企业怎样建立人事档案

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企业怎样建立人事档案

企业怎样建立人事档案企业怎样建立人事档案1.目的第一，建立人事档案利用制度是为了高效、有序地利用档案材料。

档案在利用过程中，应遵循一定的程度和手续，这是保证档案管理秩序的重要手段。

第二，建立人事档案利用制度也是为了给档案管理活动提供规章依据。

工作人员必须按照这些制度行事，这是对工作人员的基本要求。

2.人事档案利用的方式(1)设立阅览室以供利用查阅。

阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方，以便调卷和管理。

这种方式具有许多优点，如便于查阅指导，便于监督，利于防止泄密和丢失等。

这是人事档案利用的主要方式。

(2)借出使用。

借出库房须满足一定的条件，比如:本机关领导需要查阅人事档案;公安、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案等。

借出的时间不宜过长，到期未还者应及时催还。

(3)出具证明材料。

这也是人事档案部门的功能之一。

出具的证明材料可以是人事档案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料，也可以是人事档案材料的复制件。

要求出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等。

3.人事档案利用的手续在通过以上方式利用人事档案时，必须符合一定的手续。

这是维护人事档案完整安全的重要保证。

(1)查阅手续。

正规的查阅手续包括以下内容:首先，由申请查阅者写出查档报告，在报告中写明查阅的对象，目的，理由，查阅人的概况等情况;其次，查阅单位(部门)盖章。

负责人签字;最后，由人事档案部门审核批准。

人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准。

(2)外借手续。

借档单位(部门)写出借档报告，内容与查档报告相似。

借档单位(部门)盖章，负责人签字。

人事档案部门对其进行审核、批准。

进行借档登记。

把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚，并由借档人员签字。

归还时，及时在外借登记上注销。

(3)出具证明材料的手续:单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续:首先，由有关单位(部门)开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖公章;其次，人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料;最后，证明材料由人事档案部门有关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。

