出口函调报送资料和装订要求
国际及台港澳包裹处理规则
国际及台港澳包裹处理规则中国邮政集团公司二Ο一三年目录第一章总则 (1)第二章国际包裹种类和一般规定 (7)第一节国际包裹种类 (7)第二节国际包裹资费 (7)第三节国际包裹的重量、尺寸限度及封装和封面书写要求 (8)第四节禁限寄规定 (10)第三章国际包裹收寄 (13)第一节通则 (13)第二节各类包裹的准寄范围和收寄手续 (14)普通包裹（Ordinary parcels） (14)保价包裹（Insured parcels） (17)附回执的国际包裹 (18)存局候领包裹（Poste Restante） (19)第三节收寄信息的采集与处理 (20)第四节包裹收寄后的检查 (21)第五节收寄包裹的结算 (22)第六节退还、补收邮费的处理 (22)第四章国际包裹投递 (24)第一节各类包裹投递和处理 (24)第二节投递信息的采集与处理 (26)第三节投递时应收的邮费 (27)第四节无法投递包裹处理 (28)第五节无着包裹处理 (29)第五章出口国际包裹处理 (30)第一节邮区中心局的处理 (30)第二节经转局和验关局的处理 (31)第三节经转局和验关局处理出口邮件和总包信息 (33)第四节互换局封发前的处理 (34)第五节互换局的分拣和封发 (35)一般规定 (35)水陆路包裹总包的封发 (36)航空包裹总包的封发 (40)空运水陆路包裹总包的封发 (41)邮政公事包裹 (41)空邮袋总包的封发 (42)第六节互换局处理出口包裹和总包信息 (43)第七节国际包裹总包发运 (44)第八节出口总包验单的处理 (45)第六章进口国际包裹处理 (47)第一节互换局的接收和开拆处理 (47)接收 (47)开拆 (47)包裹总包 (48)空袋总包 (51)第二节互换局的转发处理 (51)第三节互换局对散寄经转和误发包裹的处理 (53)第四节互换局处理进口包裹和总包信息 (55)第五节经转局和验关局的处理 (56)第六节经转局和验关局处理进口邮件和总包信息 (58)第七章交换站对进出口国际包裹总包的接收和转发 (59)第一节出口包裹总包的接收和转发 (59)第二节进口包裹总包的接收和转发 (63)第三节交换站处理进出口包裹总包信息 (67)第八章国际包裹撤回、修改更正名址、改寄、查询、补偿 (69)第一节撤回、修改更正名址 (69)出口国际包裹撤回或修改更正名址 (69)进口国际包裹撤回或修改更正名址 (71)第二节进口国际包裹的改寄 (73)第三节国际包裹查询 (74)出口包裹查询 (74)进口包裹查询 (77)电子查询 (80)第四节国际包裹补偿 (82)第九章国际结算工作 (85)第一节国际结算数据采集工作程序 (85)第二节国际结算数据的确认和录入规则 (87)封发包裹清单CP87和过境包裹总包特别清单CP88 (87)出口航空包裹总包路单CN38和出口运水陆路包裹总包路单CN41 (89)进口和经转航空包裹总包CN38 (89)出口国际包裹补偿金 (91)进口和经转包裹补偿金 (91)各类空邮袋 (92)第三节经境外邮政修改后帐单的查核 (94)第四节与我国民航结算出口航空包裹运费 (95)第五节国际结算工作的检查 (95)第十章国际邮袋管理 (97)第一节出口邮袋管理 (97)第二节进口邮袋清退 (98)第十一章业务档案管理 (100)第十二章国际包裹处理工作的检查 (101)第一节通则 (101)第二节收寄工作的检查 (101)第三节投递工作的检查 (102)第四节分拣封发工作的检查 (103)第五节交换站工作的检查 (103)附录一收寄和处理台湾包裹的特别规定 (105)附录二特别业务资费 (109)附录三台湾、香港和澳门地区包裹资费表 (110)附录四国际及台港澳包裹重量、尺寸限度表 (111)附录五各类国际包裹的封装要求 (112)附录六通达保价包裹的国家和地区 (114)附录七可以用中文书写收件人名址的国家和地区 (117)附录八填写报关文件应该使用的语言文字以及应该随附的报关单份数 (118)附录九不允许部分申报内件价值的国家 (126)附录十不接受邮件中夹带需要交纳关税的物品的国家 (127)附录十一对内装流质和易碎物品的包裹不负补偿责任的国家 (128)附录十二部分国家禁限寄规定 (129)附录十三不接受撤回邮件或修改、更正收件人名址的国家和地区 (135)附录十四可以由寄达局工作人员代签CN07回执的国家和地区 (136)附录十五统一编号规定的各种单式、标签目录 (137)附录十六我国国际包裹互换局、交换站名单共56个 (140)附录十七帐务输入局及其负责输入数据范围 (142)第一章总则第1条国际邮政通信是我国邮政通信的重要组成部分，也是国家涉外工作的一个重要方面。
发票函调必须认真阅读此资料
发票函调必须认真阅读此资料
1．发函需要提供的资料：
（1）发函所涉及的整套单证原件(同正式交单一样，装订成册)。
（2）《深圳市国家税务局出口货物函调调查申请表（外贸企业）》（一式两份A4纸打印）（加盖公章）,以下简称《调查申请表》; 调查申请表里的发票栏如需调查的发票较多，号码连号的可以列头尾发票号中间用连字符“-”连接，没连号的可用分隔符分开。
如多个供货企业需发函，每个供货企业填写一行，发票份数、金额、税额要求填写汇总数。
为了方便核查，请尽量填写在一页纸上。
（3）核实函发票导入盘（做法请参照《核实函发票导入EXCEL模板》）。
（4）透明文件袋一个。
注意：由于2015年5月1日之后出口的报关单没有出口退税联，发函时需把企业留存联复印件（盖公司章）放入发函资料中。
重点：企业的所有复函领取完后必须复印留底，以备下次交单所用
2 . 前台查询
在企业到各自所属科室的前台窗口的复函查询表（分已审批和未审批）找到自己公司的名字，未审批的表示函件已经回来并打印出来等待审批，请企业认真等待审批即可。
已审批的请企业出示调查申请表以领取函件和原件。
3 . 网上查询
纳税人登录深圳国税网站后点击“办税服务厅——查询区——出口退税函调复函信息查询”，录入公司纳税识别号即可查询，记录好序号，（如果有2个相同序号的为已审批正常函）即可到退税局领取函件和原件。
注意：一定是序号完全相同的两条信息才是已审批的正常函。
对外函件管理办法
对外函件管理办法FX/QG-FW 201505-05第一章总则第一条为促进对外函件制订、接收、发放及存档工作的程序化、制度化、规范化，确保函件的合法性，防范法律风险，维护公司的合法权益，制定本办法。
第二条本办法所称对外函件，指集团及各单位在经营管理过程中与权利义务相对方、政府机关、司法机关、社会公众等之间形成的以纸质或电子方式为载体的往来书函、公文等，包括：各种承诺、表格、数据、文字、单位证明、报告、情况说明、单位介绍等。
第三条本办法适用下列对外函件：1.政府职能部门往来文函：一类：不涉及权利义务的文函；关于免责、避责、延期履行义务等的请示、汇报、报告；二类：除一类函件外的，费用减免、政策优惠、资金扶持文函及其他文函；三类：对行政处罚的回复、答辩、申诉等；2.司法文书：一类：司法文书的签收及送达；二类：所有司法文书及相关请示报告、情况说明；3.客户往来文函：一类：按集团规定范本和内容签发的通知函、催告函、解除函、承诺函及利益主张要求的回复等；对客户利益主张及要求，按集团颁发的标准内容进行的书面回复；二类：楼书、要约（招商）书；广告推广资料；客户索赔事件。
三类：非集团规定范本的通知函、催告函、解除函、承诺函及利益主张要求的回复等。
4.合同相对方往来文函：一类：一般工作联系函，如通知、催告函、知会函、邀请函等；二类：我方律师函、解除函及对方律师函、解除函的回函；合同履行变更、异议、中止等文书（工程合同履行过程中的变更、签证按房产事业部专项制度执行）；中介机构鉴定文书等。
