外贸函电写作技巧与规范
外贸函电基本格式及写作规则
外贸函电基本格式及写作规则20 May 2000Date Line日期)Kee & Co., Ltd34 Regent StreetLondon, UKInside Address收信人地址Dear Sirs:Salutation称呼We have obtained your name and address from Dee&Co. Ltd, and we are writing to enquire whether you would be willing to establish business relations with us.We have been importers of shoes for many years. At present, we are interested in extending our range and would appreciate your catalogues and quotations.If your prices are competitive we would expect to place volume orders on you.We look forward to your early reply.Body信文Yours faithfullyComplimentary Close客套结束语Tony SmithSignature Block签名栏Enc.Enclosure Notation附件说明书写基本原则一、Courtesy 礼貌语言要有礼且谦虚，及时地回信也是礼貌的表现。
例如：We have received with many thanks your letter of 20 May, and we take the pleasure of sending you our latest catalog. We wish to draw your attention to a special offer which we have made in it.You will be particularly interested in a special offer on page 5 of the latest catalog enclosed, which you requested in your letter of 20 May.二、Consideration 体谅写信时要处处从对方的角度去考虑有什么需求，而不是从自身出发，语气上更尊重对方。
外贸英语函电书写格式要求
外贸英语函电书写格式要求各位读友大家好，此文档由网络收集而来，欢迎您下载，谢谢篇一：外贸英语函电写作技巧外贸英语函电写作技巧英文信函的信头也称信端，其内容包括发件公司的名称、标志、通信地址、电话号码、传真号、电子邮箱等。
书写信头的目的是为了方便收件人了解信函来自何处，并为回复提供联系方式。
很多公司都会印制带信头的信纸。
一般来说，人们喜欢将简单的信头放在信纸上端居中，将复杂的信头放在信纸的右侧或上下两端。
在使用这种信纸打印信函时，一定要注意为信头留出足够的空间。
对于私人商务信函，如求职信等，信头通常写在信纸的右上方。
如果信函的长度超过两页，那么从第2页开始就不再需要信头了，只需写上页码、收件人姓名及日期。
英文地址的书写和中文地址的书写有很大区别，应遵循从小到大的原则。
特别值得注意的是，地址中的标点符号需正确使用。
当前的习惯做法是，行末一般不加标点符号，但行中间该加标点的地方，还是不应省略。
门牌号码与街道名称之间不加标点，但是在城市与国家名称之间必须用逗号分开。
英文商务信函中称呼的书写有讲究在英文信函书写中称呼是对收信人的尊称语。
一般位于信内地址下方空一行；有Attention时也一样，位于Attention下面空一行。
称呼后面一般用逗号（英式），也可以用冒号（美式）。
如果信是写给公司的，并没有直接的联系人，称呼应为：“Dear Sirs,”（英式）或“Gentlemen:”（美式）。
在不能确定收信人性别的情况下，还可以使用To Whom It May Concern或Dear Madam or Sir。
不过这两种称呼应尽量避免使用，因为人们觉得它们不能显示足够的友好。
在写信给特定的组织时，更愿意使用Dear Member,Dear Customer,和Dear Human Resources Manager这样的称呼。
如果知道收件人的姓名，就应该直接把姓名用入称呼里。
1．商务信函一般用Dear Miss Brown，Dear 。
外贸英语函电写作技巧
外贸英语函电写作技巧外贸英语函电写作技巧外贸英语函电是指在对外贸易交往过程中，凭以交换信息的英语信函、电报、电传、传真及电子邮件等。
下面是店铺分享的外贸英语函电写作技巧，欢迎大家阅读！一、外贸英语函电的特点1.语言规范化。
随着对外贸易的日益频繁，外贸函电的语言越来越规范化，不仅要求用词、造句、语法、拼写和标点符号规范且合乎习惯，而且用于约束各种商务活动的法律、法规和惯例的使用，也更为明确。
2.内容简明化。
外贸函电要写得生动、具体和明确，特别是要求对方作出明确反映的信函，或是答复对方提出的要求和问题的信函，或是报盘、承诺，都要写得清清楚楚、明明白白，毫无艰涩难懂之处，使收信人看后不会误解写信人所要表达的意思，用尽可能少的文字完整、清楚地表达需要表明的意思。
3.态度礼貌化。
写信要有理有节，注意礼貌，不要盛气凌人，避免命令和粗鲁。
做到不卑不亢、得体脱俗，既尊重国际贸易的习惯，又维护本国利益，同时还要体谅对方，要顾及对方的要求、愿望和感情等，着重正面地、肯定地谈问题，尽量避免否定地谈问题。
4.格式“习惯”化。
外贸在长期的发展中，逐步形成了许多约定俗成的国际惯例。
外贸函电以其独特的格式、惯用的商务词汇、丰富的贸易术语、固定的句式和缩写形成了独特的函电文体，具有强烈的`商业色彩。
其生命力在于与实际商务活动联系在一起，其语言形式、语言规范等都必须为具体的业务服务，用词用语约定俗成，符合国际惯例，为世界各国商务人员所公认与接受。
二、外贸英语函电的写作技巧众所周知，写好外贸英语函电必须遵循4项原则，即4个C：简洁（conciseness）、明确（clarity）、准确（correctness）、得体（courtesy）。
这也是和外贸函电的特点相吻合的，具体来讲：1.把握简洁原则。
在国际贸易竞争愈加激烈的当今世界，简洁在外贸函电写作中显得尤为重要，要用尽量少的词来表达完整的意思，同时内容要完整、准确，语气礼貌。
（1）适当使用缩略语。
高校国际贸易专业外贸函电写作指导与案例
高校国际贸易专业外贸函电写作指导与案例随着全球化的快速发展，国际贸易成为了各国之间交流与合作的重要方式。
