采购工作规划
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一、在企业里采购是非常重要的,主要因为:1、采购物料成本占生产总成本的比例很大,若物料无法以合理的价格获得,则直接影响到企业的经营,若采购价格过高,则成品成本也高,直接影响到本公司接单,因为本公司接单同美泰强制品厂公司属下的加工商相互竞争,价格低将是取胜的重要条件.2、采购周转率高,可提高资金的使用效率,合理采购数量与适当的采购时机即能避免生产线停工待料,又能降低物料库存,减少资金积压.3、采购部门要经常与市场价格打交道,尽可以早些将市场变化信息反馈给公司决策层,以优惠的价格购买到实惠的物料(如本厂原材料最为需要)。
二、采购的组织结构与职能
采购员的工作职责:
1、部门职能
A.分析公司原材料市场质量,价格等行情;
B.寻找料源,对每项物料供货渠道加以调查和掌握;
C.与供货商洽谈,并参观工厂,建立供货商的数据;
D.报价,议价,可进行估价并作比较;
E.采购所需的物料;
F.不定期查证进厂物料数量与质量;
G.对供货商的价格,质量,交期,交量作出评估;
H.掌握主要物料的市场价格起伏状况,了解市场走势,加以分析并控制成本;
I.依PO数据或协议控制协调交货期。
2、采购人员的日常工作内容
A.建立供货商数据与价格记录;
B.对采购物料进行分类;
C.市场行情的经常性调查(现目前状况只能在生产淡季进行);
D.询价,比价,议价及订购;
E.交货期的进度控制;
F.进料质量,数量异常的处理;
G.内外销开价,退税数据的提供(本厂多使用转厂方式,生产物料不接受采用税票采购);
H.付款整理,审查(我们香港在用,但目前大陆厂还没有)。
3、采购主管的工作职责
A.新产品,新材料供货商的寻找,资料收集及开发供货商工作;
B.对供货商质量体系状况(产能,设备,交期,技术,质量等.)的评估和认证以保证供货商的优良性;
C.与供货商的比价,议价谈判工作;
D.对旧供货商的价格,产能,质量,交期的审核工作,以确定原供货商的稳定供货能力;
E.及时跟踪原材料市场价格行情变化及质量情况,以期提升产品质量和降低采购成本;
F.采购计划编排,物料之订购及交期控制;
G.部门员工的管理培训工作;
H.与供货商以及其它部门的沟通协调等;
I.采购有关文件的编写工作。
4、采购文员的工作职责(以本厂来订)
A.订购单的下达
B.物料交期的控制;
C.材料市场行情的调查;
D.进料质量和数量异常的处理;
E.与供货商有关交期,交量等方面的沟通和协调;
F.各种采购单据的收集和入帐;
G.质量记录的保管和维护;
H.采购事务的传达。
三、供货商管理
(一)供货商调查
1、选择供货商是采购工作当中一项非常重要工作;
A.供货商供应的物料顺畅:生产不会因为待料而停工;
B.进料质量的稳定:保障生产质量的稳定;
C.交货数量的符合:使公司生产数量准确(货仓数据不单是由货仓人员点出来的);
D.交货的准确:保障公司出货期的准确;
E.各项工作的协调:良好的配合双方工作进展顺利
2、一个好的供货商,应该有以下几大主体:
A.优秀的企业领导人:企业有了优秀领导人,企业才能健康稳定地发展;
B.高素质的管理干部:企业有了高素质,有能力的管理干部,企业的管理才有效率,充满活力(崔生就是一个很好的例子,带领我们厂傱一个传统的管理模式逐渐转向现代管理形式发展,因此泰强比以前更讲究效率,泰强更有生命力);
C.稳定的员工群体:企业员工的稳定性才能保证产品质量的稳定.流动性过大的员工群体,其产质量会受到相当的影响(今年我们厂不打算再辞退员工了);
D.良好的机器设备:其产品质量更能加以保证;
E.良好的技术:有高质量干部和良好的管理,再有良好的具有创新的技术人员,产质量量更加有保障,材料成本不断下降;
F.良好的管理制度:激励机制的科学,管理渠道的畅通,以各种管理制度的健全,能充分发挥人的积极性,从而保证其供货商整体是优秀的,其质量是优秀的,其服务是一流的。
3、供货商的调查主要有以下内容
A.管理人员水平;
B.专业技术能力;
C.机器设备情况;
D.材料供应状况;
E.质量控制能力;
F.管理规范制度。
4、供货商开发的步骤主要有:
①物料分类
A.按材料的成分或性能分类,如:塑料类,五金类,电子类,化工类,包装类等等.