5.各类外部委托、授权文书。
第二章收函、发函及复函第一条职责（一）综合部：接收、登记函件，按照函件内容分发相关部门/责任人，发函，复印，存档。
（二）经办部门/责任人：上报函件内容，填写《函件处理申报表》并出具初步处理意见，草拟函件，填写《函件审批责任单》，按审批意见执行。
（三）法务中心：审查函件，出具法律意见。
（四）子公司董事长：审查、审批、指导、监督发函（按权限）。
进出口业务单证档案管理制度
进出口业务单证档案管理制度
主要包括以下内容：
1. 文件的分类与归档：根据进出口业务的不同类型，将相应的文件进行分类并进行归档，如合同文件、托运单据、报关单等。
每个文件都应有明确的标识和索引，以便查询和管理。
2. 文件的保存期限：根据相关法律法规和企业内部规定，确定不同类型文件的保存期限。
过期文件应及时销毁或转交给专门的档案部门进行管理。
3. 档案的数字化处理：对进出口业务的单证档案进行数字化处理，包括扫描和存储电子文件。
电子文件需进行备份和加密，以确保信息安全。
4. 档案的存储和保管：将进出口业务单证档案存放在专门的档案柜或档案库中，确保其安全、整洁和易于查找。
档案柜或档案库应设有保管员负责日常的管理工作。
5. 档案的借阅和归还：对需要使用进出口业务单证档案的人员进行借阅登记，借阅后务必妥善保管，归还后要及时归还并记录归还日期，确保档案的完整性和安全性。
6. 档案的销毁与整理：根据规定的保存期限，对过期的进出口业务单证档案进行销毁。
销毁需按照一定的程序进行，并需记录销毁的相关信息。
同时，需要对档案进行定期整理和清理，以确保档案的有序性和可用性。
7. 档案的安全管理：制定相应的安全管理制度，确保进出口业务单证档案的安全性。
包括防火、防水、防盗等措施的落实，以及设立权限管理机制，保护档案的机密性和完整性。
以上是进出口业务单证档案管理制度的基本内容，企业可根据实际情况进行适当调整和完善。
公文装订规范标准最新
公文装订规范标准最新公文装订是确保文件整洁、规范和便于存档的重要环节。
以下是最新的公文装订规范标准：一、装订材料1. 装订材料应选用耐用、不易褪色的材料，以保证公文的长期保存。
2. 推荐使用不锈钢、塑料或环保材料的装订夹、装订线、装订圈等。
二、装订顺序1. 公文装订应按照文件的正式顺序进行，通常为封面、目录、正文、附件、封底。
2. 正文部分应按照文件的编号或日期顺序排列。
三、装订方式1. 公文装订应采用统一的装订方式，以便于文件的统一管理和查阅。
2. 常见的装订方式包括线装、圈装、夹装等。
四、装订位置1. 装订位置应位于文件的左侧，以便于翻阅。
2. 装订孔的位置应均匀分布，避免对文件造成损伤。
五、装订要求1. 装订应牢固，确保文件在使用过程中不会散落。
2. 装订后的文件应保持平整，避免出现皱折或弯曲。
六、封面设计1. 封面应包含公文的标题、发文机关、文号、密级、日期等必要信息。
2. 封面设计应简洁、规范，符合机关的统一风格。
七、目录编制1. 公文装订前应编制目录，目录应包括各部分的标题和页码。
2. 目录应置于公文正文前，便于快速查找。
八、附件处理1. 附件应按照正文中的引用顺序排列，并在目录中注明。
2. 附件的装订应与正文部分一致，确保整体的协调性。
九、电子版公文1. 随着信息化的发展，电子版公文也应遵循相应的装订规范。
2. 电子版公文应确保文件格式的统一，便于电子档案管理。
十、装订后的保管1. 装订后的公文应妥善保管，避免潮湿、高温等不利条件。
2. 应定期对装订的公文进行检查和维护，确保文件的完整性。
以上规范标准旨在提高公文装订的质量和效率，确保公文的规范性和可读性。
各机关单位应根据实际情况，参照本规范进行公文装订工作。
出口函调需附送资料
出口函调需附送资料
一、发票：
函调涉及的增值税专用发票（记帐联）复印件；
二、货物流
1、销售：货物出仓（库）单、记帐凭证、帐页复印件；
