X金属公司系统分析报告

组员为：姚晓芸、姚玲莉、周旻、钱蔚岚、陆晓蓉、许艳萍X金属公司系统分析报告一、现行系统调查与分析报告（1）现行系统组织概况现行系统组织介绍：X金属材料有限公司是原x市物资局下属的金属公司于2001年底转制成立的。

公司目前的注册资金3000万人民币，其中90%为国有资产，10%为经营者群体持股。

公司继承了原公司的大部分经营业务，主要任务是对x市及周边地区的所需钢材、有色金属等原材料进行采购、进货，销售及存储管理，并且还负责把客户定购的货运送到目的地。

公司性质属于流通企业，业务范围主要是通常所说的进销存管理。

公司改制后，实行一体化管理和非独立核算，有效降低了经营成本，业务量稳步扩大。

成立的五年多来，经营品种已达250多个大类、数千种规格，现有职工237人，，进货客户及销货客户总共达到2000多家。

现行系统组织机构与业务功能：x金属材料公司设有办公室、业务部、市场部、物流部、财务部和信息中心等部门。

每个部下还设有若干职能部门或职能岗位。

公司的组织机构如图15.4所示。

图15.4 x金属材料公司组织机构图各部室的业务范围如下：a.办公室负责处理公司日常办公事务（如文件管理，会议安排），行政考核，后勤管理等。

b.业务部是x公司经营钢材的核心部门，负责金属材料的进销存业务，具体职责有:①采购员6人，他们的职责是根据市场需求和库存情况，负责钢材的现货和期货的采购，包括提出采购申请、与供应商签订进货合同，与供应商保持业务联系，进行合同督催等。

②合同员2人，其职责是负责登记采购员送来的进货合同,并完成每月的合同统计与分析。

③核价员1人，其职责是负责金属材料到货后的进价核价及入库单处理。

④销售员4人，负责金属材料的销售管理，如销售开票，保持与客户的业务联系等。

⑤统计员2人，负责全公司的物资进销存统计报表的制作与上报工作。

c.市场部负责各地区的市场开发工作。

d.物流部负责钢材的运输和仓储工作，如钢材仓库负责钢材的验收、入库、存放、保管、保养及物资出库工作，车队负责送货和取货。

e.财务部负责全公司经营活动中的收款、付款、开票和各种帐务及资金管理，进行财务分析，编制财务报表等。

f.信息中心是以财务部的机房管理人员为基础新成立的部门，负责公司的信息化规划和信息系统的建设。

现行系统的业务功能，可以用分层描述的现行系统功能图进行抽象，建立现行系统的功能模型。

以业务部为例，如果把业务部的工作用功能图抽象出来，可建立如图15.5的业务部现行系统功能模型。

图15.5 金属材料公司业务部功能图（2）现行系统工作目标x金属公司的性质属于流通企业，业务范围主要是通常所说的进销存管理。

现行系统的主要目标有：●对各种单据、合同进行管理；●对库存、进销货情况进行管理；●对合同和各种单据进行统计和查询；●实现人员合理分工，保证业务流程顺畅完善；●进一步提高人员的工作效率，提高业务量；●提高物流服务水平；●建立和扩大经销网络，提高市场占有率；（3）现行系统职能调查情况：分部门来说，各个部门的工作目标大致可列为如下：进货：●采购员判断市场情况，签订采购合同；●合同员登记合同并完成合同的统计与分析，其分析的信息为决策作出支持；●核价员核对合同价与发票价，并产生相应的单据；●通过电话及票据传递进行各个部门之间的消息通信●对业务台账进行及时修改销货：●对金属材料的销售进行管理，保持与客户的业务联系；●进行可供资源表的维护；●与库存部门保持良好联系库存：●对出库及入库的货物进行核对与清点；●对库存进行统计与查询；●保持与进货和销货部门的良好联系（4）现行系统功能需求各部室的业务功能需求如下：a.办公室负责处理公司日常办公事务（如文件管理，会议安排），行政考核，后勤管理等。

b.业务部是x公司经营钢材的核心部门，负责金属材料的进销存业务，具体职责有:①采购员6人，他们的职责是根据市场需求和库存情况，负责钢材的现货和期货的采购，包括提出采购申请、与供应商签订进货合同，与供应商保持业务联系，进行合同督催等。

②合同员2人，其职责是负责登记采购员送来的进货合同,并完成每月的合同统计与分析。

③核价员1人，其职责是负责金属材料到货后的进价核价及入库单处理。

④销售员4人，负责金属材料的销售管理，如销售开票，保持与客户的业务联系等。

⑤统计员2人，负责全公司的物资进销存统计报表的制作与上报工作。

c.市场部负责各地区的市场开发工作。

d.物流部负责钢材的运输和仓储工作，如钢材仓库负责钢材的验收、入库、存放、保管、保养及物资出库工作，车队负责送货和取货。

e.财务部负责全公司经营活动中的收款、付款、开票和各种帐务及资金管理，进行财务分析，编制财务报表等。

f.信息中心是以财务部的机房管理人员为基础新成立的部门，负责公司的信息化规划和信息系统的建设。

（5）现行系统信息需求现行系统的信息需求包括进货合同单，供方发票，购货要求，物资入库单，合同完成情况明细，客户的付款能力，销货合同，发货单，临时销售合同等。

我们可以将信息需求用信息流程图的形式表现出来，如下图所示：其中第一层的处理逻辑被分解为第二层的2.1合同管理、2.2进货管理、2.3销售管理三个处理逻辑，这三个处理逻辑又分解成三张第三层数据流程图。

