填写查阅登记表，经档案管理人员审核同意后方可查阅；2. 查阅档案应遵守档案保密规定，不得泄露档案内容；3. 查阅档案应爱护档案，不得涂改、损坏档案；4. 查阅档案应尽快归还，不得擅自带走档案。
第四章档案销毁第八条横向课题档案的销毁应遵循以下要求：1. 档案销毁前，应进行鉴定，确定销毁范围；2. 档案销毁应由档案管理人员负责，确保销毁过程安全；3. 档案销毁后，应填写销毁登记表，并由负责人签字确认。
第五章责任与奖惩第九条横向课题档案管理人员应认真履行职责，确保档案管理工作顺利进行。
横向项目结题资料归档要求【模板】
横向项目结题资料归档要求：
项目负责人在甲方结题后，在科技处主页“链接及下载”栏中，下载“长江大学横向项目结题用表”按要求填写。
将合同内容中要求提供的成果资料（纸质档材料）按顺序线装成册送科技处项目管理科审核，审核通过予以结题。
结题材料由项目管理科集中送校图书馆归档，提供的成果材料明细如下：
1.甲方验收意见（纸质档）；
2.研究报告（包括研究报告、图册、数据表、软件、专利、论文等）（纸质档）；
3.合同金额超过50万的，提交项目汇报的PPT材料（电子档）。
（长江大学横向项目结题用表见下一页）
科研项目结题表科研项目结题通知单
年月日结题凭证，盖章有效。
横向课题档案管理制度范文
横向课题档案管理制度范文横向课题档案管理制度范文第一章总则第一条为了加强横向课题档案管理，规范课题档案的归档、查阅和借阅工作，提高课题研究的效率和质量，特制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有横向课题的档案管理工作。
第三条本单位内的其他相关制度与本制度存在冲突的，以本制度为准。
第二章归档第四条课题负责人或项目组负责人应当指定责任人负责课题档案的管理、归档和整理工作。
第五条归档前，应对课题研究的全过程进行梳理，并按照制定的文件分类和档案目录将相关资料整理归档。
第六条归档资料应包括课题研究计划、项目合同、经费使用情况、研究成果、研究报告、研究数据等。
第七条归档资料应按照文件分类和档案目录制定的规定存放。
第八条归档资料应编写档案总目录，明确每个档案盒中所含文件的名称、时间和档案盒号码。
第九条归档资料的整理和装订应符合国家和本单位的有关规定。
第十条归档资料的装订可采用夹子装、袋装或装订本装订。
第三章查阅第十一条本单位内部人员如需要查阅横向课题档案，应向档案管理责任人提出申请。
第十二条查阅申请应明确查阅的档案盒号码、文件名称和查阅目的。
第十三条档案管理责任人审核查阅申请，并记录查阅人、日期及档案编号等信息。
第十四条查阅申请通过后，查阅人可以查阅档案，但不得随意拆卸或移动档案。
第十五条查阅人离开后应及时将档案放回原处，并由档案管理责任人进行核对。
第十六条外部人员如需要查阅横向课题档案，需出具相关证明文件，并经过特殊审批才能进行查阅。
第十七条查阅时发现有遗漏、错误或其他问题的，应及时向档案管理责任人反映，并进行记录。
第四章借阅第十八条本单位内部人员如需要借阅横向课题档案，应向档案管理责任人提出借阅申请。
第十九条借阅申请应明确借阅的档案盒号码、文件名称和借阅目的。
第二十条档案管理责任人审核借阅申请，并记录借阅人、日期及档案编号等信息。
第二十一条档案管理责任人审核通过后，借阅人可以借阅档案，但不得随意拆卸或移动档案。
项目资料归档要求内容
归档须知1、根据公司竣工归档目录按序组卷成册（ A 类、 B 类、 C 类资料可按序合并在一起），放入档案盒；2、采用左侧线绳三孔装订方法装订，每册厚度控制在 5.5cm；3、档案盒采用厚度 5.5cm 的蓝色塑料档案盒，档案盒的盒脊和盒面须粘贴标签，盒须提供卷目录；4、归档资料应提供原件，但监理招投标文件、监理中标通知书、设计合同、监理合同、建设工程施工许可证、施工企业安全生产许可证、建设工程竣工验收备案书可提供复印件；5、竣工验收报告原件须单独提供，档案盒应装订竣工验收报告复印件；6、完善“监理业务手册”相关容（见附件）；7、归还在公司领取的项目监理机构用章；8、将项目效果图（如有）和工程竣工后的实景/全景照片交至公司；9、各项目部须严格按照上述要求提供竣工资料，移交竣工资料时同时提交由项目总监签字确认的移交清单，公司相关人员签收合格后方可办理竣工结算；10、公司会根据相关文件和公司制度不定期修改及完善本须知；11、本须知适用于房屋建筑和市政基础设施项目，其它类别项目应参照执行。
2014年 5月 21日盒脊标签样式 -1竣工资料竣工资料竣工资料A A、B BXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXX 工程工程工程8-18-28-3监理招投标文件，监理四川省房屋建筑工程监理机构组成；中标通知书，设计合工程和市政基础设施总监任命书；同，监理合同，建设工工程竣工验收报告；总监变更申请书；程施工许可证，施工企建设工程竣工验收备施工现场质量管理审业安全生产许可证，开案书；查记录表；工报告，见证取样送检工程质量事故报告；监理备忘录；见证人授权书，施工图监理规划；监理例会会议纪要；预算，工程竣工验收告监理实施细则专题报告；知单监理工作月报注：以上为某项目的标签样式。