2、购进：对应原材料购进原始凭证、记帐凭证、帐页复印件；
3、运输：运输单据、付款原始凭证、记帐凭证；
三、资金流：收、付款原始凭证、记帐凭证、帐页复印件；
四、其它
1、《出口货物税收函调管理办法》11号附件一一《自查表》；
2、购销合同复印件；
3、418附件关于协查出口货物税收有关情况的复函
备注：复印件一式一份，注明“此复印件与原件相符”并加盖企业公章，如有特殊情况的还应写明原因。
出口退税货物函调复函工作底稿由纳税人填写
生产场地、生产模式等有变化的请详 □其他：
细说明，生产设备是自有还是租赁。
4、工人人数
例如：现有员工人数多少，其中生产 员工人数多少，该批货物生产时工人 人数多少。
□工人花名册 □工资或社保支付记账凭证 □工资发放单或社保证明 □其他：
简要说明该货物所需的原材料构成情
况（将自产与委托加工涉及的原材料
附 件 12
核实函编号：
出口货物函调复函工作底稿(由纳税人填写)
填表日期： 年
月
日
企业名称
纳税人识别号
项目
重点关注信息
证明材料清单 （请根据所提交资料勾选对应项目）
备注
1、合同签订
例如：何时签订，具体合同是按货物 批次签订、整体框架协议后按需下订 □合同 单还是其他形式，合同双方签约人及 □订单 其联系方式，有无约定运输及货款收 □其他： 付的相关信息。
① 该批货物属于自产货物，无需提
供右侧资料。
□外购合同
1、生产模式
② 该批货物属于外购货物，则需要 □委托加工合同
提供外购合同、付款单据、运输单据 □运输单据、运费发票、运费
、运费发票、运费支付凭证、外购成 支付凭证
品的入库单、外购货物的发票等资料 □原材料出库单
。
□外购成品的入库单
□委托加工的产品入库单
函调 涉及 销售 货物 情况
2、货款收取
□银行对账单或其他收款凭证
例如：何时通过何种方式收到货款， 目前货款已收多少，未收说明。
□应收账款明细账 □记账凭证 □银行或现金日记账
□其他：
3、发票开具
例如：何时开具多少份增值税专用发 □增值税专用发票复印件
票，价税合计多少。
出口函调工作范本
出口函调工作范本出口函调工作范本一、出口函调资料归集资料及装订顺序：1、复函〔附件1〕；2、企业情形说明及治理员调查报告；3、协查函及相应附件；4、供货企业自查表及相关附件，并按自查表及相关附件注明的要求复印的相关资料；5、出口物资报关单复印件；治理员调查报告：包括两个方面一是依照企业提供的自查表及情形说明，对企业进行实地核实后的调查意见，是否认可企业提供的相关资料；二是实地核实中发觉的问题，专门是对需要在复函中予以说明的事项。
企业情形说明〔详见后面样本，法定代表人需本人签名〕：自产物资必须说明函调商品的生产工艺流程，生产函调商品所需要的机器设备并说明企业是否拥有相关的设备及上述生产设备单位时刻的生产能力，如一天或一个月等。
请详细写明，有些未尽事宜请文字说明。
同时企业要提供：工艺单，税务登记证、营业执照复印件，当月纳税申报表全套，房产证或租房合同复印件。
工业企业另需：职员花名册或工资单，固定资产明细账〔要紧生产设备及厂房等〕，厂房为租赁的，需租赁合同及租金发票。
销售业务为你公司送货的，需提供运输发票及详细运输清单。
二、函调商品的业务分类：第一类，自产物资，即全部生产工序均有企业独立完成。
第二类，自产加托付加工，即产品的大部分生产工序有企业完成，但有部分工序是有该生产企业托付外单位完成。
例如纺织企业销售通过染色的面料给外贸企业，其中的染色加工是托付染厂完成，染厂将染色的加工费发票开给纺织企业而不是外贸企业。
第三类，外购商品，即企业是直截了当将外购商品销售给外贸企业，不通过本企业或外单位任何工序的加工。
第四类，托付加工商品，即企业没有该商品的生产能力，而是采纳购入要紧原材料再托付其他单位进行加工而成的商品。
