某公司办公用品管理办法

办公用品管理办法

（试行）

第一章总则

第一条为加强____（以下简称公司）办公用品管理，规范采购、保管、领取及发放流程，本着“保障办公、资源共享、节约爱护、统一管理”的原则，特制定本管理办法。

第二条办公用品是指公司所采购的有形资产与无形资产，有形资产包括办公类物料消耗品、低值易耗品、固定资产等。

第三条日常办公用品管理由综合管理部负责，电子类办公产品由信息中心负责。其他部门配合进行日常管理。本办法适用于公司各部门、分（子）公司等，用于指导公司所属各机构的办公用品管理办法及实施细则的制定，报总公司综合管理部备案后实施。

第二章办公用品分类

第四条办公用品分为办公类物料消耗品、低值易耗品、固定资产三类。

物料消耗品（500元以内）分为一般消耗品、管制消耗品两类：

一般消耗品指日常办公使用的：中性笔、笔芯、铅笔、橡皮、长尾夹、抽杆夹、订书器、订书钉、曲别针、大头针、胶水、取钉器、打印复印纸、文件夹、纸篓、N次贴、双面胶、软抄本、

- 1 -

名片册、荧光笔、资料册、宽胶带、圆珠笔、垃圾袋、削笔器、自动铅笔、铅笔芯、剪刀、档案盒（袋）、拖把、扫把、纸杯、笔记本等。

管制消耗品指部门共同使用的办公用品包括：打码机、大型订书机、计算器（含工程用）、教鞭激光笔、插排1.8米、U盘等。

办公类低值易耗品指价值在500（含）~ 5000元以内的办公用品：包括移动硬盘、碎纸机、铁皮文件柜、办公家具等办公用品。

办公类固定资产包括办公家具、计算机主机及其配件、录音笔、电话机、打印机、复印机、传真机、服务器、投影仪等。参照公司《实物资产管理办法》。

低值易耗品、固定资产每年按公司预算由各部门申请所需物品种类数量，报至归口管理部门，由归口管理部门统一编制办公用品计划，纳入公司预算管理。

第三章办公用品配备标准

第五条办公用品配备原则：满足实际需要，力求勤俭节约，杜绝铺张浪费，坚持预算刚性执行。

专项办公用品配备标准以各部门年度预算为前提，坚持满足实际需要，力求勤俭节约，杜绝铺张浪费。

第六条日常办公用品、办公类低值易耗品、固定资产配备标准（电子产品除外）根据每年实际情况调整（见附件1）。

- 2 -

电脑、打印机、照相机配备费用标准根据每年实际情况调整（见附件2），由信息中心确定单价标准。

普通员工配备台式电脑，实习生不配备电脑。显示器纳入低值易耗品、主机纳入固定资产管理。

特殊岗位和专业需配备特殊型号电脑、打印机、投影仪（4000元以下）、照相机、摄影机（含DV）的，按照公司相关规定执行。

公司各部门应在满足工作需要的基础上兼顾经济性原则，参照配备标准切实按需提报电子设备配备数量，杜绝粗放型“人各一台”配备现象。

第四章办公用品的采购

第七条利用公司一体化平台或互联网家（京东、淘宝）等方式定期对常用办公用品进行询价，通过比较价格、服务等，选定质量可靠、价格合理、诚信度高、供货及时的商家，定为办公用品采购供应商。

第八条归口管理部门根据实际工作需要，确定办公用品的品名、规格型号和数量，按照公司《合同管理办法》确定采购方式。

第九条电脑等电子产品的采购，原则上依据公司《合同管理办法》，配备优先以不超单价标准为准，参数规格不低于要求情况下，尽可能采购性价比较高的配置。

第十条预算外办公类固定资产、低值易耗品原则上不予购置。因特殊情况确需采购的，按公司财务管理相关规定，由归口

- 3 -

管理部门统一采购。

第十一条不具有实物形态而主要以知识形态存在的重要经济资源等无形资产类物品（商标、公司标志、一体化系统等），按照国家《招标投标法》、其他相关法律及公司《招标管理办法》规定采用公开招标方式采购。

第五章办公用品的验收及日常管理

第十二条验收程序。严格按照采购清单、发票、配送明细单进行验收。做到账实相符，确保质量。确认合格后原则上在当天入库。对于不合格物品及数量、规格不符的一律作退货处理，并及时上报。

第十三条优化库存。办公用品管理人员每月对办公用品库存情况进行盘点，掌握办公用品的库存情况，定期分析存货的储备情况，对超过正常储备的积压物品分析原因，提出处理意见，确保最优库存量。

第十四条办公用品管理人员应定期检查和整理仓库，保持库房整洁；办公用品分类摆放整齐，并做好防水、防火、防潮、防虫等措施。

第十五条办公用品专责人员应每月末对办公用品库存进行清查盘点、发现盘盈、盘亏和毁损等情况，应及时查明原因，并向相关负责人汇报、处理。

第十六条办公用品使用实行季统计年结算，办公用品管理人员每季度对领用情况进行公示，年终分别统计各部门实际领用

- 4 -

物品的数量、费用总额，并纳入公司统一目标考核管理，对各部门的办公用品做好预算控制。

第六章办公用品的领用

第十七条一般办公消耗品及管制消耗品领取由使用部门填写《领料申请》，使用部门、归口部门负责人审批，并经归口管理部门办公用品管理人员核实后，依据办公用品领用标准定期进行发放。

第十八条办公消耗品可根据部门使用情况随工作性质适时调整品名、规格。管制消耗品为部门共同使用的用品，如有遗失或人为损坏由责任人或部门自购赔偿。

第十九条低值易耗类办公用品，由归口管理部门登记《办公类低值易耗品管理明细台账》（见附件3），配发标签，使用管理部门资产管理员必须在实物适应位置粘贴标签，根据公司《实物资产管理办法》完善相关手续。

第二十条充分发挥办公用品最大使用效率。减少一次性办公用品使用，纸张双面利用，能使用无纸化形式的，不得印制纸质材料。长尾夹、曲别针等反复使用。对于耐用、但不常用的办公用品，各部门间应尽量协调相互借用，不得重复购置。

第二十一条办公用品更替型耗材的领用，必须以旧换新（以旧换新物品见附件1）；如遇特殊情况需大量使用耗材时，部门应在领用耗材时说明原因，由使用部门主管领导批准归口管理部门核定后领用。

- 5 -