人事档案的建立和保存
人事档案管理规定
人事档案管理规定人事档案管理规定一、引言人事档案是企业人力资源管理的重要组成部分，对于保障员工权益、提高管理效率具有重要意义。
为了规范人事档案管理工作，制定本规定。
二、档案管理责任1. 人力资源部门负责人应对人事档案管理工作负责，并指定专人负责具体操作。
2. 各部门负责人应配合人力资源部门的工作，及时提供相关人事档案资料。
三、档案的建立与归档1. 新员工入职时，应填写个人信息表，并提供身份证、学历证书、工作经历证明等相关材料。
2. 人力资源部门应按照规定的分类标准，将档案进行归档，并进行编号和登记。
3. 档案应妥善保管，确保安全可靠。
四、档案的查阅与使用1. 员工有权查阅自己的人事档案，但需提前向人力资源部门提出申请，并在人力资源部门的监督下进行查阅。
2. 除了员工本人外，其他人员查阅档案需经过授权，并在查阅记录中进行登记。
五、档案的保密与存储1. 人事档案属于敏感信息，应妥善保密，严禁泄露。
2. 档案应存储在安全可靠的地方，防止丢失、损坏或被盗。
六、档案的保存与销毁1. 员工离职后，其人事档案应保存至少五年，期满后可进行销毁。
2. 档案销毁应经过人力资源部门的审批，并进行记录。
七、违规处理1. 对于违反本规定的行为，将依据公司相关制度进行处理，包括但不限于警告、记过、降职、辞退等。
八、附则1. 本规定自颁布之日起生效，如有需要修改或补充，应经过人力资源部门的审批。
2. 本规定解释权归人力资源部门所有。
以上为人事档案管理规定，旨在规范人事档案的建立、归档、查阅、保密、存储、保存与销毁等方面的工作，以确保人事档案管理的安全、可靠和高效。
人事档案管理规定
人事档案管理规定
1. 人事档案的建立和管理。
个人档案的建立，每位员工入职后，应立即建立个人档案，包括个人基本信息、合同签订情况、教育背景、工作经历等内容。
档案管理责任，人力资源部门负责对员工档案进行管理，确保档案内容的完整、准确和保密。
2. 档案存储和保管。
存储要求，员工档案应妥善存放在人力资源部门或指定的档案室内，保证档
案的安全和完整性。
保密措施，对于涉及个人隐私的档案内容，应加强保密措施，限制访问权限，防止泄露。
3. 档案使用和查询。
内部查询，员工本人或相关部门需要查询档案内容时，应提交书面申请，并
经过审批后方可查阅。
外部查询，对于外部单位或个人的档案查询请求，应严格控制，并遵守相关
法律法规的规定。
4. 档案销毁和归档。
销毁程序，对于已离职员工的档案，应按照规定程序进行销毁，包括书面申请、审批和证明文件的保存。
归档管理，对于已离职员工的档案，应按照规定时间进行归档管理，保证档
案的长期保存和利用。
以上规定旨在确保员工档案的管理工作得到规范和有效的执行，保障员工的合
法权益和公司的信息安全。
人力资源部门应严格执行相关规定，加强档案管理工作，做好档案的管理和维护工作。
2023年人事档案管理办法
2023年人事档案管理办法为提高人事档案的管理和利用效率，规范人事档案的建立、保存、传输和利用，制定本办法。
第一章总则第一条为了加强对人事档案的管理和利用，维护人事档案的真实性、完整性和安全性，提高人事管理工作水平，制定本规定。
第二条本办法适用于国家机关、事业单位和其他组织的人事档案管理工作。
第三条人事档案是组织对个人从业资格、学历、工作经历等有关情况的记录和保存的档案。
第二章人事档案的建立和保存第四条组织应按照有关规定和要求，建立健全人事档案建设和管理制度，并依法建立、保存人事档案。
第五条个人在进入组织工作时，应提交相关个人信息和证明材料，并按规定填写个人信息表和人事档案登记表。
第六条组织应按照相关规定，对个人的从业资格、学历、工作经历等情况进行核查，并将核查结果记录在人事档案中。
第七条组织应对人事档案进行分类、编号和归档，确保档案的完整性和易查性。
第八条组织应建立人事档案的电子化管理系统，实现人事档案的电子化存储和传输。
第九条人事档案应按照相关规定和要求进行保存和保管，未经批准不得私自销毁、丢失或移交他人。
第十条人事档案的保存期限按照相关规定进行确定，并根据需要进行调整。
第三章人事档案的传输和利用第十一条组织应按照相关规定，对外部机构或个人提供符合要求的人事档案信息。
第十二条组织在职工离岗、调离或离职时，应及时将其人事档案进行迁移或交接，并保证档案的完整性和安全性。
第十三条组织应按照相关规定和要求，对人事档案进行合法、规范和安全的利用。
第十四条个人对自己的人事档案有查阅、复制和提取的权利，但须提交合法的申请和身份证明。
第十五条组织应建立健全人事档案的安全管理制度，确保档案的安全性和机密性。
第四章监督和责任追究第十六条人社、档案等部门应加强对人事档案管理工作的指导、监督和检查。
第十七条对于违反本办法的单位或个人，应依法严肃处理，并追究相应的法律责任。
第五章附则第十八条本办法由人社、档案等部门负责解释。
人事档案管理法定要求
人事档案管理法定要求根据《人事档案管理法》的法定要求，人事档案管理具有重要的法律效力和保密性要求。
本文将以专业的方式探讨人事档案的定义、目的、建立与保管、查阅和销毁等方面的法定要求。
一、人事档案的定义与目的人事档案是指用于记录和管理人员从事工作活动的相关信息及其变动的文件材料。
其目的是为了规范人员管理，确保人事工作的公平公正，维护员工权益和组织利益。
二、人事档案的建立与保管1. 法定要求(1) 个人信息保护：按照有关法律法规规定，建立人事档案时需确保个人信息的保密性，禁止泄露和滥用。