对于从事国际贸易的专业人才来说，外贸函电的写作能力显得尤为重要。
本文将为高校国际贸易专业的学生提供一些外贸函电写作的指导，并结合实际案例进行分析，以帮助学生提高自己的写作水平。
一、外贸函电的基本要素1. 信头：外贸函电的信头包括发件人和收件人的详细信息，例如公司名称、地址、电话、传真等。
2. 日期：写明函电撰写的日期，格式一般为“年-月-日”。
3. 称呼：根据收信人的身份，选择合适的称呼，例如“DearMr./Ms.”。
4. 正文：外贸函电的正文要简洁明了，用词准确，语句通顺，结构合理。
首段一般为引言，介绍写信的目的和背景；中间段落阐述具体事宜；尾段总结信件的重点内容。
5. 结尾：在结尾部分表示结束的词语可使用“Sincerely”、“Best regards”等。
6. 签名：写信人应在结尾处留出足够的空间签名，并打印自己的姓名和职务。
二、外贸函电写作的常用语句1. 请求合作：We are interested in establishing business relations with your company.我们对与贵公司建立业务关系很感兴趣。
2. 询问产品信息：Could you please provide us with detailed information regarding your products?请提供有关贵公司产品的详细信息。
3. 提出要求：We kindly request that you send us a sample of the product.我们请求贵公司寄送一份产品样品给我们。
4. 确认订单：We would like to confirm our order for 100 units of Product A.我们想确认我们订购100套A产品的订单。
外贸英语函电写作技巧
外贸英语函电写作技巧英文信函的信头也称信端，其内容包括发件公司的名称、标志、通信地址、电话号码、传真号、电子邮箱等。
书写信头的目的是为了方便收件人了解信函来自何处，并为回复提供联系方式。
很多公司都会印制带信头的信纸。
一般来说，人们喜欢将简单的信头放在信纸上端居中，将复杂的信头放在信纸的右侧或上下两端。
在使用这种信纸打印信函时，一定要注意为信头留出足够的空间。
对于私人商务信函，如求职信等，信头通常写在信纸的右上方。
如果信函的长度超过两页，那么从第2页开始就不再需要信头了，只需写上页码、收件人姓名及日期。
英文地址的书写和中文地址的书写有很大区别，应遵循从小到大的原则。
特别值得注意的是，地址中的标点符号需正确使用。
当前的习惯做法是，行末一般不加标点符号，但行中间该加标点的地方，还是不应省略。
门牌号码与街道名称之间不加标点，但是在城市与国家名称之间必须用逗号分开。
英文商务信函中称呼的书写有讲究在英文信函书写中称呼是对收信人的尊称语。
一般位于信内地址下方空一行；有Attention 时也一样，位于Attention下面空一行。
称呼后面一般用逗号（英式），也可以用冒号（美式）。
如果信是写给公司的，并没有直接的联系人，称呼应为：“Dear Sirs,”（英式）或“Gentlemen:”（美式）。
在不能确定收信人性别的情况下，还可以使用To Whom It May Concern或Dear Madam or Sir。
不过这两种称呼应尽量避免使用，因为人们觉得它们不能显示足够的友好。
在写信给特定的组织时，更愿意使用Dear Member,Dear Customer,和Dear Human Resources Manager这样的称呼。
如果知道收件人的姓名，就应该直接把姓名用入称呼里。
1．商务信函一般用Dear Miss Brown，Dear Mr.Smith。
Dear纯属公务上往来的客气形式。
2．写给亲人、亲戚和关系密切的朋友时，用Dear或Mydear再加上表示亲属关系的称呼或直称其名。
外贸函电_精品文档
外贸函电概述外贸函电是指在进行国际贸易活动中，以书面形式进行的商务沟通工具。
外贸函电在国际贸易中扮演着重要的角色，能够帮助双方准确、清晰地传递信息，使贸易活动更加顺利进行。
写作要点以下是写作外贸函电的一些建议和要点：1. 信头和称呼外贸函电的信头是指函电开头的部分，包括发件日期、发件人地址、收件人地址等。
在写函电时，应确保信头内容完整、准确。
例子：2019年6月1日发件人：ABC公司地址: XXXXX电话: XXXXXXXXX电子邮件:***********收件人：XYZ公司地址: XXXXX电话: XXXXXXXXX电子邮件:***********2. 正文函电的正文是函电的主体部分，应包含明确的内容，避免使用模糊的表达方式。
在写函电时，应注意以下要点：•使用简洁明了的语言，避免使用过多的复杂词汇和长句；•将重要信息放在首段，并用粗体或斜体进行强调；•避免使用缩写词和行话，以确保对方能够准确理解；•分段落展开主题，确保逻辑清晰；•在需要引用文件、附件或文件编号时，应明确指出。
3. 结尾函电的结尾部分通常包括问候语、期待进一步合作的表达和最后的敬意。
例子：祝商祺！ABC公司4. 格式和排版在写函电时，合适的格式和排版能够提高函电的可读性和专业性。
•使用统一的字体和字号，一般选择常见的字体如Arial、Times New Roman等；•保持段落间的合理空白；•尽量保持对齐方式一致，如左对齐、右对齐等；•使用标点符号和标点符号之间的空格符合国际通用规范。
结论外贸函电是外贸交流中非常重要的一种工具，它能够帮助双方便捷、准确地传递信息，推动贸易活动的顺利进行。
写作函电时，我们应该注意信头、正文、结尾的写作要点，同时保持适当的格式和排版，以提高函电的专业性和可读性。
外贸英语函电写作和技巧
千里之行，始于足下。
外贸英语函电写作和技巧外贸英语函电写作是外贸工作不可或缺的一部分。
准确、简洁、专业的函电写作能有效提高沟通效率，增强与海外客户的合作关系。
以下是一些关于外贸英语函电写作和技巧的指导，希望对你有所帮助。
一、函电格式1. 信头：包括发信公司名称、地址、电话、传真、Email等，一般位于信纸的上方左侧。
2. 日期：写明信件的日期，格式为“月/日/年”，例如：“January 1, 2022”。
3. 收信人地址：开始写信的第一行右对齐，包括收信人的姓名、公司名称、地址等。
4. 称谓：收信人的称谓，例如“Dear Mr./Ms./Dr. + 姓氏”。
5. 正文：信件的正文部分，要简明扼要、结构清晰、内容准确。
6. 结尾：以“Yours sincerely”或“Yours faithfully”等表示对方的身份，签名后写上自己的姓名、职务等信息。