下划线部分应根据工程实际情况，有发生的则一定提供。
安全监理日志不归档，材料报审表只需第一页。
工程文件与资料归档要求
工程文件与资料归档要求在任何一个工程项目中，文件和资料的归档都是非常重要的环节。
合理的归档可以保证工程项目的顺利进行，同时也是项目的保障和依据。
本文将详细介绍工程文件与资料归档的要求，以确保其准确性和完整性。
一、文件归档要求1. 文件分类：根据不同的内容和用途，对工程文件进行分类，常见的分类包括计划文件、设计文件、施工文件、验收文件等。
按照不同的分类，对文件进行编号或命名，并建立相应的索引。
2. 文件整理：对每个文件进行整理，包括整理内容、编写日期、编制人员和审核人员等信息。
确保文件的序号和对应的索引相匹配，便于查找和使用。
3. 文件编号：对于每个文件，都应该有唯一的编号，以便于搜索和追踪。
编号可以按照项目的阶段、文件的种类或其他规则进行划分，同时要注明文件的版本号，确保及时更新和备份。
4. 文件格式：在归档过程中，要选择合适的文件格式存储文件，通常使用常见的文档格式如PDF、DOC或XLS等，确保文件的易读性和兼容性。
二、资料归档要求1. 资料分类：与文件归档类似，对工程项目中的各种资料进行分类，包括合同、规范、标准、技术资料等。
对每个分类都要建立相应的索引和编号，以便于查找和管理。
2. 资料整理：对每个资料进行整理和分类，编写详细的资料清单，包括资料内容、编写日期、编制人员等信息。
同时，要确保资料的准确性和完整性，及时更新和备份。
3. 资料存储：在进行资料归档时，要选择合适的存储介质和方式，确保资料的安全性和可用性。
可以使用硬盘、光盘、云存储等方式进行备份和存储。
4. 资料检索：对于归档的资料，要建立清晰的检索系统，以便于快速查找和使用。
可以根据资料的分类、编号或关键词进行检索，提高工作效率和准确性。
三、归档周期和审查1. 归档周期：根据项目的实际情况和要求，确定归档的周期。
通常是根据工程的阶段、时间或重要节点进行归档，确保文件和资料的及时整理和备份。
2. 归档审查：在归档过程中，要进行审查和验证，确保文件和资料的准确性和完整性。
横向课题档案管理制度
横向课题档案管理制度摘要：本文对横向课题档案管理制度进行了研究和分析，包括横向课题档案管理的基本原则、档案管理的组织结构、档案管理的流程和制度规定等方面。
通过对横向课题档案管理制度的深入探讨，旨在为企业和机构建立健全的横向课题档案管理制度提供参考和借鉴。
关键词：横向课题；档案管理；制度一、引言横向课题是企业和机构进行科研、技术开发、学术研究等活动时常见的项目形式。
横向课题的研究成果和档案资料对企业和机构的发展至关重要，同时也需要进行规范的管理和保护。
因此，建立健全的横向课题档案管理制度具有重要的意义。
本文将对横向课题档案管理制度进行详细的探讨，以期为企业和机构提供有益的参考和借鉴。
二、横向课题档案管理的基本原则1. 法律依据横向课题档案管理应遵循国家相关法律法规的规定，保证档案管理的合法性和合规性。
2. 完整性横向课题档案管理应保证档案的完整性，确保档案资料的真实性和完整性。
3. 保密性横向课题档案管理应根据档案资料的保密等级进行分类管理，保证档案资料的保密性。
4. 便捷性横向课题档案管理应保证档案资料的便捷获取和参考，提高档案管理的效率和便利性。
5. 利用性横向课题档案管理应保证档案资料的充分利用，促进档案资料的价值和效益。
三、档案管理的组织结构横向课题档案管理的组织结构包括档案管理部门和相关负责人员。
1. 档案管理部门档案管理部门应根据企业或机构的规模和档案管理的需求设立，负责档案管理的全面工作。
2. 相关负责人员相关负责人员包括横向课题项目负责人、档案管理员等，负责横向课题档案的具体管理工作。
四、档案管理的流程横向课题档案管理的流程包括档案的收集、整理、存储、利用和销毁等环节。
1. 档案的收集横向课题档案应及时收集齐全，确保档案的完整性和真实性。
2. 档案的整理横向课题档案应按照一定的规范整理和分类，确保档案的便捷性和利用性。
3. 档案的存储横向课题档案应选择合适的存储方式和环境，确保档案的安全性和保密性。
6.项目资料归档的有关规定和要求(定稿)
项目资料归档的有关规定和要求为加强项目资料的管理，根据公司的“档案管理办法”，对项目资料归档的具体要求如下：一、项目资料的内容⑴项目委托资料，包括：采购清单、合同、协议、委托书等；⑵项目立项申报材料，包括：申请报告、批复、授权、介绍信、函件等；⑶招标过程文件材料，包括：招标文件、信息公告、澄清通知、答疑文件、质疑/投诉等；⑷招标项目评审资料，包括：洽购文件汇总表、投标人名单、投标人报价文件、评标人员登记表及相关确认资料、评标委员会评标资料及相关评审表格等；⑸投标人资料，包括：投标文件、设计方案、资格预审文件等，投标人相关信息及证明材料等；⑹招标项目结果资料，包括：中标（成交）确认书、领取《中标（成交）通知书》通知、中标（成交）通知书、招标结果通知书、业主评价函等；⑺其他相关的文件材料；⑻项目电子文档。
