采购合同的档案管理制度

采购合同的档案管理制度

概述

为了规范企业采购合同的档案管理，并严格遵守国家有关法律法规，建立健全采购合同档案管理制度，本文将阐述采购合同的档案管理制度。

目的

为了落实合同的约定，规范企业内部管理，减少合同争议，建立企业良好信誉，确保采购合同的合法性、权益、真实性和完整性，实现合同档案的永久保管。

适用范围

本制度适用于企业所有涉及到采购活动的合同档案管理。

管理内容

合同存档

所有采购合同必须存入档案室进行永久保管，且必须在采购合同签订后3个

工作日内进行存档。

合同复制文件管理

企业必须在采购合同签订后，制作合同复印件，并将复印件装订好存放在档案室，以备档案丢失或需要使用补充材料时的查找。

合同变更及更新

如果采购合同有变更，则必须及时将变更后的合同材料存入档案室，并记录该采购合同的变更情况。

档案归档

采购合同原件必须存储在档案室，并进行分类保存。档案的归档应按照时间顺序分门别类，按照“年-月-日-编号” 的命名规则储存。

合同鉴定和提取

当需要鉴定或者提取采购合同档案时，必须进行签名或者盖章，并由档案管理员操作。

档案保密性

采购合同档案应保密，不得向外泄露。档案室应配备专人管理，定期检查保密标志的有效性，并修复检查发现的严重问题。

相关责任

档案部门

档案部门负责实施采购合同档案管理规定，做好采购合同档案的收集、鉴别、加工、分类、归还以及定期清理等相关工作。

采购部门

采购部门负责制订、审核和执行本制度，并建立相应的采购合同档案管理记录，按照规定的时间对采购合同档案进行归档。

结论

采购合同档案管理制度是企业合同管理的一个重要环节，在日常运营中，企业必须加强档案管理的组织、实施和监督力度，规范企业所有涉及到采购活动的合同

档案管理。企业通过本制度的执行，能够提高企业管理的效率和安全性，促进企业良好信誉的建立。