(2) 实名制管理：人事档案应按照真实身份信息进行建立，禁止虚假或冒名顶替。
(3) 完整性与准确性：人事档案应全面、准确地记录个人的基本信息、任职经历等。
(4) 公开透明：人事档案的建立和管理应遵循公开透明的原则，便于员工查询和监督。
2. 建立与保管措施(1) 档案建立：各级组织应根据工作需要和法定要求，准确和全面记录人员的个人信息、工作经历等，并及时归档存档。
(2) 合理分类：根据档案内容和用途，对人事档案进行分类归类，确保其易查易用。
(3) 保密措施：严格遵守有关保密法律法规，采取物理和电子安全措施，保护人事档案的机密性。
(4) 存储条件：人事档案应妥善保存，采用恒温恒湿环境，防止档案受潮、破损和失窃。
三、人事档案的查阅与使用1. 法定要求(1) 员工查阅权利：员工有权查询、复印或提取与个人相关的人事档案信息，但需遵守相关法律法规和规章制度，不得滥用档案信息。
(2) 保密约束：人事档案查阅和使用应按照规定的权限和程序进行，严禁滥用、泄露或篡改档案信息。
2. 查阅与使用规程(1) 具体流程：制定明确的人事档案查阅和使用规程，规定员工申请查阅的程序、权限和时限等。
(2) 监督管理：建立档案查阅监督制度，加强对档案查阅的监督，确保合规操作。
四、人事档案的销毁与归档1. 法定要求(1) 保管期限：根据相关法律法规规定，确定人事档案的保管期限，过期档案需依法销毁。
人事档案的建立与管理
其他通用文书
提案：提请各级政协会议和职工代表大会等组织的会议讨论、 处理的意见或建议。 建议：组织、单位或个人对某工作、活动或方面提出建设性 意见、建议 章程：用于规定某一组织或社会团体的性质、宗旨和任务以 及组成人员、组织机构和活动全部规则的文件 办法：用于指定对某项工作所作的安排和具体管理措施，或 根据某一方面的工作需要而制定的规章类文件。 细则：对上级颁布的条例、规定、办法的基本原则和有关条 款，结合实际的补充、解释。 计划：对未来一定时期内工作、科研、学习等的打算和安排。 规划：带有全局性、长远期的计划。
通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况 议案：各级人民代表按法律程序向同级人民政府或其常 委会提请审议事项 报告：用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见 或建议、答复上级机关的询问。 请示：向上级机关请求指示、批准。 批复：用于答复下级机关的请示事项。 意见：新增，属建议类文书，对重要问题提出见解和处 理办法。 函：不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，向 有关部门请求批准。 会议纪要：记载和传达会议情况和议定事项
文书与档案的关系
前世与今生、现行与归宿 档案由文书转化而来 转化是有条件的 区别与联系 联系：相同的物质载体、内容格式一致 区别：性质与形式不同、目的作用不同 学习文书的目的与意义 实际工作中，文书与档案是密不可分的。 了解文书工作的内容、熟练掌握几类常用文书的撰制、 懂得文书基本办理流程，办理复文，懂得如何立卷归档，进 行文书的管理，进而过渡到档案的管理工作。
人事档案管理流程
人事档案管理流程概述人事档案是组织中管理员工信息的重要手段，对于企业的人力资源管理起到了关键性的作用。
本文将介绍人事档案管理流程，包括建立档案、存档、更新和保密等环节，以帮助企业进行有效的人事档案管理。
一、建立档案1.信息收集在员工入职时，需要收集以下核心信息：- 员工个人资料：姓名、性别、出生日期、身份证号码等。
- 职业资质和相关证件：学历、专业技能、职称等。
- 联系方式：手机号码、电子邮箱等。
- 健康状况：体检报告和健康证明等。
- 紧急联系人：紧急联系人姓名和电话号码。
2.档案建立根据收集到的员工信息，建立电子或纸质档案。
档案应按员工姓名或工号进行分类归档，以方便查找和管理。
同时，每个档案都应有唯一的标识码，确保档案的准确性和完整性。
3.入职手续在员工入职时，将员工的相关资料录入人事档案系统，并发放员工手册和相关政策文件。
同时，安排新员工参加入职培训，并签订劳动合同和保密协议。
二、存档1.档案归档将员工档案按照归档规则进行整理和存放。
纸质档案应放置于标有员工姓名或工号的文件袋内，并分别存放在封存的档案柜中。
电子档案应妥善保存在受密码保护且有备份的服务器或数据库中。
2.档案检查定期对已存档案进行检查，确保档案的准确性和完整性。
对于发现的问题，及时进行调整和更新。
三、更新1.信息变更当员工的个人信息发生变更时，及时更新档案。
如员工更名、更换电话号码、职位调整等。
确保档案中的信息与员工实际情况保持一致。
2.培训记录记录员工的培训历史和证书信息。
及时更新员工的学习和发展情况，为组织提供有力的人才发展支持。
3.考勤记录记录员工的考勤情况和请假记录。
及时更新员工的请假、加班等信息，帮助管理者进行工时统计与薪资结算。
四、保密1.权限管理设置档案系统的权限，确保只有授权人员可查看和修改档案。
限制员工档案信息的查阅范围，保护员工的隐私。
2.备份和防火定期对电子档案进行备份，并将备份资料存放在防火、防水的安全场所。
人事档案管理国家规章制度
人事档案管理国家规章制度全文共四篇示例，供读者参考第一篇示例：人事档案管理是组织和管理人事档案以实现各项管理目标的一项重要工作。
国家对人事档案管理规章制度有明确的规定和要求，以保障人事档案管理的合法性、规范性和安全性。