7. 抄送：如果需要抄送给其他人，可以在结尾处写明抄送对象。
8. 附件：如果有附件需要发送，可以在信件结尾提醒对方。
二、函电写作技巧1. 使用熟悉的语言：在函电写作中，应使用熟悉的语言风格和词汇，确保信息准确传达，避免歧义。
2. 简洁明了：避免使用过多的复杂词汇和长句子，尽量使用简洁明了的句子和常用词汇，以提高合作伙伴的理解度。
第1页/共3页锲而不舍，金石可镂。
3. 结构清晰：合理安排函电的结构，明确表达自己的意图。
一般可以分为引言、主体和结尾三个部分。
引言中，可以简单说明写信的目的；主体部分可以详细描述相关事宜；结尾部分可以再次表达感谢并进行总结。
4. 注意礼貌用语：使用礼貌词语、客套话以及感谢的措辞，以展现对海外客户的尊重和关注。
5. 核对错误：在发出函电前，务必仔细检查拼写和语法错误。
这样能够提高信函的专业性和可读性。
6. 适应文化差异：考虑对方文化差异，适当的表达方式，有助于建立更好的信任关系。
三、函电常用表达1. 发出询价函：We are writing to inquire about.../We would like to get some information about...2. 提供报价函：According to your request, we are pleased to offer you.../We have pleasure in submitting our quotation as follows...3. 确认订单：We are in receipt of your order.../We acknowledge the receipt of your order...4. 延迟交货通知：We regret to inform you that there will be a delay in delivery.../We would like to inform you that we are unable to meet the delivery date specified in your order...千里之行，始于足下。
外贸函电怎么写
外贸函电怎么写外贸商业函电是建立对外贸易关系和外贸往来的重要手段，下面小范文网为大家详细介绍。
外贸商业函电主要包括询价，报盘，还盘，订货，接受，签约，包装，装运，支付，结算，保险，商检，索赔，代理及仲裁等一些特殊贸易形式和经济技术合作的文书。
（一）语言简洁外贸商业信函要求语言简练、清晰，还讲究句子结构简练、措辞简明扼要、语言清晰易懂。
换言之，外贸信函使用简洁明了的用语代替累赘费解的用语，使用简单普通的句子代替复杂冗长的句子，语言趋于口语化。
这样一来，信函内容清楚、易懂，使人一目了然，也就避免了因语言模棱两可、理解不一致给双方造成的不必要的麻烦。
（二）语气不同写作不同类别的外贸商业信函时，使用的语气也不同，如开发信、询盘回复一般要客气，表达感谢；平常业务联系要细心、给以信任；催促付款要紧急而不失礼貌；客户索赔要理解、给予足够的解释和说明。
外贸商业信函有其固定的语言、习惯用法和常用句型。
我们需要掌握各种英语语言知识，掌握外贸书信的格式与写作技巧。
外贸函电常用句型如下：（1）Please accept our thanks for the trouble you have taken.有劳贵方，不胜感激。
（2）We are obliged to thank you for your kind attention in this matter.不胜感激贵方对此事的关照。
（3）We tender you our sincere thanks for your generous treatment of us in this affair.对贵方在此事中的慷慨之举，深表感谢。
（4）Allow us to thank you for the kindness extended to us.对贵方之盛情，不胜感谢。
（5）We thank you for the special care you have given to the matter.贵方对此悉心关照，不胜感激。
外贸函电7c原则具体原则例子
外贸函电7c原则具体原则例子外贸函电7C原则是指在撰写外贸函电时需要遵循的七个原则，即清晰、简洁、准确、礼貌、诚信、恰当和完整。
这些原则是撰写外贸函电的基本要求，能够帮助我们在与国外客户沟通时更加有效地传达信息，建立良好的商业关系。
下面是具体的原则和例子：1. 清晰（Clear）清晰是指在撰写外贸函电时需要使用简单明了的语言，避免使用复杂的词汇和句子，以确保信息的准确传达。
例如：Dear Mr. Smith,I am writing to confirm the order we discussed on the phone yesterday. We would like to order 500 units of your product, model number XYZ123, at a unit price of $10. Please let us know if this is acceptable and provide us with the delivery date and payment terms.Best regards,John2. 简洁（Concise）简洁是指在撰写外贸函电时需要避免冗长的句子和段落，以便于客户快速理解信息。
例如：Dear Mr. Smith,Thank you for your email. We are interested in your product, model number XYZ123, and would like to place an order for 500 units at a unit price of $10. Please let us know the delivery date and payment terms.Best regards,John3. 准确（Correct）准确是指在撰写外贸函电时需要确保信息的准确性，包括订单数量、型号、价格、交货日期等。
浅谈如何写好一封成功的英语外贸函电-教育文档
浅谈如何写好一封成功的英语外贸函电一：外贸函电的撰写原则与普通书信写作不同很多学生在刚接触到外贸函电时会觉得函电是很抽象的，要么认为这与普通书信写作就是一码事。
但其实它不抽象，简单说它就是一封以外贸内容为基础的邮件，也与普通书信写作不管从句式到用语都有非常大的不同。
首先，书信写作可以用抒情排比感叹的句式进行表达，而正式的商务外贸函电，不允许用此类对于沟通造成累赘拖沓的句式和用语。
