行政采购流程图

行政采购管理流程

一、管理目的规行政采购行为，整合公司资源，统一调配公司行政用品，节约财务成本。

二、适用围

１.适用部门行政采购管理流程适用于行政采购过程中所涉及的所有相关部门，这包括公

司所有职能部门，其中商品部是采购实施部门。

２.适用对象行政采购管理流程适用于公司除商品、商标辅料、道具以外的所有行政办公

用品的采购。

三、行政采购管理

1. 行政需求计划管理由公司各职能部门根据工作容需求，提交《行政办公用品需求单》至商品部，公共使用类的办公用品有行政部门统一采购。

要求：各部门的需求计划必须按月制定，在每月20 日前完成并提交。对专业性办公用品的采购，由所需部门协助商品采购部门共同采购。

2. 《行政办公用品需求单》的审批流程

2.1 《行政办公用品需求单》填写要求《行政办公用品需求单》用于所需求的行政办公用品仓库库存为零的情况下，但部门又确实需要使用时，填写该单据。

《行政办公用品需求单》须填写完整、准确，涂改的《行政办公用品需求单》商品部有权退回不予受理；《行政办公用品需求单》须由部门负责人亲笔签署；《行政办公用品需求单》原件提交商品部。

2.2 《行政办公用品需求单》审核

2.2.1 商品部对各部门的《行政办公用品需求单》进行同类汇总，并在2 个工作日完成评

估，评估的依据是公司全年预算及库存状况。

2.2.2 审核后的《行政办公用品需求单》提交董事长审批。

2.2.3 审批通过的《行政办公用品需求单》由商品部制订采购计划，未通过的，《行政办

公用品需求单》退还申请部门。

要求：各部门递交《行政办公用品需求单》时必须遵循节约的原则。

3. 行政采购计划制定

3.1 行政采购计划由商品部根据审批通过的《行政办公用品需求单》统一制定。

3.2 行政采购计划由商品部提交董事长审批通过后实施。要求：行政采购计划须明确采购实施时间、要求商品入库时间、采购单价、资金预算、付款计划等。

4. 行政采购

4.1 供应商评估

4.1.1 商品部负责根据审批后的行政采购计划对供应商进行考察、评估。

除非临时急需，对任何办公用品的采购，都应是进行询价、比价、议价，并将最终议定价报相关部门和领导同意后，方可实施采购任务。

4.1.2 建立供应商基础信息档案。

供应商基础信息包括：三证、公司名称、详细地址、交货能力、交货方式、联系人、联系等。

4. ２供应商谈判、签约经商品部考察、评估合格的供应商，双方就所要采购的产品进行询价和议价后，双发达成一致签订合同，在与公司签订合同（包括生产管理合同、授权管理合同、产品定购单等）后，建立产品供应关系。要求：《采购合同》按公司合同审核流程执行。

4.３《行政办公用品定购单》实施

在合同有效期，根据《行政办公用品需求单》和商品的库存情况以及商品供应单位的生产能力和交货能力，制定《行政办公用品定购单》，传真至商品供应单位，并经供应单位盖章确认后寄回。

要求：按公司合同审核流程执行；与已签订的尚在有效期的合同一起存档备查；定购单一式三份，供应商、商品部、法务部各执一份；定购单须为原件，不得以传真件、复印件为存档文件。特殊情形下定购单原件未及时返回的，可临时按复印件或传真件、电子文件等方式安排生产，由商品部负责跟踪双方签章过程。定购单容必须包括：产品名称、颜色、规格（尺码）、数量、交期、包装及运输方式、付款方式、财务票据凭证、违约责任等；分次分批交付的，须写明每批次交付的数量及规格比例和颜色比例。

4.3.1 《行政办公用品定购单》履约过程中的调整当原《行政办公用品定购单》要求的交货时间和数量不能满足销售部门的销售需求，应及时与商品供应单位沟通，在其交货能力允许的前提下，调整原《行政办公用品定购单》的交货时间和数量，以尽可能满足销售部门的销售需求。

4.3.2 《行政办公用品定购单》履约过程的跟踪跟踪商品的交货情况与《行政办公用品定购单》规定的要否相符，这包括：交货时间、交货商品、颜色、规格（尺码）、数量和质量等。

4.3.3 异常报告如发现不符合《行政办公用品定购单》载明的要求或可能出现异常，应在知

晓或发现后一个工作日填写异常报告表，提交部门负责人、行政办公用品采购申请部门和法务部，由各相关部门出具对异常情况处理意见后，报送董事长审批执行。

4.４. 行政办公用品验收

4.4.1 行政办公用品到货签收每批次办公用品到货，都必须由行政办公用品负责人清点验收，混箱包装必须当面打开清点，验收无异议的，由负责人签收，并注明签收的办公用品单位（箱/套）；如验收有异议，应立即由仓储物流负责人和商品供应单位沟通，经办公用品供应单位确认后出具凭证，收货签收单必须由送货单位签字佐证（容包括：运输单位、车牌号、送货人、差异商品及数量等信息），并立即通报部门领导，未经商品供应单位确认的不得签收。

4.4.2 行政办公用品入库审核每批次办公用品入库，都必须由商品部审核批准，审核容主要

包括：入库的

商品及其款式、颜色、规格、数量是否和《行政办公用品定购单》相符，交货时间是否符合《行政办公用品定购单》约定，发现异常情况时，应立即书面报部门领导。

4.4.3 行政办公用品入库检验每批次办公用品入库，都必须有专人抽检其质量（包括包装质

量）是否满足

《行政办公用品定购单》要求，如发现商品质量异常，应及时报商品部。要求：抽检方法和标准另定。

4.4.4 入库商品清点每批次商品入库后，都必须开箱清点，确保数量与订购单一致，品质与订货前相关部门确认的要求一致，并要求相关接收人员在《商品入库单》上签字确认。

5. 行政办公用品入库统计每批次商品入库，都必须按格式记录于“商品入库记录表” ，

记录容包括：

日期、系统入库单据号、商品供应单位、商品名称、数量、单价及金额，并相应编号。6. 定购行政办公用品完成情况评定每一份《行政办公用品定购单》履约完成后，都应对其完成情况做出评定，完成《行政办公用品定购单完成情况表》。

四.采购结算

1. 凭证种类行政办公用品采购凭证包括：《行政办公用品委托订购单》、《行政办公

用品

定购单》、商品供应单位《送货单》、仓库《商品入库单》

2. 凭证要求2.1《行政办公用品定购单》必须经商品供应单位盖章确认的原件；

2.2 商品供应单位的《送货单》必须标明相符的单位全称或加盖有单位送货章；

2.3 仓库《商品入库单》必须有仓库责任人签收确认。