英文信函写作的基本格式PPT(21张)
合集下载
英语作文书信写作格式与技巧PPT课件
.
9
（2）抱怨：
I am writing to complain about the poor service at your dining-room./ I wish to make a complaint about…/ I am writing to draw your attention to….
（二）信纸格式： 日期：本月份的缩写 称呼（后面的标点是逗号,冒号）:Dear Sir or Madam,
To whom it may concern,
正文：空4个字节或者顶格写，段与段之间空行） 签名：sincerely yours
.
5
▪ 书信写作的五点要求： 1、开门见山说意图 2、咨询/ 建议1、2、3、 3、不同内容可分段 4、感谢客气不可少 5、期待回信成老套
.
10
（3）致歉：
I am writing to you because I am unable to…./ I am terribly sorry that…./ I would like to express my apologies for not being able to….
.
11
4）询问： I would like to obtain /request/seek/inquire some information about…
forward to hearing from you.
Yours faithfully, William Jeremy Smith
26
Mail box No.23, GX university Nanning, Guangxi , China 27 Dec, 2007
Writing—Practical Writing
英文书信及信封格式课件
Briefly introduce yourself and the purpose of your
letter
Salvation
Use a formal or information sales depending on your
01
The basic format of English letters
Letterhead
Location
Letterhead should be placed at the top center of the letter paper
Content
It should include the sender's full name, company name, address, phone number, fax number, and email address
04
Tips for Writing Letters
Opening Writing Techniques
Greetings
Start with a warm meeting, such as "Dear [Name]," or "To
Whom It May Concern."
Introduction
Informal letter writing style is used for personal and case occurrences, so as letters to friends and family
The language used in information letters is more casual and relaxed, with less attention to grammar and punctation
letter
Salvation
Use a formal or information sales depending on your
01
The basic format of English letters
Letterhead
Location
Letterhead should be placed at the top center of the letter paper
Content
It should include the sender's full name, company name, address, phone number, fax number, and email address
04
Tips for Writing Letters
Opening Writing Techniques
Greetings
Start with a warm meeting, such as "Dear [Name]," or "To
Whom It May Concern."
Introduction
Informal letter writing style is used for personal and case occurrences, so as letters to friends and family
The language used in information letters is more casual and relaxed, with less attention to grammar and punctation
《英文书信格式规范》课件
Indenting and paragraph breaks
Master the art of indenting paragraphs and effectively using breaks for better readability.
Use of capitalization and punctuation
set the appropriate
crucial for effective
tone.
communication.
II. Basic components of an English letter
Heading
Explore the purpose and placement of the heading in an English letter.
《英文书信格式规范》 PPT课件
讲解《英文书信格式规范》PPT课件，将帮助大家了解英文书信写作，并引导 你们写出规范、得体的英文书信。
I. Introduction to English letter writing
1 Purpose of
writing a letter
Understand the reasons and benefits of writing letters in English.
V. Tips for writing effective letters
1 Choosing appropriate
language and tone
Discover how to select the right words and tone to convey your message effectively.
Informal letters
1.英语的作文书信写作格式及技巧(共24张PPT)
1.英语的作文(zuò wén)书信写作格式及技巧
第一页，共二十四页。
Writing—Practical Writing
Two letter forms
第二页，共二十四页。
缩进(suō jìn) 式
Peace Hotel
Ling Gong Road 1818 Beijing, China
Writing—Practical Writing
(zuò wén) 1.英语的作文
书信写作格式及技巧
第十三页，共二十四页。
4）咨询(xúnwèn)： I would like to obtain /request/seek/inquire
some information about… / I am writing to ask if you can do me a favor. / I would like some detailed information
1.英语的作文书信写作(xiězuò)格式及技巧
第十二页，共二十四页。
（3）道歉：
I am writing to you because I am unable to…./ I am terribly sorry that…./ I would like to express my apologies for not being able to….
