信息沟通控制程序
信息沟通控制程序
4.3.2 信息的传递
（1）信息传递主要通过文件、报告、通报、学习材料、书信、通信和会议等途径与相关部门和单位传递，发布信息。
编号：XK－ZC5.5.3－2016
版本：2016-E
更改次数：0
36、信息沟通控制程序
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（2）营销中心、客服部和研发中心等与外界有接触的部门同相关方进行信息传递、反馈。
编号：XK－ZC5.5.3－2016
版本：2016-E
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36、信息沟通控制程序
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1 目的
为确保企业与员工和其它相关方就管理信息进行相互沟通，保证内外信息及时、有效的交流，特制定本程序。
2 适用范围
本规定适用于公司管理体系内外部信息沟通的控制。
3 管理职责
3.1 行管中心副总负责公司内部信息沟通，管理者代表负责对外信息沟通和协商；
（4） 不论内部和外部，对相关方关注的问题和对重要环境因素影响的信息、重要危险因素影响的信息都要特别加以注意，并迅速采取处理措施，记录处理决定。紧急状况执行应急准备和响应程序。
（5） 发生突发事件或在紧急状态下，执行《事故应急救援预案》。
5 相关文件
《法律法规和其它要求控制程序》
6 主要相关记录
《适用的法律法规和其它要求清单》
（5） 同行业技术信息和专业会议信息，竞争对手的产品信息、服务信息和技术信息。
（6） 管理体系方针的对外宣传。
4.3 信息交流
4.3.1 信息的收集和整理
（1） 各职能部门和人员负责收集本部门工作有关的信息；
（2） 营销中心、客服部和研发中心等与外界接触的部门负责收集相关方的信息；
信息沟通控制程序
信息沟通控制程序（IATF16949-2016/ISO9001-2015）1.0目的明确公司内各部门、公司与员工、公司与相关方的沟通途径、方法和职责，确保必要的信息得以交流和利用，以保证管理体系的有效性。
2.0适用范围适用于公司管理体系覆盖范围内所有的内、外部的信息沟通。
3.0术语无4.0职责4.1行政部:主要负责公司目标、指标、方针的传达及与相关方的信息沟通；有关环境和职业健康安全的内部和外部沟通。
4.2内贸部/外贸部：主要负责与顾客的相关信息沟通。
4.3采购部：主要负责与供应商之间相关的信息沟通。
4.4品质部：主要负责品质相关信息的沟通。
4.5生产技术部：主要负责生产过程相关信息的沟通。
4.6员工代表:就影响职业健康安全的有关事宜按《员工代表活动制度》的有关规定与公司进行沟通。
4.7各部门负责本部门职责有关的信息交流与沟通。
5.0程序5.1沟通分为内部和外部沟通两种，内部沟通指公司内部各部门及人员之间的沟通，外部沟通指公司内部人员或部门与外部部门或人员的沟通。
5.2内部沟通a）每周一召开调度会，由生产部门主持，各部门参与；b）利用公司大门旁的宣传板，进行张帖公告、通讯简报；c）利用公司内部网络进行沟通；d）利用电话；e）其他方面，如谈话，分发《内部工作联络单》等方式沟通；f）公司管理方针由行政部通过卡片、员工手册、宣传、展报等形式进行传达；公司目标、指标、管理方案通过《目标、指标和管理方案控制程序》由行政部统筹在各部门间进行沟通；g）生产旺季每天下午6:00准时召开一次沟通会议,各部门就对影响质量\交货周期\劳动生产率等问题进行沟通；h）公司与员工之间就职业健康安全相关事宜进行沟通，按《员工代表活动制度》实施，公司领导可利用会议或其它形式与员工进行交流沟通，员工也可以将自己的意见或建议投放在公司设置的“意见箱”中与公司进行沟通，每个部长按其工作职责与员工进行沟通；i）公司内有关质量、环境、职业健康安全的其它信息可通过早会、《内部工作联络单》、相谈、管理报告、调度会等形式进行沟通。
07信息交流协商和沟通控制程序
07 信息交流协商和沟通控制程序信息交流协商和沟通控制程序是一种用于有效沟通和控制信息传递的程序，通常在组织或公司内部使用。