所以对于外贸函电的撰写原则有三点：即清楚、简明、礼貌，又称“三C”原则。
1.清楚必须用朴实的语言，清楚、直截了当地表达你的意思，让收信的人了解你想说什么。
在普通作文书信里加分点的拟人比喻在函电里却成为了表达含糊指代不清，还需要进一步进行揣摩式的句子，那在外贸函电里即成为了不清楚的扣分点。
而一封明了清楚的外贸函电即是成功的一半。
e.g. A： As to the steamer sailing from Shanghai to Los Angeles， we have bimonthly direct services.B： We have a direct sailing from Shanghai to Los Angeles every two months.C： We have two direct sailings every month fromShanghai to Los Angeles.以上A句用到的一单词表达非常不清晰，容易导致意思混淆。
因为bimonthly既有两个月一次，也有一个月两次的意思。
所以为了避免此类的误会，建议不用生僻词，不用一词多意容易造成混淆意思的词。
那么A、B改写的两个句子则用的是简单易懂的表达，两个月一次：every two months，一个月两个航班：two direct sailings every month.2.简明为了使函电简洁，必须用尽可能少的文字来表达你的想法与意图，避免废话连篇与重复。
外贸函电范文及注意事项
外贸函电范文汇总外贸函电书写基本原则一、Courtesy 礼貌语言要有礼且谦虚，及时地回信也是礼貌的表现。
例如：We have received with many thanks your letter of 20 May, and we take the pleasu re of sending you our latest catalog. We wish to draw your attention to a special o ffer which we have made in it.You will be particularly interested in a special offer on page 5 of the latest catalog enclosed, which you requested in your letter of 20 May.二、Consideration 体谅写信时要处处从对方的角度去考虑有什么需求，而不是从自身出发，语气上更尊重对方。
例如：“You earn 2 percent discount when you pay cas h. We will send you the brochure n ext month. ”就比“We allow 2 percent discount for cash payment. We won't be abl e to send you the brochure this month.” 要好。
三、Completeness 完整一封商业信函应概况了各项必需的事项，如邀请信应说明时间、地点等，确忌寄出含糊不清的信件。
四、Clarity 清楚意思表达明确，要注意：（一）避免用词错误：例如：As to the steamers sailing from Hong Kong to San Francisco, we have bimont hly direct services.此处bimonthly有歧义：可以是twice a month 或者once two month.故读信者就迷惑了，可以改写为：1.We have two direct sailings every month from Hong Kong to San Francisco.2.We have semimonthly direct sailing from Hong Kong to San Francisco.3.We have a direct sailing from Hong Kong to San Francisco.（二）注意词语所放的位置：例如：1. We shall be able to supply 10 cases of the item only.2. We shall be able to supply 10 cases only of the item.前者则有两种商品以上的含义。
利用7C原则写好外贸函电
利用7C原则写好外贸函电（一）应用礼貌（courtesy）和体谅（consideration）原则创造友好的沟通氛围为了最终达成交易，函电虽然是书面语言，但一定要使“谈话”的气氛友好和谐融洽，提出的要求或不同看法使对方在情绪上易于接受，至少在语言上能够拉近与对方的距离，增加亲切感，与对方达到“共情”。
所以要站在对方角度，使用You Attitude来考虑对方的需求、愿望、利益和问题。
谈话不需要拐弯抹角，过分礼貌显得虚伪。
简单直接地进行讨论，这样会节约沟通成本，也更高效。
1.用礼貌的语气和礼貌用语或句式。
礼貌的语气可以通过使用礼貌用语比如thank you for,we are pleased that,we are highly appreciated that或在句中加入would,could,might等来实现。
例1.You are requested to make the delivery by June.改为：Please make the delivery by June.例2.That is impossible.改为：Unfortunately,that would not be possible.2.用肯定句或肯定的表达方式。
做到简单直接，充分肯定。
例3.We don’t believe you will have cause for dissatisfaction.改为：We believe you will entirely satisfied.3.及时回复对方来函。
外贸函电所体现的礼貌不应该仅停留在字面上，用些礼貌用语或礼貌句式，还应该在行动上或反应上有所表现，即当收到对方函电要及时回复，不管信函内容是否接受或提出的条款是否同意。
如果是接受，那么双方因及时处理而使交易快速进展，如果不接受，那就礼貌地说明合理的理由，也就无需等待，可以去寻找另外的合作者，进入下个阶段，或者发件人提出可以变通的合理化建议，比如无现货的情况下可以向对方提供替代品等。
外贸英语函电写作和技巧
千里之行，始于足下。
外贸英语函电写作和技巧外贸英语函电写作和技巧外贸英语函电是国际贸易中必不可少的一种交流方式，在进行国际贸易交流时，准确、清晰、专业的函电写作能力是非常重要的。