Yours faithfully,
William Jeremy Smith
第四页，共二十四页。
书信(shūxìn)题的写作方法：
（一）信封格式： 名字、信箱、地区(dìyù)范围由小到大，写在右下 角（与我们相反）。
（二）信纸格式： 日期：本月份的缩写 称号（后边的标点是逗号,冒号）:Dear Sir or
第一页，共二十四页。
Writing—Practical Writing
Two letter forms
第二页，共二十四页。
缩进(suō jìn) 式
Peace Hotel
Ling Gong Road 1818 Beijing, China
Writing—Practical Writing
(zuò wén) 1.英语的作文
书信写作格式及技巧
第十三页，共二十四页。
4）咨询(xúnwèn)： I would like to obtain /request/seek/inquire
some information about… / I am writing to ask if you can do me a favor. / I would like some detailed information
1.英语的作文书信写作(xiězuò)格式及技巧
第十二页，共二十四页。
（3）道歉：
I am writing to you because I am unable to…./ I am terribly sorry that…./ I would like to express my apologies for not being able to….
Yours faithfully,
William Jeremy Smith
第四页，共二十四页。
书信(shūxìn)题的写作方法：
（一）信封格式： 名字、信箱、地区(dìyù)范围由小到大，写在右下 角（与我们相反）。
（二）信纸格式： 日期：本月份的缩写 称号（后边的标点是逗号,冒号）:Dear Sir or
英文信函[ppt]分解
![英文信函[ppt]分解](https://img.taocdn.com/s3/m/2ff78bcddaef5ef7ba0d3c66.png)
英语信函的格式 齐头式
缩行式 混合式
英语信函的格式 齐头式
英语信函的格式 缩行式
英语信函的格式 混合式一
英语信函的格式 混合式二
商务信函的构成要素
Letterhead (信纸的信头)
中交利 比亚分 公司公 函用纸
抬头和 地址上 下分列
商务信函的构成要素
Letterhead (信纸的信头)
(6) Salutation 称呼 (7) Subject 主题 (8) Body of Letter 信的正文 (9) Complimentary Closing 结尾语 (10) Signature 签名 （发信者的姓名、职称、职务） (11) Enclosure 附件，简写为Encl. 或Enc. (12) Copy to （CC ）Carbon Copy 副本抄送（要填写送达 公司的名称或送达人的姓名） (13) Postscript (略作P.S.) 附笔 （补充说明内容）
抬头上列
商务信函的构成要素
Reference Number (Ref. No.) 文档索引号码 (含识别记号 ， 即写上书信者与打字员姓名 的识别字母)
发信人缩写 打字人缩写
Date 日期
商务信函的构成要素
• 日期的几种常见写法： a）July 28，2006 （月/日/年，月份的英文写全） b）1st October, 2007 （日/月/年，月份的英文写全） c）Jan. 3rd, 2008 （月/日/年，月份英文采用缩写） d）10 Dec.，2008 （日/月/年，月份英文采用缩写）
商务信函的构成要素
Body of Letter 信的正文
商务信函的构成要素
Complimentary Closing 结尾语
英文信件格式(课堂PPT)
结束语在正文之后隔一两行的偏右方开始写。
开头字母用大写，以后的字母用小写，最后一
个词后面用逗号。
•常用的结束语有：
Yours sincerely,
12
署名（Signature）
在结束语的下方是签名。
Yours sincerely,
Lucy Blake (手写)
Yours sincerely,
Yours, Joe
15
正 文 you on your splendid success. In this letter I am bringing you a piece of good news：your wife gave a birth of a boy last week and she ins in good health now. The baby weighed eight jin at birth. Yesterday my wife and some other neighbors went to the hospital to see your wife and to congratulate her on the birth. She told them that she had been nursed with the best care since she was in hospital. Now I'm taking the Visiting School Test in Beijing. If I pass the examination, I'll leave for America soon. If not, I'll wait for another chance. I've never been to the U.S.A., and I know little about the institutions and customs there. I hope that you will write to me and tell me more about them.