该程序包括了沟通方式、信息交流过程的安排，还有对于信息的处理和决策的管理。
具体来说，信息交流协商和沟通控制程序主要包括以下几个方面：沟通方式在信息交流协商和沟通控制程序中，沟通方式是非常重要的一部分。
它可以决定信息传递的效率和质量，对于组织或公司的决策和战略的制定具有至关重要的影响。
常见的沟通方式包括口头沟通、书面沟通、电子邮件、电话会议、视频会议等等。
在选择沟通方式时，应根据信息的重要程度、时间紧迫程度和双方之间的关系等因素进行综合考虑。
信息交流过程的安排信息交流过程的安排是指明确信息的来源、流向、处理和决策。
在这个过程中，需要考虑以下几个方面：1.信息来源：信息的来源可以是内部的还是外部的，可以是来自上级、下级、同事、客户和供应商等。
需要确定信息来源的真实可靠性和及时性。
2.信息处理：需要对接收到的信息进行分析、归纳和，并按照重要程度和紧急程度进行分类。
然后根据信息的类别和处理结果进行决策。
3.信息流向：信息在传递过程中需要涉及到多个人和部门之间的沟通和交流，需要明确每个人或部门在信息传递中的地位和角色。
对于信息的处理和决策的管理在信息交流协商和沟通控制程序中，对于信息的处理和决策的管理是非常重要的一部分。
需要考虑以下几个方面：1.信息处理和决策的标准：制定明确的信息处理和决策标准，包括量化标准和非量化标准，以保证信息处理和决策的公正性和准确性。
2.信息处理和决策的流程：制定明确的信息处理和决策流程，包括流程的起点、终点、流程步骤和限时要求等，以保证信息的及时处理和快速决策。
3.沟通和协商：在信息处理和决策过程中，需要进行沟通和协商，以避免信息误解和决策错误。
需要注意沟通和协商的方式和技巧，以保证良好的沟通氛围和主动的解决问题的态度。
信息交流协商和沟通控制程序是公司或组织内部沟通和信息传递的关键流程，它可以有效提高信息交流的质量和效率，以及有效管理信息处理和决策过程。
信息沟通控制程序
信息沟通控制程序（CSYY/MP-002）编制/日期：审核/日期：批准/日期：2017-9-1发布 2017-10-1实施*****有限公司发布6.1.2 内部来源A. 经确认适用本公司的外部信息。
B. 体系运行中的各种数据、文件化资料、各种记录；C. 公司内涉及质量、环境、职业健康安全问题的各类要求、决议、申请、指示、投诉、抱怨等。
D.存在、潜在的不合格和不符合，如质量问题统计分析结果、环境监测结果、职业健康安全检处理结果等。
E. 公司、活动、服务或服务发生效大变化，需对体系进行一定更动的各类信息。
F. 紧急信息，如出现突发的质量、环境、安全事故等；G. 其它信息，如员工建议等。
6.2 沟通方式6.2.1 内部沟通方式：可根据所需沟通信息的紧急程度、对沟通内容决定沟通方式，包括：A.质量、环境职业健康安全目标：针对公司制定的目标，各部门应形成相应的分目标，各部门按分目标执行。
B. 体系会议：对于沟通效为复杂涉及部门效多的事件，可以采用会议的形式，定期进行各质量、环境、职业健康安全检查结果，突发的质量、环境、安全事故、与服务质量、环境检测、职业健康安全有关的信息会等。
C. 其他：口头对话、公布栏、板报、文件传递、内部工作联系单，培训等多种形式。
6.2.2 外部沟通方式：A. 传真如：定期将供方服务质量状况和环保及职业健康安全要求通告给供方。
B. 向公司通报公司服务改进要求新开发服务、环保、健康安全方面的改进。
C.备忘录如：向客户发送的服务要求确认内容，向客户发送的服务信息等。
D. 调查表如：对客户进行的满意度调查。
E. 查询如：向地方政府机构、行业主管部门查询政策、法律、标准、查询结果等。
F. 咨询、投诉如：接受业主咨询，接受业主的投诉。
6.2.3 各部门应主动与利益相关团队进行外部沟通（采用调查表、口头交流等形式进行）。
6.2.4 公司与外部的信息交流和沟通，责任部门须保留相应的外部交流和沟通信息。
信息沟通控制程序
信息沟通控制程序明确并规定质量环境治理体系运行有关信息进行内外部沟通的部门、方式、渠道、答复期限，以确保有关信息沟通的及时性和有效性。
2 适用范畴与质量环境有关信息的沟通。
