高校辅导员常用文书写作

用较少的文字说明较多的内容， 用较短的篇幅讲清较复杂的事 理，论题集中，不蔓不枝，篇 无闲句，句无闲字，干净利索， 像金刚石，体积小，密度大， 硬度高。
当年周恩来总理招待首次来 华访问的尼克松总统，在宴 会祝酒辞词中说：“由于大家 都知道的原因，中美两国政 府二十多年没有来往”。一句 “大家都知道的原因”，概括 了复杂的原因，又避免了美 方的尴尬。


四、常用文书写作规范与要求
关于工作人员开放游泳池的通知

我单位定于6月6日开放游泳池，现将有关事项通知如下： 1、游泳池一律实行凭游泳证入池； 2、单位工作人员免费办理游泳证；家属如购月票，成 人票每人次300元，儿童票减半（非月票者，成人每人次20 元收取门票，儿童每人次10元）； 3、游泳证的办理具体由办公室负责，办理月票者，请 交一张大一寸个人近照。游泳证的办理时间：5月20日-30日 的上午8：30-11：30；下午14：30-17：30。 4、患有心脏病、皮肤病、传染病或身体不适者，不能 下池游泳。 特此通知。 ××××年××月××日 ××××××（印章） 附件：1、办理游泳池报名登记表。


二、使用非法定文种 在正式文种之外，生造公文文种并俨然以正式公 文行文。常见的有：“工作思路”、“工作汇报”、 “申请”、“要点”、“打算”、“安排”、“设想” 等作为文种直接使用，如《××大学××××年工作 要点》。


三、文种混用 在实际生活中常常看到《关于××××的 请示报告》。实际上它根本就不是什么报告， 而是请示，由于在请示的后面加了报告二字， 结果将一个独立的请示文件作为报告的从属。
公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议 案、函、纪要；

减去了原来党的公文之“指示”、“条例”、“规 定”；
原则上不区分党政机关文种适用对象。只有命令（令）、议 案两个文种例外。 ---命令（令）：适用于公布行政法规和规章、宣布实施 重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人 员。 ---议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代
——使用范围的广泛性 通知的发文机关，几乎不受级别的限制。 大到国家级的党政机关，小到基层的企事业 单位，都可以发布通知。 通知的受文对象也比较广泛。在基层工 作岗位上的干部和职工，接触最多的上级公 文就是通知。

——较强的时效性 通知是一种制发比较快捷、运用比较灵 便的公文文种。它所办理的事项，都有比较 明确的时间限制，受文机关要在规定的时间 内办理完成，不得拖延。

1996年5月3日发布的《中国共产党机关公文处理 条例》（中办发【1996】14号）规定：中国共产党机 关现行公文文种14种：决定、通知、通报、报告、请示、 批复、意见、函、会议纪要、决议、公报、指示、条例、 规定 ；

2012年4月中办发14号文件《党政机关公文处 理工作条例规定15种：决议、决定、命令（令）、公报、
☉主题词儿不再标：删除主题词格式要素 ☉密级紧急左上角：密级、紧急程度从右上 角改为左上角 ☉印章署名要齐全：增加发文机关署名格式 要素 ☉成文日期用数字：成文日期用阿拉伯数字 标注 ☉公文页码不可少：增加页码格式要素 （“用4号半角白体阿拉伯数码“标识页码）


×××××× 2012年X月X日
（联系人：××× 联系电话：××× ）
抄送：××××××××××，××××××， ×××××××××××。
××××办公室
2012年X月X日印发
二、辅导员文书写作中文种选用常见问题
一、缺少文种 如《××大学印发市教委关于建立高校学习基地 的报告》，误把被转发部门的“报告”当作本公文的 文种，应在其后补上“通知”这一文种。