三、企业应提供以下资料:注意：每张复印的资料上必须用钢笔或签字笔写上〝此复印件与原件相符〞的字据，经办人姓名、日期，并加盖公章。
１、被调查发票涉及的物资是自产的企业，应提供以下资料:〔1〕«供货企业自查表»及附表1«销售商品调查明细表»。
出口函调指引
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;ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
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提交 资料
供 货企 业 主管 税 务机 关
税局专管 员
税 局专管 员
提交资料
注意事项
:
①第 一 次 出 口尽 量 当 月 出 口 当月 开增 值 税 票 ,新 客 户 第 一 次 出 口被 函 调 的可 能性 较 大 ,这 样 可 以早 递 单 早 函调 ② 平 时要 重 视 处理 与税 局 科 室人 员关 系 (专 管 员 、 科 长 ); ③ 严 禁 找代 开 票 供 应 商 ,以 防 函调 上 游 供 应 商无 法 处理 。 如 函调 上 游 供 应 商 ,则 争 取 与 专 管 员协 商 函调 供 应 商 列 表 中 的优 质 供 应 商 ,尽 量 避 免 向异 地 供 应 商 发 函 ④ 供 货 企 业 自认 为 有 问题 的 上 游 供 应 商 ,不 要提 供 给 税 局 (主 要 部 件 的 上 游 供应 商 一 定 要提 供 ); 关 ⑤ 《 于 协 查 出 口货 物 税 收情 况 表 》 为税 务 内部 文 件 ,此 表 为专 管 员 填 写 ,如 专 管 员要 求 客 户 自填 ,请 配 合 ,这 样 既可 节 省 函调 时 问 又可 保 证 资料 准 确 ,提 高 回 函 的安全 性 。 ⑥ 在 供 货 企业 国税 局 长 审 核 后 ,漳 与 专 管 员 索 要 回 函号 “ ” ⑦ 关 于 客 户 是 否 产 生运 输 费用 应 选 择 无 (上 游 供 应 商 送 货 和 出 口企 业 提 货 ,一 般 不存 在 此 费用 ); ⑧ 如 专 管 员 需 与客 户 了解 双 方 关 系 时 ,一 定 说 明双 方 属 买卖 关 系
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函调注意事项及应对策略
委托代办退税的生产企业视同外贸综合服务企业的供货企业， 符合上述条件的，作为发函调查的对象。
对四类生产企业申报出口退税（免）税的自产货物，调查评估 岗应当在其每年首次申报时，对其生产能力、纳税情况进行评估； 四类企业出口货物属于外购或视同自产货物，调查评估岗应当对每 户供货企业的发票抽取一定比例采取发函调查方式进行核查。 一般来说，出口商品为属于价值较高、退税率较高、体积较小 或重量较轻的商品或消费者不索取发票的日用商品需要发函；出口 企业及供货商为有虚开、骗税、被认定为非正常户、涉嫌骗税或虚 开或开立2年内注销的法定代表人设立得公司，这些情况下需要函情况，并自收到复函之日起10个工作日内， 对所涉及的出口业务在《审核疑点业务处理表》上提出以下处理意见，传递至复 审岗，并在复审岗确认后5个工作日内将复函处理的结果录入函调系统： （一）复函类型为“正常业务”的，综合其他核查情况，可以按照规定办理出口 退（免）税。 （二）复函类型为“经核查尚未处理完毕”的，暂不办理出口退（免）税，待复 函地税务机关再次复函后，视复函情况处理。 （三）复函类型为“存在不予退（免）税的情形”的对复函所涉及的出口业务， 未办理退（免）税的不得办理；已办理退（免）税的，参照本规范第五十五条的 要求追回已退（免）税款；属于按照规定适用增值税征税政策的，应视同内销征 税；属于涉嫌骗税的，参照本规范第五十八条的要求处理。调查评估岗对自复函 所列增值税专用发票的最早开票日期前12个月内，从同一供货企业购进且尚未函 调的已申报出口业务发函调查。 （四）复函类型为“暂缓办理退（免）税”的，未办理出口退（免）税的暂不办 理；已办理出口退（免）税的，该笔业务所涉及的退税额，参照本规范第五十五 条的要求暂扣该企业其他已审核通过的应退税款。待复函地税务机关再次复函后， 视复函情况处理。