3 术语和定义其它第三方：除公司本身、顾客、供货商之外的所有有关方。
4 职责4.1 总务部负责建立并改进本程序。
4.2 市场部负责主导与顾客/供货商所有信息的沟通与处理。
4.3 总务部负责主导与其它第三方有关环境信息的内外部沟通与处理。
5 操纵程序5.1 内部沟通5.1.1 内部沟通方式要紧有：张贴标语；编制板报；信箱收集；电话、网络邮件、传真、书面函件；定期工作汇报；会议。
5.1.2 张贴标语最高领导为确保公司质量环境方针在公司内部得到充分有效的沟通与明白得，并贯彻实施，将公司的质量环境方针的内容做成大字标语，张贴公司要紧活动场所中显眼位置。
5.1.3 采纳电话、网络邮件、传真、书面函件等方式进行沟通。
a) 公司内部各部门之间对质量/环境有关信息进行沟通时，在充分考虑信息的重要性、时效性与节约纸张的前提下，可采纳电话、网络邮件、传真、书面函件等方式进行沟通。
但对重要或紧急信息，沟通部门必须以合适方式或标识让被沟通方知晓。
同时，各部门收到信息后，应按对方要求的期限内答复，如果对方没有提出要求回复期限，有关部门视情形必须及时答复。
沟通双方必须保持沟通记录，记录的形式不定。
b) 为了便于进行电话或网络沟通，各部门与重要负责人应主动将联络电话与其它联络方式告知总务部。
总务部制定《内部紧急联络方式一览表》。
该表按《文件操纵程序》分发到内部各部门与重要负责人。
5.1.4 定期工作报告为确保治理层各级以及治理层与决策层之间的逆向沟通，下一级的治理人员应主动定期向所属直截了当上级提出书面或口头有关质量/环境内容的报告。
如果有需处理的信息，上级治理人员应应按下级要求的期限内答复，如果下级没有提出要求回复期限，上级视情形必须尽早答复。
同时，上级必须保持工作报告的记录，记录的形式不定。
信息交流和沟通控制程序
信息交流和沟通控制程序1. 目的为加强公司内部、公司与外单位之间有关质量、环境、职业健康安全和能源的协商、交流活动以及信息的收集、传递、反馈、管理等工作规范化，及时、准确地交流有关方面的信息，并做好信息的管理，特制定本程序。
2. 适用范围适用于公司内部及与外单位所进行有关质量、环境、职业健康安全和能源的协商与交流及相关信息的传递与处理活动。
3. 术语和定义：无4. 职责4.1 总经理负责保持公司内沟通渠道以及与其他公司之间沟通渠道的畅通；4.2 总经理负责公司的重大质量、环境、职业健康安全和能源信息处理，特别重大信息应向总经理汇报。
4.3 综管部负责有关质量、环境、职业健康安全和能源内外协商与信息交流的管理，重大问题立即向管理者代表汇报。
4.4 各部门负责保存有关质量、环境、职业健康安全和能源方面的协商与信息交流的记录。
4.5人资部在质量、环境、职业健康安全和能源事务上维护员工的权益。
5. 作业流程图：无6. 程序6.1 信息的分类6.1.1 外部信息6.1.1.1 关于质量、环境、职业健康安全和能源法律、法规的信息；6.1.1.2 与相关的政府主管部门、行业主管部门及行业协会交流的信息；6.1.1.3 与供货方、外发加工方、用户等相关方交流的信息；6.1.1.4 就紧急状态与外界的联络（如消防、救护等）；6.1.1.5 来自第三方认证机构的信息；6.1.1.6 公司质量、环境、职业健康安全和能源要求的外部传达；6.1.1.7 其它质量、环境、职业健康安全和能源的外部信息。
6.1.2 内部信息6.1.2.1 有关重大风险及重要环境因素的控制和相关运行与活动的信息；6.1.2.2 质量、环境、职业健康安全和能源法律、法规及其要求的传达及遵守情况信息；6.1.2.3 质量、环境、职业健康安全和能源方针、目标、指标及管理方案的传达和实施信息；6.1.2.4 质量、环境、职业健康安全和能源教育培训信息；6.1.2.5 内审、管理评审信息；6.1.2.6 紧急情况下的内部联络信息，如火灾、洪涝灾害、安全环境事故等信息与记录；6.1.2.7 事故、事件、不符合、纠正与预防措施实施情况信息以及绩效监测、测量结果信息；6.1.2.8 总经理对质量、环境、职业健康安全和能源管理工作的有关指示和要求等；6.1.2.9 各部门和质量、环境、职业健康安全和能源相关的日常联络、常规报表、其它通报信息等；6.1.2.10 其它质量、环境、职业健康安全和能源的内部信息。