本文将就外贸英语函电的写作和技巧进行分析和探讨。
一、外贸英语函电的写作要点1. 开头部分开头部分是外贸英语函电中的重要组成部分，主要包括称呼、征询和自我介绍。
首先，应使用正确的称呼称呼对方，例如Dear Sir/Madam(称先生/女士)或者Dear Mr./Miss/Mrs. (称先生/小姐/夫人)。
其次，要表达征询信息，例如我们希望了解某种产品的详细信息，或者我们希望得到某项合作的可行性研究报告。
最后，进行自我介绍，向对方介绍公司的基本情况，例如公司名称、业务范围、经验等。
2. 中间部分中间部分是外贸英语函电中的重要组成部分，主要包括具体事项、合作意向、商务往来等。
具体事项可以是询价、报价、订单、付款方式等。
合作意向可以是寻求合作伙伴、洽谈合同等。
商务往来可以是处理投诉、催款等。
3. 结尾部分第1页/共3页锲而不舍，金石可镂。
结尾部分是外贸英语函电中的重要组成部分，主要包括感谢、期望和结束。
首先，要感谢对方的合作和支持，例如感谢对方提供的报价或者回复邮件等。
其次，表达期望，例如希望能进一步沟通、寻求合作等。
最后，结束邮件，例如祝愿对方生意兴隆等。
二、外贸英语函电的写作技巧1. 语言简洁明了在写作外贸英语函电时，要注意措辞简洁明了，用词准确，不要使用过于复杂的词汇和句子。
另外，要使用正确的语法和标点符号，避免出现错误。
2. 结构合理清晰外贸英语函电的结构应该合理清晰，内容依次排列，条理分明。
可以使用标点符号和分段来清晰地划分不同的部分。
3. 注意礼貌和礼仪在写作外贸英语函电时，要注意表达礼貌和礼仪，尊重对方的权益和感受。
使用正确的称呼，使用礼貌用语，避免使用粗鲁或伤人的言辞。
4. 注意格式和排版外贸英语函电的格式和排版也是非常重要的。
如何写好外贸函电
如何写好外贸函电外贸函电又叫商业书信,包括外贸书信、传真和电子邮件等形式。
外贸函电的使用贯穿对外贸易交往的各个环节，是互通商业信息，联系商业事务及促进贸易关系的重要桥梁。
一封得体、规范的外贸函电，既能与外商建立和保持良好的业务关系，又避开了因纠纷而产生的不快乐。
我们在写作外贸函电时并不要求使用华丽优美的词句。
只需要用简洁朴实的语言，精确的表达自己的意思，让对方可以清楚的了解您想说什么就可以。
围绕这一点，我〔总结〕了几方面的内容，希望能对写作外贸信函有借鉴作用。
1、口语化每一封信函的往来，都是跟收信人彼此之间的一次沟通。
人都是感性的，所以需要在您的信函里表达感性的一面。
其实我们简洁的来理解一下，每次信函的往来只需要将交谈的内容写在纸上而已。
多用一些简洁明了的语句，用我/我们做主语，这样就能让我们的信函读起来热情，友好，就象两个伴侣之间的谈话那样简洁，自然，人性化。
2、语气语调由于这封外贸函电是有其目的性的，所以在信函里所接受的语气语调也应当符合您的目的。
在写之前先不妨仔细考虑一下，写这封信函是想到达一个什么样的目的，您希望对收信人产生一种怎样的影响呢?是歉意的，劝说性的，还是坚决的，要求性的。
这完全可以通过信函中的语气语调来表现。
3、礼貌这里所说的礼貌，并不是简洁用一些礼貌用语比方your kind inquiry, your esteemed order等就可以的。
而是要表达一种为他人考虑，多体谅对方心情和境况的看法。
假如本着这样的看法去跟别人沟通，那么就算这次拒绝了对方的要求，也不会因此失去这个伴侣，不会影响今后合作的机会。
4、简洁就象前面提到的，要用简洁朴实的语言来写信函，使信函读起来简洁，清楚，简洁理解。
用常见的单词，避开生僻或者拼写冗杂的单词。
一个单词可以表达，就不要用词组。
多用短句，因为短句更简洁理解。
在同一封信函里，避开使用多个相同含义的单词。
5、回复快速准时给买家的回复，千万要快速准时。
外贸英语函电格式
外贸英语函电格式外贸英语函电格式是国际贸易中常见的一种文书格式，它是外贸商务沟通中不可或缺的一部分。
与国内贸易相比，外贸涉及的客户、商家来自不同的国家和地区，使用英语进行沟通是很重要的。
本文将介绍外贸英语函电的基本格式和注意事项。
一、外贸英语函电格式1.信头格式信头包括发件人地址、日期和收件人地址。
其中，发件人地址应包括公司名称、地址、电话和传真号码、邮编等信息，日期应以英文表示，如“June 28th, 2021”，收件人地址应包括公司名称、地址、电话和传真号码、邮箱等信息。
2.称呼格式在信函中，称呼很重要。
通常情况下，称呼应以收件人的名字或公司名字为准。
如果您不知道对方的姓名，则可以使用“Dear Sir/Madam”或“Dear Mr./Mrs./Ms.”等开头。
一般来说，如果您与对方已经建立了合作关系，则可以使用对方姓氏或名字来称呼。
3.正文格式正文应该简洁、清晰、明了。
行文上要注意以下事项：（1）字体使用Arial或Times New Roman，字号为12号；（2）信件在左边距执行，每行结束需要右对齐；（3）开头用尊敬的称呼如Dear，亲密的关系可用Hello、Hi等；（4）内容简明扼要，头绪清晰，句式通顺，避免使用长句或复杂的词组；（5）结尾要礼貌，如：Your sincerely, Yours truly, Yours respectfully等适用于互相不认识或熟悉的对方；（6）尽可能使用简单明了的语言，有助于对方理解。
4.附件格式如果需要附件，应在信函结尾处明确列出。
该部分应以“Enclosure”或“Attachment”为标题，然后列出每个附件的名称和数量。
每个附件应从编号1开始。
5.签名格式签名格式包括签名、职位、公司名称和日期。
签名应以黑色或蓝色墨水书写，职位和公司名称应与信头中的信息一致。
日期应以英文表示，如“June 28th, 2021”。
二、注意事项在函电格式中，除了以上几点基本规则外，还需要注意以下事项：1. 简洁明了外贸函电内容的表述要简明扼要，要言之有物，不要在正文中出现口语化或者用词不当的单词或短语。
外贸函电写作原则
外贸函电写作原则外贸函电是建立对外贸易关系和外贸往来的重要手段。
外贸函电不同于普通信函，有其语言、内容、态度、格式方面的文体独特特点，也要学习跨文化交际常识。
接下来小编为大家整理了外贸函电写作原则，希望对你有帮助哦!一、Courtesy 礼貌语言要有礼且谦虚，及时地回信也是礼貌的表现。
