档案管理方案

一、设计说明

《档案管理学》是我大学文秘专业的必修专业课之一，通过学习，我对档案管理的理论知识有了充分的理解，大二下学期在开封市档案二科一周的实习过程中，我设身处地的参与了档案管理部门的档案管理工作。在理论和实际都有一定的储备之后，我选择“档案管理工作”为自己毕业设计方案的设计方向，目的是通过方案的制定使自己学会运用理论联系实际的工作方法，通过这种方式使自己对档案管理工作的认识达到一个新的高度，并“举一反三”帮助我在生活中、工作中不断进步。

毕业设计方案主要针对的是档案管实体理工作中的“整理、保管”两个环节，在自己到档案馆二科收集详实资料的基础上，以开封市档案馆二科的档案管理工作为现实依据，以《档案管理学》中的相关内容为理论依据，最后以网络资料作为资料补充，最终形成了本方案。

二、引论部分

（一）开封市档案馆二科是开封市重要的档案管理机构，馆藏的是开封市1948年—1983年撤销开封地区前开封的机关单位档案，具有重要的历史价值。因此，为了加强档案馆的业务建设，推进档案馆工作的规范化、标准化为，保证档案管理和利用工作的顺利开展，使档案管理事业更好地服务于人民，服务于社会，特制定了以下档案管理方案。

（二）本实施方案依据《中华人民共和国档案法》和国家档案局的有关规定、规范、标准，及省档案局制定的《河南省各级国家档案馆档案管理规范》，结合本馆工作实际制定。

（三）本实施方案所指的“档案管理”，包括全宗设立、档案分类、档号编制、档案存放、检索工具、档案装具等内容。

开封市档案馆二科档案管理方案

一、档案二科馆藏档案的全宗设立

一个立档单位在其工作活动中形成的各种门类和载体的档案为一个全宗。

（一）革命历史档案

1.中原支前司令部档案

2.豫皖苏行公署汇集全宗

（二）建国后档案

1．中国共产党陈留地方委员会

2.陈留专员公署

3.中共开封地区委员会

4.河南开封地区行政公署

5.党群系统档案

6.计划、统计、物资、劳动系统。

7.农林水系统档案

8.工业、交通、基建系统档案

二、档案的分类

（一）本馆馆藏档案以中华人民共和国成立为界限，以历史时期划分为革命历史（二）档案和建国后档案。本馆按全宗对档案进行管理。同一立档单位的档案不得分散，不同机关单位的档案不能混淆。

（三）本馆将全宗按立档单位的性质、社会地位或系统结合重要程度建立若干个有密切联系的全宗群。

（四）全宗内的文书档案一般采用年度——组织机构进行分类。这种分类方式，对历史档案和撤销机关的档案比较适宜。档案馆二科保存的正是1948年—1983年开封地区撤销之前的开封党政军机关单位档案，因此这种分类方式很适合开封市档案馆二科的档案管理。

（五）案卷少的全宗，可以不分类。

三、全宗内档案分类后档案的编号方式

（一）按照时间先后顺序排列，类内案卷编号时按照全宗内所分类别、年度或不同保管期限分别从1号卷开始编号。

（二）案卷排列就是固定全宗之间的排放顺序。若全宗内档案进行了分类，实际上就是对类内案卷进行排列。案卷排列一般按案卷形成的时间顺序和各案卷内容上的相互联系进行。

（三）案卷编号就是给每个案卷编定一个固定的号码。案卷编号方法只能采用自然整数严格按案卷排列顺序依次编号的方法。案卷编号是一种虽简单却十分重要的规范化手段。

四、档号编制

档号包括全宗号、案卷目录号（或分类号）、案卷号、页（件）号。

档号编制遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性的原则，做到简明、齐全、不重复、不虚号、不空号。

（一）全宗号

1．全宗号，是本馆给定每个全宗的代码。已进馆和待进馆的全宗，按全宗群内的排列顺序以阿拉伯数字为每个全宗流水编号。

2．全宗号一经确定，不得随意变更。

（二）案卷目录号

1．案卷目录号编制以全宗为单位进行，在一个全宗内按案卷目录排列的顺序编号，一个立档单位的案卷目录只能编一个顺序号。在一个全宗内，不允许出现重复的案卷目录号，不得有虚号、空号。

2..案卷目录按不同保管期限混年编制案卷目录号。案卷目录视年代结合目录条目的多少进行断限，一般以1—1000卷为一本。

3.一式两份或两份以上内容相同的案卷目录，只编同一个目录号。

（三）案卷号

1.案卷号以案卷目录内的案卷排列次序流水编号，在同一本案卷目录内不得出现重复的案卷号和空号。

2.本馆各全宗一般按不同保管期限，混年度采用大流水编制案卷号。

3.案卷号一般不超过三位数。如果条目数量超过三位数，应以年度断号。断号后的案卷应从“1”开始重新编制，即一本案卷目录一个流水号，不能两本或两本以上的案卷目录共编一个案卷流水号。

（四）页（张）号

1.本馆案卷统一采用按页编号。以前已采取按张编号的档案均维持原状不变。

页（张）号以每本案卷为单位从“1”开始编写，一本案卷内不得出现重号、空号。

2.卷内文件凡有字迹和图表的页（张）面都编写一个页（张）号，空白页不编号。

3.页（张）号的位置，正面编在右上角，背面编在左上角。

4.页（张）号一律采用阿拉伯数字书写，字迹工整清楚。

（五）件号

1.不装订的案卷卷内文件按件编制件号。

2.本馆文书档案一般自2003年始实行立卷改革，编制件号。件号是归档文件的排列顺序号。在分类方案的最低一级类目内，按文件的排列顺序从“1”开始编号，同一保管期限一年一个流水号。

3.件号一律采用阿拉伯数字书写。不得有空号、重号。

五、档案封皮填写

1.每一本案卷目录封页上都应填写全宗号、目录号（或分类号）。

2.每一本案卷卷皮上都应填写全宗号、目录号（或分类号）、案卷号。

3.实行立卷改革后的归档文件，封面和盒楞要按照实际的档案盒样式填写内容，应包括：档号，案卷题名，案卷号，保管期限，密级。同时，应在每份文件的首页上面靠右的空白位置加盖归档章，填写全宗号、目录号、年度、保管期限、机构（问题）、件号、总页数。

4.在档案归档文件目录封面上应填写全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目。

六、档案的存放

（一）档案与资料分开存放。

（二）档案按革命历史档案、建国后档案分开存放。