沟通和信息交流控制程序
沟通与信息交流控制程序文件编号：WG-ESP-05版本号：A/0编制：审核：批准：1、目的为在本司建立有效的信息沟通渠道，确保将管理体系要求的相关信息及时对内/外作出交流,相关方的信息得到及时收集、传递和处理，维护管理体系的正常运行，规范信息交流以及内部外信息的畅通，特制订本程序。
2、范围适用于公司就管理体系的内/外部信息交流。
3、职责与权限3.1总经理/管理者代表：3.1.1管理体系相关法规信息的接收、传递和宣导；3.1.2公司经营计划、管理方针、目标的宣导；1.2人力资源部：3.2.1内部员工申诉、反馈、改善意见的信息的接收、处理及回馈；4.2.2与环境、职业健康安全有关的内外部相关方意见的接收、传递和管理；5.2.3与内部员工、当地政府、医院、工会其他外部相关方，关于环境、职业健康安全等方面的信息沟通。
1.3市场部：3.3.1与客户有关的合同、订单、产品信息和顾客回馈信息的接收、传递和处理；4.3.2外部发生的不合格与生产、品质、工程等相关部门的沟通；5.3.3客户有关危害物质过程控制方面的信息的接收、传递和管理；3.4采购部：3.4.1与外部供方有关质量、环境、社会责任方面要求的信息的传递、收集和沟通；3.4.2与外部供方有关危害物质过程控制方面信息的传递和沟通；3.5品质部：3.5.1与产品质量相关的要求及异常信息的接收、传递和处理；3.5.2与供货商有关危害物质过程控制方面的信息的倡导、传递和管理；3.5.3管理体系相关法律法规、标准的收集、传递。
3.6工模部、工程部：产品要求信息的接收、传递和处理；3.7其他相关部门：各部门之间工作相关事宜沟通。
4、定义4.1外部相关方：泛指客户、供应商、加工商、服务商、外协厂、认证机构、检测机构、环保主管机关及社会团体等。
4.2管理体系:指我司已建立的IS0900司IS01400KIS045001管理体系。
5、程序内容5.1信息交流的途径可以是口头、公/通告、标识牌、电子邮件、腾讯通、微信或书面联络单等其它常用的通讯及宣传工具。
信息交流控制程序
信息交流控制程序1.目的建立有效的信息交流机制，保证员工充分参与质量、食品安全事务的管理，保证公司内外部质量、食品安全信息得到及时、有效的交流。
2.适用范围适用于本公司内外部质量、食品安全信息交流的管理。
3.职责3.1品牌宣传部对信息的传递和处理进行监督。
3.2质量技术部负责质量、食品安全内外部信息的传递、处理、并做好信息的汇总、保存工作。
3.3 企业管理部负责紧急信息，如火灾、伤亡、环保设施失灵等信息的收集、传递、处理等工作。
3.4各部门负责工作范围内对应相关方的信息传递和收集。
4.工作程序4.1信息分类4.1.1外部信息（1）食品药品监督管理局、产品检查机构、质量技术监督局、检验检疫局、认证机构等检查或检测的结果及反馈的信息。
（2）市场动态：顾客（包括经销商）的要求（包括与顾客沟通产品信息、顾客抱怨的处理、合同订单的处理）；同行业技术信息和专业会议信息（包括竞争对手的产品信息和技术信息）。
（3）相关方反馈的信息及其投诉。
相关方指顾客、供应商、物流公司、社区居民、媒体等。
（4）政策法规、标准类信息（如法律、法规、条例、标准等）。
（5）其他外部信息，如各部门直接从外部获取的有关质量、食品安全等方面的信息。
4.1.2内部信息4.1.2.1内部日常信息，指正常情况下的各类信息，包括各类变更。
4.1.2.2内部异常突发信息，指活动中发生偏离的信息，如不符合信息。
4.1.2.3紧急信息，如火灾、伤亡、环保设施失灵、食品召回等紧急情况。
4.1.2.4下列变更信息应及时传递给质量技术部，以便将这些信息体现在质量、食品安全管理体系的更新上，以保持质量、食品安全管理体系的有效性，这些变更信息包括但不限于以下方面：（1）产品或新产品（2）原料、辅料和服务（3）生产场所、设备位置、周边环境（4）清洁和卫生方案（5）包装、贮存和分销系统（6）与食品安全危害和控制措施有关的知识（7）组织遵守的顾客、行业和其他要求（8）来自外部相关方的有关问询（9）表明与产品有关的食品安全危害的抱怨（10）法律法规要求、职责和权限的分配（11）影响食品安全的其他条件（12）财务纳税及合同履约的情况（13）其他内部信息（如员工的建议）4.2信息的交流4.2.1信息交流的渠道与方式（1）内部信息交流主要通过文件发放（如质量手册、程序文件的发放及各类文件信息的网发）、电话、传真、邮件、会议（如晨会、员工大会等）、公告、意见箱、公司多媒体平台等方式。