二、项目资料汇集提交⑴每一个项目完结，业务部必须向综合部提交涵盖项目资料内容的全部文件的正本原件（其中：项目委托协议书、中标确认书、业主评价函原件一式两份）和投标文件电子光盘。
⑵提交综合部的项目资料正本原件，由业务人员（或业务部门指定专人）填写移交清单（汇编文件移交签收表），经综合部收案人核对签收归档；⑶项目资料移送采购人及相关管理部门的汇编文件由业务员根据需要复制相应份数装订后交广州总部办理签章手续。
三、项目资料归档⑴集中归档：正本原件由综合部编制文件归档索引，编制档案目录（卡片），有关联的文件采用索引排序一致（如汇编文件、投标文件），按一定次序排列存放。
电子文档刻录备份。
⑵分部归档：复制文件由各分部按本部编制文件归档索引，编制档案目录，按一定次序排列存放。
⑶摘要文件归档：委托协议、中标确认书、中标通知书、业主评价函（原件）作为摘要文件单独存放，按地区、部门、年度立案管理。
⑷采用电脑信息系统对档案进行管理。
二〇一一年三月二十二日。
项目设计成果归档和管理规定
一、目的为统一工程文件的归档要求与整理方法,保证档案质量,特制定本规定.本规定适用于工程建设过程中形成的全部工程文件的归档与整理.本规定所指工程文件为工程在施工及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像、电子等各种载体形式的全部文件.二、归档要求1、工程建设中形成的工程文件,应根据GB/T11822?科学技术档案案卷构成的一般要求?、DA/T28-2002?国家重大建设工程文件归档要求与档案整理标准?和SH/T3503-2007?石油化工建设工程工程交工技术文件规定?的有关要求进行组卷、整理,并向业主归档移交.2、归档工程文件应完整、准确、系统.应真实记录和准确反映工程建设过程和竣工时的实际情况,图物相符.3、工程文件归档范围见工程治理手册?工程文件治理规定?.三、归档工程文件的整理1、工程部向业主提交归档工程文件时,须根据国家有关规定、行业标准和业主档案治理要求进行组卷整理.2、组卷要遵循工程文件的形成规律和成套性特点,保持卷内文件的有机联系.3、勘察文件按勘察工程组卷；设计文件按装置单元、阶段、专业组卷；合同文件〔包括合同形成文件〕按合同编号组卷；工程交工技术文件文字资料按SH/T3503的要求组卷；设备随机文件按台件组卷,其中质量证实文件与随机图纸需分别单独立卷；管理性文件按问题组卷；竣工图按单项工程、单位工程、装置单元、阶段、专业图号组卷；监理文件按问题组卷.4、施工图、竣工图组卷整理时需进行折叠,折叠要求为：4.1图纸须根据A4(297X 210MM ±2MM)的标准幅面进行折叠.4.2 各种幅面图纸折叠前,要分别根据A0、A1、A2、A3、A4图纸幅面标准格式尺寸(841X1189 594X 841、420X 594、297X 420 210X 297MM)进行裁制或整理修边.4.3 图纸折叠须图面朝里,反面朝外,保持图纸标题栏在右下角并露出.假设标题栏前边有图纸遮盖,可将遮盖局部的右下角向内作45.角折入.4.4 3号图纸折叠时,先将图纸摆正,然后将左半部向右对折,再将盖在上面局部的右下角向内作45°角折入.4.5 2号图纸折叠时,图纸摆正后,先将竖向多出297MM局部均匀地向内折,然后自左向右进行横向正手风琴式折叠,并使右侧对齐,标题栏露在上层.4.6 1号图纸折叠时,图纸摆正后,先将竖向多出297MM局部均匀地向内折,然后使标题栏在上层,自右向左进行横向正手风琴式折叠,并将盖在其上面局部的右下角向内做45°角折入.折好后最外层的宽度为210MM,其它层可自由折叠.4.7 0号图纸折叠时,图纸摆正后,先将竖向多出297MM局部向内折两折,然后使标题栏在上层,自右向左进行横向正手风琴式折叠,并将盖在其上面局部的右下角向内做45°角折入.折好后最外层的宽度为210MM,其它层可自由折叠.5、案卷与卷内文件的排列5.1 治理性文件按问题、时间或重要程度排列.5.2 勘察文件按治理、依据、报告、勘察记录、附图等排列.5.3 合同案卷按年度排列,卷内文件按合同文本、合同形成文件排列,其中合同形成文件是以形成时间先后顺序排列.5.4 交工技术文件文字资料按治理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列.5.5 设备随机文件按依据性、开箱验收、随机图样等顺序排列.5.6 设计文件、竣工图按专业、图号排列5.7 卷内文件一般文字在前,图样在后；译文在前,原文在后；正件在前,附件在后；印件在前,定印〕稿在后.6、案卷的编目6.1 编件号与页号6.1.1 有独立目录的一份文件材料称为一件.