例如：We have received with many thanks your letter of 20 May, and we take the pleasure of sending you our latest catalog. We wish to draw your attention to a special offer which we have made in it.You will be particularly interested in a special offer on page 5 of the latest catalog enclosed, which you requested in your letter of 20 May.二、Consideration 体谅写信时要处处从对方的角度去考虑有什么需求，而不是从自身出发，语气上更尊重对方。
例如：“You earn 2 percent discount when you pay cash. We will send you the brochure next month. ”就比“We allow 2 percent discount for cash payment. We won't be able to send you the brochure this month.”要好。
三、Completeness 完整一封商业信函应概况了各项必需的事项，如邀请信应说明时间、地点等，确忌寄出含糊不清的信件。
四、Conciseness 简洁(一)避免废话连篇：例如：1.We wish to acknowledge receipt of your letter...可改为：We appreciate your letter...2.Enclosed herewith please find two copies of...可改为: We enclose two copies of...(二)避免不必要的重复：(三)短句、单词的运用：Enclosed herewith----->enclosedat this time----->nowdue to the fact that----->becausea draft in the amount of $1000----->a draft for $1000五、Clarity 清楚意思表达明确，要注意：(一)避免用词错误：例如：As to the steamers sailing from Hong Kong to San Francisco, we have bimonthly direct services.此处bimonthly有歧义：可以是twice a month 或者once two month.故读信者就迷惑了，可以改写为：1.We have two direct sailings every month from Hong Kong to San Francisco.2.We have semimonthly direct sailing from Hong Kong to San Francisco.3.We have a direct sailing from Hong Kong to San Francisco.(二)注意词语所放的位置：例如：1. We shall be able to supply 10 cases of the item only.2. We shall be able to supply 10 cases only of the item.前者则有两种商品以上的含义。
外贸函电常用范文格式(合集5篇)
外贸函电常用范文格式(合集5篇)外贸函电常用范文格式第3篇外贸函电范文汇总外贸函电书写基本原则一、Courtesy 礼貌语言要有礼且谦逊，准时地回信也是礼貌的表现。
例如：We have received with many thanks your letter of 20 May, and we take the pleasure of sending you our latest catalog. We wish to draw your attention to a special offer which we have made in it.You will be particularly interested in a special offer on page 5 of the latest catalog enclosed, which you requested in your letter of 20 May.二、Consideration 体谅写信时要到处从对方的角度去考虑有什么需求，而不是从自身出发，语气上更尊重对方。
例如：“You earn 2 percent discount when you pay cash. We will send you the brochure next month. ”就比“We allow 2 percentdiscount for cash payment. We won't be able to send you the brochure this month.” 要好。
外贸函电常用范文格式第4篇Thank you for your business. You arecurrently represented in our directory. This is the only directory of its kind which reaches all panies in the building and construction industry in the UK. Advertising in our directory was a wise move on your part. We are currently piling a new edition of the directory which willbe published in April new edition will be expanded to include major manufacturers of plumbing equipment in the European munity. For proper coverage in the directory, you ought to appear in more than one category. If you do opt for a multiple listing, you will be ableto buy space in additional categories at half price. You can be assured that the new edition will be on the desks of allthe major decision makers in the building and hardware trades. Please plete the enclosed form and return it with the appropriate fee. Thanks again for your business.衷心感谢惠顾。