质量信息内部沟通控制程序
质量信息内部沟通控制程序1、目的和适用范围1.1、目的在组织内建立沟通过程，以确保质量管理体系的有效性得到沟通，从而改进体系的有效性。
1.2、适用范围：适用于公司内质量信息的沟通。
2、职责：2.1、办公室负责质量管理体系内部沟通的归口管理和实施。
2.2、各部门负责本部门有效性信息的收集和沟通。
3、程序要求3.1、质量管理体系有效性信息的内容应包括：1）质量方针、目标完成的信息；2）用户满意度的信息、顾客投诉、退货的信息；3）产品符合性信息、产品监视和测量的信息、进货检验情况；4）不合格信息、顾客退货及处置情况；5）生产过程中的信息；6）纠正和预防措施的制定实施情况等。
3.2、日常质量信息的沟通。
办公室应确定3.1中所列每一类信息的收集职责形式，传递渠道以及收集的周期，编制《质量统计报表传递的规定》ZY-ZY-5.5.3-1A经主管副总经理批准后，下发各单位实施。
3.3、异常质量信息的沟通及处置1）异常信息发生时，有关部门应填写《信息反馈表》ZY-JL-5.5.3-01一式两份报办公室，办公室签收后，组织相关部门进行现场调查，确定处理方案，及时交一份给相关责任部门并监督其实施。
2）责任部门收到《信息反馈表》后，应组织有关人员分析原因制定纠正措施，按《纠正预防措施控制程序》ZY-CX-8.5-A执行，并将处理结果报办公室。
3）办公室将已处理完的《信息反馈表》复印一份发回提出部门。
4）对办公室协调不能解决的重大问题，应及时上报管理者代表进行处置。
5）办公室应对《信息反馈表》进行登录，填写《信息反馈登记表》ZY-JL-5.5.3-02，作为监视信息沟通有效性的重要内容。
3.4、工程部每月应召集一次质量例会，对质量管理体系运行有效信息进行沟通，例会由管理者代表主持，例会上所做出的决定，工程部应发出会议记要，通报各部门实施，工程部要检查有关部门的实施情况，并在下一次质量例会上报告。
3.5、其他沟通形式：各部门可以利用班会，日常会议对质量管理体系有效性进行沟通，办公室也可以通过布告栏或发简报等形式进行内部沟通。
沟通与信息交流管理程序
沟通与信息交流控制程序1.目的运用有效的沟通方式,使公司全体员工在和谐、友好的氛围中开展工作,为更好地完成和实现公司工作任务与既定发展目标而达成共识,通力协作并有效地与相关方进行沟通协作以实现组织目标。
2.适用范围适用于公司各据点的内外部沟通、内部顾客满意度的调查、合理化建议等。
3.定义：无4.职责4.1人事行政中心：4.1.1负责内部员工满意度、内部顾客满意度的调查及反馈意见；4.1.2负责公司内横向、纵向的沟通协调工作；4.1.3负责与政府机构等相关方进行沟通联络。
4.2各相关部门：4.2.1负责实施纠正和预防不满意之措施；4.2.2负责沟通信息的实施。
4.3销售部:负责与客户进行沟通并对顾客满意度进行调查。
顾客满意度参照《顾客满意度管理办法》。
5.内容5.1沟通5.1.1建立内部沟通反馈机制5.1.1.1内部沟通a)各部门负责本部门的内部信息监控和反馈机制。
对内部信息进行收集、分析、归类和传递。
加强内部联络和沟通，及时提出意见和要求；b)内部沟通的形式主要有：自上而下的沟通、如质量方针、质量目标等；平行沟通如：如部门间的沟通。
沟通的渠道主要有：公司例会、质量分析会、信息联络单、问题反馈表、展示板；c)各部门应按内部沟通及信息传递流程开展工作，对接收的信息快速作出回应，以加快问题的解决，改善内部管理，提高工作效率。
5.1.1.2外部沟通相关部门负责本部门的外部信息监控和反馈机制。
对外部信息进行收集、分析、归类和传递。
加强外部联络和沟通，及时提出意见和要求；外部沟通包括与客户、供应商、相关方的沟通。