在本文中，将对人事档案管理国家规章制度进行详细介绍。
一、人事档案管理的基本原则1. 法律性原则：人事档案管理应当依法履行，其内容和形式必须符合法律规定。
2. 统一性原则：人事档案管理应当按照统一的标准和规范进行，保证档案管理的一致性和连续性。
3. 机密性原则：人事档案是涉及个人隐私的重要信息，必须妥善保密，不得随意泄露。
4. 透明性原则：人事档案管理应当公开透明，对于有关人员应当做到信息公开和全面了解。
5. 应用性原则：人事档案管理应当根据管理需要有针对性地运用，以提高管理效率。
1. 《中华人民共和国档案法》：这是我国档案管理的基本法律，对于人事档案的管理和保管等方面有具体规定。
3. 《国家档案局关于建立健全国家公务员档案管理制度的指导意见》：这是为了规范公务员档案管理而发布的指导意见，对于公务员档案的管理有具体规定。
4. 《国家档案局办公厅关于印发档案保管规范的通知》：这是国家档案局对档案保管规范进行的具体通知，对于档案保管的规范化和标准化有明确要求。
1. 人事档案的建立：应当及时建立人事档案，对于新进、调动、晋升、退休等情况的人员都应当建立档案。
2. 人事档案的采集：对于各类人事信息，应当依法采集整理，确保信息的真实性和完整性。
3. 人事档案的整理：对于已经建立的人事档案应当及时整理，确保档案的清晰易查。
4. 人事档案的分类管理：应当对人事档案进行分类管理，便于查阅和利用。
5. 人事档案的安全保管：人事档案是重要资料，应当妥善保管，防止丢失和损坏。
六、人事档案管理存在的问题和对策1. 人事档案管理信息化水平不高：一些地方和单位仍然采用传统的手工管理方式，信息化水平低。
应当加快信息化建设，提升管理效率和便捷性。
人事档案的建立和保存
HR的六个模块是一个系统，而要很好的串联这个六个模块很大程度上取决于你的HR信息系统，而建立人力的信息系统的基础便是这些很多企业都做的不是很好的人事档案管理。
HR档案管理一下面我们一起进入分享时间：1.你们公司的人事档案，除了以下5项常规内容外，还包含哪些其它内容？A、员工简历B、面试评估表C、入职登记表D、劳动合同E、员工身份证复印件/ 照片人事档案我们主要是从流程性表单跟人事记录这两个方面进行划分并管理的。
其中绝大部分表单大家的公司都是有的，我重点强调表单跟记录里的利己内容，以方便大伙制定相应战术。
流程性表单：1）招聘a、用人计划;这个有的企业也叫做招聘申请表。
这是为企业中短期招聘的时候提供的招聘依据。
这里面重点强调招聘的需求分析。
我们都是责任下分,由部门提供招聘原因，人力去核实和数据分析。
这样的话，人力很容易打入到部门内部, 占据工作主动性，并且对公司有的交代。
b、应聘申请；这个需要注意的是信息真实性和背景调查的阐明并签字认同。
这个是为以后的万一留下伏笔.c、入职审批表;这个需要和注意的是不建议再弄个入职申请，你想想通入职申请会出现不批的情况吗？不同意入职的话招聘的时候就已经给否了。
还有就是转正后事项的事前约定信息要全。
比如试用期限、拟用岗位、约定级别等,这个才是要审批的内容。
2 ）在职a、转正申请；这里面需要注意的是将员工的工作情况进行真实的反馈，不要只是弄个总结性的话一写就完，尽量摆上些数据分析的东西。
我们都知道启动转正程序一般都是部门跟人力商讨好了的，申请的目的是给公司领导看看员工整体的素质如何，而领导一般也关注这个，你就弄个文字性的总结,是没有说服力的。
我们的信息就很全，工作事项、企业文化、综合素质、工作改进等等,这样呈报的东西他会觉得你人力对公司非常负责的。
b、转正审批；这个是有必要再弄个表的，一个是因为数据量大，另外一个是因为企业为员工支付的钱多了，重点提示下领导们。
这里需要注意的是人力需要对转正申请的东西进行数据汇总跟分析了，最后形成一个结论，此员工试用考核多少多少分，让领导们一目了然。
单位人事档案管理工作制度
单位人事档案管理工作制度单位人事档案管理工作制度一、目的为了对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。
维护人事档案材料完整，防止材料损坏，规范人事档案的管理，特制定本制度。
二、范围本制度适用于对公司人事档案的执行管理。
三、职责3.1人力资源部人事管理课负责人事档案的建立、归档、保存、定期检查核对、转递、保密、统计等工作。
3.2人事档案管理：集团公司人事管理课（宁波地区）负责本地区所有分公司、直属部门的人事档案管理工作。
外地分公司的员工人事档案管理由当地人事管理部门负责管理工作。
3.3集团公司人力资源部为本制度的归口部门，负责指导监督各部门、分公司的人事档案管理工作、负责本制度的编制及落实执行工作。
3.4集团公司企业委员会负责本制度的审议及授权主管人签核，总裁负责本制度的批准执行。
四、人事档案管理的内容4.1员工人事档案归档及管理：新员工入职时将《员工应聘申请表》及相关证件（毕业证书、身份证、各类技术认证证书）复印件提交人事管理课，人事管理课根据《员工应聘申请表》建立员工人事档案（内容包括：该员工的应聘、录用、劳动合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训等相关资料）并及时归档。
归档的流程为首先对新的员工人事档案材料进行鉴别，其次按新员工的所在部门以及职务、性别等进行分类并确定其归档的具体位置并且在目录上补登新员工人事档案材料的名称及有关内容，最后将新员工的人事档案材料归档。
4.1.1确立两级档案管理制度：一级员工人事档案为员工入司随转的人事档案材料。