开头字母用大写，以后的字母用小写，最后一
个词后面用逗号。
•常用的结束语有：
Yours sincerely,
12
署名（Signature）
在结束语的下方是签名。
Yours sincerely,
Lucy Blake (手写)
Yours sincerely,
Yours, Joe
15
正 文 you on your splendid success. In this letter I am bringing you a piece of good news：your wife gave a birth of a boy last week and she ins in good health now. The baby weighed eight jin at birth. Yesterday my wife and some other neighbors went to the hospital to see your wife and to congratulate her on the birth. She told them that she had been nursed with the best care since she was in hospital. Now I'm taking the Visiting School Test in Beijing. If I pass the examination, I'll leave for America soon. If not, I'll wait for another chance. I've never been to the U.S.A., and I know little about the institutions and customs there. I hope that you will write to me and tell me more about them.
英文信函写作的基本格式(ppt 21页)
当一个人用工作去迎接光明，光明很快就会来照耀着他。人在身处逆境时，适应环境的能力实在惊人。人可以忍受不幸，也可以战胜不幸，因为人有着惊人的 挥它，就一定能渡过难关。倘若你想达成目标，便得在心中描绘出目标达成后的景象；那么，梦想必会成真。心等待,就可以每一个人都具有特殊能力的电路， 知道，所以无法充分利用，就好像怀重宝而不知其在；只要能发掘出这项秘藏的能力，人类的能力将会完全大改观，也能展现出超乎常人的能力我这一生不曾 和伟大的著作都来自于求助潜意识心智无穷尽的宝藏。那些最能干的人，往往是那些即使在最绝望的环境里，仍不断传送成功意念的人。他们不但鼓舞自己， 成功，誓不休止。灵感并不是在逻辑思考的延长线上产生，而是在破除逻辑或常识的地方才有灵感。真正的强者，善于从顺境中找到阴影，从逆境中找到光亮 进的目标。每一种挫折或不利的突变，是带着同样或较大的有利的种子。什么叫做失败？失败是到达较佳境地的第一步。失败是坚忍的最后考验。对于不屈不 失败这回事。一次失败，只是证明我们成功的决心还够坚强。失败也是我需要的，它和成功对我一样有价值。我们关心的，不是你是否失败了，而是你对失败 失败？失败是到达较佳境地的第一步。没有人事先了解自己到底有多大的力量，直到他试过以后才知道。对于不屈不挠的人来说，没有失败这回事。要成功不 能，只要把你能做的小事做得好就行了。成功的唯一秘诀——坚持最后一分钟。只有胜利才能生存，只有成功才有代价，只有耕耘才有收获。只有把抱怨环境 的力量，才是成功的保证。不要为已消尽之年华叹息，必须正视匆匆溜走的时光。 当许多人在一条路上徘徊不前时，他们不得不让开一条大路，让那珍惜时间 面去。 敢于浪费哪怕一个钟头时间的人，说明他还不懂得珍惜生命的全部价值。成功＝艰苦劳动＋正确的方法＋少说空话。合理安排时间，就等于节约时间。
❖ INVOICE 12345
英文信函的写法共22页
谢谢！
英文信函的写法
51、没有哪个社会可以制订一部永远 适用的 ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ法， 甚至一 条永远 适用的 法律。 ——杰 斐逊 52、法律源于人的自卫本能。——英 格索尔
53、人们通常会发现，法律就是这样 一种的 网，触 犯法律 的人， 小的可 以穿网 而过， 大的可 以破网 而出， 只有中 等的才 会坠入 网中。 ——申 斯通 54、法律就是法律它是一座雄伟的大 夏，庇 护着我 们大家 ；它的 每一块 砖石都 垒在另 一块砖 石上。 ——高 尔斯华 绥 55、今天的法律未必明天仍是法律。 ——罗·伯顿
