建立人事档案说明书

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人事档案管理系统概要设计说明书

概要设计说明书1.引言1.1编写目的从该阶段开发正式进入软件的实际开发阶段，笨阶段完成系统的大致设计并明确系统的书籍、u结构与软件结构。

在软件设计阶段主要是把一个软件需求转换为软件表示的过程，这种表示只是描绘出软件的总的概貌。

本概要设计说明书的目的就是进一步细化软件设计阶段得到的软件总体概貌，把它加工成灾程序细节上非常接近于源程序的软件表示。

1.2项目背景（1）本项目的名称是；人事档案管理系统。

（2）本项目的任务提出者是奇瑞企业，开发者是新安学院计算机系，用户是奇瑞企业认识及相关部门。

1.3 定义在该概要设计说明书中的专门术语有：总体设计接口设计数据结构设计出错设计具体的概念与含义在文档后将会解释。

1.4参考资料（1）奇瑞企业的认识档案管理系统开发合同（2）引用资料【1】王宜贵，软件工程。

北京：机械工业出版社，2008【2】.张海藩，软件工程导论，北京，清华大学出版社，2005【3】.《Visual foxpro 6.90 程序设计教程》，周必水编著，科学出版社，2004年【4】. 《Visual foxpro 6.90 程序设计案例》，高国宏编著，冶金工业出版社，20052.总体设计该阶段目的在于明确系统的数据结构和软件结构，此外总体设计还将会给出内部软件和外部系统软件之间的借口定义，各个软件模块的功能说明，数据结构的细节以及具体的装配要求。

2.1需求规定本系统的功能可以划分为如下几个部分（1）系统账户管理：主要对系统用户进行好、管理，包括登录，退出等。

（2）认识档案管理：主要对认识信息进行数据维护和数据利用，包括个人基本信息的插入，删除和修改，人事信息的查询，浏览，打印，分类汇总，统计和缝隙报表。

（3）系统数据管理：主要是数据备份和恢复，不问数据管理等。

本系统对性能的规定为：（1）系统要求书ude年龄为整数。

（2）系统的更新处理的时间应该在课接受的范围内（3）系统的查询时间应该在可接受的范围内（4）系统的数据统计时间应该在可接受的范围内（5）操作方式能满足鼠标和键盘的任意切换（6）能够支持Windows系列操作系统2.2运行环境（1）硬件环境运行本软件要求处理器在PIV以上，内存在256M以上的计算机。

人事部人事档案规定管理范本

人事部人事档案规定管理范本一、目的与背景本规定旨在规范和统一公司内人事部门对人事档案的管理，确保人事信息的准确性、保密性和完整性，提高人事管理水平，保障公司人力资源的正常运转。

二、适用范围本规定适用于公司所有人事档案的管理，包括员工入职前与入职后的信息。

三、人事档案的分类1. 根据档案储存介质的不同，人事档案可分为纸质档案、电子档案和混合档案。

1.1 纸质档案：纸质档案是指以纸质文档形式保存的人事档案。

要求文档存放在安全、防潮的环境中，便于查询和保管。

1.2 电子档案：电子档案是指以电子文件形式保存的人事档案。

要求存储设备的安全性和稳定性。

1.3 混合档案：混合档案是指既有纸质档案又有电子档案的人事档案。

要求要统一管理并保持同步更新。

2. 根据内容的不同，人事档案可分为基本档案、任职档案、离职档案和其他档案。

2.1 基本档案：基本档案包括身份证明、学历证书、聘用合同、个人简历、登记表等与员工个人身份和背景有关的信息。

2.2 任职档案：任职档案包括员工在公司任职期间的相关信息，如调动记录、培训记录、奖惩记录等。

2.3 离职档案：离职档案包括员工离职前提供的相关材料，如辞职申请、离职审核、薪资结算等。

2.4 其他档案：其他档案包括与人事管理相关但不属于基本档案和任职档案的信息。

四、人事档案的创建与维护1. 人事档案的创建1.1 招聘与入职：招聘人员应按照公司规定的流程和标准收集求职者的相关信息，并建立相应的人事档案。

1.2 入职审批：入职审批程序完成后，人事部门应及时将入职人员的档案材料整理归档，并录入电子档案系统。

2. 人事档案的维护2.1 定期更新：人事部门应设定档案更新规则，定期对人事档案进行更新，确保信息的准确性与时效性。

2.2 档案转递：员工调动时，原部门需要将员工的档案转递给新部门，确保档案的连续性和完整性。

2.3 档案归档：离职员工的档案应妥善保管，按规定时间归档，确保档案的安全性和可查询性。

人事档案管理系统需求规格说明书

需求规格说明书课程名：信息系统分析与设计项目名：人事档案管理系统项目小组：第一小组小组成员：何智彪、陈佳田、苏志强、彭杰指导老师：卢泽勇目录作业分工：何智彪：负责引言、总体描述、项目系统目标和范围另包括画出功能需求中档案管理模块、奖惩管理模块、考勤管理模块近乎全部时序图、活动图。

