采购工作规划

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一、在企业里采购是非常重要的,主要因为:1、采购物料成本占生产总成本的比例很大,若物料无法以合理的价格获得,则直接影响到企业的经营,若采购价格过高,则成品成本也高,直接影响到本公司接单,因为本公司接单同美泰强制品厂公司属下的加工商相互竞争,价格低将是取胜的重要条件.2、采购周转率高,可提高资金的使用效率,合理采购数量与适当的采购时机即能避免生产线停工待料,又能降低物料库存,减少资金积压.3、采购部门要经常与市场价格打交道,尽可以早些将市场变化信息反馈给公司决策层,以优惠的价格购买到实惠的物料(如本厂原材料最为需要)。

二、采购的组织结构与职能

采购员的工作职责:

1、部门职能

A.分析公司原材料市场质量,价格等行情;

B.寻找料源,对每项物料供货渠道加以调查和掌握;

C.与供货商洽谈,并参观工厂,建立供货商的数据;

D.报价,议价,可进行估价并作比较;

E.采购所需的物料;

F.不定期查证进厂物料数量与质量;

G.对供货商的价格,质量,交期,交量作出评估;

H.掌握主要物料的市场价格起伏状况,了解市场走势,加以分析并控制成本;

I.依PO数据或协议控制协调交货期。

2、采购人员的日常工作内容

A.建立供货商数据与价格记录;

B.对采购物料进行分类;

C.市场行情的经常性调查(现目前状况只能在生产淡季进行);

D.询价,比价,议价及订购;

E.交货期的进度控制;

F.进料质量,数量异常的处理;

G.内外销开价,退税数据的提供(本厂多使用转厂方式,生产物料不接受采用税票采购);

H.付款整理,审查(我们香港在用,但目前大陆厂还没有)。

3、采购主管的工作职责

A.新产品,新材料供货商的寻找,资料收集及开发供货商工作;

B.对供货商质量体系状况(产能,设备,交期,技术,质量等.)的评估和认证以保证供货商的优良性;

C.与供货商的比价,议价谈判工作;

D.对旧供货商的价格,产能,质量,交期的审核工作,以确定原供货商的稳定供货能力;

E.及时跟踪原材料市场价格行情变化及质量情况,以期提升产品质量和降低采购成本;

F.采购计划编排,物料之订购及交期控制;

G.部门员工的管理培训工作;

H.与供货商以及其它部门的沟通协调等;

I.采购有关文件的编写工作。

4、采购文员的工作职责(以本厂来订)

A.订购单的下达

B.物料交期的控制;

C.材料市场行情的调查;

D.进料质量和数量异常的处理;

E.与供货商有关交期,交量等方面的沟通和协调;

F.各种采购单据的收集和入帐;

G.质量记录的保管和维护;

H.采购事务的传达。

三、供货商管理

(一)供货商调查

1、选择供货商是采购工作当中一项非常重要工作;

A.供货商供应的物料顺畅:生产不会因为待料而停工;

B.进料质量的稳定:保障生产质量的稳定;

C.交货数量的符合:使公司生产数量准确(货仓数据不单是由货仓人员点出来的);

D.交货的准确:保障公司出货期的准确;

E.各项工作的协调:良好的配合双方工作进展顺利

2、一个好的供货商,应该有以下几大主体:

A.优秀的企业领导人:企业有了优秀领导人,企业才能健康稳定地发展;

B.高素质的管理干部:企业有了高素质,有能力的管理干部,企业的管理才有效率,充满活力(崔生就是一个很好的例子,带领我们厂傱一个传统的管理模式逐渐转向现代管理形式发展,因此泰强比以前更讲究效率,泰强更有生命力);

C.稳定的员工群体:企业员工的稳定性才能保证产品质量的稳定.流动性过大的员工群体,其产质量会受到相当的影响(今年我们厂不打算再辞退员工了);

D.良好的机器设备:其产品质量更能加以保证;

E.良好的技术:有高质量干部和良好的管理,再有良好的具有创新的技术人员,产质量量更加有保障,材料成本不断下降;

F.良好的管理制度:激励机制的科学,管理渠道的畅通,以各种管理制度的健全,能充分发挥人的积极性,从而保证其供货商整体是优秀的,其质量是优秀的,其服务是一流的。

3、供货商的调查主要有以下内容

A.管理人员水平;

B.专业技术能力;

C.机器设备情况;

D.材料供应状况;

E.质量控制能力;

F.管理规范制度。

4、供货商开发的步骤主要有:

①物料分类

A.按材料的成分或性能分类,如:塑料类,五金类,电子类,化工类,包装类等等.