61、奢侈是舒适的，否则就不是奢侈 。——CocoCha nel 62、少而好学，如日出之阳；壮而好学 ，如日 中之光 ；志而 好学， 如炳烛 之光。 ——刘 向 63、三军可夺帅也，匹夫不可夺志也。 ——孔 丘 64、人生就是学校。在那里，与其说好 的教师 是幸福 ，不如 说好的 教师是 不幸。 ——海 贝尔 65、接受挑战，就可以享受胜利的喜悦 。——杰纳勒 尔·乔治·S·巴顿
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
如果知道收件人的姓名，就应该直接把姓名用入称呼里。
商务信函一般用Dear Miss Brown，Dear Mr. Smith。Dear纯属公务 上往来的客气形式。
写给亲人、亲戚和关系密切的朋友时，用Dear或My dear再加上表示 亲属关系的称呼或直称其名。例如：My dear father，Dear Tom等。
英文信函编号写法
❖ 如果信函上有编号，收件人和发件人都能快速了解所指的是 哪一封信。这样既便于文件存档，又便于日后查阅。
❖ 信函编号常见的书写形式有两种： ❖ 一种比较简单的形式“Re: XXX”，例如, Re: Invoice 12345
或Re: Your letter dated January 20, 2006。
❖ 一种比较常用的形式“Your ref: XXX, Our ref: XXX”，提供 一组缩写信息，包括：文件编号、起草人、录入人的姓名缩 写和部门代号等。例如一封由我方Jutta Brawn 起草，由 Hugh John Davies 录入的信函编号为“Our ref: JB/HJD”
英文日期写法
第一讲 英文信函写作基本格式
文信组成部分示意图见下 图。
英文信头写法
❖ 信头也称信端，其内容包括发件公司的名称、标 志、通信地址、电话号码、传真号、电子邮箱等。 书写信头的目的是为了方便收件人了解信函来自 何处，并为回复提供联系方式。
❖ 很多公司都会印制带信头的信纸。一般来说，人 们喜欢将简单的信头放在信纸上端居中，将复杂 的信头放在信纸的右侧或上下两端。在使用这种 信纸打印信函时，一定要注意为信头留出足够的 空间。
文称呼写法
如果信是写给公司的，并没有直接的联系人，称呼应为：“Dear Sirs,” （英式）或“Gentlemen:” （美式）。在不能确定收信人性别 的情况下，还可以使用To Whom It May Concern或Dear Madam or Sir。不过这两种称呼应尽量避免使用，因为人们觉得它们不能显示足 够的友好。在写信给特定的组织时，更愿意使用Dear Member, Dear Customer, 和Dear Human Resources Manager这样的称呼。
英文请某人注意行写法
❖ 请某人注意行（on，缩写：Attn.）用于写信 人在把信寄给一个单位时，希望把信递交给某人或 某部门处理。
❖ Attention位于信内地址下空一行，加上底线；写法 分英式和美式两种，例如：For the attention of Mr. David Schiller（英式），Attention: Mr. David Schiller（美式）。使用Attention时，因为信函实际 上是寄给公司的，所以开头的称呼（Salutation）为 Dear Sirs,（英式）和Gentlemen（美式）。
文主题写法
❖ 书写Subject能便于收件人迅速了解信的主 要内容。一般来说如果信内有Reference Number，就不一定再写Subject。
❖ Subject位于Salutation下空一行。一般有三 种书写形式：直接书写、Subject:和Re:。 为了突出还可以加底线、加粗、全大写等， 例如：
信函开头常用句型
❖ With reference to our order dated ____ (date) we inform you, ❖ that .... ❖ 根据我们于____（日期）的订单，我们告知您...... ❖ We refer to our previous correspondence and would like to inform ❖ you of the following: ❖ 根据前次的沟通，我们通知贵方如下： ❖ We refer to our previous letter. ❖ 此函涉及我们前一封信函。 ❖ We thank you for your inquiry. ❖ 非常感谢贵方的询盘。 ❖ This is to confirm our fax sent to you earlier today. ❖ 特此确认我们今天发给您的传真。 ❖ Thank you for phoning me yesterday to say. ❖ 非常感谢您昨天的电话通知。