二、附件资料的印刷及装订要求
北京市建筑业企业资质申报示范文本附件资料北京市建委建管处二00八年一月一，附件资料的印刷及装订要求1.附件资料一律使用A4(210×297mm)型纸；2.封面、封底一般使用白色压纹纸，也可使用淡蓝、淡绿、淡黄色压纹纸，禁止使用其他颜色及纸张；3.附件资料的装订应胶装成册，软皮包装，禁止使用硬皮、塑料皮或打孔装订；4.附件资料应有总目录及页数说明，每页页脚下方有页码；5.申报资料必须数据齐全、填表规范、盖章或印鉴齐全、字迹清晰；扫描或复印件必须清晰、可辨，每页右上角应加盖企业公章；6.附件资料分卷装订，个别卷如页数过多，可再分册装订，注明“XX卷第X册第X分册”；同一卷中，不同类别的内容可用彩纸分隔；管理人员册中的劳动合同扫描或复印件可单独装订成册；7.代表工程业绩资料建议按专业分册装订,以先主项后增项为原则，按申请的资质专业先后排序。
装订时，代表工程业绩资料的每类别每项目间用彩纸分隔，彩纸上注明资质类别、业绩项数和工程名称。
二、附件资料的排版格式（一）附件资料的封面附件资料中的综合资料卷、人员资料卷、工程业绩卷、改制重组卷的封面应按此样式排版。
上边距2.54厘米下边距2.54厘米左边距3.5厘米右边距2.84厘米华文中宋字体，小初号字，加粗，居中黑体，小二号字，居中华文中宋字体，小三号字，加粗，居中（二）目录附件资料中的综合资料卷、人员资料卷、工程业绩卷、改制重组卷中的目录应按此样式排版。
上边距2.54厘米下边距2.54厘米左边距3.5厘米右边距2.84厘米华文中宋字体，二号字，加粗，居中仿宋体，小二号字（三）证照报表类综合资料卷中的营业执照、资质证书、组织机构代码证书、企业章程、统计报表、财务报表、审计报告、安全生产许可证、企业法定代表人、总经理、三总师的任职文件以及银行授信凭证、技术中心证书、科技进步奖证书等扫描或复印件应按此样式排版。
上边距2.54厘米下边距2.54厘米左边距3.5厘米右边距2.84厘米图片高20厘米，宽14厘米。
函调材料回函的格式
函调材料回函的格式标题：函调材料回函的格式在进行函调工作时，回函的格式是至关重要的。
一个清晰、整洁、规范的回函可以有效地传达信息，并展示出专业和负责的态度。
以下是函调材料回函的标准格式：1.信头：回函应包含发件人和收件人的姓名、地址、联系方式等必要信息。
信头应置于信纸的顶部，格式应统一，以便于读者和接收者可以迅速识别。
2.日期：在回函的开头，应明确注明回函的日期。
日期应放在信头下方，靠左对齐。
格式可以是“年月日”或“月日年”。
3.称呼：在信头之后，需要写明收件人的称呼。
如果你知道对方的姓名，可以使用“尊敬的”或“亲爱的”等敬称。
如果不知道对方的姓名，可以使用“收件人”或“先生/女士”。
4.正文：正文是回函的核心部分，应该清晰地表达你的回应或观点。
正文的排版应整齐，段落之间应有适当的间距。
使用简洁明了的语言，避免冗长的句子和复杂的词汇。
每个段落应围绕一个主题展开，逻辑清晰，层次分明。
5.结尾：在回函的结尾，需要写明你的署名。
署名可以是你的姓名、职务或其他身份信息。
在署名之后，可以加上一句感谢的话语，以示礼貌和谢意。
6.附件：如果回函需要附带其他文件或信息，应当在结尾处明确说明，并列出具体的附件内容。
附件的名称应简明扼要，以便读者可以快速理解。
最后，检查你的回函是否符合以上要求。
确保标题与内容一致，不涉及任何广告信息或侵权争议。
避免在标题、简介和正文中出现不适宜展示的敏感词或其他不良信息。
