用excel快速打印学生通知单
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用Excel快速打印学生通知单
每个学期结束,我们都要下发学生通知单,平时我们都是复印好大量的通知单,在成绩出来后一个一个的填写学生成绩。其实,我们可以使用电脑的批量打印功能进行批量打印,通常我们进行打量打印的方法是使用Word中的“邮件合并”功能,这种方法跟批量打印证书的方法一种,在沧源教育网的“远程教育”栏目中有一篇“扫盲提高培训结业证书打印方法”,大家可以参考。这里我介绍的是使用Excel来打印学生通知单,它比Word的邮件合并功能的优势在于,在同一个通知单上,可以打印多个数据表中的数据。
一、准备工作
1、设计成绩表和通知单
我这里使用了团结小学的成绩通知书为例。
具体请看实例,这里的截图只是一部分,图中行楷字体部分是要填的内容(不同学生不相同)。
从上图中我们看到,他们的成绩通知单中要求有期中和期末考试成绩,还有缺课情况和老师评语,所以我在同一个工作薄中建了三张表,分别是“期中”、“期末”和“通知单”。
我们看到在期末成绩表中多了“缺课”、“旷课”和“评语”,这主要是根据通知单中的要求设计上去的。教师在期末考试前就把各个学生的评语填好,成绩出来就不用耽误时间了。
2、输入公式
(1)在期末成绩表(也可以是期中成绩表)中选中所有的学生姓名,并在上方的“名称框”中输入“姓名”后按回车(下图)。
(2)转到“通知单”表,选中“尊敬的”后一个单元格,从菜单“数据”——“有效性”打开“数据有效性”窗口,在“有效性条件”中的“允许”选择“序列”,“来源”中输入“=姓名”。这里的姓名就是刚才定义的。确定后,在学生姓名处就可以通过下拉列表选择要打印的学生姓名了。
以上两步不是必须的,只是为了打印时输入名单方便,如果省略,在打印成绩单时学生姓名不用选择,而是直接输入。
(3)选中其中成绩中的“语文”单元格,输入如下公式“=VLOOKUP($B2,期中!$B2:$L50,2,0)”。公式中第一个参数“$B2”是上面的学生姓名单元格,第二
个参数“期中!$B2:$L50”是期中
成绩表中相应的数据区域,第三
个参数“2”是指从语文成绩从“姓
名”开始后的第几例,如果是数
学成绩,则这里用“3”以此类推,最后一个参数是“0”。
用这一方法,分别将其他要填数据的位置输入公式即可。
二、使用方法
成绩录入完后,在要打印成绩表时,只要在“成绩单”表中学生姓名处单击下拉按钮,选择要打印的学生姓名,就可以点打印进行打印了,打印时,选择一个学生打印一个,比起用Word中的邮件功能来说,缺点就是要选一个学生打印一个,不能一次全部一起打印,优点是可以同时打印多个表中的数据。
具体使用请参看实例。