每卷中件号用阿拉伯数字从“1〞开始编写,各卷之间不连续编写件号.6.1.2 卷内页号用小写阿拉伯数字从1开始依次编写.6.1.3 卷内有书写内容的文件材料页面,按排列顺序依次编写页号〔流水号〕.图纸页号用铅笔写上,其它文字材料页号用印字印上.6.1.4 单面书写的文字材料在右下角编写页号；双面书写的文字材料,正面在其右下角,反面在其左下角编写页号；图纸页号编写在标题栏外右下角；各卷之间不连续编页号.6.1.5 印刷成册的文件材料,独立成卷的,不重新编写页号.6.1.6 原来已编写页号的文件材料,假设前面假设干页无页号,那么可以从•…-2,-1, 0起续上,在备考表中注明总页数…-2,-1, 0〜n.6.1.7 卷内目录、卷内备考表不编写页号.6.1.8 页号需写在距底边、侧边10MMX 10MM的空白处,字高不大于5MM.6.2 卷内目录编制6.2.1 每一案卷必须有卷内目录,卷内目录排列在卷内文件材料首页之前.6.2.2 成套图纸,自成一卷的,当原目录能准确、全面反映卷内图纸内容时,在卷内目录上只填写原文件目录名称、页次等有关内容〔即按一件处理〕；成套图纸,一卷装不下,需要分成假设干卷的,可以把原目录复印,放到各卷前面,并在原目录的备注中标明每一卷的起止位置,然后再以原目录为根底填写卷内目录6.2.3 序号：以卷内每份文件材料排列的先后顺序填写,用阿拉伯数字从“1〞起依次标注.6.2.4 文件编号：填写文件材料的文号或图样的图号、设备代号等.6.2.5 责任者：填写文件材料的形成部门或主要责任者.6.2.6 文件题名：填写文件材料的全称.一般应照实抄录,没有的可自拟题名,外加“口〞号.6.2.7 日期：填写文件材料的形成日期.6.2.8 页次：填写每份文件材料首页的页号,其中最后一件填写首页与尾页的起止页号,中间用“〜〞连接.6.2.9 备注：卷内文件材料变化时作说明用.6.3 卷内备考表编制6.3.1 每一案卷必须有卷内备考表,卷内备考表排列在卷内文件之后.6.3.2 说明：填写案卷内文件材料的件数、页数、不同载体文件的数量等〔见例如〕以及在组卷过程中需要说明的问题.例如：文字材料2件,10页,照片10张,电子文件2件,附图1张.6.3.3 立卷人:由责任立卷人签名.6.3.4 立卷日期：填写完成立卷的日期.6.3.5 检查人:由案卷质量审核者签名,一般为工程经理.6.3.6 检查日期:填写审核的日期.6.3.7 互见号:填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的编号,编号后应注明档案载体形式,并用括号括起.6.4 案卷封面的编制6.4.1 案卷题名：应简明、准确揭示卷内文件的内容.主要包括工程名称、代字、代号及结构、部件、阶段的代号和名称等.归档外文资料的题名应译成中文.6.4.2 立卷单位:填写文件组卷部门或工程负责部门.6.4.3 起止日期填写卷内文件形成的起止日期.6.4.4 保管期限:依据DA/T28-2002划定的保管期限填写,同一卷内有不同保管期限的文件,该卷保管期限从长.6.4.5 密级:由业主提供.6.4.6 档号：填写档案分类号和案卷顺序号,由业主按?归档文件材料与档案整理细那么?中的?档案分类编号规那么?提供.6.5 案卷脊背的编制6.5.1 案卷脊背,填写档号、文件编号、案卷题名和保管期限.6.5.2 档号、文件编号顺竖写的方向从左至右横向书写.6.5.3 案卷题名从右至左竖向书写,开头空两格,题名中的专用符号及数字应顺竖写的方向,自左至右横向书写,符号书写完毕仍恢复竖向书写.7、案卷装订要求7.1 装订前,须先将原有金属物去掉.7.2 文字材料需单份装订,且沿着A4纸的长边装订.遇有表〔文〕头沿长边写的,应将表〔文〕头的一边置左侧竖向摆好后进行装订.7.3 文件材料的幅面应符合国家通用的A4标准幅面.大于标准幅面的应予切边、折叠、修整,小于标准幅面的应裱糊成标准幅面.7.4 交工技术文件文字资料采用整卷加纸质封面书本式装订形式,装订用胶需呈中性.图纸不装订,组卷装盒.7.5 装订应牢固整洁,不得有压字、脱页现象.7.6 外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式.7.7 盒、卷内表格的规格及其制成材料的质量要求8.1 案卷卷皮须采用卷盒.8.2 卷盒的外外表规格为305X 220MM,厚度分别为10MM、20MM、30MM、40MM、50MM、60MM.8.3 卷盒采用无酸牛皮纸板双裱压制.8.4 卷内目录、卷内备考表的规格统一为210MMX297MM.8.5 卷内目录、卷内备考表应采用70g/nf以上白色书写纸制作.8.6 案卷封面、脊背标签应采用牛皮纸制作,脊背尺寸为297mmx 10〔20 3R 40、50、60〕mm.8.7 像材料的整理9.1 纸版照片需根据GB/T11821-2002?照片档案治理标准?整理.9.2 数码照片、摄像文件需根据反映的内容命名,并附说明文字,说明文字内容需包括事由、时间、地点、人物、作者等.