二级档案为员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整情况、学历及职称变化情况、历年考核情况及员工基本情况复印件备查材料等。
4.1.2员工人事档案自员工到岗之日建立，每人一份，按部门、职务归类。
员工终止/解除劳动关系时，应将该员工人事档案的材料归入公司离职员工人事档案类。
4.1.3员工合法终止/解除劳动合同时，由各相关部门负责人在《员工离职通知单》上签字，确认无遗留问题；员工相关档案调入单位时，人力资源部核对档案材料，密封该员工人事档案，连同开具的《档案材料转移单》及其它有关材料，转至调入单位并归档。
干部人事档案管理的档案整理与保管方法
干部人事档案管理的档案整理与保管方法档案整理与保管是干部人事档案管理的重要环节，对于高效管理和合规运作至关重要。
本文将介绍干部人事档案管理中的档案整理与保管方法，包括档案整理的步骤、档案分类与归档原则，以及档案保管的措施与要点。
一、档案整理步骤档案整理是指对干部人事档案进行分类、筛选和整理的过程，确保档案的结构清晰、完整有序。
下面是干部人事档案整理的基本步骤：1. 档案梳理：对已存在的干部人事档案进行初步梳理，了解档案的内容和数量情况，清楚每份档案的分类属性。
2. 档案分类：根据干部人事档案的属性和内容，进行分类，可按照干部个人基本信息、工作履历、考核考评、奖惩记录等方面进行分类。
3. 档案筛选：对于档案中的冗余、失去参考价值或与重要信息无关的文件，进行筛选并予以销毁或归档移交其他相关部门。
4. 档案整理：根据文件的分类进行整理，确保文件的有序排列，并在文件上标注清晰的文件编号、日期等信息，便于检索和管理。
5. 档案装订：将整理好的档案按照一定的标准进行装订，使用专业的夹子或者活页文件夹进行装订，以便长期保存和使用。
二、档案分类与归档原则档案的分类和归档原则是档案管理的关键，它直接影响到后续的档案检索和利用效率。
下面是常用的档案分类与归档原则：1. 主题分类原则：按照干部人事档案的内容主题进行分类，例如按照干部的履历、考核、培训等方面进行分类。
2. 时期分类原则：按照时间顺序将档案进行分类，常见的有按照年度、季度或者月份进行分类。
3. 部门分类原则：按照相关部门或组织机构进行分类，便于后续的归口管理和管理责任的明确。
4. 职务分类原则：按照干部的职位或职务进行分类，例如按照干部的部门、职级等进行分类。
5. 档案编目原则：对档案进行编目，即为每个档案文件赋予唯一的标识和编号，使其易于识别和检索。
三、档案保管的措施与要点档案的保管是为了确保档案的安全性、完整性和可用性，下面是保管档案的措施与要点：1. 档案库环境：保持档案库的整洁、干燥、通风和定期除尘，防止环境污染对档案的侵蚀。
中组部人事档案管理规定模版
中组部人事档案管理规定模版一、前言人事档案是组织管理人力资源的重要工具，能够准确记录和反映组织中人员的基本情况、工作经历和成长发展等重要信息。
为了规范人事档案的管理，中组部制定了以下的人事档案管理规定模板。
二、档案建立及存储1. 档案登记（1）每个人员在入职时，应填写完整的人事登记表。
（2）登记表内容包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、身份证号码、婚姻状况、学历、毕业院校、专业、资格证书等基本信息。
（3）登记表应由相关部门或人事部门负责保存和管理，确保档案的完整性和安全性。
2. 档案存储（1）个人档案应存放在专门的档案室或安全的电子档案系统中。
（2）个人档案室应设有专门的防火、防盗设施，确保档案的安全性。
（3）档案室应定期进行防潮、防虫等工作，保证档案的保存环境。
三、档案管理流程1. 档案归档（1）新员工入职后，相关部门应按照规定程序将其档案归档。
（2）归档前应对档案文件进行整理和核对，确保信息的准确性。
（3）归档时应按照员工姓名或编号进行分类，便于查询和管理。
2. 档案借阅（1）员工需要借阅档案时，应填写借阅申请表。
（2）借阅申请表应包括借阅人姓名、借阅目的、借阅文件名称等内容。
（3）借阅期限一般不得超过15个工作日，如有特殊情况需要延长，应提前向负责人申请并注明原因。
3. 档案查阅（1）档案的查阅权限应由上级领导或人事部门授权给相关人员。
（2）查阅人员应填写档案查阅申请表，并注明查阅的目的和范围，严禁查阅与工作无关的内容。
（3）查阅期限一般不得超过5个工作日，如有特殊情况需要延长，应提前向负责人申请并注明原因。
四、档案保密1. 档案保密责任（1）所有涉及档案管理的人员都应严守档案保密责任。
（2）不得私自复制、修改或泄露档案中的任何信息。
2. 档案保密措施（1）档案室应设置门禁系统，确保只有授权人员才能进入。
（2）电子档案应设置密码保护，限制非授权人员的访问。
（3）档案管理人员应进行安全培训，提高他们的保密意识。
人事档案管理办法
人事档案管理办法
是指企业、组织或机构等单位制定和执行的用于管理员工档案的规章、制度或政策。
其主要目的是确保员工档案的安全、完整和可靠，以及促进人力资源管理的规范化和高效化。
一般情况下，人事档案管理办法包括以下内容：
1. 档案建立和归档：规定档案建立的程序和要求，包括员工入职时的登记、档案归档的时间和流程等。
2. 档案保存和保密：确定档案保存的期限和方式，以及档案的保密措施，包括限制访问权限、防止泄露和损毁等。
3. 档案查阅和使用：规定档案查阅和利用的条件和程序，包括需要申请和批准的权限、查阅的目的和方式等。