陈佳田：负责系统需求规格说明书总体设计，需求分析，需求建模，用例分析提取，统计管理模块时序图、活动图。

苏志强：负责画出更新用户群模块、修改密码模块所有图，业务流程图、数据流图、系统模块结构图、类图。

彭杰：负责性能需求及数据库架构说明加上整体设计。

小组成员共同讨论，本文档中所有内容均为小组成员参考手打写出，所有图均为小组成员绘制。

引言文档介绍本文档是小组成员对企业人事档案管理系统进行需求分析之后多次讨论，并结合老师的讲解所得到的需求规格说明书最终版。

文档目的本文编写目的在于规定和控制项目开发的内容，保证本项目的需求分析活动在受控状态下进行，在进行软件开发前，明确本系统应达到的目标，对系统目标做出完整、准确、清晰、具体的要求。

保证本需求分析的结果能够完整、无遗漏地反映待开发系统的要求。

编写说明该文档是借助于当前系统的逻辑模型导出目标系统的逻辑模型，解决整个项目系统的“做什么”的问题。

在这里，对于开发技术并没有涉及，而主要是通过建立模型的方式来描述用户的需求，为员工、技术人员、公司领导等不同参与方提供一个交流的渠道。

文档适用阶段适用于项目设计阶段、开发及测试阶段读者对象本文档预期读者对象为项目组技术总工及各小组成员，也可用于日后维护成员查询。

参考资料参考资料《信息系统分析与设计》《UML建模》《Java程序设计基础》《GB/T 12504—90 中华人民共和国国家标准：软件需求分析规格说明书》；《软件开发项目管理》x栾跃，上海交通大学出版社《企业人事管理系统的开发》《基于B/S的人事管理系统的实现》《中小企业人事管理系统的设计与实现》《浅谈企业人事管理系统的开发》《基于J2EE的企业人事管理系统设计与实现》《企业人事管理系统的设计与实现》《基于B/S模式的中小企业人事管理系统的设计与实现》《企业人事管理系统的设计》《基于Java的中小型企业人事管理系统的设计与实现》《基于VB的企业人事管理系统设计与实现》《基于SSH2的企业人事管理系统研究与实现》《一个企业人事管理系统的设计与实现》《基于C#编程技术的企业人事管理系统的设计与研究》《Struts2+Spring+Hibernate在企业人事管理系统中的应用》《基于MVC的ERP系统——企业人事管理系统》《运用ASP进行企业人事管理系统开发问题研究》术语与缩写解释普通员工：可以对自己个人档案信息、考勤、奖惩情况进行查询，用户可以对自己的登陆密码进行修改。