人事档案的建立与管理 -回复

人事档案的建立与管理-回复人事档案的建立与管理是企业人力资源管理的重要环节，对于企业的日常运营和发展起着至关重要的作用。

本文将从人事档案的建立、档案管理的流程和档案管理的重要性三个方面进行一步一步的回答。

一、人事档案的建立人事档案作为企业对员工的全面记录，包括了员工的个人信息、工作经历、薪资福利、考核评价等各项重要信息。

建立人事档案需要以下步骤：1. 收集员工信息：企业应向新员工发放员工入职表，并要求员工填写个人基本信息、教育背景、工作经历等。

在此基础上，还需收集员工的id复印件、学历证明、离职证明等相关证件。

2. 组织文件归档：收集到的员工信息和证件应进行归档整理。

可以按照员工姓名或者员工工号来分类建档。

3. 制定档案编号：为每个员工的档案提供唯一的编号，方便日后查找和管理。

4. 录入信息：将员工的个人信息和相关证件信息录入电子档案管理系统中，实现全面电子化管理。

二、档案管理的流程人事档案管理需要科学的流程和操作规范，主要包括档案的存储、检索、借阅和销毁。

1. 存储：人事档案应妥善存放在安全、防火、防潮的地方。

可以建立专门的档案室，采用合适的存储设备，如档案柜、密集架等。

同时，在存储过程中，还应注意档案的密封和保管，避免遭到破坏或丢失。

2. 检索：建立档案目录和索引，确保档案检索的准确性和高效性。

通过档案编号、员工姓名等查询档案，提供及时准确的信息。

3. 借阅：档案借阅需要严格的审批流程和记录，以防止信息泄露和不当使用。

借阅人需要填写借阅申请并经相关负责人批准后方可借阅档案，并在规定时间内归还。

同时，要建立借阅档案的日志和出库记录，以便跟踪档案使用情况。

4. 销毁：根据法律法规和公司的规定，根据档案保管期限，对于不需要保留的档案可以进行销毁处理。

在销毁前应进行彻底审查，确保档案已经过期或者不再具有使用价值。

同时，要在销毁过程中保护档案的秘密性，避免档案被不当使用。

三、档案管理的重要性档案管理对于企业具有重要的意义，并直接关系到企业的日常运营和发展。

公司人事档案规章制度

公司人事档案规章制度第一章总则第一条为规范公司的人事档案管理，保障员工的合法权益，提高公司的管理效率，特制订本规章制度。

第二条公司的人事档案管理遵循法律法规和公司的内部规定，坚持公开、公正、公平的原则，依法保护员工的个人隐私信息。

第三条本规章制度适用于公司所有员工的人事档案管理工作，包括档案建立、档案保管、档案利用等方面。

第四条公司人事部门为公司各部门的人事档案管理负责，各部门负责人配合人事部门按照规定执行人事档案管理工作。

第二章人事档案的建立和归档第五条员工入职时，公司应当立即为其建立个人人事档案，包括个人基本信息、劳动合同、学历证书、职称证书、岗位变动等相关资料。

第六条员工的档案应当及时更新，特别是在员工发生变动时，如晋升、转岗、离职等，应当及时记录和归档相应资料。

第七条公司应当定期对员工的档案进行归档整理，确保档案的完整性和安全性，建立档案借阅和查阅制度。

第三章人事档案的保管和利用第八条公司应当建立完善的人事档案保管制度，确保档案的安全性和保密性，严格限制档案的查阅范围。

第九条员工可以随时申请查阅自己的档案，在查阅过程中应当遵守规定的程序和注意事项。

第十条公司可以根据需要利用员工的档案信息，但必须经过员工本人的同意，且不得违背法律法规或损害员工的合法权益。

第四章人事档案的移交和销毁第十一条员工离职时，公司应当及时办理人事档案的移交手续，确保档案的完整性和准确性。

第十二条公司应当依法定期对档案进行清理和销毁，不得滞留无效资料或泄漏员工的隐私信息。

第五章人事档案的监督和检查第十三条公司应当定期对人事档案管理工作进行监督和检查，发现问题及时整改，确保规章制度的执行和档案管理的规范性。

第六章附则第十四条公司人事档案规章制度的解释权归公司人事部门所有，如有修改或补充，需经公司领导审批后方可实施。

第十五条本规章制度自发布之日起生效，具体细则由公司人事部门制定并与相关部门通知执行。

以上为公司人事档案规章制度的主要内容，希望全体员工严格遵守执行，共同维护公司的正常运作和员工的合法权益。

建立健全的人事档案管理制度

建立健全的人事档案管理制度在现代企业管理中，建立健全的人事档案管理制度对于企业的发展至关重要。

人事档案是记录员工个人基本信息、工作经历、培训记录等重要资料的载体，是企业管理的重要组成部分。

一个完善的人事档案管理制度能够提高企业信息管理的效率与准确性，保障员工权益，促进企业的长期稳定发展。

一、人事档案的分类与建立为了将人事档案管理制度建立得更加规范和集中，可以按照员工个人信息、工作经历、培训记录等方面进行分类。

首先，个人信息包括员工的姓名、性别、年龄、学历、籍贯等基本信息，按照时间顺序建立档案，每份档案都应有唯一的编号，以便于日后查询。

其次，工作经历档案应记录每位员工的入职时间、职位调整、离职时间等重要变动，用以追踪员工的职业发展轨迹。

最后，培训记录的档案用于记录员工参加的各类培训、学习的成果与收获，以便于后续培训计划的制定和评估。

二、人事档案的收集与整理为了保证人事档案的准确性和完整性，企业应制定相应的收集和整理方法。

首先，企业可以要求员工在入职时填写详细的个人信息表，并提供相关证明材料，如身份证、毕业证等。

其次，在员工完成每项工作任务后，应及时更新工作经历档案，包括职位变动、晋升、奖惩等信息。

最后，在员工参加培训时，应要求提交培训证明材料，并对培训的内容和成果进行归档记录。

三、人事档案的保密与安全性人事档案包含员工的敏感信息，因此在建立人事档案管理制度时，保密和安全性是必须考虑的重要因素。

首先，企业应制定相关保密制度，明确档案只能由特定人员进行查阅和使用，并对查阅行为进行严格的记录和管理。

为了避免档案的丢失或损坏，企业应采用防火、防水和防盗措施，确保档案的完整性和安全性。

同时，应定期对档案进行备份，以防止数据丢失或误操作导致的问题。

四、人事档案的利用与管理建立健全的人事档案管理制度是为了更好地服务于企业的管理需求。

首先，档案可以为企业提供重要的数据支持，如人员组织结构、员工素质等，为决策提供依据。

建立员工档案的方法与要求

建立员工档案的方法与要求随着企业的发展壮大，员工档案的管理变得越来越重要。

建立完善的员工档案可以帮助企业更好地管理员工信息，提高工作效率，确保员工权益，同时也是企业合规运营的基础。

本文将介绍建立员工档案的方法与要求。

一、建立员工档案的方法1.收集员工信息建立员工档案的第一步是收集员工的基本信息。

包括但不限于姓名、性别、出生日期、身份证号码、联系方式、家庭住址等。

此外，还需要收集员工的教育背景、工作经历、职称等相关信息。

可以通过面试、入职登记表、员工自行填写等方式收集员工信息。

2.建立电子档案建立电子档案是现代企业管理的常规做法。

可以使用电子文档管理系统或人力资源管理系统（HRMS）来建立员工档案。

电子档案可以更好地保存和管理员工信息，提高信息的安全性和可访问性。

3.保护员工隐私在建立员工档案的过程中，企业需要严格遵守相关法律法规，保护员工的隐私权。

员工的个人信息应该严格保密，只有授权人员才能访问。

同时，企业应制定相关的保密制度和安全措施，确保员工信息不被泄露。

4.定期更新档案员工档案是动态的，需要定期更新。

企业应建立档案更新机制，及时更新员工的个人信息、工作经历、职称等。

特别是员工离职或调动时，需要及时更新档案，确保档案的准确性和完整性。

二、建立员工档案的要求1.准确性建立员工档案的首要要求是准确性。

员工的个人信息、工作经历、职称等必须真实、准确地记录在档案中。

任何虚假信息都会对企业造成不良影响，甚至可能引发法律纠纷。

2.完整性员工档案应该是完整的，包括员工的基本信息、教育背景、工作经历、职称等。

档案中的每一项信息都应该有相应的证明材料，以确保档案的完整性。

3.保密性员工档案涉及到员工的个人隐私，企业应该严格保密。

只有授权人员才能访问员工档案，未经授权不得随意查阅或泄露员工信息。

企业应建立相应的保密制度和安全措施，确保员工档案的安全性。

4.便捷性建立员工档案的目的是为了方便管理和使用。

档案应该被妥善保存，易于查阅和使用。

人事档案实施方案

人事档案实施方案本方案旨在规范企业人事档案管理，确保档案资料真实、完整、准确、安全，为企业科学决策、提高管理水平提供可靠数据支持。

二、适用范围本方案适用于企业所有员工的人事档案管理。

三、实施步骤1.建立人事档案管理制度企业应建立完善的人事档案管理制度，明确档案管理的流程、责任人和工作要求，包括档案存储、归档、借阅、销毁等方面的内容。

2.建立人事档案管理系统企业应建立电子化的人事档案管理系统，实现人事档案数据的集中管理、快速检索和安全存储，同时应建立相应的数据备份和恢复机制，确保数据的安全可靠。