4. 档案变更和更新：规定档案变更和更新的条件和方式，包括员工职务变动、薪资调整、培训记录等信息的及时更新。
5. 档案处置和销毁：确定档案处置和销毁的条件和程序，包括员工离职或退休时的档案处理，以及档案销毁的程序和安全性要求。
6. 档案管理责任：明确档案管理的责任和义务，包括人事部门和各级管理人员的职责，以及违反规定的处罚措施等。
以上是一般情况下的人事档案管理办法的主要内容，具体的管理办法会根据不同单位的内部需要和法律法规进行调整和完善。
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人事档案管理规定
人事档案管理规定人事档案是指用于记录、保存、管理和利用人事信息的一类文件和资料，对于企事业单位而言，健全有效的人事档案管理规定至关重要。
本文将从档案的建立、保存和利用等方面，详细介绍人事档案管理的相关规定。
一、档案建立为确保人事档案的准确性和完整性，企事业单位应根据相关法律法规和规章制度，建立完备的人事档案管理制度。
具体档案建立的规定如下：1. 个人信息登记：每位员工在入职时，应先进行个人信息登记，包括姓名、性别、年龄、出生日期、籍贯、联系方式等基本信息。
2. 体检档案：根据规定，员工入职前应进行全面体检，将体检报告和健康证明等相关资料归入档案。
3. 教育及培训档案：记录员工的学历、专业、培训经历等教育背景信息，以及参加内外部培训的相关证明和成绩。
4. 工作经历档案：记录员工的工作经历、职务变动、任职资格等相关信息，以及离职证明和工作表现评价。
5. 奖惩档案：记录员工的奖励和惩罚情况，包括获得荣誉证书、职称晋升、纪律处分等。
二、档案保存档案的保存要求是确保档案的安全性和可检索性，为了实现这一目标，人事档案的保存应遵循以下规定：1. 档案保管人：明确人事档案的保管责任人，该人员应具备相关专业知识，保证档案的安全和保密。
2. 档案载体：人事档案可以采用纸质、电子或混合载体保存，纸质档案应存放在防潮、防火、防虫等设施齐全的档案室。
3. 档案编目：对人事档案进行分类编目，确保档案的顺利归档和检索。
4. 档案存期：人事档案的保存期限应根据相关法律法规进行规定，到期后应及时进行档案的销毁或转移。
三、档案利用人事档案的利用是指依法使用档案信息，为企事业单位的管理和决策提供参考依据。
具体档案利用的规定如下：1. 审核调阅：人事档案的调阅应由有关部门和人事管理岗位负责，确保信息的安全和准确。
2. 档案证明：员工在申请转岗、离职、晋升等时，单位应根据相关规定，出具相应的档案证明以供参考。
3. 档案利用范围：人事档案的利用范围应限定在企事业单位的管理和决策范围内，未经授权不得将档案信息外泄或用于其他用途。
人事档案管理规定
人事档案管理规定
人事档案管理规定
一、概述
人事档案管理是企业人力资源管理的重要组成部分，旨在规范员工档案的建立、保存、查询和使用，确保人事档案的完整性、准确性和安全性。
二、档案建立
1. 档案建立应在员工入职时进行，包括个人基本信息、合同信息、培训记录等
内容。
2. 档案建立需经过员工本人同意，并确保信息的真实性和准确性。
3. 档案建立应按照相关法律法规和公司规定的标准进行，确保档案的完整性和
规范性。
三、档案保存
1. 档案应妥善保存，确保档案的安全性和保密性。
2. 档案应按照一定的分类和归档方式进行保存，便于查询和使用。
3. 档案保存时间应根据法律法规和公司规定进行确定，过期档案应及时销毁或
转移至档案库。
四、档案查询和使用
1. 档案查询应经过授权，并按照权限进行操作，确保档案的安全性和隐私保护。
2. 档案使用应遵循合法、合规的原则，不得用于违法违规行为。
3. 档案查询和使用记录应进行记录和审计，以便追溯和监督。
五、档案移交和销毁
1. 档案移交应经过授权和记录，确保档案的完整性和准确性。
2. 档案销毁应按照相关法律法规和公司规定进行，确保档案的安全销毁和隐私保护。
六、违规处理
对于未按照规定进行人事档案管理的行为，将依据公司相关规定进行相应的违规处理，包括但不限于警告、记过、降级、解雇等。
七、附则
本规定适用于公司所有员工的人事档案管理，如有特殊情况需进行调整或补充的，应经过相关部门的审批和备案。
以上为人事档案管理规定，旨在确保人事档案的规范管理和安全使用，促进企业人力资源管理的科学化和规范化。
人事档案管理办法(精选10篇)
人事档案管理办法人事档案是组织机构对员工个人情况、工作业绩、奖惩记录、学历职称等主要情况的记录，是对员工的身份、资格、素质信息的重要记录。
有效管理人事档案不仅有利于发现和挖掘员工潜力，提高员工的工作积极性和创造力，还可以为企业提供重要的管理参考。
在实际工作中，如何正确、有效地管理人事档案，制定一套可靠、规范成熟的人事档案管理办法，可以加强组织的管理，提高组织的效率和竞争力。
针对此，本文从以下五个方面介绍人事档案管理办法。
1.建立健全的档案管理制度建立一套较为完整的档案管理制度，制度应包括：档案的建立、更新、存储、查阅、鉴定、保密等方面的规定，并要严格按照制度执行，保证档案管理的科学性、合法性和规范性。
2.严格控制档案的真实性和完整性在档案建立时要重视证明材料的齐全性和真实性，并应组织人事、保卫、财务、审计等部门对档案资料进行核对、审核和审计，以确保档案中的资料完整、准确和真实。
档案的更新应及时跟进，相关的证明材料应做到原件复印，评定时还原。
3.明确档案的时效性和安全性人事档案应根据国家和企业的有关规定进行归档和时限审查。
