员工沟通与意见反馈管理程序

1. 目的

为促使公司在处理厂内事务及收集并响应公司与外部利害相关者之环安卫关切事项上采取积极措施，通过有效途径达到沟通目的,并以此为持续改善之依据。

为加强公司员工与管理层之间的沟通，提供员工有效的沟通途径，最大限度地了解员工的心声，使公司能及时有效地为员工答疑解惑，从而加强公司的凝聚力。

为使员工的意见得到公正合理的处理。

2. 范围

利害相关切者和本厂之坏境关切事项和公司内部有待解决及改善之问题均适用之。

3.职责:

人事部:负责沟通和意见管理,组织开展沟通培训，定期进行员工满意度调查问卷，进行总结和分析,采取措施来提高满意度

了解员工目前的工作状态和需求，监督协调加强沟通反馈

各部门主管:负责跟本部门员工的沟通和了解

工会/员工代表委员会: 维护工人合法的结社自由权利参与公司跟员工有关的政策文件的制定,收集,讨论并跟进员工的意见和申诉事宜,并及时与公司管理层进行沟通和反馈

公司管理层:定期跟员工保持互动和沟通,倾听员工的意见

4. 作业程序

利害相关者：

4.1.1 内部：指本公司员工。

4.1.2 外部：指政府机关、小区居民、客户、供货商、驻厂厂商等。

沟通信息：

4.2.1 传达信息：指应遵守事项(如本公司环保要求法等)，联络事项(如政府要求、动向、国

际动向)及本公司环保政策。

4.2.2 沟通协调可因人、因事、因地制宜，即可在上下、横向关系上展开，也可跨部门、跨职务进

行，不受区限、不受制约之联系方式。

4.3.3 响应信息：指抱怨、提案、建议案、询问、意见箱或异常反映等须检讨与回答之信息。

接受信息:

4.3.1 内部利害相关者：

4.3.1.1内部员工可通过公司内部沟通渠道提出建议。当工作中出现需要与上、下级或同级同事沟通的事项，要立即沟通，以促进工作成效。不同部门的工作人员，彼此之间要加强沟通，促进工作效率的提高与信息的传递。对于本部门的工作有任何意见或建议时，可与上级进行沟通，促进改进。对于公司的发展与变革有任何意见或建议时，可通过上级逐级上报或越级上报，以促进公司的发展。

4.3.2 外部利害相关者：

4.3.2.1采购部负责向供货商及分包商宣传本公司环安政策,环保要求等信息，并负责收集其关切事

务。

4.3.2.2市场部负责向客户宣传本公司环安政策、环保要求等信息，并负责收集其关切事务。

4.3.2.3 除客户、供货商及分包商外之所有利害相关者之信息收集为人事部。

接受方式：

4.4.1内部员工：

通过诸如公告栏、宣传单、备忘录、公共系统、热线、开门政策、工会组织等方式传达本政策

4.4.1.1 意见箱

a.由人事部负责意见箱的管理，每月收集一次，并登记《意见收取\处理记录表》。

b.人事部负责联络相关负责人对员工意见的回复和处理，并公布在公告栏内或员工本

人。

c.人事部负责处理后的追踪，若意见发表者有任何疑问可向人事部进行咨询。

4.4.1.2 投诉热线

a.公司投诉热线设在人事部，号码为0282早上8：10-12：00 至下午14：00-17：30内

由其负责传达；外部建议之书面答复则由环境、安全、卫生与员工福利管理代表责成

各负责对应窗口转交该资讯来源者。

c.书面答复均应复印存档备查，并实时张贴于公告栏。

环安异常之处理：

4.5.1 已处理响应之信息，倘再接到回报仍需再处理，则由环境、安全、卫生与员工福利管理

代表召集部门相关主管研商，并视情形与信息来者进行恳谈，做出必要之处理。

对员工申述的内容需保密

工会/员工代表委员会:

员工代表的提名, 选拔和选举的过程/选举程序

员工代表会常规会议:每年至少2次,关注员工健康安全问题等,并保留记录

将员工代表和工会相结合

员工代表开展的活动

5. 0沟通和培训

工厂应向所有员工宣传表达意见和投诉的渠道，保持沟通渠道顺畅。

工厂应保障员工合理表达意见的权利。

全部员工需参加有关沟通程序的培训

人事部和中层管理人员须进行处理投诉方面的培训

监控和评估

人事部应保持独立、中立的立场处理员工投诉。

公司管理层应定期对劳资关系处理，活动的合规性进行监管

人事部和管理层定期检查劳资关系处理流程/制度的实际操作效果

人事部应定期评估员工的申诉渠道是否通畅、有效。沟通体系的程序每年进行评审和更新

人事部应制定有效的激励措施，鼓励员工畅所欲言、献计献策。

对于故意污蔑他人和发布虚假信息及谣言，触犯国家法律法规的行为移交相关公安司法部门处理。相关记录

《员工意见及申诉表》

《员工满意度调查表》

《会议记录》

《员工离职面谈表》