图15.6 业务部进销存业务第一层DFD图15.7 业务部进销存业务第二层DFD图15.8 处理逻辑2.1“合同管理”的细化DFD图15.9 处理逻辑2.2“进货管理”的细化DFD图15.10 处理逻辑2.3 “销售管理”的细化DFD（6）现行系统查询与决策要求现行系统查询与决策要求包括：●销售员查询库存总账，了解可供资源以满足客户购货需要；●采购员要了解各种物资的库存量以便及时向有关部门提出采购申请；●核价员要查询并核对合同价与发票价是否一致，以便决定开具哪一种票据；●合同员需要查询合同明细；●公司有关人员需要查询各种票据的明细；●公司有关人员要查询合同的完成情况，以便确定往来单位的信誉度，并作出优惠计划；●公司经理需要了解未来季度某种物资的期货数量，以便预计下一季度的进销额；●公司经理需要了解公司各种经济指标的完成情况，以便作出长远的战略计划；（7）现行系统系统分析a.目标分析2003年初公司购买了“金碟”财务软件，实现了财务管理信息化，但随着经营业务的不断扩大，仅仅在财务管理方面实现信息化，已不能满足公司业务的不断扩大，须尽快改变目前进销存业务管理仍然是手工的作业状态。

b.存在问题分析销售的结算方式很多，手续繁杂，容易出错；销售、财务和仓库各有一本库存明细账，数据不一致问题严重，月底对账工作量大；人工开销售凭证，容易写错、算错，事后处理困难；由于销售人员不能准确掌握库存，开出的废票很多，常常要退票；市场开拓能力差，没有设立设外省市经销网点；缺乏合理的库存定额管理，库存数字不准，造成大量积压或脱销；没有供应商资料，无法控制进货质量；由于业务人员忙于日常事务处理，无精力进行经营活动的分析；经理得到的信息滞后，不能及时了解市场行情及企业运行情况，影响了正确决策；没有留下客户资料，无法进行市场分析和客户分析，缺乏客户服务的意识，有些客户已经流失；公司已使用了财务软件，但业务信息系统尚未建立，致使业务数据不能直接、实时地进入财务系统，造成数据冗余；单据繁多，数据冗余；“可供资源表”每周制作一次，不能实时反映物资的可供数量和市场价格，没什么用处；历史数据缺失，无法进行销售预测和分析；信息化意识薄弱，不原意尝试电子商务。

c. 环境分析首先从公司内部大环境分析，目前公司的注册资金3000万人民币，其中90%为国有资产，10%为经营者群体持股。

公司继承了原公司的大部分经营业务，主要任务是对x市及周边地区的所需钢材、有色金属等原材料进行采购、进货，销售及存储管理，并且还负责把客户定购的货运送到目的地。

公司性质属于流通企业，目前经营品种已达250多个大类、数千种规格，现有职工237人，进货客户及销货客户总共达到2000多家。

如此大的一家企业目前仅靠财务软件来运营，定会造成很多商机的贻误，并且若想进一步的经营降低成本，其空间将会越来越小。

其次从公司的外部环境分析，目前该市场的利润空间较高，还会有相当多的公司进入市场，并且目前信息化是一主流，谁掌握的信息更多更迅捷，就意味着能赚更多的差价，签订更多的客户。

因此尽快实施信息系统化势在必行。

d. 新系统功能、数据与流程需求分析新系统有四大功能，分别为进货管理功能、销售管理功能、合同管理功能、库存管理功能。

进货管理又分为核价、拒付理由书、进货情况查询，销售管理分为核实双方交易能力、签订合同、开票、销售统计、销售查询、注销，合同管理分为合同登记、发票登记、合同查询、合同统计、合同住校，库存管理分为入库登记、出库登记、库存查询、库存统计。

新系统将面向合同员、核价员、仓管员及业务主管，实现信息的实时性，查询、统计简便，真正实现进销存的信息化。

新系统所有数据如下共有11张表，分别为临时销售合同，入库单，发票明细，发货单，可供资源表，合同明细，员工信息表，往来单位，注销发票档案，注销合同档案，物资，员工信息表除了有员工的信息还有员工的权限，根据其权限进入不同的系统模块进行操作。

临时销售合同是还未签订好的合同。

至于其他几项都是原来手工作业中都用到的数据，只是进行了电子化。

新系统的流程由数据流程图DFD分层次地描述。

二、新系统目标促进物资流通的社会化、合理化，建立一个能灵敏、高效、全面提供物资经营、管理和决策信息的公司微观管理信息系统。

①实现进销存，统计及财务工作的全面计算机处理，提作工作效率和工作质量。

②提高物资流通的社会效益，建立物资配送信息子系统.③及时提供物资经营、管理和辅助决策的信息，提高经营管理水平。

④能进行各项经济指标的动态分析及市场预测、财务预测。

⑤能提供与经营环境有关的供货厂商和客户单位供、需、价格、资源需求等方面的市场信息。

⑥实现信息共享，满足对各类物资信息处理的准确性、一致性、时效性和灵敏度的要求。

三、系统整体特点⏹结合批号管理一边追踪原销货及退货资料⏹可控管库存量、在途量、未送货量资料⏹自动更新应收应付帐款⏹进行货物进出口的相关核算⏹海关编码库存清单⏹自动计算增值码、关税、消费税⏹适用于小规模纳税人或一般纳税人四、新系统代码设计本系统采用的代码均为bigint型，长度为8，采用顺序码。

每种类型代码的第一位都不同，如员工信息表中的员工号第一位为1，往来单位表中的单位码的第一位是2，物资表中的物资码的第一位是3，以此类推。

每张表的第一条记录都是*0000001，以后每添加一条记录就加一号。

由于采用顺序码，因此本系统对于具体的那个号码属于哪一类，比如30000004属于哪一类钢材并不清楚，也没有必要清楚，因为本公司是一个小型的钢材专卖公司，没有很全面的资源。