同时，人事档案的保密等级的划分应依照国家和企业有关文件的规定，合理控制档案安全。
如发现人事档案中存在错误或者泄密等情况，应及时予以纠正和排除。
4.建立档案信息化管理体系采用现代化手段，通过互联网、计算机和专用软件，建立起全面、科学、规范、高效的档案管理信息平台，以实现对档案的快速查询、简洁明了的呈现、安全可靠保存等一系列信息化操作，提高档案管理的精度和效率，为组织决策提供及时的数据支撑。
5.加强档案管理的培训和监督加强人事档案管理的宣传和培训，向全体管理人员普及档案管理的重要性和方法，提高全员的档案管理意识和素养。
同时，建立起严格的档案管理监督机制，如定期进行档案复核和文书审计，对档案管理不规范或出现问题的个人和部门，应根据情况进行纠正和追责。
综上所述，人事档案管理办法的实施可以帮助企业管理人员更好地了解公司员工的情况和发展动态，为人力资源管理提供有力支持，尤其是在招聘、评估、晋升、奖惩等关键环节中，都会发挥非常重要的作用。
人事档案管理暂行规定(4篇)
人事档案管理暂行规定第一条为规范企业及组织的人事档案管理工作，保障员工的合法权益，加强人事信息的管理与利用，根据《中华人民共和国档案法》和相关法律法规，制定本规定。
第二条人事档案是指用于记录、管理和保存与人事活动相关的各种信息和资料的载体。
人事档案包括个人基本信息、工作经历、职称评定、奖惩记录、培训记录、考核评价以及其他相关信息。
第三条各企事业单位、社会团体、人力资源服务机构等招聘、录用应届毕业生和外聘人员应按照相关规定建立和管理人事档案，并不断完善。
第四条人事档案的管理应遵循以下原则：（一）保存原则。
人事档案应按照法定期限保存，确保档案的完整性和可查找性。
（二）保密原则。
人事档案应严格保密，未经本人同意，不得向他人提供或泄露。
（三）规范原则。
人事档案应按照规范的标准和流程建立、管理和利用，提高信息的有效性和准确性。
第五条人事档案的建立应包括以下内容：（一）个人基本信息，包括姓名、性别、身份证号码、出生日期、籍贯、民族等。
（二）工作经历，包括入职日期、离职日期、岗位职责等。
（三）教育背景，包括学历、学位、所学专业等。
（四）职称评定，包括职称名称、评定时间、评定等级等。
（五）奖惩记录，包括获奖情况、违纪违法行为等。
（六）培训记录，包括培训机构、培训课程、培训时间等。
（七）考核评价，包括年度考核、绩效评价等。
（八）其他相关信息。
第六条人事档案的管理责任人应当做好以下工作：（一）建档工作。
负责对新员工进行档案建立和登记。
（二）维护工作。
负责人事档案的日常维护和整理工作，确保档案的有序和完整。
（三）利用工作。
负责根据需要提供档案资料，确保信息的及时、准确提供。
（四）保存工作。
负责对已离职员工档案的妥善保存工作，确保档案的安全和完整。
第七条人事档案的利用原则如下：（一）用于员工管理。
用于员工的考核评价、晋升、奖惩等决策。
（二）用于法律诉讼。
用于解决劳动纠纷、法律争议等。
（三）用于人才培养。
用于员工的培训、职称评定等。
企业人事档案如何建立
企业人事档案如何建立人事档案是企业人事管理活动中形成的，以个人为单位组合起来，以备考察的文字材料。
以下是小编为你整理的企业人事档案如何建立，希望能帮到你。
人事档案是企业人事管理活动中形成的，以个人为单位组合起来，以备考察的文字材料。
人事档案是企业员工信息的重要载体，历史、全面、真实地记载和反映着员工个人经历、能力和德才的综合表现。
人事档案包括员工的经历、家庭情况、社会关系、成长历史，员工在工作调动、职务提升、思想品德、业务才能所作的鉴定和评价材料;学历和评聘专业技术职务材料;政治历史情况的审查材料;参加中国共-产-党、共青团及民-主党派的材料;各种奖励、处分材料;录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退(离)休、退职材料(包括工人的招用、劳动合同、调动、复员退伍、保险福利待遇等材料)等十多项内容。
就企业而言，准确、齐全、完整的员工人事档案管理管理工作人事档案是全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据。
是促进人才合理流动、合理配置和合理使用，保证人才队伍素质的重要措施，特别是对专业技术人员职称晋升、干部选拔方面有着重要的意义。
就人力资源部门而言，认真审阅接收、收集整理员工人事档案管理就能为企业决策者提供准确、齐全、完整情况，为合理配置人力资源提供有力依据。
就企业员工个人而言，档案反映的是人生的历程。
是记载人生轨迹的重要依据。
它真实记录着每个人在学习、工作中的成就及过失。
是评价一个人供最基本、最权威的证明材料，，具有法律效用，实行养老保险社会统筹之后，参加养老保险统筹还须通过人事档案管理中记载的工龄来确认，因此，人事档案管理在现阶段和今后一个相当长的时期，无论对单位和个人都有不可替代的作用。
目前企业人事档案管理工作，还存在不少问题，主要表现在: 随着市场经济的发展，工作中心的转移，组织人事政审工作相对减少，原来计划经济用人单位招人时遵循的是“先审阅人事档案管理后决定是否接收”的思维定式和工作套路，在人才流动频繁的今天被逐渐打破，许多单位用人不再审档，认为人事档案“没什么用了”、“作用低了”，特别是私营民营企业等没有人事主管权的非公有制单位，怀着一种要不要人事档案管理无所谓的态度，根本就没有设立档案管理部门。
监督指导干部人事档案工作方案
