简述工程项目监理工作中的信息管理

谈谈工程项目篮理工作中的信息管理
摘要:介绍了信息管理是建硬监理工作中的一项重要内容，是监理决策的重要依据;什么是信息流，信息流的三种类型，信息的传递与管理;工程项目监理信息的特点，其管理系统的主要任务;最后简介了电子计算机信息处理的系统分类和功能以及软件包(PMIS)。
关键词:工程监理 信息管理 计算机辅助管理
概述
建设监理制度在我国的工程建设领域中已正式实施。建设监理的基本方法是控制，而信息则是实施控制的基础;信息也是监理工程师协调工程项目建设各有关参与方的重要媒介;信息更是监理决策的依据。所以信息管理是建设监理工作中的一项重要内容。如果信息不灵或信息管理工作跟不上，则监理人员就难以进行目标跟踪和控制工作，对工程项目总目标的实现也会带来影响。建设监理所指的信息不仅仅是在文字、表报、声音、图像和数字上的反映，而更重要的是对这些反映材料要进行分析、对比、审核，找出差距和纠正的办法，进而做好控制工作，保证工程项目按照预定的目标进行。建设监理所指的信息管理是对信息的收集、整理、处理、储存、传递与应角等一系列工作的总称，也就是把信息作为管理对象进行管理。在工程项目监理工作中建立信息管理系统是为了能准确及时地提供工程项目监理过程中所需要的信息，为监理人员进行“三控制”(投资控制、进度控制、质量控制)提供依据。信息管理包括:信息流结构图(反映各参加部门、单位之间的信息关系)、信息目录表(信息名称、信息提供者、提供时间、信息接受者、信息形式)、会议制度(会议名称、主持人、参加人、会议举行的时间)、信息的编码系统、信息的收集、整理及存储制度等。在大型工程建设项目中，信息量是很大的，而且要求高速、准确地处理项目监理所需的信息，这就需要使用电子计算机进行信息处理。同时，电子计算机还可以辅助发现问题、编制规划、帮助决策和跟踪检查等。
一、工程项目监理信息的特点
工程项目监理信息的特点有以下几点:
1.信息量大。这是因为项目监理涉及的单位多、专业多、渠道多、环节多、形式多的缘故。
2.信息系统性强。由于来自各方的大量信息都集中于所监理的项目对象中，故容易系统. 化，为信息系统的建立和应用创造了有利条件。
3.信息传递的障碍多。这往往是由于传递者对信息的理解、经验和知识的限制或传递手段落后而造成的。
4.信息产生的滞后现象。
信息是在项目建设和管理的过程中产生的，信息反馈一般要经过加工整理、传递，然后才能到达使用者手中，如果反馈不及时，就