❖ INVOICE 12345
❖ Re: Invoice 12345
❖ Subject: Invoice 12345
英文信正文写法
❖ 正文是信函的核心内容。一封内容得体的商 务信函，不仅能够达到把事情办好的目的， 而且还能促进双方的友谊。在商业界人们通 常用5个C来衡量一封信函的好坏： Conciseness(简洁)、Clarity(明了)、 Correctness(正确)、Completeness(完整)、 Courtesty(礼貌)。
英文信内地址写法
致公司中某职位： The Manager Eagle Press Inc. 66 Martins Lane London EC3V 7BH
英文信内地址写法
❖ 致公司某人： ❖ Mrs. Jutta Brown ❖ Eagle Press Inc. ❖ 66 Martins Lane ❖ London EC3V 7BH
英文信内地址写法
由于不同国家书写地址的习惯不同，收件人地址应 按照对方公司信纸中的信头书写，切勿擅自更改。 写国际地址时，不要忘记在最后一行写上国家名。 航空投递的信函，要在信内地址之上注明。以下为 几种信内地址的写作实例： 致某公司： Messrs. Lake Kane＆ Co.，Ltd. 66 Martins Lane London EC3V 7BH
英文信头写法
❖ 对于私人商务信函，如求职信等，信头通常写在信纸的右 上方。
❖ 如果信函的长度超过两页，那么从第2页开始就不再需要 信头了，只需写上页码、收件人姓名及日期。
❖ 英文地址的书写和中文地址的书写有很大区别，应遵循从 小到大的原则。特别值得注意的是，地址中的标点符号需 正确使用。当前的习惯做法是，行末一般不加标点符号， 但行中间该加标点的地方，还是不应省略。门牌号码与街 道名称之间不加标点，但是在城市与国家名称之间必须用 逗号分开。
❖ 商务信函必须写日期，它对于文件存档及信息查考都有重要 意义。
❖ 书写日期应注意以下几点： ❖ 1.“年”应完全写出，如2006，不能简写成 06； ❖ 2.在正式信函中“月”最好不用缩写，而是完整地写出来； ❖ 3.书写“日”可以用序数词，但最好用基数词；
❖
❖ 英式信函日期按日、月、年的顺序，且中间没有逗号，如： 12 July 2006；美式信函日期按月、日、年的顺序，中间加 逗号，如：July 12，2006。
商务信函一般用Dear Miss Brown，Dear Mr. Smith。Dear纯属公务 上往来的客气形式。
写给亲人、亲戚和关系密切的朋友时，用Dear或My dear再加上表示 亲属关系的称呼或直称其名。例如：My dear father，Dear Tom等。
英文信函编号写法
❖ 如果信函上有编号，收件人和发件人都能快速了解所指的是 哪一封信。这样既便于文件存档，又便于日后查阅。
❖ 信函编号常见的书写形式有两种： ❖ 一种比较简单的形式“Re: XXX”，例如, Re: Invoice 12345
或Re: Your letter dated January 20, 2006。
❖ 一种比较常用的形式“Your ref: XXX, Our ref: XXX”，提供 一组缩写信息，包括：文件编号、起草人、录入人的姓名缩 写和部门代号等。例如一封由我方Jutta Brawn 起草，由 Hugh John Davies 录入的信函编号为“Our ref: JB/HJD”
英文日期写法
第一讲 英文信函写作基本格式
文信组成部分示意图见下 图。
英文信头写法
❖ 信头也称信端，其内容包括发件公司的名称、标 志、通信地址、电话号码、传真号、电子邮箱等。 书写信头的目的是为了方便收件人了解信函来自 何处，并为回复提供联系方式。
❖ 很多公司都会印制带信头的信纸。一般来说，人 们喜欢将简单的信头放在信纸上端居中，将复杂 的信头放在信纸的右侧或上下两端。在使用这种 信纸打印信函时，一定要注意为信头留出足够的 空间。
文称呼写法
如果信是写给公司的，并没有直接的联系人，称呼应为：“Dear Sirs,” （英式）或“Gentlemen:” （美式）。在不能确定收信人性别 的情况下，还可以使用To Whom It May Concern或Dear Madam or Sir。不过这两种称呼应尽量避免使用，因为人们觉得它们不能显示足 够的友好。在写信给特定的组织时，更愿意使用Dear Member, Dear Customer, 和Dear Human Resources Manager这样的称呼。