四、案卷质量要求1、数据真实准确.2、字迹清楚,图样清楚,图表整洁,签署认可手续完备合规.3、签署不能使用易褪色的红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等书写, 须采用黑色碳素材料书写.4、纸版案卷需标识正、副本.正本中所有文件须为原件,副本中除产品质量证实文件和合格证等可为复印件外,其他由工程部自己形成的文件不能为复印件；合格证、出厂证实等质量证实文件,因客观原因没有原件的,需有供给商在质量证实文件复印件上加盖的文件有效证实章〔红章〕,并注明原件存放地点.5、电子文件、声像文件需注明可读环境、标注可编辑或不可编辑,并保证载体的有效性与可读性.电子文件应与纸版文件一一对应. 扫描形成的电子文件须以卷为单位连续扫描,格式为彩色PDF.用光盘存储时需用不可擦除型光盘.6、外文资料应将题名、卷内章节目录译成中文.7、文件编制及存储格式需符合工程治理手册?工程文件治理规定?.五、归档审查工程部在工程交工技术文件收集、编制、组卷、整理后,应依次由交工技术文件的编制方、监理机构、业主对文件的完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查,经业主验收合格前方可办理归档交接手续.归档交接手续连同审查记录全部交业主存档.六、归档移交1、工程部应在建设工程中间交接或阶段完结三个月内,将所形成的工程文件〔包括纸版、电子版等各种载体的文件〕进行标准整理,并经该工程负责人审定后向业主办理归档移交.2、归档移交时需填写?档案资料移交清单?一式两份,并签字,同时移交EXCEL格式的?档案资料移交清单?和?卷内目录?电子版各一份.七、附件附件1卷内目录附件2卷内备考表附件3档案资料移交清单附件4案卷封面式样附件5案卷脊背式样附件1卷内目录附件2卷内备考表互见号:说明:立卷人: 年月日检查人: 年月日附件3移交部门：部门负责人: 移交人：移交时间：接收部门：部门负责人: 接收人：接收时间：。
南京大学横向科研项目结题管理办法
南京大学横向科研项目结题管理办法
第一条为了进一步促进和规范我校横向科技项目的科学化、规范化管理，维护学校和教师的合法权益，保障学校科技工作的健康、持续发展，根据“教
育部关于进一步加强高校科研项目管理的意见”（教技[2012]14号）文
件精神，结合我校横向科技项目的实际情况，制定本办法。
第二条本办法所指的“横向科研项目”是指以学校名义承接的为地方政府和企事业单位服务的四技服务项目，即技术开发、技术转让、技术咨询、技术
服务等项目。
第三条若符合以下条件之一，则可进行结题：
（一）委托方出具合同完成的证明材料。
（二）合同有效期满，委托方未提出任何异议。
（三）合同任务未完成，经甲乙双方同意签署合同终止协议，报科技管
理部门备案。
第四条横向科研项目结题需提供结题申请报告、研究成果、委托方出具的结题证明材料或意见书等材料。
第五条横向科研项目结题后必须进行经费结转。
经财务审核，相应项目经费卡中的结余经费转入横向科研项目结题卡（每个项目负责人在财务处办理唯
一一张横向科研项目结题卡）。
第六条所有经过南京大学科技管理部门签订的四技服务合同，超过合同截止时间的，都必须办理结题、终止、变更、延期或补充等手续。
第七条横向科研项目经费使用应符合国家有关法律法规、学校政策和合同约定，并接受学校财务处和审计处的管理、监督和检查。
南京大学
2014年9月28日。
工程项目文件材料收集整理归档实施细则
工程项目文件材料收集整理归档实施细则工程项目文件材料收集整理归档是一个有序、规范、有效地管理项目文件材料的过程，对于确保项目顺利进行和后期的查阅和维护具有重要意义。
下面是一个工程项目文件材料收集整理归档实施细则，旨在帮助项目团队成员了解如何进行文件材料的有效管理。
一、收集文件材料的范围和要求：1.收集的文件材料包括但不限于：合同文件、设计文件、施工图纸、技术资料、审核批复文件、验收报告、竣工图纸、防腐防蚀资料等。
2.收集的文件材料应为最终审核通过、签字确认的版本，且文件内容应完整、准确无误。
二、文件材料的整理归档：1.文件归档应按照工程项目的不同阶段进行划分，如设计阶段、施工阶段、竣工阶段等，以方便后期查阅和管理。
2.每个阶段的文件应按照文件类型进行分类，如合同类文件放在一起，设计文件放在一起，施工图纸放在一起等。
3.每个文件应有明确的标识，包括文件名称、编码、责任人、归档日期等，以方便后期查找和追溯。
4.文件应按照时间顺序进行排列，即较早的文件放在前面，较新的文件放在后面。
三、文件材料的存储要求：1.文件材料应存放在干燥、通风、防潮、防火的环境中，避免受到损坏和丢失。
2.不同类型、不同阶段的文件材料应采用不同的存储方式，如合同文件可以采用文件夹存放，设计文件可以采用活页夹存放，图纸可以采用卷轴存放等。
3.对于较大的文件，可使用专业的文件存储柜进行存放，以保证文件的完整性和安全性。
4.文件存储区域应有明确的标识，包括存放位置、存放数量等，以方便后期管理和查找。