容易影响信息作用的发挥。针对工程项目监理信息的特点，应该采用现代化的工具—电子计算机进行信息管理，以实现对信息高速、准确地收集、处理和传递。做到数据真实、可靠，处理及时和有效。
二、信息和信息流的类型
信息的相互传递叫做信息流。信息流的类型大体可分为三类:即自上而下的信息流、自下而上的信息流和横向间的信息流。在工程项目建设的全过程中，这三类信息流都要畅通，才能充分发挥控制的效能。如果存在渠道不畅或流量不够的现象，就会影响计划目标的实现。信息流类型如图1所示、从信息流的角度对工程项目监理信息进行观察有以下具体内容:1.自上而下流动的信息这是指由总监理工程师开始，流向项目监理各部门及监理工程师的信息。下级了解的信息有以下三种性质的信息:
(1)下级必须了解的信息
①项目总体目标;
②项目组织结构，与下级工作人员有关的一切单位;
③参加工程项目的各工作部门最重要的任务与职责;
④项目进展程序、期中进度、结束时间;
⑤项目有关的工作条例和规定。
(2)下级应该了解的信息
①与下级工作人员有关的项目进展情况;
②项目总目标的变化;
③与下级工作人员有关的工作中出现的问题或困难。
(3)下级想了解的信息
①项目的特殊情况;
②短期的安排及原因。
2.自下而上流动的信息
指由下级向上级(一般是逐级向上的)流动的信息。具体内容:实施和管理中有关目标的完成量;②工程投资情况; ③工程进度情况;④工程质量情况;⑤生产安全情况;⑥材料消耗及工作效率等情况;⑦上级决策需要下级提供的资料和情况等。
3.横向间流动的信息
横向间流动的信息，具体来说就是监理班子与外部环境(建设、设计、施工、供应、厂家等单位)之间流动的信息。根据不同的情况需要进行信息交流。通过交流不但要满足自身项目监理的需要，而且还要满足与外部环境的协作要求。
三、信息传递与管理信息
传递与管理是达到建设目标的基础。为了顺利地实现工程建设总目标，必须做好信息的传递与管理。要做好这项工作主要有以下几方面:
1.要及时收集和分析各种信息
信息的收集是监理工作中最基础的一环。收集和分析信息首先要保证信息的准确性，要做到这一点，监理工程师要深入现场掌握工程的实际情况;同时还要打通“上传下达”的信息交流渠道。另外，还应有相对完整的信息管理体系和方法。为此，对监理人员要有明确的分工和岗位责任制。这样就可以及时发现问题和处理问题，并能及时地对各种信息进行收集、分析、整理和传递。
2.要建立并做好信息反馈
工作信息的

传递与管理要涉及到与工程建设项目有关的各个单位(业主、设计、施工、维护等单位)，这些单位之间只要有任何一环信息传递不及时，信息管理就会出现混乱和偏差，有可能给工程带来难以弥补的损失。由此可见，创造一个良好的外部环境是做好信息传递和管理的保证，督促和帮助有关单位建立并做好信息反馈工作是很重要的。
3.要加强信息传递的时效性
信息传递必须强调时效性。譬如，在施工当中，监理工程师发现了施工质量间题，要求施工单位克服缺陷，或者经业主、设计单位同意后做出设计变更，这一切都应该在尽可能短的时间内完成，否则就会影响施工的正常进行，甚至会造成工程质量间题和隐患。
4.要保持信息管理的连贯性
无论是业主、施工单位，还是监理本身，应尽可能保持人员稳定。如果经常变换其信息传递方式和信息管理人员，都会造成混乱，甚至影响工程进展，
5.要保证信息反馈的真实可靠性
无论是信息的传递和收集，还是反馈，其目的都是为了得到真实可靠的信息，以指导工程管理，否则就失去了意义和价值。所以信息反馈一定要真实可靠。为此，监理工程师要督促各有关单位，理顺管理体系，疏通信息渠道，保证信息反馈的真实可靠性。总之，做好信息的传递与管理，一定要有关各方共同努力，把信息管理制度落到实处，才能保证工程建设的顺利进行。

四、工程项目监理


对建设监理的全过程进行辅助管理。以工程项目的目标管理为中心，通过工程项目实施前的目标规划与工程项目实施过程中的目标控制，使得项目目标尽可能满意地实现，这是建设监理工作的指导思想。在我国，监理工程师的中心任务是对工程项目的实施过程进行“三控制，’，使其达到合同规定的要求。在项目实施阶段，监理工作总是围绕着动态目标控制这一中心开展的。


五、电子计算机信息处理简介
1.电子计算机进行信息处理的好处
(1)利用电子计算机存储量大的特点，可以集中存储与项目有关的所有信息。(2)利用电子计算机运算速度快的特点，可以高速、准确地处理项目监理所需要的信息。尤其是对大型工程项目的进度控制，必须构成包括很多子网络的网络计划系统。如果不用计算机而用人工计算是很难进行的。
(3)利用电子计算机可以很方便地形成各种需求的报告。
2.系统分类及功能_
采用电子计算机进行信息处理时，从项目管理组织体系和功能的角度分类，主控系统又可分为若干个子系统，如图3所示。对每个子系统确定输入、输出模型，构成信息卡，通过计算机进行系统处理。下面简要地介绍各子系统的功能