监督指导干部人事档案工作方案一、背景和目标为加强对监督指导干部人事档案的管理和监督，提高档案工作的规范性和科学性，制定本工作方案。
二、工作内容和要求（一）人事档案的建立1. 按照相关规定，做好监督指导干部的人事档案登记工作。
2. 确保对每一位监督指导干部建立个人档案，包括基本信息、任职经历、考核评价、发展情况等内容。
3. 严格遵守保密法律法规，对个人档案进行保密处理。
（二）人事档案的整理和归档1. 定期对监督指导干部人事档案进行整理和归档，确保档案的完整性和准确性。
2. 设立专人负责档案管理工作，确保档案存放的安全和防火防灾措施的执行。
3. 制定档案整理的流程和规范，确保档案整理的工作效率和质量。
（三）档案的借阅和使用1. 严格遵守档案借阅和使用的规定，确保合法合规。
2. 借阅档案需提前申请并经上级审批，借阅时限不得超过规定期限。
3. 档案借阅后要及时归还，并做好记录和登记工作。
（四）档案的保管和保存1. 对人事档案的保管和保存要做到防火、防摔、防褪色和防损毁。
2. 定期进行档案的环境检查和消毒工作，确保档案的安全和干净。
3. 制定档案保存的年限和处理办法，按照规定时间及时处理到期的档案。
三、工作措施和时间安排1. 配置专人负责档案工作，制定详细的工作计划。
2. 完成人事档案的建立和整理工作，确保在规定时间内完成。
3. 加强档案保管和保存工作，定期进行检查和消毒。
四、评估和总结1. 对档案工作进行定期评估和总结，发现问题及时改进。
2. 建立档案工作的长效机制，持续改进档案管理和监督工作。
五、工作责任1. 各相关部门要按照本方案的要求，积极配合并落实工作任务。
2. 档案管理员要严格履行职责，确保档案工作的规范运行。
六、其他事项1. 配置必要的档案管理软件，提高档案管理的信息化水平。
2. 不得擅自更改和篡改档案内容，一经发现将追究责任。
七、附则本方案由□□□□单位盖章后生效，并定期进行评估和更新。
干部人事档案管理制度
干部人事档案管理制度是为了规范干部人事档案的建立、保存、利用和保密工作，保障干部人事档案的真实、完整和安全。
下面简要介绍干部人事档案管理制度。
一、总则1. 目的和任务：干部人事档案管理制度的目的是保证干部人事档案的真实性和完整性，为干部选拔任用提供准确的信息，对干部进行科学的评估和培养，为党和国家决策提供依据。
2. 适用范围：干部人事档案管理制度适用于各级党委、政府、企事业单位和社会团体的干部人事档案管理工作。
二、档案建立和登记1. 档案建立：干部人事档案应按照有关规定和程序建立，包括个人基本情况、学习、工作和奖惩等方面的材料。
2. 档案登记：建立人事档案后，应及时进行档案登记，包括档案编号、姓名、性别、出生年月日等基本信息。
三、档案保存和利用1. 档案保存：干部人事档案应按规定保存时间，根据档案的重要性和保密性进行分类保存，确保档案的安全性和完整性。
2. 档案利用：档案管理部门根据工作需要，可以向相关单位提供档案信息，但必须严格保护档案的安全和保密。
四、档案管理权限和责任1. 档案管理权限：各级党委、政府和相关单位应明确档案管理的权限和责任，建立相应的管理机构和人员，制定具体的管理办法。
2. 档案管理责任：对于档案管理人员，应具备相应的专业素质，严格按照规定进行档案管理，并对档案的安全和完整负有责任。
五、档案保密1. 档案保密范围：干部人事档案应按照国家有关法律法规和规定，严格保密，不得泄露档案信息。
2. 档案保密措施：建立档案保密制度，加强对档案信息的保护和管理，包括物理安全、技术安全和管理安全等方面的措施。
六、档案检查和整理1. 档案检查：定期对干部人事档案进行检查，查明档案的完整性和准确性，并及时纠正不合规的问题。
2. 档案整理：档案管理部门应按照规定的程序和要求对档案进行整理和归档，确保档案的规范化和便于利用。
七、档案电子化1. 档案数字化：随着信息化的发展，对干部人事档案的管理也逐渐向数字化、电子化方向发展，提高档案管理效率和便利性。
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记录不一定要多，但是防范用工风险的一定要全。
有时候你很努力的跟各部门搞好关系，可总是有那么个别部门给你捣乱不听话。
那你就可以适当的弄些记录来抓一下他的把柄。
平时我可以不搭理你，但是看你来劲了就警告一下。
有时候太软了，部门就不听话了，软硬兼施才好。
记录永远都是数据分析的基础，只有记录的存在我们才可以做出相应的人力规划。
你愁人力规划吗？那就做好记录吧。
2、建立这些人事档案的作用和意义是什么？
对企业：档案很多时候是一个企业的历史积淀，也是一个企业的文化底蕴，没有档案积累的企业是很难做到厚积薄发的。
而人事档案作为档案的重要组成部分，他指明了企业的用工理念跟用工方向，为企业的阶段性战略规划提供了大量的数据分析。
对人力：人事档案的妥善管理不仅可以帮助人力部门日常的工作，还可以对上为公司战略做出辅助和支持，对下可以改善员工的工作环境，引导员工的节奏与企业一致，丰富企业文化，凝聚企业向心力。
人力功绩彰显，虽然一切不都是你干的，但是一切会围着你转。
总结：人事档案纷杂烦乱，梳理梳理，分析分析，那里面的好处多着。
没做好的，纳入下月计划吧，顺便弄下人力信息建设。
一切数据说话，以理服人。
1、你们公司的人事档案管理包含以下哪些工作项目？（可多选）
A、保管
B、借阅
C、电子档案的建立和录入
D、电子档案阅读授权管理
E、销毁
F、其它（请补充说明）
我公司人事档案管理包含A、B、C、D、E、F几项，具体如下：