人事档案管理制度模板模版

人事档案管理制度模板模版1. 引言本制度旨在规范和有效管理公司员工的人事档案，确保员工信息的安全、完整和准确性，同时保障员工和公司的权益。

通过建立健全的档案管理流程和规范，能够提高信息共享和查询效率，便于对员工的绩效评估、晋升、培训和福利等工作进行科学决策。

2. 适用范围本制度适用于公司所有在编和合同制员工的人事档案管理，包括员工个人信息、合同、培训记录、绩效评估、晋升记录等。

3. 档案管理责任部门和人员3.1 人力资源部负责制定和实施人事档案管理制度，指导各部门按照规定进行档案管理，确保档案的完整和一致性。

负责建立档案管理系统，包括电子档案和纸质档案，安全存储和备份档案数据。

负责保护员工个人信息的保密，确保档案的安全性。

负责员工档案的定期审查和更新，剔除无效信息，保持档案的及时性和准确性。

3.2 各部门主管负责本部门员工档案的管理和维护，包括档案的整理、录入和归档。

负责为员工提供必要的档案资料，如出差证明、工资证明等。

4. 档案的建立和归档4.1 员工档案的建立根据员工信息采集表和录用文件，人力资源部将员工个人信息录入档案管理系统，并建立员工档案。

个人信息包括但不限于姓名、身份证号码、毕业院校、工作经历等。

4.2 档案归档员工档案采用两种方式进行归档，包括电子档案和纸质档案。

电子档案：人力资源部负责建立电子档案系统，将员工个人信息和相关文件以电子形式保存，并备份数据以防止损坏和丢失。

纸质档案：主管部门负责将员工档案的纸质文件归档，按照员工姓名和年份进行分类和整理，并将档案存放在专门的柜子中，确保安全和易于查找。

5. 档案的保密和安全5.1 保密原则员工档案属于公司的机密信息，应严格遵守保密原则，不得随意泄露或提供给无关人员。

5.2 档案的安全电子档案：人力资源部建立档案管理系统的访问权限，仅授权人员可以查看和修改档案内容，定期备份数据以防止损坏和丢失。

纸质档案：档案柜应设置密码锁或物理锁，仅授权人员可以打开柜子并取出文件。

《人事管理系统》说明书

人事管理系统说明书介绍人事管理系统是一种用于管理组织内部人事信息的软件系统。

通过该系统，企业可以方便地管理员工档案、考勤记录、薪资福利、绩效评定等相关信息，帮助企业更加高效地进行人力资源管理。

功能模块1.员工信息管理–添加、查看、编辑、删除员工信息。

–员工档案管理，包括个人信息、合同信息、工资信息等。

2.考勤管理–记录员工的考勤情况，包括迟到、早退、旷工等情况。

–生成考勤报表，方便管理人员进行考勤统计。

3.薪资福利管理–记录员工的薪资信息，包括基本工资、绩效工资、奖金、扣款等。

–管理员工的福利待遇，如社保、公积金、医疗保险等。

4.绩效评定–设定绩效评定标准，评估员工的工作表现。

–根据绩效评定结果，调整员工的薪资待遇。

5.培训管理–记录员工参加的培训情况，及时更新员工的培训记录。

–安排培训计划，提升员工的专业技能。

使用方法1.登录–输入用户名和密码进行登录。

–区分管理员和普通员工角色，根据权限不同可以操作的功能模块也不同。

2.员工信息管理–在员工信息管理模块，可以进行员工信息的增删改查操作。

–每位员工都有一个唯一的员工编号，用于标识员工身份。

3.考勤管理–员工每天上班后，需进行考勤打卡。

–管理员可以通过系统查看员工的考勤记录，及时发现异常情况。

4.薪资福利管理–管理员可根据员工的工作表现，调整员工的薪资待遇。

–保障员工的福利待遇符合公司政策和法律法规。

5.绩效评定–设置明确的绩效评定标准，公平公正地评价员工的工作表现。

–根据绩效评定结果，奖励或惩罚员工，激励员工提高工作绩效。

总结人事管理系统是企业人力资源管理的重要工具，能够帮助企业更加高效地管理员工信息，提升人力资源管理的效率和质量。

企业可以根据实际需求定制人事管理系统，满足不同规模、不同行业的企业的需求，提升企业管理的水平和竞争力。

人事档案管理系统的需求分析规格说明书

人事档案管理系统需求说明书1 引言需求规格说明书是需求分析的产物，它是软件系统生存期中软件定义阶段的最后一个步骤。

作为整个软件开发过程的指南，它也是软件开发人员开发出符合用户要求的软件的基础。

编写目的软件需求说明书的编制目的是为了使用户和软件开发者双方对该软件的初始规定有一个共同的理解，使之成为整个开发工作的基础。

本软件需求说明书的读者是系统开发人员或合同约定的人员。

背景（1）本系统的名称是：人事档案管理系统。

（2）本项目的任务提出者是**企业，开发者是**信息管理学院，用户是**企业人事及相关部门，实现该软件的计算中心是**信息管理学院电子商务技术中心。

（3）本系统能为其他的系统提供人事数据。

定义数据字典：关于数据的信息的集合，也即是对数据流图中包含的元素的定义的集合。

VB：Visual Basic。

更多的术语定义不再一一列出。

参考资料（1）**企业的人事档案管理系统开发合同。

（2）引用资料[1]张海藩. 软件工程导论. 北京：清华大学出版社，2005.[2]石柱. 软件工程标准手册. 北京：中国标准出版社，2004.2 任务概述目标人事档案管理是现代企业人事资源管理中的重要内容，也是人力资源开发利用的基础性工作。

人事档案管理在信息化之前，在人员进出、离退休、升迁、岗位变动、职称变动、学位变动，以及档案管理人员的变动等方面存在诸多不利于管理的地方，不适应现代的企业管理形势和人力资源开发利用的要求。

开发人事档案管理系统使企业的人事档案管理工作实现了信息化、规范化，不仅使企业能够高效率完成人事管理的日常工作，还使企业深入开发利用人力资源成为可能。

用户的特点本软件的最终用户是**企业人事部门的工作人员。

部门有专职的人事数据录入人员，具有一定的计算机操作知识；系统的维护人员是企业的信息中心的信息维护员，对网络和数据库的操作比较熟悉，同时对VB或Delphi编程有一定的经验；数据录入员负责人事数据的录入及日常更新，信息维护员负责人事数据的备份和其他管理工作。