5.1.2信息反馈5.1.2.1内部信息反馈a)各部门之间进行信息传递和交流，属较简单处理的事宜可用现场口头交流或电话方式沟通。
属较重要的事宜应以书面联络或电子邮件的形式沟通；b)各车间、部门之间的工作沟通，或提出意见、反映问题，应填写<信息联络单>，并根据问题的关联，上报相关部门，由相关部门或主管领导解决处理；c)重要的工作还应该以会议沟通。
信息沟通控制程序
信息沟通控制程序
1．目的
为了及时、准确地收集、传递及反馈与产品质量安全有关的信息，做好信息的管理，特制订本程序。
2．适用范围
适用于公司内部信息的传递与处理，以及与外部各方面的信息交流。
3.职责
3.1 管理者代表负责本程序的归口管理。
3.2 管理部负责统筹公司对内、对外有关产品质量、安全的信息收集、传递和处理，负责与其上级主管部门的信息交流及内部员工反映问题的反馈工作。
4.工作程序
4.1 信息的分类
4.1.1 外部信息沟通事项、时机、对象、方式、负责部门、沟通评审及输
（1）质量技术监督局、环保局、认证机构等监测或检查的结果及反馈的信
息；
（2）政策法规标准类信息，如食品安全卫生、食品法律法规、条例、标准等；
（3）来自顾客和供方与产品质量安全有关的信息等。
4.1.2 内部信息沟通事项、时机、对象、方式、负责部门、沟通评审及输。
信息沟通控制程序
a. 质量技术监督局、商检局、公证处、认证机构等监测或检查的结果及反馈的信息； b. 政策法规标准类信息，如质量法律、法规、条例、产品标准等； c. 相关方（顾客、供方、计量单位、媒体等）反馈的信息及其投诉等； d. 其他外部信息，如各部门直接从外部获取的有质量改进技术，质量管理等方面的信
息。 4.1.2 内部信息包括：
a. 正常信息，如质量方针（目标）及完成情况、测量和监控记录、内部审核与质量评 审报告以及体系正常运行时的其他记录等；
b. （潜在）不符合信息，如体系内部审核的不合格报告，纠正和预防措施处理单等； c. 紧急信息，如出现重大质量事故等情况下的信息和记录； d. 其他内部信息（如员工的建议等）；
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4.2 信息的收集、处理与沟通工具 信息可采取书面资料、质量记录、公告栏、内部刊物、讨论交流、电子媒体、声像设备、 通讯、互联网等沟通的工具或方式予以传递。
4.2.1 外部信息的收集和处理 4.2.1.1 厂务部和品质部负责质量技术监督局、商检局、认证机构等监测、检查结果及反馈信
息的收集，由厂务部传递到公司相关部门，当监测或检查结果出现不符合情况时，按
修改条款号 修改时间
修改人
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管理者代表签名
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改 记 录
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13信息沟通控制程序
文件编号
COP-13
版本/状态
文件名称：信息沟通控制程序
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1．目的
保证质量、环境信息的收集、传递、分析、处理、归档，按规定的方法和程序在受控状态下进行。
2．适用范围
适用于本公司内外部质量、环境信息的管理。应急准备与响应过程的信息沟通按《应急准备与响应控制程序》执行。
3．引用文件
3.1 GB/T19001-2008/ISO9001：2008《质量管理体系》“5.5.3内部沟通”
6.4.2异常信息分级处理
为了抓住重点，提高工作效率，异常质量、环境信息按其重要度分为A、B、C三级。
A级：指影响人身设备安全、公司声誉以及批量大、损失严重的质量、环境事故信息。对于A级异常质量、环境信息，必须迅速报责任部门处理，并上报上级主管，同时反馈给公司的决策层。行政部协助相关部门对事故的处理进行跟踪监督，以形成防止再发生的措施或标准化工作程序。