3.建立档案管理责任制企业应明确人事档案管理的责任人和具体职责，明确档案管理的工作流程和操作规范，做到各个环节责任落实到位，确保人事档案的安全和完整性。

4.加强档案保密管理企业应建立完善的人事档案保密制度，严格控制档案信息的访问权限，采取有效措施防止档案信息泄露，确保企业重要信息的安全。

5.加强档案质量管理企业应定期对人事档案进行质量检查，确保档案资料的真实、准确和完整性，及时发现和纠正存在的问题。

四、实施效果1.提高企业管理水平规范的人事档案管理，为企业决策提供了有力的数据支持，提高了企业管理水平和决策效率。

2.保障企业信息安全加强档案保密管理，有效防止了企业重要信息的泄露和外泄，保障了企业信息的安全。

3.提高档案利用效率建立电子化的人事档案管理系统，实现了档案数据的快速检索和整合利用，提高了档案利用效率。

五、总结人事档案管理是企业管理的重要组成部分，规范的档案管理对于企业发展具有重要的意义。

本方案的实施应建立相应的监督和检查机制，确保方案的有效性和实施效果。

人事档案建档流程

人事档案建档流程人事档案建档是企业日常人事管理工作的一个重要环节，它需要严格按照流程规范操作，以保障企业信息的安全性和准确性。

本文将介绍人事档案建档的流程。

一、前期准备工作1.确定建档人员：企业人事档案建档需要有专人负责，这个人可以是企业的人事专员或是管理员。

建档人员需要了解建档的相关知识，有一定的备案处理经验和规范意识。

2.确定建档资料：建档人员需要在制定建档流程前，先确定需要建档的人员资料，将需要留存的信息列出清单，包括个人基本信息、照片、学历证书、工作履历、劳动合同等。

3.确定档案存放位置：档案存放位置需要选择一个安全、干燥、通风、防火、防潮、防盗的地方，例如专门的人事部门或人事管理室。

同时要规范企业内部档案管理制度，制定档案归还、维护等各项规定。

二、建档流程1.收集资料：企业需要对新员工进行资料收集，包括个人基本信息、学历证书、籍贯、身份证明、离职手续、劳动合同等，资料收集完成后由建档人员进行核查和整理，放入工作台存储盒子内，统一编号。

2.建档：收集完毕的员工资料将根据企业规定进行建档，建档人员先核对资料的完整性和准确性，确认无误后将材料按照档案编号依次装订好，归档。

3.档案保管：建档完成后，建档人员需要在电子人事系统中输入相应信息，并将建档信息通过电子邮件或内部通知的方式通知有关人员，保管好归档的员工资料，按照规范进行定期维护和更新。

4.档案使用：企业人事档案建档的资料是为内部员工服务的，相关人员需要提前预约使用档案，准备好资料，按照公司规定填写申请表，由上级领导或人事管理人员批准后进行查阅，未经批准的人员不得查阅或取走档案。