人事档案管理办法模版

人事档案管理办法模版《人事档案管理办法模板》第一章总则第一条为加强企事业单位的人事档案管理，规范人事档案的建档、存储、利用，依据国家相关法律法规，制定本办法。

第二条本办法适用于企事业单位的人事档案管理工作。

第三条人事档案是用来记录和保存员工信息的文件资料，包括员工的个人基本情况、工作经历、培训记录、任职资格、考核评价等内容。

第四条人事档案应当遵循合法、公正、真实、保密的原则进行管理。

第五条企事业单位应当建立健全人事档案管理制度，明确人事档案管理的职责和权限。

第二章人事档案的建档第六条企事业单位应当在员工入职时建立人事档案。

第七条人事档案应当包括以下内容：1. 基本信息：员工的姓名、性别、出生日期、户籍所在地、联系方式等。

2. 学历及资格证书：员工的学历和相应的学位及资格证书。

3. 工作经历：员工的工作经历及职务任职情况。

4. 培训记录：员工参与的培训及培训证明。

5. 考核评价：员工的考核评价及奖惩记录。

6. 其他相关信息：根据需要可以添加其他相关信息。

第八条企事业单位应当将人事档案按照规定的格式进行归档，确保档案的完整性和易于查找。

第九条人事档案的建档应当有员工本人的签字确认，并进行存档备查。

第三章人事档案的存储与保管第十条企事业单位应当建立适当的人事档案存储和保管制度，确保档案的安全和完整性。

第十一条人事档案应当存放在专门的档案室或保管库中，保证档案的安全防火、防水、防损坏。

第十二条人事档案应当按照一定的文件分类和编号进行归类和整理，便于查找和利用。

第十三条企事业单位应当制定人员管理制度，明确对档案保管人员的管理要求。

第十四条人事档案的借阅应当符合相关法律法规的规定，并且需要经过授权才能进行。

第四章人事档案的利用与管理第十五条企事业单位应当在合法授权的情况下，对人事档案进行合理利用。

第十六条人事档案的利用应当遵循保密原则，保护员工的个人信息。

第十七条企事业单位应当建立人事档案的查询制度，规定档案的查询权限和程序。

《人事档案管理系统》使用说明书

《人事档案管理系统》使用说明书一、系统概述人事档案管理系统是一款专门用于企业或组织人事档案管理的软件工具。

它旨在帮助用户更高效、准确地管理员工的各类信息，包括个人基本信息、工作经历、培训记录、考核情况等，实现人事档案的数字化、规范化和自动化管理。

二、系统运行环境1、硬件要求处理器：＿____及以上内存：＿____及以上硬盘空间：＿____以上显示器分辨率：＿____及以上2、软件要求操作系统：＿____（如 Windows 7/8/10 等）数据库：＿____（如 MySQL、SQL Server 等）浏览器：＿____（如 Chrome、IE 等）三、系统登录与退出1、登录打开系统登录页面，输入用户名和密码。

点击“登录”按钮，若用户名和密码正确，即可进入系统主界面。

2、退出点击系统主界面右上角的“退出”按钮。

确认退出操作，系统将关闭当前用户的会话。

四、主界面介绍1、菜单栏包含“档案管理”“查询统计”“系统设置”等主要功能模块。

2、快捷工具栏提供常用操作的快捷按钮，如“新增档案”“批量导入”等。

3、数据展示区以列表形式展示人事档案的相关信息。

五、档案管理1、新增档案点击“新增档案”按钮，进入档案信息录入页面。

依次填写员工的个人基本信息、教育背景、工作经历等各项内容。

点击“保存”按钮，完成新增操作。

2、编辑档案在数据展示区选中需要编辑的档案记录，点击“编辑”按钮。

对档案信息进行修改，修改完成后点击“保存”。

3、删除档案选中要删除的档案记录，点击“删除”按钮。

系统会弹出确认删除提示框，确认后即可删除档案。

4、批量导入点击“批量导入”按钮，选择要导入的 Excel 文件。

系统会自动解析文件内容，并将数据导入到系统中。

六、查询统计1、条件查询在查询页面输入查询条件，如员工姓名、工号、部门等。

点击“查询”按钮，系统将显示符合条件的档案记录。

2、统计报表选择统计报表类型，如员工年龄分布、学历分布等。

系统会生成相应的统计报表，并支持导出为 Excel 格式。

人事档案职责内容范本

人事档案职责内容范本一、岗位背景和职责概述人事档案管理是企业人力资源管理的重要环节之一，负责对公司员工档案的建立、维护和报备工作。

人事档案管理涉及到员工的个人信息、工作经历、教育背景等重要资料，对公司的人力资源管理起到关键作用。

本文将详细介绍人事档案职责的内容范本。

二、人事档案职责内容1. 档案建立人事档案管理的首要职责是对新员工的入职资料进行整理和归档。

具体工作内容包括但不限于：1.1. 收集员工的个人信息，如姓名、年龄、性别、身份证号码等；1.2. 收集员工的联系方式，如手机号码、邮箱等；1.3. 收集员工的教育背景，包括学历、毕业院校等信息；1.4. 收集员工的工作经历，包括公司名称、职位、任职时间等信息；1.5. 收集员工的证书和资格信息，如职业资格证书、培训证书等。