6.4.3公司人事应对重大环境/质量事故(质量年检不达标,对消费者造成人身伤害,消防检查不达标或潜在隐患,在建工程工项目向外部(质检/环境监督部门)进行报告/通报)。
7.0相关文件
7.1《纠正和预防措施控制程序》
7.2《应急准备与响应控制程序》
8.0记录
6.1.2内部信息
1）生产过程情况、产品情况、体系运行情况、方针目标的实施情况、体系审核以及管理评审结果等。
2）其他内部信息（如员工的建议等）。
6.2信息的收集和处理
信息可以通过会议、报告、记录、电子媒体、通讯、宣传册、宣传报等方式予以传递。
6.2.1外部信息的收集和处理
1）品质、跟单、人事、技术、订料按各自职责范围负责产品检查机构、质量技术监督局、环境监控部门、认证机构等检测或检查结果及反馈信息的收集，并将这类传递到公司相关部门。
对外对内信息沟通交流控制程序规定
对外对内信息沟通交流控制程序规定在现代企业中，信息沟通交流是一个重要的方面。
它涉及到企业内部和外部的信息流通，例如企业内部员工之间的沟通、跨部门沟通、与客户之间的沟通等。
信息沟通交流的重要性不言而喻，因为它影响着企业的生产效率和利润。
因此，在企业建立一套信息沟通交流控制程序是至关重要的。
下面是一份对外对内信息沟通交流控制程序的规定：一、内部沟通交流控制程序1. 建立有效的沟通渠道：企业应为员工建立内部沟通渠道，包括公司内部邮件系统、企业社交网络、在线聊天等。
2. 沟通会议：企业应定期召开会议与员工沟通交流，知晓他们的想法、需求和疑虑。
3. 沟通培训：企业应定期为员工提供有效沟通培训，以提高他们的沟通技能、提高员工间间的沟通效率。
4. 沟通记录：企业应在企业内部通讯系统中建立沟通记录，以避免交流信息被遗漏。
5. 沟通反馈：企业应建立一个能够收集员工反馈和建议的系统，以便及时了解员工的意见和想法，并能够作出必要的调整。
二、外部沟通交流控制程序1. 建立专门的团队：企业应建立一个有经验的沟通团队，负责处理与客户、供应商、合作伙伴之间的沟通，以达到沟通交流的快速和高效。
2. 严格控制对外沟通范围：企业应确保仅有经过授权的公司代表与客户进行沟通，以避免内部信息泄漏。
3. 统一对外口径：企业应通过组织专业培训和资源共享，确保企业代表以相同的文化背景和专业知识参与客户沟通交流，以确保团队协作性和客户服务的高效。
4. 面对面的沟通：在数字化时代，贴近客户的面对面沟通交流变得更加重要。
企业应研究并分析客户的需求，介绍企业的产品和服务。
5. 沟通反馈：企业应建立回馈通道，定期向客户发送评估调查问卷，以获取客户关于产品或服务方面的反馈。
以上是一份关于对外对内信息沟通交流控制程序规定的建议。
企业可以根据自身实际情况对程序进行个性化的调整和改进。
不论使用何种程序，这些规定都应该成为企业日常工作中必不可少的工具，以确保企业内部和外部的沟通交流顺畅、高效和透明。
信息沟通与交流控制程序
信息沟通与交流控制程序1.目的建立有效的信息沟通与交流机制, 确保员工充分参与质量、环境、职业健康安全事务的沟通与管理, 确保及时、准确地收集、传递及处理有关的信息, 保障本组织管理体系运行过程中信息资源的有效利用。
2.适用范围本程序适用于本组织内部信息的沟通、外部各方的信息交流, 以及本组织内职业安全健康的内部协商。
3.职责3.1 品质部负责内部各部门间质量信息的收集、传递、处理、记录的监督管理及外部相关方、政府职能部门有关质量要求信息的接收与处理。
并检查相关部门内外部质量信息的收集、传递、处理、反馈、记录归档等管理工作是否规范并保留记录。
3.2 生产部负责内部职业健康安全信息的收集、传递、处理, 并检查相关部门内外部信息的收集、传递、处理、反馈、记录归档等管理工作是否规范并保留记录。
3.3 人力资源部负责内部各部门间环境信息的收集、传递、处理、记录的监督管理及外部相关方、政府职能部门有关环境要求信息的接收与处理。
并检查相关部门内外部信息的收集、传递、处理、反馈、记录归档等管理工作是否规范并保留记录。
3.4 人力资源部负责组织职工代表、女工代表参与本组织有关职业健康安全方针、目标、制度、风险辨识结果的评审、监督等工作及外部相关方职业健康安全要求的接收、处理。