5.档案更新：员工信息随时间的推移，会发生变动，例如调入其他部门、职位变动、升职等，建档人员需要及时更新档案，确保档案信息的准确性和及时性。

三、归还、销毁1.归还：员工离职时，企业需要进行资料归还，归还人员宜提前向离职员工进行沟通。

离职员工本人需前往人事部门进行归还，企业需要进行档案的核查、归还有关材料，带归档人员进行档案交接确认。

单位人事档案怎么做

单位人事档案怎么做在一个单位里，人事档案是非常重要的一部分，它记录了每个员工的基本信息、工作经历以及其他相关的文档资料。

正确管理和维护好人事档案对于单位的发展和员工的个人发展都至关重要。

那么，单位人事档案应该如何制作呢？本文将为您介绍单位人事档案的制作及管理方法。

一、档案准备首先，单位应准备好人事档案的各类材料和工具。

包括但不限于员工基本信息表、入职申请表、身份证、毕业证书、工作合同、考勤记录、培训证书、奖惩情况记录等。

同时，还需要准备相应的档案袋、文件夹、索引卡等办公用品，以便给每个员工建立一个完整、有序的档案。

二、建立员工档案1. 基本信息登记：根据员工提供的个人信息，填写员工基本信息表，并复印员工的身份证、毕业证书等相关证件。

将这些信息文件归档，并确保档案信息的准确性和完整性。

2. 入职申请表：员工入职时，需要填写入职申请表，包括个人基本信息、工作经历、岗位要求等内容。

单位应妥善保管这些入职申请表，并将其归档存档。

3. 工作合同和劳动协议：每位员工在入职时应签订劳动合同，单位需要保存员工签订的合同副本，并将其归档。

4. 培训和证书：员工参加培训并获得相关证书后，单位应将培训证书复印件和员工参训记录归档。

这有助于评估员工的综合素质和能力水平。

5. 奖惩记录：对于员工的表现，单位应记录奖励和惩罚情况，并将其及时归档。

这有助于对员工进行绩效评估和激励措施的落实。

三、档案分类与整理单位人事档案应根据合理的分类进行整理，以便于管理和查阅。

常见的分类方式包括按项目分类（如入职材料、培训证书、工作记录等）、按时间分类（如按年份、按季度等）和按员工工号或姓名首字母分类等。

选择适合单位的分类方式，并将档案整理得有序，方便存储和检索。

四、档案存储与保管单位应设立专门的档案存储区域，保证档案储存环境干燥、通风、防潮，同时防止火灾和盗窃等意外事件。

建议使用耐用的文件柜、保险箱等存储设备，为档案提供安全保护。

另外，每位员工的档案应标注清晰，以确保档案的唯一性和易查性。

企业人事档案如何建立

企业人事档案如何建立人事档案是企业人事管理活动中形成的，以个人为单位组合起来，以备考察的文字材料。

以下是小编为你整理的企业人事档案如何建立，希望能帮到你。

人事档案是企业人事管理活动中形成的，以个人为单位组合起来，以备考察的文字材料。

人事档案是企业员工信息的重要载体，历史、全面、真实地记载和反映着员工个人经历、能力和德才的综合表现。

人事档案包括员工的经历、家庭情况、社会关系、成长历史，员工在工作调动、职务提升、思想品德、业务才能所作的鉴定和评价材料;学历和评聘专业技术职务材料;政治历史情况的审查材料;参加中国共-产-党、共青团及民-主党派的材料;各种奖励、处分材料;录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退(离)休、退职材料(包括工人的招用、劳动合同、调动、复员退伍、保险福利待遇等材料)等十多项内容。

就企业而言，准确、齐全、完整的员工人事档案管理管理工作人事档案是全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据。

是促进人才合理流动、合理配置和合理使用，保证人才队伍素质的重要措施，特别是对专业技术人员职称晋升、干部选拔方面有着重要的意义。

就人力资源部门而言，认真审阅接收、收集整理员工人事档案管理就能为企业决策者提供准确、齐全、完整情况，为合理配置人力资源提供有力依据。

就企业员工个人而言，档案反映的是人生的历程。

是记载人生轨迹的重要依据。

它真实记录着每个人在学习、工作中的成就及过失。

是评价一个人供最基本、最权威的证明材料，，具有法律效用，实行养老保险社会统筹之后，参加养老保险统筹还须通过人事档案管理中记载的工龄来确认，因此，人事档案管理在现阶段和今后一个相当长的时期，无论对单位和个人都有不可替代的作用。

目前企业人事档案管理工作，还存在不少问题，主要表现在: 随着市场经济的发展，工作中心的转移，组织人事政审工作相对减少，原来计划经济用人单位招人时遵循的是“先审阅人事档案管理后决定是否接收”的思维定式和工作套路，在人才流动频繁的今天被逐渐打破，许多单位用人不再审档，认为人事档案“没什么用了”、“作用低了”，特别是私营民营企业等没有人事主管权的非公有制单位，怀着一种要不要人事档案管理无所谓的态度，根本就没有设立档案管理部门。

建立企业人事档案管理制度

一、引言人事档案是企业人力资源管理的重要组成部分，对于规范企业劳动人事管理、维护员工权益、促进企业发展具有重要意义。

为加强企业人事档案管理，特制定本制度。

二、制度目的1. 规范企业劳动人事档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全。

2. 保障员工合法权益，为员工提供便捷的档案查询服务。

3. 促进企业人力资源管理水平的提升，为企业发展提供有力支持。

三、管理体制1. 企业应设立人事档案管理部门，负责档案的收集、整理、保管和利用。

2. 对具有人事调配权的公司，人事档案在公司人事部保存。

3. 对无人事调配权的公司，可委托上级主管部门或母公司人事部门保存。

4. 对无上级企业，可在当地人才交流中心设一专户，保存公司人事档案。

5. 对小型企业，员工个人将人事档案存人才交流中心。

6. 公司应有专人专职或兼职管理人事档案工作。

四、管理内容1. 建档工作：对员工人事档案进行建档，包括个人基本信息、教育背景、工作经历、考核结果、奖惩情况等。

2. 转调工作：员工调入时，及时办理人事档案转调手续；员工调出时，做好工作总结与工作证明，办理档案调转。

3. 考核结果及奖惩决定存档：将员工考核结果、奖惩决定等及时存入人事档案。

4. 统计分析：定期统计分析人事档案资料，合理调配人才，做到人尽其才。

5. 保密制度：人事档案为密件，须合理存放，不泄露秘密，无关人员不得查阅。

五、保管制度1. 材料归档制度：新形成的档案材料应及时归档，按照材料的属性、内容确定归档位置，补登目录，将新材料放入档案。

2. 检查核对制度：定期对人事档案材料进行检查核对，确保档案的完整、安全。

3. 转递制度：档案的转递一般由工作调动等原因引起，按照规定程序办理。

4. 保卫保密制度：加强对人事档案的保卫工作，确保档案安全；对档案机密进行严格保密。

5. 统计制度：定期统计人事档案数量、种类、保管情况等，为企业管理提供数据支持。

六、附则1. 本制度由人事部负责解释、补充。

企业建立人员档案管理制度

一、总则第一条为加强企业人力资源管理工作，规范人员档案管理，保障企业合法权益，提高档案管理效率，特制定本制度。

第二条本制度适用于企业内部所有员工的档案管理，包括入职、在职、离职等各个阶段。

第三条人员档案管理应遵循真实性、完整性、保密性和便于查阅的原则。

二、档案内容第四条人员档案应包括以下内容：1. 个人基本信息：姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、身份证号码、婚姻状况、学历、学位、专业、联系电话、邮箱等。