四、文件材料的保密措施：1.对于涉及商业机密和个人隐私的文件，应加以保密，避免泄露。
2.对于需要限制访问权限的文件，应进行加密或设置访问密码，以防止未经授权的人员查阅。
3.文件材料的查阅和借阅应记录在册，并有相应的审批程序和控制措施。
五、文件材料的销毁管理：1.对于工程项目已经完成并验收的文件材料，应及时进行销毁处理，避免占用存储空间。
2.对于涉及保密和隐私的文件，在销毁前应进行彻底的销毁，以免泄露。
横向课题档案管理制度
第一章总则第一条为规范横向课题档案管理工作，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案管理水平，特制定本制度。
第二条本制度适用于本单位的横向课题档案管理工作，包括课题立项、实施、结题等全过程。
第三条横向课题档案管理应遵循以下原则：（一）集中统一管理：横向课题档案由档案管理部门统一归口管理，确保档案的集中存放和有序管理。
（二）依法依规管理：严格按照国家档案管理法律法规和本单位相关规定执行，确保档案管理的合法合规。
（三）科学规范管理：采用科学的管理方法，实现档案管理的规范化、制度化、标准化。
（四）安全保密管理：加强档案安全防护，确保档案内容的安全和保密。
第二章档案管理机构及职责第四条成立横向课题档案管理领导小组，负责统筹规划、指导、监督横向课题档案管理工作。
第五条档案管理部门负责横向课题档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
第六条档案管理部门的主要职责：（一）制定横向课题档案管理制度和操作规程。
（二）负责横向课题档案的收集、整理和归档工作。
（三）负责横向课题档案的保管、保护和修复工作。
（四）负责横向课题档案的查询、借阅和利用工作。
（五）负责横向课题档案的销毁和鉴定工作。
（六）负责横向课题档案的保密和安全工作。
第三章横向课题档案管理流程第七条横向课题档案管理流程包括以下环节：（一）收集：在课题立项、实施、结题等阶段，及时收集课题相关的文件、资料、图表等。
（二）整理：对收集到的档案资料进行分类、编号、编目，确保档案的有序存放。
（三）归档：将整理好的档案资料按照规定的时间、类别、顺序归档。
（四）保管：对归档的档案资料进行妥善保管，确保档案的安全和完整。
（五）利用：为课题研究、项目评估、成果推广等提供档案资料服务。
（六）销毁：按照国家档案管理法律法规和本单位规定，对失去保存价值的档案进行销毁。
第四章横向课题档案保密与安全第八条横向课题档案涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的，必须严格按照国家保密法律法规和本单位保密规定进行管理。
师范学院横向项目和成果转化管理办法
师范学院横向项目和成果转化管理办法第一章总则第一条为了促进我校横向项目和科技成果转化管理的规范化，增强我校服务区域经济发展和服务社会的能力，结合学校实际，制定本办法。
第二条横向项目是指除学校组织申报的各类科学基金项目、各级部门下达的纵向科研项目以外，我校接受部门、企事业单位、社会团体及个人等委托的技术开发、技术服务、技术咨询、技术转让项目,以及设立的各类产学研合作奖补项目。
科研成果转化是指通过计划实施或市场交易，采取技术转让，并由此发生的技术服务、技术培训等形式，不断扩大科技成果应用范围的活动。
凡是我校教职工从事以上两类科研活动，签订了项目合同，并且研究经费按照合同约定进入学校财务账户的，均适用于本办法。
第三条科研处是科研活动管理的职能部门，负责横向项目和科研成果转化管理、合同管理，同时配合财务处做好有关项目的经费管理。
各相关学院（部）负责横向项目和科研成果转化活动的组织实施和管理。
项目负责人对申报、立项、组织实施、结题验收等具体环节与过程全面负责。
第二章合同管理第四条横向项目和科研成果转化需通过签订科研合同进行管理。
科研合同是学校、科研人员和项目资金提供方权力义务的法律约定，与各方签订的科研合同，必须遵守《合同法》相关法律法规。
第五条我校教职工承担横向项目和进行科研成果转化须师范学院名义签订书面合同，各级各类横向项目和进行科研成果转化，均需在科研处指导下与委托单位签订正式合同（必要时可到公证处进行公证）。
科研合同签订后，一份合同正本交科研处立项管理，一份合同正本交学院（部）备案，一份合同正本交财务处备查。
第六条合同内容和条款需包括以下内容：1.名称；2.项目内容、范围和要求；3.履行合同的计划、进度、期限和方式；4.技术情报和资料的保密；5.风险责任的承担；6.验收标准和方法；7.研究经费、报酬及其支付方式；8.技术成果的归属和收益分成办法；9.违约金的计算和支付；10.解决争议的办法。
第七条学校禁止个人私自利用职务成果和学校的仪器设备等资产对外承接横向项目并收受经济利益。
结题项目资料归档流程
结题项目资料归档流程
1.首先按本中心要求由项目组进行自查，然后由第三方进行稽查（稽查员