2、管理档案的操作规范和具体措施是怎样的？
A、档案保管：我们对每个员工的档案进行分类，按部门、入职日期、工号、工作区域进行分类，方便查找，我们的档案由薪酬专员来保管，在办理好员工入职手续后，统一由薪酬专员保管，存放在专门的文件柜，因为档涉及到薪资保密。
B、借阅：我公司规定了严格的人事档案借阅制度，员工本人只可借阅自己的档案，部门最高领导可借阅、查看本部门人员档案，人力资源部最高领导可借阅全公司人员档案外，人力资源部其他成员只能根据工作涉及的内容借阅员工一部分档案，保护员工的个人隐私。
C、电子档案的建立和录入：新员工入职后收集齐公司规定的相关资料，由招聘专员负责录入公司ERP系统，所录入资料必须确保完整性和正确性，录入的资料包括：员工基本资料、工作经历、培训经历、职位异动（调岗、升职、降职、调薪）、绩效考核、性格测试等。
D、电子档案阅读权管理：和档案借阅类似，我们详细规定了查阅员工档案的权利，因有ERP系统，这方面操作起来比较方便，对于薪资方面的权限，只有直接部门领导、人力资源部领导、薪酬专员及财务相关工作人员能查阅，修改权限仅限薪酬专员属有。
E、销毁：员工离职后，纸存员工基本资料、劳动合同、竞业禁止协议等最少保留三年，对于一些重要的档案会存放得更久些，电子资料我们是一直保留的，以方便资料统计及查询。
F、档案保存的注意事项：
方便查找：档案的存放一定要便于查找，按编号、部门、工作区域、日期等分门别类的存放；电子档案要录入关键词和主题词，方便快速查找。
防水防虫防潮：现在大多数公司开始推行无纸化办公，对纸质档案的保管就忽视
了，纸质档案记录是规避劳资纠纷的最大证据，一定要保管好，档案存放地要注意保持通风、干燥、防虫，尤其要注意防虫，书中自有黄金屋，书中也自有蛀虫呀，万一重要文件被虫子蛀掉，那就太得不偿失了。
保密：人事档案是员工的个人隐私，人力资源部或档案部门应该实行严格的借阅手续和保密制度，防止个人资料及隐私外泄。
要合理规避人事档案的风险，我个人认为要从档案的真实性、完整性、及时性、安全性和实际操作的完备性等五个方面去着手考虑。
详细如下：
1、真实性
员工档案真实性是其第一要素，如果连真实性都难于掌控和把握，做再多的安全保障措施、再及时完备的管理，那都是图劳无功的！没有意义，反而浪费时间和精力。
因此，确保员工档案记录的真实性是风险防控的第一关，也是最重要的一关。
没有员工本人签名的资料入档，确切来说是一个无效的档案资料，一旦发生争议或纠纷，不足于作为有效证据。
员工档案的许多资料都要员工本人提供、填写或签名，因此，建档时核查资料、确保填写规范和保证有员工本人签名等就显得尤为重要。
如入职时的身份核实、学历验证、背景调查等；入职登记表的填写规范、劳动合同由HR在场监督指导员工本人签订等；员工对各项规章制度的培训记录签名等；有员工签名的薪资核定表、检讨书、奖惩记录、考核目标确认书、绩效面谈表、考核统计数据、年薪考核方案等；确保涉及员工入职/在职/离职等各方面的文件资料都是真实并经员工签名确认过的。
另外，为了核查真实性把关工作是否做到位，我相信很多企业都会有HR负责人最终把关审核签字这一关，只有经HR负责人审核签字确认的资料才可入档，作为员工档案的组成部分。
我
们也不例外。
（如果还没有做这一关，那就赶紧补上吧，任由小文员一个人按制度流程及规范来操作，不加审核，还是会有风险的啊！）
2、完整性
这个不用多说，该有一定要有，不能缺胳膊少腿的，否则就不行，风险随时可能发生！做HR最苦恼的是莫过于所有其他员工都在规章制度里签名了，但唯独有一个员工没签，而他却正好严重违纪了；或者说所有其他员工都买保险了，唯独有一个员工没买，而他正好出工伤事故了……碰到这种情况，你肠子悔断都没用，要怪只能怪自己平时没检查和注意好员工档案内容和记录的完整性。
多留个心眼，多仔细对几遍，多审核，不完整限时补齐（如我们是要求一周内补齐）等终究是有益无害的。
3、及时性
及时性无非就是该更新的、该续签的、该补齐的都要及时提前完成，尤其是不能超过法定期限，否则就存在法律风险。
如我们公司规定，员工基本信息（身份证、住址、联系电话、紧急联络人）有变更的，应第一时间（变更后一周内）书面告知HR部门，不告知视是默认没变更，排除企业不利风险同时，档案管理人员要及时给予更新。
做好及时性最好的办法莫过于在EHR系统中设置工作事项提醒或建立EXCEL表格对到期时间进行标红提醒，并定期提前查看，以备及时行动。
4、安全性
安全性主要是注意档案的防潮、防虫、防盗、防泄露，专人专室专柜（铁柜）保管很较好地做到这一点。
为了进一步防范和监控，我们还在档案室内容安装了高清摄像头，整个档案室可以通过高清摄像后台一览无余，没有死角。
《档案借
阅登记表》配上监控录像，要做手脚很难，我们那小美女借她个胆她也不敢乱来，呵呵。
另外，我们公司的员工档案一旦建立，就不会轻易让员工获得或带走，那怕是一张无关紧要的纸，只要是员工档案里头的，都不允许任何人带出档案室。
电子档案只准按权限查看，不能复制、下载或打印等。
5、操作的完备性
这个说简单点，就是你对员工档案所做的每一项动作是否有操作规范和流程？是否有登记表可追溯和备查？就像对待公司财务报表和公章一样，去认真慎重地对待档案建立和管理的各个环节，就问题不大。
如《借阅登记表》等。
另外，为了震慑和惩罚档案管理的违纪行为，在规章制度中最好写明如“提供虚假信息和个人经历，操作中延误或不及时办理、外泄档案信息给公司造成重大损失或负面影响者，按严重违纪论处，给予无偿辞退”等字样的处罚规定，以此来约束员工和档案管理员的操作行为。