2. 入职信息：劳动合同、入职登记表、体检报告、离职证明等。

3. 在职信息：工作经历、职务变动、绩效考核、培训记录、奖惩记录等。

4. 离职信息：离职证明、离职原因、离职时间等。

三、档案管理职责第五条企业人力资源部门负责人员档案的收集、整理、归档、保管、查询和利用等工作。

第六条企业各部门应积极配合人力资源部门做好人员档案的管理工作。

四、档案收集与归档第七条新员工入职时，各部门应将员工的基本信息、入职材料等报送人力资源部门。

第八条员工工作期间，人力资源部门应定期收集员工的绩效考核、培训记录、奖惩记录等材料。

第九条员工离职时，人力资源部门应收集离职证明、离职原因等材料，并做好档案的归档工作。

五、档案保管与保密第十条人员档案应存放在安全、干燥、通风的场所，防止档案损坏、丢失。

第十一条人员档案的查阅、借阅和复制应严格遵守保密制度，未经许可，不得对外泄露。

第十二条人员档案的保管期限根据国家有关法律法规和企业实际情况确定。

六、档案查询与利用第十三条人员档案的查询和利用应遵循以下原则：1. 严格按照规定程序办理查询手续。

2. 查询人员应具备查询资格。

3. 查询内容限于与本人或企业相关的工作事项。

七、附则第十四条本制度由企业人力资源部门负责解释。

第十五条本制度自发布之日起施行。

人事员工档案建立

(二)职务任免申请表、行政职务任免材料、晋升技术职称(学位等)审批材料。
(三)工资调整审批表。
(四)鉴定书、鉴定表以及其它各种鉴定材料。
(五)考核、考勤或其它类材料。
(六)有关培训学习经历及成绩、学历情况等材料。
(七)各种处分、处罚材料和通报批评等材料。
(八)有关接收、调配、解聘等情况记录材料。
(九)各种重要的个人申请、承诺、聘用合同(协议)、保险等材料。
第十三条员工晋升科级(含)以上级别，转正后一月内由所在公司、部门按转档程序和要求将档案提交集团公司人力资源中心;科级管理干部被免职后，其档案材料由集团公司人力资源中心按照转档程序和要求转往相应公司、部门。
第十四条员工离职后由其所在公司、部门一月之内将其档案抽出，装订成册存档，并妥善保管二年。
销毁时须填写《档案销毁申请单》，经集团公司人力资源中心核准后予以销毁。
(三)电子档案：员工的姓名、年龄、婚姻状况、身份证号、家庭住址、户籍所在地、毕业学校、学历、专业、职称、工作经历、岗位、职务、合同期限等情况通过电子信息系统的形式所形成的记录。
经集团人力资源中心授权自行招聘的各分(子)公司引进的员工的档案由各分(子)公司人资科管理。
第三条人事档案由各公司、部门总经理分管或指导，该公司、部门人事负责人具体负责操作和管理，并对档案的完整性、真实性和准确性负责。
集团公司人力资源中心全权负责对各公司、部门人事档案的监督考核。
二、人事档案的建立第四条新建人事档案收集范围由人力资源部门直接形成的材料：(一)各种履历表、登记表、面试评价表、个人经历材料及求职原始材料。
求职原始材料包括：报名登记表、照片、面试记录、身份证和毕业证复印件、肝功能、乙肝两对半和胸透检验单(要求员工在进公司之前须到公司指定的医院进行体检，且出具的体检证明须真实有效)等材料。

公司为个人建立档案管理制度

一、总则第一条为加强公司对个人档案的管理，确保个人档案的完整、准确和安全性，提高档案管理水平，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有员工、实习生、离职员工等个人档案的管理。

第三条公司应建立健全个人档案管理制度，确保档案的收集、整理、保管、利用等环节的规范化和标准化。

二、档案收集第四条个人档案的收集范围包括：1. 入职登记表、劳动合同、身份证、学历证书、资格证书等身份证明材料；2. 工作表现、绩效考核、培训记录、奖惩记录等工作相关材料；3. 休假记录、工资发放记录、社会保险缴纳记录等福利待遇相关材料；4. 离职证明、离职原因、离职交接单等离职相关材料；5. 其他对公司有保存价值的个人材料。

第五条个人档案的收集由人力资源部门负责，其他部门和个人不得擅自收集、使用个人档案。

三、档案整理第六条个人档案的整理应遵循以下原则：1. 分类整理：按照档案类型、时间顺序、重要程度等进行分类整理；2. 规范命名：档案命名应简明扼要，便于查找；3. 编号管理：为每份档案赋予唯一编号，方便归档和查询；4. 立卷归档：将整理好的档案立卷，按照编号顺序归档。

四、档案保管第七条个人档案的保管应遵循以下规定：1. 专人负责：公司应指定专人负责个人档案的保管工作；2. 安全存放：档案应存放在通风、干燥、防潮、防虫、防尘、防盗的专用档案柜或档案室；3. 定期检查：定期对档案进行检查，确保档案的完整性和安全性；4. 保密原则：对涉及个人隐私的档案，应严格按照国家有关法律法规进行保密。