在稽查之前需到机构备案，备案材料与CRA备案材料一样，其资质通过审核后方可开展稽查工作）。
自查和稽查均需出具完整的报告，并盖上公章。
（按照CFDA的要求和报告格式）
2.登录临床试验管理平台，进入待结题的项目，在“质量管理”中的“试
验结题”右侧，点击“添加”，然后完成“项目情况一览表”，保存，并提交审核。
3.登录临床试验管理平台，在“个人中心”里的“内部下载”中，下载
“临床试验报告审核表”、“归档材料清单”、“结题项目情况一览表“。
4.将“临床试验报告审核表”、“结题项目情况一览表”填写完整。
5.准备好“归档材料清单”中列出的所需资料，并按清单顺序排列好。
按
“清单”最后一项中的要求，整理并装订好资料。
6.打电话预约归档时间梁键
7.在预约的时间将整理并装订好的全部资料、以及填写好的“临床试验报
告审核表”、“结题项目情况一览表” 一并带到机构进行归档质控，并将“结题项目情况一览表”的电子版发送至邮箱：
8.归档质控通过后，给予小结或总结报告盖章。
课题项目档案管理制度
一、总则为了规范课题项目档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于本单位的课题项目档案管理，包括课题立项、实施、结题、验收、成果转化等各个阶段形成的档案资料。
三、档案管理原则1. 完整性原则：确保课题项目档案的完整性，不得遗漏、损毁、伪造。
2. 准确性原则：档案内容应真实、准确、完整地反映课题项目的过程和结果。
3. 系统性原则：按照档案分类、编目、整理、归档等要求，建立健全档案管理系统。
4. 安全性原则：加强档案的安全防护，防止档案丢失、损毁和泄密。
5. 利用性原则：提高档案的利用效率，为科研、教学、管理等工作提供便捷服务。
四、档案管理职责1. 课题项目负责人：负责课题项目档案的收集、整理、归档和保管工作，确保档案的完整、准确、系统。
2. 档案管理员：负责档案的接收、分类、编目、整理、归档、保管和提供利用等工作。
3. 课题组成员：负责提供课题项目相关的档案资料，配合档案管理员完成档案管理工作。
五、档案收集与整理1. 档案收集：课题项目档案收集应全面、及时，包括课题立项申请、实施方案、经费预算、实施过程记录、成果材料、验收报告等。
2. 档案整理：按照档案分类、编目、整理、归档等要求，对收集到的档案进行整理，确保档案的完整性和准确性。
3. 档案归档：将整理好的档案按照规定的时间、顺序和格式归档。
六、档案保管与利用1. 档案保管：建立健全档案保管制度，确保档案的安全、完整和准确。
2. 档案利用：档案利用应遵循以下原则：a. 公开原则：除涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案外，其他档案应向相关人员开放。
b. 便民原则：简化档案查阅手续，提高档案利用效率。
c. 安全原则：在档案利用过程中，确保档案的安全。
3. 档案查询：档案查询应按照规定的程序进行，查询者应出示有效证件。
七、档案销毁1. 档案销毁应按照国家有关规定执行，确保档案的销毁安全、环保。
学院横向课题管理办法(修订)
学院横向课题管理办法（修订）为了鼓励和支持教师积极开展横向课题研究，提高教学科研水平，服务地方经济社会发展，实现横向课题管理工作规范化、有序化，结合学校实际，制订本管理办法。
第一条横向课题是指纵向课题之外，来源于各级政府职能部门、企事业单位、社会团体等，从事联合研究、委托研究、科技攻关、科技咨询、技术服务、科技开发与成果转让等课题。
第二条科研处为全校横向课题管理的职能部门，负责对横向课题的立项、研究进展及完成情况进行监督和检查。
第三条学校建立横向课题合同的审查制度和授权签字制度，未通过审查的合同，课题负责人不得承接。
审批通过的横向课题合同，必须由学校法定代表人或其授权委托人代表学校签订，未经授权的单位和个人一律无权代表学校签署合同。
第四条横向课题研究合同一般应具备如下条款：1. 项目名称；2. 项目的内容、范围和要求；3. 研究应达到的技术指标和参数；4. 研究的计划、进度、期限，履行的地点、地域和方式；5. 技术情报和资料的保密；6. 风险责任的承担；7. 技术成果的归属和收益的分成办法；8. 验收标准和方法；9. 费用及支付方式；10. 违约责任、违约金或者损失赔偿的方法；11. 名词和术语的解释；12. 解决争议的办法。
与履行合同有关的技术背景材料、可行性论证、技术评价报告、项目任务书和计划书、技术标准、技术规范、原始设计、工艺文件以及其他技术文档，按照当事双方的约定可以作为合同的组成部分。
第五条横向课题立项实行备案制。
课题负责人将签订的横向课题研究合同原件、课题投标书（申报书）、评审材料报学校科研处备案，即视为完成横向课题立项程序。
凡不符合上述程序签订的横向课题不得立项。
第六条横向课题实行课题主持人负责制。
横向课题主持人不得随意更换。