同时，确保正文没有缺失语句、丢失序号或段落不完整的情况。
总之，一个符合规范的回函能够展示你的专业素养和良好的沟通能力。
通过遵循以上几点，你可以撰写出一份清晰、整洁、规范的函调材料回函。
进出口部档案管理制度
第一章总则第一条为加强进出口部档案管理工作，确保档案资料的安全、完整和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本部门实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于进出口部所有档案资料的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第三条进出口部档案管理工作应遵循以下原则：（一）真实性：档案资料必须真实反映进出口业务活动情况；（二）完整性：档案资料应齐全，不得遗漏；（三）安全性：确保档案资料的安全，防止丢失、损毁、泄密；（四）便捷性：方便档案资料的查询、借阅和使用。
第二章档案分类与归档第四条进出口部档案分为以下类别：（一）合同类：包括进出口合同、代理协议、信用证等；（二）业务类：包括订单、生产计划、物流单据、检验报告等；（三）财务类：包括发票、收据、付款凭证、成本核算等；（四）其他类：包括内部管理文件、培训资料、会议记录等。
第五条档案归档应按照以下要求进行：（一）按类别划分，建立档案目录；（二）每份档案资料应标明编号、日期、页数、主题等基本信息；（三）归档时应确保档案资料齐全、完整，无破损、污渍等；（四）归档后，档案资料应按照编号顺序排列，便于查阅。
第三章档案保管与利用第六条档案保管应遵循以下要求：（一）档案资料应存放在通风、干燥、防火、防盗、防潮、防虫蛀的专用档案柜中；（二）档案柜应定期检查，确保档案资料安全；（三）档案资料不得随意翻阅、涂改、损坏；（四）档案资料借阅需履行登记、签字手续，重要资料借阅需先请示分管领导。
第七条档案利用应遵循以下要求：（一）档案资料查询应按照规定的程序进行，不得擅自泄露档案资料；（二）档案资料查询需填写查询申请，经批准后方可查阅；（三）查阅档案资料时，应爱护档案资料，不得随意涂改、损坏；（四）查阅档案资料后，应将档案资料归还原位。
第四章档案销毁第八条档案销毁应遵循以下要求：（一）档案资料销毁前，应进行鉴定，确定销毁范围；（二）销毁档案资料时，应由两名以上人员在场监督，确保销毁过程安全；（三）销毁档案资料后，应填写销毁记录，并由相关人员签字确认。
公文装订标准
公文装订标准公文是国家机关、企事业单位和社会团体处理公共事务、开展公共活动、传达公共信息所使用的文件。
公文的装订标准对于规范公文的格式、保护公文的完整性和美观性具有重要意义。
本文将就公文装订标准进行详细介绍，以期为广大公文创作者提供参考。
一、装订材料。
公文的装订材料主要包括装订封面、装订背脊、装订夹和装订胶水。
装订封面应选择质地较硬、颜色较深的材料，具有一定的防水性能，可以保护公文不受潮湿和污染。
装订背脊应有一定的宽度，以便于标注公文的标题和编号。
装订夹应具有一定的弹性和耐磨性，可以有效固定公文的内页。
装订胶水应具有良好的粘合性能，可以确保公文的内页不易松动。
二、装订规范。
公文的装订规范主要包括装订位置、装订方式和装订要求。
装订位置应位于公文的左侧，距离左边缘3厘米，距离上边缘2.5厘米，距离下边缘2厘米。
装订方式应采用胶订方式，以确保公文的整洁和美观。
装订要求包括装订线应平直、装订胶水应均匀、装订夹应紧固等，可以提高公文的质量和耐久性。
三、装订标识。
公文的装订标识主要包括装订标签和装订编号。
装订标签应标注公文的密级、紧急程度和处理部门等信息，以便于公文的管理和检索。
装订编号应按照一定的规则进行编制，以便于公文的组织和归档。
四、装订管理。
公文的装订管理主要包括装订流程、装订责任和装订档案。