五、档案利用第八条个人档案的利用应遵循以下规定：1. 严格按照档案利用审批程序办理，未经批准，不得擅自查阅、复制、摘抄档案；2. 查阅档案时，应遵守档案室规定，不得损坏、污损档案；3. 查阅档案时，不得泄露个人隐私和公司秘密；4. 查阅、复制、摘抄档案后，应立即归还，不得擅自带走。

六、附则第九条本制度由公司人力资源部门负责解释。

第十条本制度自发布之日起实施。

人资行政-人事档案管理流程

人资行政-人事档案管理流程人资行政人事档案管理流程在企业的人力资源管理中，人事档案管理是一项至关重要的工作。

它不仅关乎着员工个人信息的准确记录与安全保管，也对企业的运营决策、合规管理以及人力资源规划等方面起着重要的支撑作用。

下面，让我们详细了解一下人事档案管理的流程。

一、档案建立当新员工入职时，人事部门需要及时为其建立人事档案。

首先，收集员工的个人基本信息，包括姓名、性别、出生日期、身份证号码、联系电话、家庭住址等。

同时，还需收集员工的学历证书、学位证书、资格证书、工作经历证明等相关材料的复印件。

这些信息和材料需要员工本人签字确认其真实性和准确性。

接下来，为员工编制唯一的档案编号，并将其个人信息和相关材料按照一定的分类标准进行整理和归档。

在整理过程中，要确保档案材料的顺序清晰、便于查阅。

二、档案存储建立好的人事档案需要妥善存储，以保证其安全性和完整性。

通常，企业会设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等基本条件。

档案应按照编号顺序存放在档案柜中，每个档案柜都应有明确的标识。

同时，建立档案存储目录，记录每个档案的编号、存放位置以及员工的基本信息，方便快速查找。

对于重要的档案材料，如劳动合同、薪酬福利文件等，可以采用加密存储或单独存放的方式，以提高安全性。

三、档案更新人事档案不是一成不变的，需要随着员工在企业的发展和个人情况的变化进行及时更新。

当员工的个人信息发生变更，如联系方式、家庭住址等，员工应及时向人事部门报备，人事部门核实后对档案进行相应的修改。

员工在企业内部的工作表现、职位变动、培训经历、奖惩情况等也需要及时记录在档案中。

这需要各部门与人事部门密切配合，及时提供相关信息。

此外，定期对档案进行全面审查，确保档案信息的准确性和完整性。

四、档案查阅档案查阅需要遵循严格的流程和规定。

一般来说，只有经过授权的人员才能查阅人事档案。

查阅申请应由查阅人填写申请表，注明查阅的目的、范围和预计查阅时间，并经过相关领导的审批。

人力建立档案管理制度

一、目的为加强公司人力资源管理工作，规范员工档案管理，确保档案资料的真实性、完整性和安全性，提高档案管理的科学化、规范化水平，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司全体员工的人事档案管理，包括但不限于入职、在职、离职等各个阶段。

三、档案管理职责1. 人力资源部：负责制定档案管理制度，组织实施档案管理工作，监督档案管理流程，确保档案资料的安全、完整。

2. 部门经理：负责本部门员工的档案管理工作，确保档案资料的真实性、完整性和准确性。

3. 员工本人：负责提供真实、准确的个人信息，配合档案管理人员进行档案资料的整理、归档。

四、档案资料范围1. 基本资料：包括员工身份证、户口簿、学历证书、学位证书、专业技术资格证书、健康证明等。

2. 入职资料：包括劳动合同、入职登记表、试用期考核表、转正审批表等。

3. 在职资料：包括岗位调整、工资调整、绩效考核、培训记录、奖惩记录等。

4. 离职资料：包括离职审批表、离职交接表、离职证明等。

五、档案管理流程1. 收集整理：员工入职时，由人力资源部负责收集整理相关档案资料，并建立档案。

2. 审核归档：人力资源部对收集的档案资料进行审核，确保其真实性、完整性和准确性，并将档案资料归档。

3. 管理维护：人力资源部定期对档案资料进行整理、更新，确保档案资料的安全性、完整性和可用性。

4. 查阅借阅：员工或相关部门需要查阅档案资料时，需填写查阅申请，经人力资源部审核批准后方可查阅。

5. 交接转移：员工离职时，由人力资源部负责办理档案资料的交接转移手续。

六、档案资料保密1. 人力资源部应加强对档案资料的保密管理，严禁泄露员工个人信息。

2. 档案资料查阅人员应严格遵守保密规定，不得擅自复制、传播档案资料。

3. 对违反保密规定的，将依法追究其法律责任。

七、档案资料安全1. 人力资源部应确保档案资料的安全，采取必要的安全措施，防止档案资料丢失、损坏或被盗。

2. 档案资料存放地点应通风、干燥、防潮、防尘、防虫蛀，并配备必要的消防设施。

建立人事档案怎么弄

建⽴⼈事档案怎么弄作为⼈事最基本的就是关于⼈事档案的建⽴了，档案的管理可以为我们⽇后企业⼈⼒资源的规划做依据，所以⼈事档案的建⽴是⾄关重要的，千万不要⼩瞧纸质和电⼦档档案的管理，意义重⼤。