2. 档案维护人事档案管理的另一个重要职责是对员工档案进行维护和更新。

具体工作内容包括但不限于：2.1. 定期对员工档案进行归档和整理，确保档案的完整性和准确性；2.2. 更新员工的个人信息，如联系方式、婚姻状况等；2.3. 更新员工的工作经历，如职务变动、离职等信息；2.4. 更新员工的教育背景，如进修、学位提升等信息；2.5. 更新员工的证书和资格信息，如续期、新增等。

3. 档案报备人事档案管理还需要将员工档案相关信息报备给相关部门或机构。

具体工作内容包括但不限于：3.1. 报备员工入职信息给相关部门，如人力资源部门、财务部门；3.2. 报备员工离职信息给相关部门，如人力资源部门、财务部门；3.3. 报备员工证书和资格信息给相关部门，如行政部门、培训部门；3.4. 报备员工职务变动信息给相关部门，如人力资源部门、财务部门。

4. 档案安全人事档案管理的重要职责之一是保障员工档案的安全性和保密性。

具体工作内容包括但不限于：4.1. 建立档案管理制度和流程，确保档案操作的规范性；4.2. 设计和实施档案存储和传输的安全措施，防止信息泄露；4.3. 定期进行档案安全检查和风险评估，及时发现和解决安全问题；4.4. 妥善处理员工档案中的敏感信息，如个人隐私、银行账户等；4.5. 对档案管理人员进行培训和考核，提高其安全意识和操作能力。

人事档案建档流程

人事档案建档流程人事档案建档是企业日常人事管理工作的一个重要环节，它需要严格按照流程规范操作，以保障企业信息的安全性和准确性。

本文将介绍人事档案建档的流程。

一、前期准备工作1.确定建档人员：企业人事档案建档需要有专人负责，这个人可以是企业的人事专员或是管理员。

建档人员需要了解建档的相关知识，有一定的备案处理经验和规范意识。

2.确定建档资料：建档人员需要在制定建档流程前，先确定需要建档的人员资料，将需要留存的信息列出清单，包括个人基本信息、照片、学历证书、工作履历、劳动合同等。

3.确定档案存放位置：档案存放位置需要选择一个安全、干燥、通风、防火、防潮、防盗的地方，例如专门的人事部门或人事管理室。

同时要规范企业内部档案管理制度，制定档案归还、维护等各项规定。

二、建档流程1.收集资料：企业需要对新员工进行资料收集，包括个人基本信息、学历证书、籍贯、身份证明、离职手续、劳动合同等，资料收集完成后由建档人员进行核查和整理，放入工作台存储盒子内，统一编号。

2.建档：收集完毕的员工资料将根据企业规定进行建档，建档人员先核对资料的完整性和准确性，确认无误后将材料按照档案编号依次装订好，归档。

3.档案保管：建档完成后，建档人员需要在电子人事系统中输入相应信息，并将建档信息通过电子邮件或内部通知的方式通知有关人员，保管好归档的员工资料，按照规范进行定期维护和更新。

4.档案使用：企业人事档案建档的资料是为内部员工服务的，相关人员需要提前预约使用档案，准备好资料，按照公司规定填写申请表，由上级领导或人事管理人员批准后进行查阅，未经批准的人员不得查阅或取走档案。

5.档案更新：员工信息随时间的推移，会发生变动，例如调入其他部门、职位变动、升职等，建档人员需要及时更新档案，确保档案信息的准确性和及时性。

三、归还、销毁1.归还：员工离职时，企业需要进行资料归还，归还人员宜提前向离职员工进行沟通。

离职员工本人需前往人事部门进行归还，企业需要进行档案的核查、归还有关材料，带归档人员进行档案交接确认。

人事档案管理系统使用说明书

《人事档案管理系统》使用说明书一、系统简介该人事档案管理系统旨在对企业人事档案进行信息化日常管理，业务包括：（1）员工个人信息的查询及维护。

员工可以查询自己的各项档案信息，包括基本信息、培训信息、考勤信息、考核信息和奖惩信息；员工可以修改自己的联系方式和生日（对其他信息的修改需要管理员或具有相应权限的用户进行操作）。