（一）通知 1.通知含义与特点 （1）含义 通知是使用频率最高、适用范围最广、 使用权限最宽、形式简便多样的一种下行公 文。有时也是告知有关单位需要周知或共同 执行的事项的平行公文。
（2）特点 ——文种功能的指导性 在下行文中，通知的功能是最为丰富的。 它可以用来布置工作、传达指示、晓谕事项、 发布规章、批转和转发文件、任免干部等。 总之，下行文的主要功能，它几乎都具备。
2001年耶鲁大学校庆 300周年时校长的讲 话，不到一分钟，只 用了156个字，却概 述了耶鲁大学建校 300年的成就。
耶鲁大学校长讲话
“今天，我们不要只说耶鲁的历史上出过五位 美国总统，包括近几十年来接踵入主白宫的老 布什、克林顿和小布什，也不要只说耶鲁是造 就首席执行官最多的摇篮，我们更应该记住， 耶鲁的毕业生有三位诺贝尔物理奖、五位诺贝 尔化学奖、八位诺贝尔人文奖和八十位普利策 新闻奖、奥斯卡电影奖、葛莱美音乐奖等奖项 的获得者。耶鲁，我们的耶鲁，自始至终坚持 为人类文明和社会进步服务的理念！”
上述通知存在的几个主要的问题： ——标题提炼不准确；（如上文中 的标题：应该为：关于向工作人员开放 游泳池的通知） ——正文内容表述不完整；（文中 应增加一条：游泳池开放时间：6月6日 -9月6日）

——落款时间和印章的位置要合理； （文中的落款时间和印章位置要置换） ——附件的位置摆放要正确;（附 件在正文之后、印章和日期之前，左侧顶 格，有几个附件就要罗列几个，附件后用 冒号，冒号后用阿拉伯数字加小圆点,附 件名称后不加标点符号。）

现实生活中，乱简化造成歧义、误解 的笑话。 “垃圾分类，从我做起” “欢迎未来人类的灵魂工程师实习归来”
（二）语言要简洁凝练
简洁凝练就是用最少的文字表达尽可能多的内容， 做到“文约而事丰”。 “简洁凝练”取决于思路的清晰 、 一定的分析概括能力以及较高的文字修养。

批
复
人文学院党委： 2013年×月×日你院的请示中所提出的增补人文学院 党委委员的事项我们已经收到。经党委七名常委在×月×日 的常委会上的反复讨论决定，并举手表决，最终一致通过。 先将决定告之你们，我们原则上同意你们上报的两名同志为 你院党委委员。 此决定。 中共××大学委员会 2013年×月×日

（3）排版时版面尺寸要标准。 幅面：210mm×297mm 版心：156mm×225mm 上白边(天头) 37mm （37mm±1mm） 下白边35mm 左白边28mm（28mm±1mm） 右白边26mm
A4型公文用纸页边及版心尺寸


2.《党政机关公文格式》主要变化口诀
文章的价值主要取决于思想，不在 于字数
《论语》只有15000多字 《孟子》只有35000来字 《老子》不过5000来字
（三）语言要贴切严谨

都要细心斟酌，反复推敲。
贴切严谨就是要求文书写作中的用字、遣词、造句
北宋苏东坡少年时曾自恃才高，于门口写下一对联： 识遍天下字，读尽人间书。一天，一白发老翁拿一本小书 登门“求教”，苏轼竟不识书上的任何字。感到羞愧，老 翁去后，即改写了门联：发奋识遍天下字，立志读尽人间 书。虽只加入四字，其意却大变。苏轼终有惊人成就。 西方有位作家说: 要表明一个事物，只有一个名词是最 准确的；要描绘一种状态，只有一个形容词是最准确的； 要说明一个动作， 只有一个动词是最准确的。写作的主要 工作之一，就是找到这个最准确的名词、形容词、动词。 这段话对于对于文书写作， 倒是比较确切的。
高校辅导员常用文书写作
近年来高校辅导员招聘中涉及文书写作的试题：
——文书写作练习：请为校领导拟写毕业典 礼的致辞； ——公文写作练习：面对因无作业引起的教 学质量下降，拟写一份院方出台关于整顿教 师课后作业管理的通知；
——公文写作练习：某高校在教学评估中反映出师 资和资金不足，请拟写一篇公文向上级请示，争取 得到支持，解决问题；