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外贸函电写作技巧与规范This is an english writing howto I copied from somewhere (name withheld) some time ago. hopefully you'll find it helpful too.日常要处理许多信件电邮,因而运用英语上不得不留神,以下有一些个人意见,也参考了一些书本,希望大家有所得益。
外贸函电写作技巧之一 A. 文法上1. 切忌主客不分或模糊. 例子: Deciding to rescind the earlier estimate, our report was updated to include $40,000 for new equipment.” 应改为Deciding to rescind our earlier estimate, we have updated our report to include $40,000 for new equipment. (We决定呀, 不是report.)2.句子不要凌碎. 例子: He decided not to audit the last ten contracts. Because of our previous objections about compliance. 应该连在一起.3.结构对称,令人容易理解. 例子: The owner questioned the occupant's lease intentions and the fact that the contract had been altered with ink markings. 应改为: The owner questioned the occupant's lease intentions and ink alterations of the contract.4.单众数不要搞乱,不然会好刺眼,看不舒服. 例如: An authorized person must show that they have security clearance.5.动词主词要呼应. 想想这两个分别: 1.This is one of the public-relations functions that is underbudgeted. 2. This is one of the public-relations functions, which are underbudgeted.6.时态和语气不要转变太多.看商务英语已经是苦事,不要浪费人家的精力啊.7.标点要准确. 例如: He did not make repairs, however, he continued to monitor the equipment. 改为: He did not make repairs; however, he continued to monitor the equipment.8.选词正确. 好像affect和effect, operative和operational等等就要弄清楚才好用啦.9.拼字正确. 有电脑拼字检查功能后,就更加不能偷懒.10.大小写要注意.非必要不要整个字都是大写,除非要骂人,:,例如: MUST change to OS immediately. 外国人就觉得不礼貌和喝令人一样. 要强调的话,用底线,斜字,粗体就可以了.外贸函电写作技巧之二 B. 文体1.可读性.对象是大学程度的话,用高中的英文就行,不要以为人人都是语言大师.多用短句(15-20字吧), 技术性的字,就更加要简单易明.2.注意段落的开头.一般来说,重要或强调的事情都放在信件或段落的开头,而句子就放在最尾. 例如: 1.Because he was unable to attend the meeting personally, he forwarded his congratulations on cassette tape. 2.He forwarded his congratulations on cassette tape because he was unable to attend the meeting personally. 两者强调的事情就有分别了.3.轻重有分. 同等重要的用and来连接,较轻放在次要的句子里.4.意思转接词要留神. 例如: but (相反), therefore (结论), also (增添), for example (阐明). 分不清furthermore和moreover 就不要用啦.5.句子开头不要含糊不清的主词. 例子: These decisions have been a big disappointment to the committee members. They have delayed further action. They是指什么呀????开头少用this, that, it, they, 或 which.6.修饰词的位置要小心,例如: He could only reimburse the cost after July 15. 应为 He could reimburse the cost only after July 15.7.用语要肯定准确.切忌含糊. 例如:The figures show a significant increase.” 怎样significant呀,大哥? 改为: The figures show an increase of 19%.8.立场观点一致. 少用被动语. 例如: Partial data should be submitted by April. 改为: You should submit partial data by April.就很好了.外贸函电写作技巧之三 C. 格调1.式样和句子长度不要太单调. 千篇一律的subject-verb-object会闷死人的.有时短句跟着长句可以化解一下.2.弱软的词(e.g. was, were, is, are...)可以加强一点. 例如: Prunton products are highly effective in ... 改为: Pruntonproducts excel in ...就有力很多了.3.亲切,口语化是比较受欢迎! 用宾词和主动的词,让人家受落. 