（2）员工管理具有该权限的用户可以添加、删除、查询和修改员工信息。

对员工信息的查询支持多条件组合查询。

（3）考勤管理具有该权限的用户可以查看按月统计的员工考勤记录（普通员工只能在个人信息查询模块查看自己的按天列出的历史考勤记录）。

（4）培训管理具有该权限的用户可以添加、删除、查询和修改培训项目，以及将员工添加到培训中或从培训中移除。

（5）考核管理具有该权限的用户可以添加、删除、查询和修改员工考核成绩（业务流程还未实现）。

（6）奖惩管理具有该权限的用户可以添加、删除、查询和修改员工的奖励和惩罚记录（业务流程还未实现）。

（7）权限管理具有该权限的用户可以查询权限的授权情况，将员工（系统用户）添加到现有角色以及从所属角色中移除。

（8）角色管理具有该权限的用户可以添加、删除、查询和修改角色权限。

（9）账户设置用户可以修改登录密码。

（10）工资管理入职时间每满两年工资上涨浮动10%。

（触发器来实现）二、系统登录及当前可用的系统用户系统登录界面如下图所示：系统使用用户ID（即员工ID）和密码登录。

由于不同用户具有的权限不同，登陆后显示出的模块不同。

本说明书中使用用户ID“1”和密码“123”登录系统，作为使用说明。

登录系统后，显示的导航界面如下：当前可用的用户ID（系统中已录入的员工）及密码保存在数据库中的Users表中。

可使用Windows身份验证（具有管理员权限）或SQL Server 身份验证下的登录名sa（即数据库管理员，密码在安装数据库时已指定）和登录名Suna（本系统使用的数据库用户，密码为suna2013，只有有限的权限）登录数据库EmployeeManage，即可查看到该表。