英文请某人注意行写法
❖ 请某人注意行（on，缩写：Attn.）用于写信 人在把信寄给一个单位时，希望把信递交给某人或 某部门处理。
❖ Attention位于信内地址下空一行，加上底线；写法 分英式和美式两种，例如：For the attention of Mr. David Schiller（英式），Attention: Mr. David Schiller（美式）。使用Attention时，因为信函实际 上是寄给公司的，所以开头的称呼（Salutation）为 Dear Sirs,（英式）和Gentlemen（美式）。
文主题写法
❖ 书写Subject能便于收件人迅速了解信的主 要内容。一般来说如果信内有Reference Number，就不一定再写Subject。
❖ Subject位于Salutation下空一行。一般有三 种书写形式：直接书写、Subject:和Re:。 为了突出还可以加底线、加粗、全大写等， 例如：
信函开头常用句型
❖ With reference to our order dated ____ (date) we inform you, ❖ that .... ❖ 根据我们于____（日期）的订单，我们告知您...... ❖ We refer to our previous correspondence and would like to inform ❖ you of the following: ❖ 根据前次的沟通，我们通知贵方如下： ❖ We refer to our previous letter. ❖ 此函涉及我们前一封信函。 ❖ We thank you for your inquiry. ❖ 非常感谢贵方的询盘。 ❖ This is to confirm our fax sent to you earlier today. ❖ 特此确认我们今天发给您的传真。 ❖ Thank you for phoning me yesterday to say. ❖ 非常感谢您昨天的电话通知。
❖ INVOICE 12345
❖ Re: Invoice 12345
❖ Subject: Invoice 12345
英文信正文写法
❖ 正文是信函的核心内容。一封内容得体的商 务信函，不仅能够达到把事情办好的目的， 而且还能促进双方的友谊。在商业界人们通 常用5个C来衡量一封信函的好坏： Conciseness(简洁)、Clarity(明了)、 Correctness(正确)、Completeness(完整)、 Courtesty(礼貌)。
英文信内地址写法
致公司中某职位： The Manager Eagle Press Inc. 66 Martins Lane London EC3V 7BH
英文信内地址写法
❖ 致公司某人： ❖ Mrs. Jutta Brown ❖ Eagle Press Inc. ❖ 66 Martins Lane ❖ London EC3V 7BH
英文信内地址写法
由于不同国家书写地址的习惯不同，收件人地址应 按照对方公司信纸中的信头书写，切勿擅自更改。 写国际地址时，不要忘记在最后一行写上国家名。 航空投递的信函，要在信内地址之上注明。以下为 几种信内地址的写作实例： 致某公司： Messrs. Lake Kane＆ Co.，Ltd. 66 Martins Lane London EC3V 7BH
英文信头写法
❖ 对于私人商务信函，如求职信等，信头通常写在信纸的右 上方。
❖ 如果信函的长度超过两页，那么从第2页开始就不再需要 信头了，只需写上页码、收件人姓名及日期。
❖ 英文地址的书写和中文地址的书写有很大区别，应遵循从 小到大的原则。特别值得注意的是，地址中的标点符号需 正确使用。当前的习惯做法是，行末一般不加标点符号， 但行中间该加标点的地方，还是不应省略。门牌号码与街 道名称之间不加标点，但是在城市与国家名称之间必须用 逗号分开。
❖ 商务信函必须写日期，它对于文件存档及信息查考都有重要 意义。
❖ 书写日期应注意以下几点： ❖ 1.“年”应完全写出，如2006，不能简写成 06； ❖ 2.在正式信函中“月”最好不用缩写，而是完整地写出来； ❖ 3.书写“日”可以用序数词，但最好用基数词；
❖
❖ 英式信函日期按日、月、年的顺序，且中间没有逗号，如： 12 July 2006；美式信函日期按月、日、年的顺序，中间加 逗号，如：July 12，2006。