最新秘书文档管理试题

秘书文档管理试题

三级秘书资格证考试文档管理相关试题的复习重点，下面给大家介绍关于秘书文档管理试题的相关资料，希望对您有所帮助。

秘书文档管理试题一、档案利用

(一)档案利用的含义

档案利用工作是开发和直接提供档案，满足利用者的档案需求的工作。

(二)档案利用的要求:1.依法开展利用工作。2.主动、及时开展利用工作。3.不断完善档案服务方式和手段。4.掌握本单位近期的重点工作、重大活动，据此开展档案利用。

(三)档案利用的工作程序

1.熟悉库藏;

2.分析利用需求;

3.选择档案利用方式;

4.获取档案;

5.提供档案

二、档案参考材料的编号

(一)档案参考材料的含义

档案参考资料是档案部门或人员按照一定题目，根据所保存档案综合而成的提供人们参加的档案材料加工品。

(二)档案参考资料

档案参考资料编写要做到真实、准确、实用，注意档案的保密性;问题集中，内容准确，文字凝炼，概括性强。

(三)编写档案参考资料的工作程序

1.确定编写档案参考资料的种类;

2.收集档案材料;

3.进行编写

三、电子档案管理

(一)电子档案的含义:电子档案是在计算机系统中形成的具有查

考利用价值的社会活动的原始记录。

(二)电子档案的特点有：①非人工识读性;②对电子技术和设备的依赖性;③信息的可变性;④信息与载体的可分离性;⑤信息的可共享性;⑥多种信息载体的集成性。

(三)电子档案的种类

1.按照电子档案的存在形成划分，可分为：①文本文件;②数据文件;③图形文件;④图像文件;⑤声音文件;⑥多媒体文件;⑦命令文件。

2按照电子档案的功能划分，可分为：①主文件;②支持性文件;③辅助性、工具性文件。

3.按照电子档案产生的环境划分，可分为一般办公室工作中产生的文件、计算机辅助设计和制造中产生的文件。

4. 按照电子档案的属性划分,可分为普通文件、只读文件、隐含文件、加密文件和压缩文件等。

5.按照电子档案生成方式划分，可分为由计算机直接产生的文件、对传统文件用扫描仪和数码相机等输入设备处理后生成的文件。

(四)电子档案管理的要求有：①真实性;②完整性;③可读性。

(五)电子档案管理的工作程序:1.电子档案的收集积累;2.电子档案的归档;3.电子档案的保管;4.电子档案的利用。

第四章速记基础

一、速记概述

(一)速记概述: 速记是人们用有系统的、简单的符号及各种有效有规则省略书写方法快速、准确地记录语言和传达语言信息的一种高效率实用技术。

(二)速记特点:速记的特点就是快，速度是速记的灵魂，速记能把

语言完整无误地记录下来。用速记替代文字记录语言，可以大大地减轻人们书写过程中的劳动程度。

(三)速记在秘书工作中的作用:1.记录有声语言。2.记录无声语言。

(四)现代技术无法取代速记

计算机、电脑速记、手写速记、录音机，它们的差异在于处理信息手段的不同，作为记录语言信息的功能是一样的.因此,手写速记与电脑速记、录音机速记等现代技术工具各具特色，在不同的场合可选择适用。它们之间并不发生冲突，而是相辅相成、相得益彰的。

二、手写速记

(一)汉字速记的概述

汉字速记又称汉字快写，就是汉字的快速记录。汉字速记基本原理如下：1.汉字速记是汉字草书的快写。2.汉字速记是对汉语字、词、句、段的合理精简和缩略的快写。3.汉字速记师灵活运用借代的快写

(二)双音节词略写法

1.由单音节词逐渐演变而成的双音节词，在快写时，可将双音节词略写为单音节词。

2.双音节的单纯词，又叫“联绵词”。联绵词是汉语所独有的、在快速书写时，写出第一个音节，第二个音节就能推知而出。

3.由两个意义相同或相近语速并列组合而成和合成词，在快速书写时，只写出第一个音节，第二个音节省略。

4.由两个意义相同或相对语素并列组合而成的合成词，在快速书写时，写出第一个音节，第二个音节可用从左上方往右下方书写的斜体代替。

5.注释格双音节词是语素通过注释和被注释的关系结合起来构

成的新词。在快速书写时，可省略被注释音节。

(三)三音节词略写法

1.带虚化语素的三音节词略写法。

2.中间嵌有“得”字的表肯定语气的三音节词略写法。

3.中间嵌有“不”字的表否定语气的三音节词略写法。

4.在快速书写时，不管遇到哪种类型的三音节词，只要根据句子的上下文能够辨认出来的，写出第一个音节，后两个音节均可自制代写代替，或画小横直线代替。

三、拼音速记

(一)拼音速记的概述

1.拼音速记的定义。拼音速记是用一些简单符号和省略方法来记录语言的一种方式。

拼音速记方案的符号分为“声符”和“韵符”两大类。拼音速记的声符与韵符拼写在一起，就成为音节符号。

2.拼音速记的特点。

3.拼音速记符号的分类。

最简单的符号式有限的，所以速记符号又分为大型、中型和小型3级比例。

略符是提高记录书写速度的重要技巧，在创制略符时，要真正体现略符的合理、准确、速度、易记、易写的特点。

(二)声符写法五要领

声符写法五要领，是拼音速记符号书写的基础

1.基线。基线又叫基准线，即练习本上的横格线，21格声符的底部都要靠写在基线上，如果离开基线往上写或往下写，就读别的音了。

2.笔顺。笔顺分为3种：从右上往左下书写的声符有9个，收笔处均靠在基线上;从左下往右下书写的声符有2个，起笔处靠在基

线上;从左往右书写的声符有10个，前3个是起笔处和收笔处靠写在基线上，后7个是底部靠写在基线上，与基线平行。3.比例。声符分为3级——大型符、中型符和小型符。它们的比例是3：2：1.大型符比小型符大两倍，中型符比小型符大一倍。大型符有8个，小型符有5个。4.斜度。声符的斜度有3种：与基线成50°左右的声符有9个;与基线成20°左右的声符有2个;与基线平行(成0°)的声符有10个。5.曲势。即曲线声符弯曲的趋势。起笔处趋势较大的曲线声符有8个;收笔处曲势较大的曲线声符有7个。

速记方案不是法定的，谁都可以创制，只要写得快、认得出就是好的速记方案。

四、计算机速记

(一)计算机速记的概念: 计算机速记是使用计算机及相关设备，实现语言信息实时文字录入的技术，是语文应用工具和中文处理现代化的重要手段。

(二)计算机速记的特点”1.速度快。正常速度及语言信息同步，极限速度可达到二倍语速。2.强度低。是普通汉字输入的三分之一。

3.效率高。无需后期翻译整理。

(三)计算机速记的应用领域:1.办公文秘使用;2.专业速录服务。3.个人应用。