横向课题主持人确因特殊原因不能履行职责，可能影响课题研究的，经课题主持人书面申请并征求合同对方当事人书面同意，报学校科研处备案后方可更换课题主持人。
第七条课题主持人承担履行合同的直接责任，应按课题合同的要求积极组织课题组成员开展研究工作。
建设项目文件归档要求与档案整理规范
建设项目文件归档要求与档案整理规范一、建设项目文件归档要求建设项目文件归档是指将建设项目的各类文件按照一定的分类、整理和存储方式进行管理和保存，以便于项目的管理和后续查询和使用。
建设项目文件归档要求如下：1.文件分类：建设项目文件应按照内容、性质和用途进行分类，常见的分类包括设计文件、施工文件、竣工文件、验收文件、合同文件、财务文件等。
2.文件整理：归档前需要对文件进行整理，包括整理文件的顺序、编号、标题、日期等信息，并进行文件的装订和封面的制作。
3.文件标识：为了方便文件的查找和使用，应给每个文件标识一个唯一的编号，并在封面上标注文件的标题、日期和分类等信息。
4.文件存储：建设项目文件应按照一定的存储方式进行保存，可以选择纸质存档或者电子存档，同时应注意防潮、防火和防虫等措施，确保文件的安全和完整性。
5.归档管理：建设项目文件归档应建立专门的档案管理系统，包括档案管理人员的职责和权限、档案的查阅和借阅规定、档案的保管期限和销毁规定等，同时应建立档案的索引和目录，方便整理和查阅。
档案整理是指对已归档的建设项目文件进行分类、整顿和整理，使之达到一定的规范和标准，方便后续的管理和使用。
档案整理的规范如下：1.文件分类：档案整理前需要对已归档的文件进行分类，按照文件的性质、用途和涉及的内容进行分类，确保每个文件都能找到合适的分类。
2.文件整顿：整理文件时要检查文件的完整性和正确性，确保文件没有丢失或损坏，并进行必要的修复和整顿工作，使之符合档案整理的要求。
3.文件编号：对于已归档的文件，可以根据需要重新编号，统一进行编号并在文件上标注编号，方便后续的查阅和使用。
4.文件封面：每个文件都应有封面，封面上应标注文件的标题、日期、分类和文件编号等信息，并进行装订和封存，保证文件的安全和完整性。
5.索引和目录：对于整理好的文件，应建立索引和目录，记录文件的标题、编号、日期和存放位置等信息，方便后续的查阅和检索。
结题材料撰写与整理要求说明
结题材料准备中的总要求：1.不改变所有表格制式以及表格中已有的内容和字号，凡是自己撰写的内容要求统一使用宋体、小四、段落间距为1.5倍。
2.参与成员在所有资料中必须一致。
3.结题时所有撰写的内容，不得与评审书课题论证内容有矛盾冲突，不能随意更改，必须前后保持一致。
4.结题材料依目录顺序装订，一式三份。
装订要整齐。
5.使用统一的成果鉴定材料封面。
开题报告撰写要求：1.注意封面下面的时间，需是开题时的时间。
2.封面单独打印，其余正反页打印，不改变表格制式前提下，保证盖章页在背面。
3.第一部分开题活动简况论述时，以下面纵列形式介绍：开题时间：（立项后三个月内开题，时间具体到日）开题地点：xx单位会议室评议专家：王利民杨立明牛建英陈兰参与成员：（校领导一二名，备注职务，课题组成员姓名逐个陈述）4.第二部分开题报告要点括号中提示要论述的内容必须都要论述到，且注意与评审书论述内容不要有矛盾冲突，最后要附上参考文献。
课题主持人签名要手写，时间写开题日期。
5.第三部分专家评议要点自己撰写出评议专家组对课题组汇报要点后的评估与建议，逐条叙述，注意结合前边论述的内容，内容不能前后矛盾。
评议专家组签名：手写四位评议专家姓名且笔体要不一致。
时间仍然是开题日期。
6.第四部分重要变更开题会议中有变更的填写，无变更的不填写。
课题实施方案撰写要求1.要有封皮，可借鉴开题报告的封皮，下面如有时间，要注意写正确。
2.要按照撰写的基本要求逐项进行论述，不能与前边内容矛盾。
3.封面单独打印，其余内容正反页打印。
重要事项变更审批表无重要事项变更不附此表，如有重要事项变更注意:1.需在原预定结题时间提前六个月提出此申请。
2.按要求填写此表，变更内容处要勾选，变更事由根据提示详细说明。
3.盖章时间是原预定结题时间前六个月。
成果鉴定申请书1.需于结题时间前3个月提出此申请。
2.不改变表格制式，按照要求填写，正反页打印。
3.盖章时间是结题时间前3个月。
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横向项目结题资料归档要求：
项目负责人在甲方结题后，在科技处主页“链接及下载”栏中，下载“长江大学横向项目结题用表”按要求填写。
将合同内容中要求提供的成果资料（纸质档材料）按顺序线装成册送科技处项目管理科审核，审核通过予以结题。
结题材料由项目管理科集中送校图书馆归档，提供的成果材料明细如下：
1.甲方验收意见（纸质档）；
2.研究报告（包括研究报告、图册、数据表、软件、专利、论文等）（纸质档）；
3.合同金额超过50万的，提交项目汇报的PPT材料（电子档）。
（长江大学横向项目结题用表见下一页）
科研项目结题表科研项目结题通知单
年月日结题凭证，盖章有效。