B.供货商资料:根据材料的分类,搜集生产各类物料的厂家,每类产品在2-3家左右,填写在《厂商数据表》上.
②供货商调查:根据《供货商资料卡》名单,采购部门将<供货商调查表>传真至供货商填写.
③成立供货商评估小组: 由副总经理任组长,采购,质量技术部门经理,主管,工程师组成评估小组
.④调查评估:A.根据反馈的调查表,按规模,生产能力等基本指标进行分类,由评估小组选派人员按《供货商调查表》所列标准进行实地调查
B.此调查项目如实填写在调查表上.然后由评估小组进行综合评估,将合格厂商分类按顺序
统计记录.
⑤送样或小批量试验:
A.调查合格的厂商可通知送样或小批量采购,送样检验或试验合格者可正式列为《合格供货商名册》.未合格者可列为候补序列.
B.之后采购只可从合格供货商中采购,付款时也应审核名单,非合格供货商者应报上级.
⑥比价议价: 对送样或小批量合格之材料评定质量等级,并进行比价和议价,确定一个最优的价格性能比.
⑦供货商辅导: 列入《合格供货商名册》的供货商,公司应给予管理,技术,质量上的辅导.
⑧追踪考核
A.每月对供货商的交期,交量,质量,售后服务等项目进行统计,并绘制成图表.
B.每个季度或半年进行综合考核评分一次.
C.按评分等分成优秀,良好,一般,较差几个等级
⑨供货商之筛选
A.对于较差的供货商,应予以淘汰,将其列入候补名单,重新评估.
B.对于一般的供货商,应予以减少采购量,并重点加以辅导.
C.对于优秀之供货商,应加大采购量.
(二)供货商的开发和考核
1、采购人员通常从价格质量,交期交量和配合度(服务)几个方面来考核供货商并按百分制的形式来计算得分,至于如何配分,以本公司的具体情况为:
①价格:根据市场同类材料最低价,最高价,平均价,自行估价,然后计算出一个较为标准,合理的价格,以我们厂的实际情况,通常以低于平均价的价格.
②品质
A. 批退率: 根据某固定时间内(如一个月.一个季度.半年.一年)的批退率来判定品质的好坏,如上半年某供货商交货50批次,判退3批次,其批退率=3/50x100%=6%,批退率越高,表明某品质越差,得分越低.
B.平均合格率: 根据每次交货的合格率,再计算出某固定时间内合格率的平均值来判定质量的好坏,如1月份某供货商交货3次,其合格率分别为:90%,85%,95%,则其平均合格率=(90%+85%+95%)/3=90%,合格率越高,表明质量越好,得分更高.
C.总合格率:根据某固定时间内总的合格率来判定质量的好坏,如某供货商第一季分5批,共交货10000个,总合格数为9850个,则其合格=9850/10000x100%=98.5%,合格率高,表明质量越好,得分越高
.③交货数量:
A.交货率=送货数量/订购数量x100%,交货率越高,得分就越多.
B.逾期率=逾期批数/交货批数x100% 逾期率越高,得分更少,逾期长,扣分多;逾期造成停工待料,则加重扣分.
C.配合度(服务):配合度上,应配备适当的分数,服务越好,得分越多.
将以上三项分数相加待发总分,为最后考核分数,以此来考核供货商的绩效.
2、供货商评估的控制要点主要以下几个方面:
①供货商的初选及选择条件.
②供货商的质量保证能力及调查.
③供货商评估内容及步骤的确定.
④供货商评估结论的审核与批准.
⑤合格供货商的批准.
⑥合格供货商档案的建立.