主办方如何规划和实施展会

主办方如何规划和实施展会

1 目标

展会组织者的目的是使自己能够从一个成功的展会中获得利润。这里所讲的“成功”是指多年来参展商和观众人数的不断增加，以及建立和维持一个公平良好的形象。这些目标可以通过运用针对性的营销和公关方法，达到国际性的高度，定位全球领先展会行业的某一个分支等等这些方式来实现。展会组织者也需要从展会管理的未来趋势、展会运营商的技术发展及其相关服务作一个长远的考虑。

为了实现这一设定的目标，展会组织者应注重以下几个方面：参展商和参观者的收获；为参展商和参观者提供高品质的服务；基础设施的不断发展；与参展商和媒体保持联系；为参展商、观众和记者提供相关资料。

2 确定展览主题

确定一个新的展览主题有很多方法。最简单的方法是采用现有的展览会中的一个部分，把它发展成为一个独立主题。另一个选择是与行业协会商讨建立一个相关的展会业务部门。最难的就是根据市场研究结果确定展会主题。

3 保证市场调查

一旦确定展会主题，接下来，确定可能参加的参展商的数目就显得尤为重要，要能够保证有一些比较具有行业代表性的参展商参展。这个数目的确定就要根据区域、国家和国际性的调查来进行。

我们还建议建立一个全国、国际贸易协会以及特定商业部门组织的清单，以便可以随时找出一些积极支持你的合作伙伴。

市场研究同样需要更好地了解可能参展的参展商和观众的需要和愿望，要让参展商和观众及时的了解展会的相关信息和最新发展情况，以便他们根据自身情况及时作调整，从而更好的融入到展会当中去。

4 展览发展观

通过已有展会，同一个与展会有关的贸易支持合作伙伴发展新展会合作的概念是非常可取的。因为它在选择主题上已经有了适当的经验储备。

发展一个展会的参考概念如下：

相关产品和副主题，为了吸引正确的目标（参展商和观众）和区分来自同样分支的可能性竞争事件的展会；展会周期（每年，每两年，每年两次等等），取决于发达国家的产品创新频率/服务（这跟从分支到分支不同）。如果频率太长（例如每三年一次），有可能你的竞争对手的展会就会填补了中间的空白；展会的时间和持续时间；展会的地点; 参展商和参观者的目标群体; 将可能挂钩的会议与活动; 条款和参展条件（开放时间，设置和拆除时间，付款方式，一般信息安全，责任，保险，注销等）。

5 吸引参展商和参观者

根据展会和已经定义的产品门类的概念，参展商可以采取全方位的营销手段来进行采购（产品/出价，价格/条件，分配，通信）。

在展会开始之前吸引游客。

第一步，组织者可以分享关于本次会展的一般信息，比如会展名称，主题，城市和地点，日期及开放时间，门票，相关会议和其他补充方案的一般信息）。然后，当相当多的参展商签署了合同，关于他们的信息也可以补充进去。

组织者可以为参展商提供需要的广告和宣传资料，要站在他们的立场上去向他们的客户描述他们对于客户的欢迎的态度。另一项重要活动就是为参展商和参观者之间的合作提供沟通的平台。

6 展览结果分析

在一个展会结束时，调查参观者和参展商的意见，以此来评定展会是否成功。这对于展会组织者来说是很重要的。另外，对组织者来说，通过分析一些数据，判断是否达到之前设定的目标，从而来判断展会的成功与否也是很重要的。

如果一些目标尚未实现，重要的是分析展会的原因，然后指定一项战略，以此避免将来这样的错误再犯。

界定展会成功的定量指标是：收入；租出场地的面积；售出的门票数量；商品成交的数量；从服务所产生的收入；参展商数目；参观人数。

界定展会成功的定性指标是：参展商的类型；客商类型；媒体对展会的反应情况；展会的氛围。

通过对客商代表的面对面的访谈，调查和分析客商的意见。对这些客商的调查，应考虑到以下标准：客商的来源（国际，国家，区域）；他们在自己公司的位置；他们所代表的行业；他们的访问时间；他们参加本次展会或者其它同类展会的频率。这些客商的信息通常是由主办单位公布，因为这是一个说服参展商参展的很好方式。

除了对客商进行分析外，通过采访几个特定的人选来调查参展商的意见、意愿和关于展会的感受也很重要。结果可以用来改善展会的概念，以此来提供更好的服务和加强与参展商的关系，也可以与媒体进行沟通交流。

7 展览会的盈利计算

贡献利润是一次短期内的控制型工具，非常适合用于计算贸易展会的收益率。它清晰地从固定成本（在短期的基础内无法被影响）内区分出可变成本（在短期基础内可以被影响）。

贡献利润计算的优点在于：

可变成本的估价是每次任务所花成本的内在配置的基础；固定和可变成本的严格区分是每次任务能够有一个清楚的成本配置；它促进了目标的管理，因为一次成本被分配到每个任务当中，这样成本可以更好地被规划、分析以及控制。

当在计算一次展会的收益性时，管理组织公司的大体花费以及经常开支必须被考虑进去，贡献利润计算满足了不同等级制度的需求：对于展会的项目管理者来说，中肯的控制型工具是贡献利润1，用展会收益减去固定和可变成本，直接关联到了展会；对于部门的领导来说，中肯的控制型工具是贡献利润2，指把部门的固定成本包涵在贡献利润1中；对于执行董事会而言，中肯的控制型工具是贡献利润3，指把公司相关的固定成本包含在贡献利润2中。贡献利润3最终在一个展会的利润或亏损上给予了一个反应。

ROI 是两个目录的产品（营业额收益率和资产营业额），同时描述了投资资产的年收益性，营业额收益率分析了在营业额上的利润的关系，资产营业额分析了在投资资产上的营业额的关系。投资回收率周期是在必要的时间里回收投资资产并放入一个展会当中。投资回收率的周期不能超过3年。在许多公司，已声明的最低的收益率在10%到20%中间。