医院人事档案管理岗位说明书

医院人事档案管理岗位说明书一、岗位背景医院作为一个大型组织机构，拥有庞大的员工队伍，每个员工都有相应的档案记录。

为了保证员工信息的准确、完整、安全存储，医院设立了人事档案管理岗位。

这个岗位负责员工档案的建立、管理和维护，是医院人力资源管理中至关重要的一环。

二、工作职责1. 员工档案建立人事档案管理岗位负责新员工档案的建立工作。

具体包括收集员工的个人信息，如个人身份证明、毕业证书、聘用合同、入职体检报告等，然后按照规定的格式进行整理、归档。

同时，还要确保员工签订的相关合同和协议真实、合法有效，并与员工进行沟通确认。

例如，某医院招聘了一名新护士，人事档案管理岗位需要收集该护士的身份证、毕业证书、护士执业证等个人材料，并确保这些材料的真实性和合法性。

2. 员工档案管理人事档案管理岗位负责员工档案的管理工作。

主要包括档案的存储、整理和归档。

根据档案管理制度和规范，将员工档案按照部门和岗位进行分类，确保档案的完整性和准确性。

同时，还要确保档案的保密性，防止未经授权的人员查看或篡改档案。

例如，某医院人事档案管理岗位会将员工的档案按照部门和岗位进行分门别类存储，并制定相应的档案编号和仓库位置，以方便查找和维护。

3. 员工档案维护人事档案管理岗位负责员工档案的维护工作。

主要包括定期对档案进行检查和整理，确保档案的完整和有序。

同时，还要及时更新员工的个人信息和工作变动等情况，并与其他部门进行信息同步，保证档案的准确性和时效性。

例如，某医院人事档案管理岗位会定期对档案库进行清理和整理，确保档案的完整性。

如果有员工离职或调动，也会及时更新档案信息。

4. 档案查询和借阅人事档案管理岗位负责处理员工对档案的查询和借阅请求。

员工需要查询自己的档案信息或借阅档案时，可以向人事档案管理岗位提交申请，由其负责核实身份并提供相应的档案服务。

例如，某医院员工需要查询自己的档案信息，可以向人事档案管理岗位提交申请，并提供相应的身份证明。

人事档案管理制度模板范本

人事档案管理制度模板范本一、总则1.为规范人事档案管理行为，提高档案管理效率，保障员工权益，制定本管理制度。

2.本制度适用于本公司所有员工的人事档案管理。

二、档案管理的目标1.确保人事档案的完整、准确、安全。

2.保护员工的隐私权，维护员工的合法权益。

3.提供及时有效的人事档案查询和使用服务。

三、档案管理的原则1.全员参与：每位员工应参与人事档案的建档、维护和使用工作。

2.全程留痕：所有对人事档案的操作应留下明确的记录，并定期进行审计。

3.信息保护：严格遵守个人信息保护相关法律法规，保护员工的个人信息安全。

4.及时更新：员工的人事档案应及时更新，确保信息的准确性和完整性。

5.合规合法：人事档案管理应符合国家相关法律法规和公司政策规定。

四、档案的建立与归档1.员工入职时应填写个人信息表，并提交相关证明材料，包括身份证复印件、学历证书等。

2.人力资源部门根据个人信息表和相关证明材料，建立员工的电子档案，并将纸质档案进行编号和归档。

3.员工离职时，人力资源部门将电子档案进行归档，纸质档案进行整理和封存。

五、档案的维护与更新1.员工自入职之日起负责个人档案的维护工作，确保档案的真实、准确和完整。

2.员工有义务及时提供相关材料和信息，例如出国留学证明、职称证书等。

3.员工如需修改档案中的信息，应向人力资源部门提供合法证明材料，并填写申请表。

六、档案的保管与保密1.人事档案应定期进行备份，确保档案数据的安全性和可靠性。

2.人事档案应妥善存放，采取物理和电子相结合的方式，确保档案的安全。

3.人事档案仅供内部使用，严禁将档案复制、传播或提供给未经授权的部门或个人。

七、档案的查询和使用1.员工如需查询自己的人事档案，应向人力资源部门提出书面申请，并提供合法证明材料。

2.人力资源部门应在收到申请后的合理时间内提供人事档案的查询服务。

3.除了员工本人和人力资源部门，未经授权的部门或个人不得查询、使用他人的人事档案。

八、档案的销毁与注销1.员工离职满10年后，公司有权将其纸质档案进行销毁。

人事档案管理制度模板（2篇）

人事档案管理制度模板一、总则本制度的编制目的是规范和完善公司的人事档案管理工作，确保人事档案的安全、准确和合法，保护员工的合法权益。

本制度适用于公司所有员工及相关部门。

二、档案管理责任1. 公司负责人应当负责制定和组织实施人事档案管理制度，并确保其得到全体员工的知晓和遵守；2. 人力资源部门负责人应当负责具体的档案管理工作，并配备足够的人员和资源，确保档案的整理、归档和检索工作的顺利进行；3. 各部门主管应当负责监督本部门员工遵守档案管理制度，并及时上报与员工有关的档案信息。

三、档案管理流程1. 档案建立- 员工入职时，应提供员工的基本信息、身份证明等相关材料，由人力资源部门核实并建立员工档案；- 员工入职后，应填写入职登记表及其他相关表格，并由上级主管审核签字；- 人力资源部门将员工档案按照规定分类，进行编号制度。

2. 档案保存- 员工档案应存放在指定的档案室中，确保档案的安全性和机密性；- 档案室应设置专门的存放设施和防火、防潮等措施，保证档案的完整性；- 档案管理员应对档案室进行定期巡检，确保档案的安全和完整。

3. 档案查询和使用- 员工有权查询自己的档案内容，在档案管理系统中填写查询申请表；- 档案管理员应根据员工的申请，及时提供相关档案信息，并记录查询的时间和内容；- 员工查询档案信息时，应遵守保密规定，不得泄露公司的商业机密和员工的隐私信息。

4. 档案整理和更新- 档案管理员应对员工档案进行定期的整理和更新，将员工相关的离职、调岗等信息及时归档；- 人事部门应及时进行档案的电子化处理，方便档案的检索和维护；四、档案保密措施1. 档案室应设置严格的门禁系统，只允许授权人员进入，且进入时需刷卡和登记；2. 档案管理员应对进入档案室的人员进行身份审核，并对外来人员进行监督和陪同；3. 员工档案的查阅和复印需要经过上级主管和档案管理员的书面审批，确保信息的安全性；4. 档案管理员应加强对电子档案的保密措施，设置密码和权限系统，防止非授权人员访问。

