建立人事档案说明书

1信息查阅更方便、快捷

在Word中，每个人的10类档案目录需要做成10个Word文档或1个至少10页的Word 文档，这样无论在查阅、信息更新以及个人目录管理等操作上都比较繁琐；而在Excel中，这个问题可以大大简化。具体做法是：每个人的档案目录以Excel工作簿的形式存在，各工作簿以员工姓名来命名，并统一于1个文件夹中(见图1)。

在各工作簿中，各类目录以Excel工作表的形式存在(见表1)，先设置好第1类目录表表式，包括行宽、列宽、页面设置等，再以复制工作表的方式生成其它各类目录表。工作表标签分别以1～10的数字来命名，即每1张工作表登记一类档案目录信息，各类目录之间的切换只需点击各工作表标签即可实现，在信息查阅上更方便、快捷。

2信息维护准确、高效

人事档案管理是一个动态的过程，它的内容需要随着人员的调入、调出、升学、退休、职务晋升、工资调整等内容的变化及时予以更新，以保证档案材料能够真实地反映个人的发展状态，因此档案目录的建立和更新是一项较经常性的工作。在Excel中，可以巧妙地利用函数、数据链接等功能对目录表式进行格式化设计，从而使这项工作简单化，节省操作时间，提高工作效率。具体做法如下：

2.1数据链接、自动赋值

“姓名”的自动赋值：将档案目录工作簿(表1)中工作表2N10中的A1处单元格与工作表1中的A1单元格进行链接，即“A1=1!＄A＄1:＄B＄1，这样设置后，在1类目录中登记或更新姓名时，其它九类目录表中的姓名会自动更新。

各类标题的自动赋值：首先建立档案目录代码表(见表2)，然后将档案目录工作簿中各工作表中“类”的名称(B4单元格)与代码表通过函数链接，公式为：

if(＄A＄4="","",vlookup(＄A＄4,[代码表.xls]sheet1!＄A:＄B,2,false))

链接后，只需在A4中输入相应的类号，B4单元格会自动返回相应类的标题内容，例如，在表1中A4单元格中输入“四”，则其后的B4单元格中会自动赋值为“学历、学绩技术职务材料”。当各类标题内容更新时，所有人员目录中各类标题也会随之自动更新。

各类目录中材料序号也可以利用公式自动生成，并且可以根据该行材料的有无自动标注，其生成公式为(如序号1)：

A5=if(B5="","",if(isnumber(A4)=false,1,1+a4))

其它序号的填充只需利用A5单元格的自动填充柄下拉即可，且不受记录插入、删除、排序等操作的影响。

2.2数据有效性检验

对档案目录中“材料形成时间”的输入进行有效性设定，可自动进行数据有效性检验，发生错误时可提醒操作者及时更正。这一功能可通过Excel工具栏的数据菜单实现，如“年”可设定为整数，大小介于1900～year(today())1之间，“月”大小介于1～12之间，“日”大小则在1～31之间等。

2.3 自动统计、排序功能

对各类记录表中材料份数和材料页数可以通过公式实现自动计算(表1)。材料份数：G4=SHB(G5:G100)；材料页数：H4=sum(H5:H100)，该数据也随着记录的增、删自动更新。各类档案目录还可通过“数据”菜单中的“排序”功能轻松实现排序。

Excel的上述功能使档案目录的信息维护更加方便、准确，相对于Word平台管理可大

大提高工作效率。

3方便页面设置和输出

在Word平台上，每张页面登记的记录数是有限的，且每张页面顶端都需要有表头，以便打印输出，遇到记录增、删操作时，必须在页面之间重新调整和设置，操作很不便。相比之下，在Excel平台上，每类目录只需要有一个表头即可，其多页面多表头的打印输出可通过“页面设置”菜单中的“打印标题”功能来实现，所以各类档案目录的登记操作不会对页面设置产生影响，故而其记录的多少不受页面的限制，可根据需要随意进行增、删操作，方便灵活。输出时纸张大小用A4对档案目录纸来设计，页边距限定如下：左边距3.50cm，右边距2cm，上边距2.50cm，下边距2.50cm。

4有利于信息的保护和共享

鉴于个人档案信息的保密性要求，可对Excel工作簿进行不同层次的加密保护设置：工作簿打开权限、内容修改权限、单元格的部分保护和全部保护、数据源的隐藏等，保护方式比Word平台要灵活得多，也更利于档案员的管理。

人事档案，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励出发等方面的原始记录。是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。人事档案一般放在有人事管理权的单位，一般比较大的行政、企业、事业单位可以存放，这些单位存放一般是存内部档案免费的，但现在更多的要求是放在人才交流中心，这样方便流动和管理，要收取一定的费用，大约一年240元吧。

如果你们并不是具有人事管理权的单位，那老板让你建立的人事档案大概就包括以下几项：学历（毕业证），职称（工程师之类的证书），奖状（牛一点的才算），然后做职工登记表，包括性别，年龄，学历，职称，现任职务等。

学历（毕业证），职称（工程师之类的证书），奖状（牛一点的才算），然后做职工登记表，包括性别，年龄，学历，职称，现任职务等。

工厂还要有健康记录，建议你看相关法规就知道了。