三、辅导员常用文书写作的语言规范
（一）语言要准确明白
（一）语言要准确明白

一篇文书，有思想内容和组织结构，但最终都 要通过语言表达出来，使它成为有形的东西。 准确是文书语言的主要特征和基本要求。每个 词，每句话都必须有明确的含义。造句要合乎语法 和逻辑。还要善于辨析词义，根据特定的语言环境， 选用最恰当的词语。如果在文书写作中用词含混， 歧义迭出；或用语不慎，前后矛盾；或概念不清， 留有漏洞；或判断不当，结论模糊，其结果必然带 来理解上和执行上的困难，甚至造成混乱，也就失 去了文书存在的意义和价值。
主题词：□□□□□□□□ ＿ ＿ ＿ ＿ ＿ ＿ ＿ ＿ ＿ ＿ ＿ ＿ ＿ ＿ ＿ 抄送：□□□□□ ＿ ＿ ＿ ＿ ＿ ＿ ＿ ＿ ＿ ＿ ＿ ＿ ＿ ＿ ＿ 省人民政府办公厅 □□□□年□月□日 ＿ ＿ ＿ ＿ ＿ ＿ ＿ ＿ ＿ ＿ ＿ ＿ ＿ ＿ ＿ （共印□□□□份）
份号：000019
表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。
对决议、决定、命令（令）、公报、通告、通知、通报、报 告、纪要等9个文种适用范围作出修改。党政机关公文处理工 作条例.doc

（一）《党政机关公文格式》 ——2012年新国标公文格式 1.公文纸张及排版印制要求 （1）采用国际标准A4型用纸 （210mm×297mm)。 （2）正文用3号仿宋体，标题用2号小 标宋，文中如有小标题可用3号小标宋体字 或黑体字，从左至右横写横排，一般每面排 22行，每行排28个字。
机密★10年

中共华南师范大学委员会文件
华师党委[2005]56号
签发人： □□□＿

＿ ＿ ＿ ＿ ＿ ＿
××××××××××××××××××××××× ××××××××××××××××××××××× ××××××××××。 ×××××××××××。
附件：1· ×××××××××× 2· ×××××××××××××
——公文写作练习：修改公文例文中的错误（主 要涉及修改公文的题目；修改具体文种：通知和批 复）；

文书写作，是高校辅导员开展工作的基 本要求和基本技能。能否会写、写好文书， 不仅体现了个人的工作能力和水平，而且直 接影响工作的效果。
一、最新《党政机关公文处理工作条例》 的解读
1951年政务院首颁《公文处 理暂行办法》7类11种； 1981年国务院《国家行政机关 公文处理暂行办法》9类15种； 1987年《国家行政机关公文处 理办法》 9类15种； 1993年12类13种； 1996年《中国共产党机关公文 处理条例》14种。 现行规定以2012年4月中办发 14号文件《党政机关公文处理工作 条例》为准。（15种）

准确明白是常用文书写作的基本境界。把 要说的事、要讲的理，说准确、讲明白，做到 条理清楚，逻辑严密，语言通畅，让读者一看 就懂，尽量避免出现字词孤僻而难认、句子太 长而难读、语意杂糅而难懂的现象。

即使深奥的思想，也可以深入浅出，浅中 见深，平中见奇。 据统计，《毛泽东选集》四卷只用2994 个常用汉字，而博大精深的毛泽东思想却表 述得明白易懂。 一wenku.baidu.com文学巨著《红楼梦》，也只用4800 多个常用汉字，却写得曲折幽深、瑰丽多采、 魅力无穷。



关于“五一劳动节”放假通知 “五 一”劳动节即将来临，为了落实好各项安全防范工作，确 保 “五一”劳动节前后的安全，现将节前及节日期间的安全工作作 如下要求： 一.放假时间 1.经公司领导决定放假时间为：2011年4月30日--2011年5 月1日。放假两天。 2.“五.一”以后公司对工作时间表进行了重新调整，调整时间 如下：上午时间为:7:30---11:30。 二.节日期间 1.放假期间所有员工应该注意个人的安全。 2.注意饮食卫生，不要暴饮暴食，饮酒要节制，保重身体至上。 三.节日前 1.认真检查管辖范围内的电气线路、门、窗、水件等，发现异 常或隐患必须及时整改，若不能自行解决的请及时联系有关负责人。 2.请各部门谨记切断电源，锁好门窗方可下班。 在此祝所有员工劳动节快乐！ XXXXXXXXXX XXXXXX