人事档案归档制度模版

人事档案归档制度模版一、概述本制度是为了规范和管理公司的人事档案，确保档案的安全性、完整性和可访问性，并便于对员工的人事信息进行管理和查询。

本制度适用于全公司的人事档案管理工作。

二、档案归档流程1. 档案移交：所有员工的人事档案由部门经理负责移交给人力资源部，确保及时、准确、完整地归档。

2. 材料整理：人力资源部将收到的档案按照员工姓名和工号进行整理，确保每个员工的档案都能够清晰地标注和保存。

3. 档案分类：将档案按照一定的分类标准进行分类，如按照员工类型、岗位等级、入职时间等进行分类，便于后续的管理和查询工作。

4. 档案编号：给每个员工的档案进行编号，编号应该唯一且便于查询。

编号可以包括员工工号、入职年份等信息组合而成。

5. 档案存储：档案应存放在专门的档案室中，确保有专人进行管理和查看，防止档案遗失或被外人非法获取。

6. 档案检索：人力资源部应建立档案信息查询系统或文件索引，方便员工和管理人员进行查询，提高工作效率。

档案按照规定的保留期限进行保存，超过保留期限的档案应及时进行销毁。

销毁应严格进行登记和备案，确保安全性。

三、档案管理责任1. 人力资源部：负责全公司人事档案的管理工作，包括档案的接收、分类、编号、存储、检索、销毁等工作。

2. 部门经理：负责将部门员工的档案移交给人力资源部，并保证档案的准确性和完整性。

3. 员工：负责按照要求准备和更新个人的相关档案材料，并保证档案的保密性。

四、档案保密措施1. 档案室设立防火、防潮、防尘等安全设施，确保档案的安全性和完整性。

2. 档案室的进出应有专门人员进行监控和记录，严格控制人员的进入权限，防止无关人员随意进入。

3. 人力资源部和档案室的工作人员需签订保密协议，保证对档案信息的保密。

4. 档案的查看和借阅需经过严格的审批程序，确保只有授权人员才能查看档案内容。

5. 定期对档案室进行巡检，确保档案的安全和完整。

五、档案迁移与保留期限当员工由一个部门转至另一个部门或调动至其他公司时，其档案应及时迁移至新的部门或公司，以便后续管理和查询。

人事档案整理编目方案

人事档案整理编目方案一、为啥要整这个人事档案（目的）咱整人事档案编目啊，就像是给一群小伙伴排排坐，然后给每个小伙伴贴上名字标签一样。

目的就是为了让咱们能快速、准确地找到任何一个人的档案信息。

不管是要给员工升职、发奖金，还是处理啥特殊情况，一翻档案就能搞定，不用在一堆文件里瞎找乱翻，急得满头大汗。

二、整理前的准备（准备工作）# （一）组建“档案特工队”首先得找几个靠谱的小伙伴组成一个专门的小组。

这些小伙伴得细心，像那种看侦探小说能发现作者漏洞的人就很合适。

而且还得有点耐心，毕竟整理档案不是玩游戏，不能着急。

# （二）准备“武器装备”1. 空间：找个宽敞、干净、安全的地方来干活。

这个地方最好像图书馆的小角落一样，安静又整洁，能让大家安心整理档案。

2. 工具：档案盒那是必不可少的，就像给档案们准备一个个小房子。

标签纸，这就像是档案们的身份证，写上名字、编号啥的，一眼就能认出来。

还有文件夹、订书机、打孔机之类的小工具，就像战士的小匕首，关键时刻能派上大用场。

三、整理编目的步骤（具体操作）# （一）档案大集合（收集档案）1. 先给各个部门发个通知，就像发英雄帖一样。

告诉他们把所有的人事档案都交出来，不管是新员工的入职材料，还是老员工的历年考核记录，一个都不能少。

2. 设立一个专门的收集点，就像宝藏的收集箱一样。

安排专人在那守着，等着大家把档案送过来。

# （二）档案分类（初步分类）1. 把收集来的档案按照类型分堆。

比如说，员工的基本信息（简历、身份证复印件啥的）放一堆，工作经历相关的（工作调动通知、岗位说明书等）放一堆，考核奖惩材料再放一堆。

这就好比把水果按照苹果、香蕉、橙子分开一样，看起来就清爽多了。

2. 对于那些不好分类的“调皮”档案，可以先单独拿出来，大家一起商量商量，给它找个合适的家。

# （三）档案清理（剔除无用文件）1. 开始检查每一份档案，就像检查货物一样。

把那些过期的、重复的、没用的文件挑出来。

人事档案职责内容范文

人事档案职责内容范文一、概述人事档案是组织中人事管理工作的重要组成部分，它是组织对员工的一种管理方式。

人事档案的建立和维护对于组织的发展和稳定至关重要。

本文将详细探讨人事档案职责的内容，以帮助人力资源部门和人事管理人员更好地理解和履行相关职责。

二、人事档案的建立和维护1. 员工信息收集人事档案的建立首先需要收集员工的相关信息。

这包括个人基本信息（如姓名、性别、出生日期等）、联系方式、学历背景、工作经历等。

人力资源部门需要与招聘部门、培训部门等密切合作，确保获得员工信息的准确性和完整性。

2. 档案资料整理人力资源部门需要对收集到的员工信息进行分类、整理和归档。

这包括建立员工档案袋或电子档案，并按照一定的顺序和分类标准进行整理。

例如，可以按照员工姓名首字母顺序、员工所属部门等进行分类。

3. 档案储存与保管人事档案的储存和保管是极其重要的一项工作。

人力资源部门需要制定科学合理的档案储存规则，确保档案的安全性和机密性。

档案室需要有相应的保密措施，例如安装监控摄像头、设置访客记录等，以防止档案的丢失或泄露。

4. 档案检索与借阅当需要查阅员工相关信息时，人力资源部门需要提供相应的档案检索和借阅服务。

档案管理员需要熟悉档案的分类和存放位置，并能迅速找到相关资料。

同时，需要制定明确的档案借阅规定，并记录借阅人员和归还日期，以确保档案的完整性和不丢失。

三、档案数据管理1. 信息更新与维护人力资源部门需要及时更新员工档案中的各类信息。

例如，当员工晋升、调动、离职等情况发生时，需要相应地更新档案中的信息。

此外，员工个人信息如联系方式、家庭状况等也需要及时修改和维护。

2. 档案数字化管理随着信息技术的发展，越来越多的组织开始将纸质档案数字化管理。

人力资源部门需要制定相应的数字化管理方案，并进行档案扫描、归档和备份等工作。

数字化管理可以提高档案检索的效率，节省档案存储空间，并增强档案的安全性。

3. 档案数据统计与分析人事档案中蕴含着大量有价值的数据，可以对人力资源管理工作进行统计和分析。