。
(1)投资控制子系统
在工程项目实施过程中，采用系统的方法和计算机辅助的手段控制项目费用，使项目的实际总投资不超过计划总投资。投资控制系统的功能主要是:
①投资分配分析;
②投资分配和概、预算的调整;
③投资分配与项目概算的对比分析;
④项目概算与项目预算的对比分析;
⑤合同价格与投资分配、概算、预算的对比分析;
⑥实际投资费用支出的统计分析;
⑦实际投资与投资计划的动态比较;
⑧项目投资变化趋势预测;
⑨项目投资计划的调整;
⑩项目决算与预算、合同价格的对比分析;
@项目投资的查询。投资控制的方法，其核心是进行计划投资值与实际投资值的比较。在工程项目实施的全过程中，项目投资值从概算、预算、标底、合同价到决算价逐步由计划值转变为实际值，因此，要控制好每一部分的投资值，如果出现哪一部分有超投资的情况，应找出原因采取纠偏措施。
(2)进度控制子系统
在工程进展过程中，进度目标控制也是一个周期性的动态过程，在工程项目进展过程中，必然会有影响工程进展的干扰因素，这就需要收集和整理工程实际进度数据，并和工程进度目标的计划值进行比较分析，用计算机进行检查有无偏差，如有偏差，则须及时采取调整措施，由计算机进行调整工程进度计划;如无偏差则继续向项目投入人力、物力和财力。该循环周期可以为半个月或一个月。进度控制系统的功能主要是:
①编制双代号网络计划和单代号搭接网络计划;
②编制多平面群体网络计划;
③总网络与子网络计划的协调分析;
④提供具有时间坐标的网络图和相应的横道图计划;
⑤工程实际进度的统计分析;
⑥实际进度与计划进度的动态比较;
⑦工程进度变化趋势预测;
⑧计划进度的定期调整;
⑨工程进度的查询;
⑩绘制网络图;
⑩输入数据的校验。
(3)质量控制子系统
①项目建设的质量要求和质量标准的制定与管理;
②设计质量的鉴定记录;
③已完工程质量的统计分析;
④项目实际质量与质量要求、标准的比较分析;
⑤已完工程质量的验收记录;
⑥提供各项工程质量的打印报表;
⑦安全事故处理记录。
(4)合同管理子系统
①合同结构模式的提供和选用;
②合同文件资料的登录、修改、删除等管理;
③合同文件的分类、查询和统计;
④合同执行情况跟踪和处理过程的记录;
⑤合同执行情况的打印报表等;
⑥涉外合同的外汇折算;
⑦国内外经济法规。
(5)行政管理子系统
①公文编辑与排版打印处理;
②公文登录、处理、查询和统计;
③档案管理，包括组卷登录、修改案卷、删除案卷和查询统计。
3.电子计算机辅助工程

项目监理的软件包—PMISPMIS软件包是国际上的统一符号(P是项目，M是管理，I是信息，S是系统)，即项目管理信息系统。下面对该系统作些简单说明。(l)部分程序—解决一部分问题的应用程序。如计算机房的面积、土方体积等。
(2)单项程序—针对某单项任务，解决管理工作中的问题。如编制工程预算的程序等。
(3)程序链—这是各单项程序的相加，避免重复输入。如工程预决算程序与网络计划程序组合起来成为一个程序链。
(4)程序系统—这是由多个相互有关的软件构成的系统。如项目管理程序系统等。目前，我国在工程建设监理工作中，借助于电子计算机进行监理还不普遍，应用程序还比较简单，系统中的程序多属于单项程序，组合成程序链的较少，同时操作人员的素质也有待进一步提高。通过监理实践，逐步建立、健全工程项目信息管理的系统流程和信息收集制度，以实现控制工作程序化、数据资料完整化、信息管理标准化，为做好建设监理工作提供有利条件。