装订流程应明确规定公文的装订程序和要求，以便于公文的统一管理和监督。
装订责任应明确规定公文的装订责任人和审核人，以便于公文的合规性和规范性。
装订档案应建立公文的装订档案，以便于公文的追溯和查阅。
五、装订验收。
公文的装订验收主要包括装订质量、装订数量和装订时限。
装订质量应符合装订标准和要求，以确保公文的完整性和美观性。
装订数量应与公文的实际需要相符，以避免公文的浪费和滞留。
装订时限应按照公文的紧急程度进行安排，以确保公文的及时传达和处理。
总之，公文的装订标准对于规范公文的格式、保护公文的完整性和美观性具有重要意义。
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一、资料报送要求
1、企业填写供货企业自查表（含一份主表及四份附表）一式一份（注：附表1的销售商品运输情况，不论送货、自提都要详细填列。
其他附表没有发生的不需填，空白表不用交）；
2、来函发票的记帐联、仓库出货单复印件、发票对应月份的增值税纳税申报表、开具专用发票明细表，属消费税应税货物的要附消费税缴款书复印件；
3、函调产品耗用的主要材料的进货发票（或属自行海关完税的进口材料的海关代征增值税完税凭证）、增值税专用发票抵扣清单及仓库入仓单复印件（要注意进项资料时间上、逻辑上的合理性，不要迟于出货时间）；
4、涉及函调货物及生产材料的收、付款凭证、银行对帐单或现金日记帐有关帐页复印件；
5、涉及函调货物及生产材料对应的应收、应付帐款明细帐页、购销合同复印件。
6、反映函调货物的进仓、出仓、结存的数量金额分类明细账复印件（出仓必须要具体反映发票中实际发出货物的数量、金额，如产成品分类明细账）；
7、函调商品的货物运输单据。
属物流公司及其它货运公司运送的，应提供运输单据、运输发票（发票内容必须反映货物的名称、数量，没有的要另附情况说明，发票属汇总填开的附本次货物结算凭证），运费支付凭证。
属厂车运送的，由企业出具加盖公章的运输情况说明，内容必须包括运送日期、经办人、运送货物的名称和数量、送达地址，以及运送车辆的车牌号、司机，并附上有购方单位签名盖章确认的送货清单。
属购方自行提货的，由企业出具加盖公章的运输情况说明，内容必须包括提货日期、经办人、运送货物的名称及数量，并附上有提货单位签名盖章确认的提货清单。
8、企业生产加工工艺流程说明。
内容是针对函调产品的主要生产加工流程，从投入原材料到生产加工成品必须注明生产函调产品所使用的主要原材料名称、生产加工工序。
属发外加工的，必须详细说明与函调产品相关的发外加工材料名称及数量、发外加工的工序、加工后回收材料的名称及数量并附上发外加工合同及加工费发票复印件。
二、装订要求
1、销售货物资料的复印件，请按以下顺序：（用书钉订一下）
①销项发票（记帐联）
②申报表（所属时期为：开发票当月）
③防伪税控开具发票明细表（专用发票明细表）
④银行收款凭证
⑤银行对帐单
⑥从函调发票开票日当月至函调当月的购货方“应收帐款”明细帐页
⑦销货合同
⑧出仓单
⑨函调货物的“进”、“销”、“存”明细帐页（函调货物的进出仓数量记录）⑩函调货物涉及的运输发票
2、购进原材料的复印件，请按以下顺序：（用书钉订一下）
①进项发票（抵扣联或发票联）
②增值税专用发票抵扣清单
③银行付款凭证
④银行对帐单
⑤函调货物进项的“应付帐款”明细帐页
⑥购货合同
⑦进仓单
⑧函调货物涉及的运输发票
3、供货企业自查表及附表、函调商品的货物运输情况说明（说明要求见资料报送要求）、企业生产加工工艺流程说明（说明要求见资料报送要求）
三、注意事项
1.复印件要求企业名称、货物名称、数量金额等必须复印清楚齐全。
2.复印件必须由企业经办人签名，注明“复印件与原件相符”并盖公章。
3.进项、销项资料分类别按顺序用钉书针订好。
3.报送复印件对应函调出口货物的栏目要用“红色”笔划线注明。
出口货物函调资料报送装订一览图。