建⽴⼈事档案怎么弄呢?为了帮助⼤家更好地了解相关知识，店铺⼩编特意为⼤家收集整理了以下知识，有需要的请看下⽂。

建⽴⼈事档案⽅法及步骤：1、员⼯⼊职时需要提供的基本⼈事档案包括以下内容：员⼯简历、⾯试评估表、⼊职登记表、劳动合同、员⼯⾝份证复印件/照⽚、离职证明(⾮应届毕业⽣)、毕业证书等相关证书复印件。

这是最基本的员⼯⼊职所需要提供的相关材料。

2、⼈事在收到以上相关资料的时候就需要展开相应的⼯作了，签订合同以后，公司会给每个员⼯⼀个⼯号，我们可以按照⼯号的顺序来简历⼈事档案，实时的更新和检查花名册，这个花名册的内容根据每个公司能看这个花名册的权限来设定。

如果这个花名册只有领导级别的⼈才能查看，那么内容可以尽可能的详尽，可以包括⼊职时间、合同期限、社保办理情况、试⽤期的评估结果、岗位和职位的变动情况等等，如果这个花名册⼤家都可以看，那么⼀些敏感信息就不要放进去了，就单独再另外制作⼀个表格。

3、除了以上常规项，公司还要设置公司的培训记录，每个公司每隔⼀段时间都会有相应的培训，我们需要做个培训记录表，哪些⼈参加、分别是什么岗位、参加的⽬的及整个培训所产⽣的费⽤，这是公司为员⼯所投⼊的⼀项成本，也是需要记录在案的。

4、绩效展开及结果也算是⼈事档案，每个⽉员⼯的相关信息都需要保留，这些纸质档都需要保留，如果条件允许可以制作相应的电⼦档，便于以后查阅，从员⼯进公司开始，他所有的相关资料都要齐全，例如试⽤期考核表、试⽤期访谈表、转正审批表等等。

5、在⼈事档案的管理过程中，很多⼈认为只要把数据记录就好，然后把相关资料全部放在⼀个档案袋⼦⾥，就觉得⾃⼰的⼯作已经做到位了，其实并⾮这样，在我们实际的操作中，要善于⾃⼰总结⽅法，有的公司有⼈事管理系统，这样⼈事⼯作会⽅便很多，但是有些公司没有，那我们做的就⽐较多了，我们需要有⼀份实时更新的表格，把员⼯的档案按照⼯号编号，制定编号的缩印就能查询表格和先关信息的位置，纸质档案袋⼦上也要有相关内容的概括，严格按照既定的顺序进⾏排序，这样找起来会⽅便很多。

公司为个人建立档案管理制度

第一章总则第一条为了规范公司对个人档案的管理工作，确保个人档案的完整性、真实性和安全性，提高档案管理水平，为公司人力资源管理和个人发展提供有力支持，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有员工的个人档案管理。

第三条个人档案是公司人力资源管理和员工个人发展的重要依据，必须严格遵守国家有关档案管理的法律法规，确保档案的保密性和真实性。

第二章档案管理机构及职责第四条公司设立人力资源部档案管理办公室，负责公司个人档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。

第五条人力资源部档案管理办公室的主要职责：1. 制定个人档案管理制度，并组织实施；2. 负责个人档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作；3. 对各部门和个人档案管理工作进行指导和监督；4. 对个人档案进行保密，确保档案安全；5. 定期对个人档案进行整理和归档，提高档案管理水平。

第三章档案内容与分类第六条个人档案主要包括以下内容：1. 入职登记表；2. 身份证、户口簿、学历证书、专业技术资格证书等复印件；3. 员工劳动合同；4. 员工薪酬、福利、社会保险等相关证明；5. 员工培训、考核、奖惩等相关记录；6. 员工个人简历；7. 员工离职、退休等相关证明。

第七条个人档案按照以下分类进行管理：1. 按照员工入职时间分类；2. 按照员工部门分类；3. 按照档案内容分类。

第四章档案收集与整理第八条公司员工入职时，需提交相关证明材料，人力资源部档案管理办公室负责收集、整理、归档。

第九条员工档案的收集、整理工作应遵循以下原则：1. 完整性：确保收集到的档案资料齐全，无遗漏；2. 真实性：档案资料应真实反映员工情况，不得伪造、篡改；3. 及时性：及时收集、整理、归档员工档案资料。

第五章档案保管与利用第十条个人档案的保管工作应遵循以下原则：1. 保密性：确保档案的保密性，不得泄露员工隐私；2. 安全性：采取必要措施，确保档案安全，防止丢失、损坏；3. 可用性：确保档案资料易于查找和利用。

