公司内部文件管理规定

公司内部文件管理规定

公司内部文件管理规定

为了规范公司内部文件管理流程，提高工作效率，保护公司信息安全，制定以

下文件管理规定：

一、文件分类与命名

1. 文件分类：根据文件内容和用途，将文件分为行政管理类、财务管理类、人

力资源管理类、项目管理类等不同类别。

2. 文件命名：文件命名应简明扼要，清晰明确，避免使用含有特殊字符和空格

的命名方式。

二、文件存储与归档

1. 文件存储：公司应建立统一的文件存储系统，包括电子存储和实体存储两种

形式。

- 电子存储：公司应建立文件管理系统，对文件进行分类存储，并设置权限控制，确保文件的安全性和可访问性。

- 实体存储：公司应建立档案室，对重要文件进行归档存储，设置合适的环境条件，防潮、防火、防虫等。

2. 文件归档：根据文件的保管期限和重要性，制定文件归档规定。

- 保管期限：根据法律法规和公司规定，确定文件的保管期限，包括永久保存、长期保存和短期保存等。

- 归档程序：文件归档前，应编制归档清单，记录文件的基本信息，如文件名称、编号、归档日期等，并按照一定的顺序进行归档。

三、文件查阅与借阅

1. 文件查阅：公司员工可以根据工作需要，经过授权后，查阅与其工作相关的

文件。

- 电子查阅：员工可以通过文件管理系统进行电子文件的查阅，需按照权限进行操作。

- 实体查阅：员工可以向文件管理部门提出实体文件查阅申请，经过审批后，前往档案室进行查阅。

2. 文件借阅：员工如需长时间使用文件，可以向文件管理部门提出文件借阅申请。

- 借阅手续：员工需填写借阅申请表，并经过上级审批后，方可借阅文件。

- 借阅期限：文件借阅期限一般不超过30天，如需延期，需提前向文件管理

部门申请。

四、文件销毁与备份

1. 文件销毁：根据文件的保管期限和内容，制定文件销毁规定。

- 销毁程序：文件销毁前，应编制销毁清单，记录文件的基本信息，并按照规定的程序进行销毁。

- 销毁方式：文件可以通过物理销毁和数字化销毁两种方式进行。

2. 文件备份：公司应定期对重要文件进行备份，确保文件的安全性和可恢复性。 - 备份频率：根据文件的重要性和变动频率，制定不同的备份频率。

- 备份介质：备份文件可以存储在公司内部服务器、云存储等介质中。

五、文件保密与权限控制

1. 文件保密：公司员工应严守公司文件的保密要求，不得擅自泄露、复制或篡

改文件内容。

- 保密级别：根据文件的保密程度，制定不同的保密级别，如机密、秘密、内部等级别。

- 保密措施：对于机密文件，应采取加密、访问控制等措施，确保文件的安全性。

2. 权限控制：公司应根据员工的职责和工作需要，设置不同的文件访问权限。

- 权限分级：根据员工的职位和工作需要，设置不同的权限级别，如只读权限、编辑权限等。

- 权限审批：员工申请文件访问权限时，需经过上级审批，确保权限的合理性和安全性。

六、文件管理责任

1. 文件管理部门：公司应设立文件管理部门，负责制定文件管理规定、管理文

件存储和归档、文件查阅与借阅等工作。

2. 员工责任：公司员工应遵守文件管理规定，正确使用和保管文件，确保文件

的安全性和完整性。

本规定自发布之日起生效，如有需要，公司可根据实际情况进行调整和补充。