例如: 1. This information will be sincerely appreciated.” 2. We sincerely appreciate your information. 明显地,我们会喜欢第2句.外贸函电写作技巧之四 D. 写信提示1.人家的名字千万不要错.老一辈的看到名字错就干脆撵去垃圾桶.同样, 头衔都不要错. 头衔或学位,任择其一吧.以下是一样的: Howard E. Wyatt, D.D.SPhD.Dr. Howard E. Hyatt2.多过一个男人,用Messrs,就是Misters的意思,不过不要跟名字,跟姓就行啦.例如:Messrs. Smith, Wyatt, and Fury女人呢? 用Mesdames, Mmes., or Mses. 同样不要跟名字. 例子:Mses. Farb, Lionel, and Gray男女一齐呢? 弄清楚称呼就行.例如:Dr. and Mrs. Harold WrightMr. Harold Wright and Dr. Margaret WrightMr. and Mrs. Harvey Adams-Quinn3.有人有自己头衔就要跟紧,例如有人有荣誉学位就不喜欢用一般的头衔啊~有时大头不知道对方头衔,干脆用Ms.算了.Ms. Sarah Gray4.地址要低日期至少两行.处名时,职衔短可以一行过,长就下一行吧.例如:Ken Green, PresidentKen GreenVice President of International Operations但这个就显得有点。
:Ken GreenVice President of Unicom China正确应为:Ken GreenVice President, Unicom China5.老外的名字有时有Jr. 或 Sr.,之前的逗点是随你喜欢的,以下都是正确,不要笑人:Michael J. Smith, Jr.Michael J. Smith Sr.6.外国国名尽量用大写.是为尊重,也方便邮差叔叔.7.地址上的数字直接用阿拉伯数字吧,除了One,例子:127 Ninth Avenue, North127 E. 15 Street5 Park AvenueOne Wingren Plaza556 - 91 Street外贸函电写作技巧之五书信的结尾意要留意,弄清大家的关系才选择用词,例子:1. Very formal非常正规的(例如给政府大老爷的)Respectfully yours,Yours respectfully,2. formal正规的(例如客户公司之间啦)Very truly yours,Yours very truly,Yours truly,3. Less formal不太正规的(例如客户)Sincerely yours,Yours sincerely,Sincerely,Cordially yours,Yours cordially,Cordially,4. Informal非正规的(例如猪朋狗友,同事之类)Regards,Warm regards,With kindest regards,With my best regards,My best,Give my best to Mary,Fondly,Thanks,See you next week!有时在we, I, and you之间选择是很烦的事--如果是公司代表联络生意之类,可以用:We will reimburse you for these legal expenses.Sinopec will reimburse you for these legal expenses.如果单纯说你自己,可以用:I found the brochure very informative.有时可以一起用啦...:We are pleased to offer you the position of sales director, and I am looking forward to our Tuesday morning meeting.那么I和you呢?好烦好烦.一般来说,收信人的利益比较重要,名义上都要这样想.给人尊重的语气就一般不会错了. 多用you有时会有隔阂的感觉.You will be pleased to learn that you have been selected to serve on our advisory board. Your prompt response will be appreciated. (好像欠你一样)I'm pleased that our board has selected you as the best qualified candidate to serve on our advisory board. I hope you'll agree to serve. (这就友善多了)Your book was well written and comprehensive. (不用你来判断我呀~~)I thoroughly enjoyed your book and found an answer to every one of my questions about performance appraisals. (客气一点,人家受落)总之,语气和宾词的运用得当能决定你的礼貌程度.外贸函电写作技巧之六开头致意用人家的名字总好过人家的头衔称呼. 如果没有名字,或者是好正规信的信件,可以考虑这些:Dear Committee Membe:r:Dear Meeting Planner:Dear Colleagues:To All Sales Reps:To Whom It May Concern:Dear Sir or Madam:Dear Madam or Sir:Dear Purchasing Agent:如果是公司呢?Gentlemen or Ladies:Ladies or Gentlemen:什么怪事都有,如果那公司是全男班或全女班呢?Dear Sirs:Dear Ladies:Dear Mesdames:Gentlemen:Ladies:有时见到人家用冒号就说人家错,其实也未必啊,看: Dear Mr. Jones: (非常正规)Dear Joan:Dear Jim,Jim, (非正规)外贸函电写作技巧之七签名用笔亲自签名会比较受落,免到过都不要电脑贴图或盖章啦....不要把Mr., Ms., Mrs., Dr.之类一起签,人家会笑你的...签名也看信件的语气.给朋友或公司客户,签Bill也可以,给陌生人就最好用Gates或者Bill Gates啦.。