人事档案管理流程

人事档案管理流程概述人事档案是组织中管理员工信息的重要手段，对于企业的人力资源管理起到了关键性的作用。

本文将介绍人事档案管理流程，包括建立档案、存档、更新和保密等环节，以帮助企业进行有效的人事档案管理。

一、建立档案1.信息收集在员工入职时，需要收集以下核心信息：- 员工个人资料：姓名、性别、出生日期、身份证号码等。

- 职业资质和相关证件：学历、专业技能、职称等。

- 联系方式：手机号码、电子邮箱等。

- 健康状况：体检报告和健康证明等。

- 紧急联系人：紧急联系人姓名和电话号码。

2.档案建立根据收集到的员工信息，建立电子或纸质档案。

档案应按员工姓名或工号进行分类归档，以方便查找和管理。

同时，每个档案都应有唯一的标识码，确保档案的准确性和完整性。

3.入职手续在员工入职时，将员工的相关资料录入人事档案系统，并发放员工手册和相关政策文件。

同时，安排新员工参加入职培训，并签订劳动合同和保密协议。

二、存档1.档案归档将员工档案按照归档规则进行整理和存放。

纸质档案应放置于标有员工姓名或工号的文件袋内，并分别存放在封存的档案柜中。

电子档案应妥善保存在受密码保护且有备份的服务器或数据库中。

2.档案检查定期对已存档案进行检查，确保档案的准确性和完整性。

对于发现的问题，及时进行调整和更新。

三、更新1.信息变更当员工的个人信息发生变更时，及时更新档案。

如员工更名、更换电话号码、职位调整等。

确保档案中的信息与员工实际情况保持一致。

2.培训记录记录员工的培训历史和证书信息。

及时更新员工的学习和发展情况，为组织提供有力的人才发展支持。

3.考勤记录记录员工的考勤情况和请假记录。

及时更新员工的请假、加班等信息，帮助管理者进行工时统计与薪资结算。

四、保密1.权限管理设置档案系统的权限，确保只有授权人员可查看和修改档案。

限制员工档案信息的查阅范围，保护员工的隐私。

2.备份和防火定期对电子档案进行备份，并将备份资料存放在防火、防水的安全场所。

公司建立人员档案管理制度

第一章总则第一条为加强公司人员档案管理，确保档案资料的真实性、完整性和安全性，提高档案利用率，根据国家有关档案管理的法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有在职、离职及退休人员档案的管理。

第三条公司档案管理部门负责人员档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

第二章档案收集与整理第四条公司应按照国家档案管理的相关规定，对在职、离职及退休人员的个人档案进行收集。

第五条档案收集内容应包括：（一）基本信息：姓名、性别、出生年月、民族、籍贯、政治面貌、学历、学位、职称、职务、联系方式等。

（二）工作经历：工作单位、岗位、任职时间、离职原因等。

（三）教育培训：学历教育、在职培训、专业技术职称评定等。

（四）奖惩情况：奖励、处罚、考核等。

（五）其他相关材料。

第六条档案收集后，由档案管理部门进行整理，确保档案的完整性和准确性。

第七条档案整理应按照以下要求进行：（一）分类存放：根据档案内容，合理分类，便于查找。

（二）编目标识：为每份档案编制唯一标识，便于检索和管理。

（三）归档时间：按照档案形成的时间顺序进行归档。

第三章档案保管与利用第八条公司应建立健全档案保管制度，确保档案安全。

第九条档案保管应遵守以下规定：（一）档案库房应保持干燥、通风，防止档案霉变、虫蛀。

（二）档案柜应配备防盗、防火、防潮、防虫等设施。

（三）档案管理人员应定期检查档案保管情况，发现问题及时处理。

第十条档案利用应遵循以下原则：（一）合法合规：档案利用应遵循国家法律法规和公司规章制度。

（二）真实可靠：档案利用应确保档案的真实性和可靠性。

（三）保密原则：档案利用应严格遵守保密制度，不得泄露国家秘密和公司商业秘密。

第十一条档案利用应按照以下程序进行：（一）申请人提出利用档案的申请。

（二）档案管理部门对申请进行审核，确认档案利用的合法性。

（三）档案管理人员提供档案查阅、复制等服务。

第四章档案销毁第十二条档案销毁应按照国家档案管理的相关规定执行。

公司人事档案如何建立

2 各部门负责的培训工作：1、协助管理部贯彻执行公司有关员工培训的制度和规定。
2、根据公司要求，制定本部门员工培训计划，并向管理部反映员工对培训工作的意见和要求。
3、对本部门的员工进行相关业务知识的培训和考核，并将培训计划和培训考核结果报管理部。
三、员工参加培训的条件l 除公司安排的培训外，其参加的各类培训学习，不应占用工作时间，公司不予报销费用。
第二章人事管理一、考勤制度l 工作时间工作实行五天工作制：星期一至星期五工作日。
星期六、日和国家法定假日休息。
每天工作时间为：上午：8：30-12：00 下午：13：00-17：302 考勤管理公司考勤员由前台兼任，由管理部管理。
考勤员应做好每日出勤的监督，每月1日将上月考勤统计表报管理部及各部门主管。
2. 凡一个月内达三次(含三次)无故迟到、早退将给予当事人口头警告或书面警告的处分并扣发50元工资。
3. 午间吃饭时间不得早于12：00，下午上班时间不得迟于13：00，否则记为迟到、早退。
二、休假制度l 员工按国家法定节假日休息。
2 有薪假：员工正式聘用在公司服务满12个月后, 享受有薪假待遇。
5 计划生育假：计划生育假按国家有关规定执行。
假期内发放基本工资。
6 婚假：在本公司服务满一年且符合国家晚婚规定的员工，可享受10天有薪婚假。
在本公司服务未满一年者可酌情处理。
婚假天数包括星期六、星期日，但不包括法定假日。
7 丧假：正式员工直系亲属死亡，可享受有薪丧假3天。
8 休假补充说明：1. 员工在试用、见习、实习期间不享受休假待遇;2. 一年内病假累计超过10天者，其年假为5天;事假累计超过10天者，其年假为5天;3. 女员工产假后，不再享受当年年假待遇;4. 如因公无法休假者经申请公司可以给与补偿或将休假推迟到下一年度使。