B.供货商资料:根据材料的分类,搜集生产各类物料的厂家,每类产品在2-3家左右,填写在《厂商数据表》上.

②供货商调查:根据《供货商资料卡》名单,采购部门将<供货商调查表>传真至供货商填写.

③成立供货商评估小组: 由副总经理任组长,采购,质量技术部门经理,主管,工程师组成评估小组

.④调查评估:A.根据反馈的调查表,按规模,生产能力等基本指标进行分类,由评估小组选派人员按《供货商调查表》所列标准进行实地调查

B.此调查项目如实填写在调查表上.然后由评估小组进行综合评估,将合格厂商分类按顺序

统计记录.

⑤送样或小批量试验:

A.调查合格的厂商可通知送样或小批量采购,送样检验或试验合格者可正式列为《合格供货商名册》.未合格者可列为候补序列.

B.之后采购只可从合格供货商中采购,付款时也应审核名单,非合格供货商者应报上级.

⑥比价议价: 对送样或小批量合格之材料评定质量等级,并进行比价和议价,确定一个最优的价格性能比.

⑦供货商辅导: 列入《合格供货商名册》的供货商,公司应给予管理,技术,质量上的辅导.

⑧追踪考核

A.每月对供货商的交期,交量,质量,售后服务等项目进行统计,并绘制成图表.

B.每个季度或半年进行综合考核评分一次.

C.按评分等分成优秀,良好,一般,较差几个等级

⑨供货商之筛选

A.对于较差的供货商,应予以淘汰,将其列入候补名单,重新评估.

B.对于一般的供货商,应予以减少采购量,并重点加以辅导.

C.对于优秀之供货商,应加大采购量.

(二)供货商的开发和考核

1、采购人员通常从价格质量,交期交量和配合度(服务)几个方面来考核供货商并按百分制的形式来计算得分,至于如何配分,以本公司的具体情况为:

①价格:根据市场同类材料最低价,最高价,平均价,自行估价,然后计算出一个较为标准,合理的价格,以我们厂的实际情况,通常以低于平均价的价格.

②品质

A. 批退率: 根据某固定时间内(如一个月.一个季度.半年.一年)的批退率来判定品质的好坏,如上半年某供货商交货50批次,判退3批次,其批退率=3/50x100%=6%,批退率越高,表明某品质越差,得分越低.

B.平均合格率: 根据每次交货的合格率,再计算出某固定时间内合格率的平均值来判定质量的好坏,如1月份某供货商交货3次,其合格率分别为:90%,85%,95%,则其平均合格率=(90%+85%+95%)/3=90%,合格率越高,表明质量越好,得分更高.

C.总合格率:根据某固定时间内总的合格率来判定质量的好坏,如某供货商第一季分5批,共交货10000个,总合格数为9850个,则其合格=9850/10000x100%=98.5%,合格率高,表明质量越好,得分越高

.③交货数量:

A.交货率=送货数量/订购数量x100%,交货率越高,得分就越多.

B.逾期率=逾期批数/交货批数x100% 逾期率越高,得分更少,逾期长,扣分多;逾期造成停工待料,则加重扣分.

C.配合度(服务):配合度上,应配备适当的分数,服务越好,得分越多.

将以上三项分数相加待发总分,为最后考核分数,以此来考核供货商的绩效.

2、供货商评估的控制要点主要以下几个方面:

①供货商的初选及选择条件.

②供货商的质量保证能力及调查.

③供货商评估内容及步骤的确定.

④供货商评估结论的审核与批准.

⑤合格供货商的批准.

⑥合格供货商档案的建立.

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