3.5 市场部负责就合同签订前期、履行中有关招投标、合同相关事宜以及合同履行后的售后服务工作与顾客进行沟通与交流；3.6 各部门负责与本部门有关的各类信息的接收、传递、处理、反馈, 信息传递要及时、准确。
4.信息交流工作程序4.1 信息内容: 包括内部信息、外部信息。
4.1.1 内部信息:a）质量、环境、职业健康安全管理体系方针传达至全体员工；b）目标、指标和环境、职业健康安全管理方案的细化和指令的传达；c）适用的法律、法规与其他要求信息；d）运行控制信息, 包括产品质量、环保、职业健康安全方面；e）职责和权限的信息；f）内部的培训信息；g）不符合与纠正措施的信息；h）内审及管理评审信息。
信息沟通控制程序
1.0目的用于控制公司内部及外部的环境信息交流，以便及时调整公司的环境管理活动。
2.0范围适用于公司内部各部门的信息传达以及公司与外部各相关方的信息交流与传达。
3.0定义：无4.0权责4.1 人资中心、销售中心、品保中心、资源发展中心采购负责对外环境信息的沟通。
4.2 管理者代表负责信息沟通的协调安排，以及信息的汇总保存。
4.3各相关负责部门负责具体答复和处理方案。
5.0作业程序5.1公司内部信息5.1.1内部信息窗口：公司员工的信息由各部门主管或人资中心接收。
5.1.2公司内部员工反馈的环境信息，根据相应质量环境程序文件和作业指导书的规定处理。
5.2公司外部信息5.2.1外部信息窗口a.供应商---品保中心、资源发展中心采购b.外协分包方---相关职能部门c.相关方信息---人资中心、管理者代表(1).相关方投诉（社区、邻居、环卫、劳动局）(2).紧急情况的通知（消防局、防疫站等）(3).环境申报（环保局、建委等）d.环境法律法规及行政委员管理条例---人资中心e.客户产品方面环境要求---销售中心f.行业组织、新闻组织---人资中心5.2.2外部信息接收与处理a. 各负责部门主动收集或接收相关的环境信息，并将接收到的信息传递给人资中心。
b. 相关部门接收到信息后，登录在[环境信息一览表]，根据内容确定处理方式、责任部门等，报人资中心、管理者代表批准。
必要时管理者代表判断是否向总经理汇报。
根据信息种类处理方式如下：(1).需传达周知的由管理者代表向相关部门传达。
(2).属法律法规等信息，由管理者代表依据《法律法规收集及合规性评价控制程序》执行。
(3).需责任部门实施执行或填写回复内容的，由管理者代表将[环境信息处理报告]传递给责任部门处理。
(4).如信息内容涉及违反法律法规、环境管理方案执行偏离等不符合项时，依据《纠正与预防措施控制程序》执行。
c. 责任部门接到[环境信息处理报告]后，立即响应处理，并记录于处理方式栏内，具体实施执行将实施状况记录于处理结果栏，返回到人资中心。
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1.目的
确保与所有利益相关方就公司社会责任表现进行适当的信息沟通。
2.范围
适用于社会责任相关内部和外部信息的沟通处理。
3.职责
3.1行政部负责与内部员工、当地政府、工会、劳动保障部门和其他外部利益相关方的信息
沟通；
3.2采购计划部负责与供应商和分包商的信息沟通；
3.3营销中心负责与客户的信息沟通；
3.4管理者代表提供指导和支持，必要时报高层经理批准
3.5其他部门和员工代表应支持和配合对内对外社会责任信息沟通。
4.控制要求
4.1信息沟通可以采用口头或书面形式，也可以采用其他适当的方式，如电话、传真、电子
邮件、座谈会、研讨会和新闻发布会等。
公司内部社会责任相关信息尽可能采取书面形式如《信息联络单》进行传递沟通，以便明确处理过程及责任人，并保存适当的记录和证据。
4.2公司在工作场所设立意见箱收集员工意见和投诉；公司实行“开门政策”，员工在任何时
候都可以向主管和经理提出问题；员工代表积极协助收集员工的意见和建议。
4.3公司在各主要通道及明显和方便处设立总裁信箱，员工及相关方对公司社会责任方面有
关质疑、质询和投诉信息可以随时提出，综合管理部不定期打开信息，将其中信息收集反馈给社会责任管理者代表并报呈总裁。
4.4对员工的质疑或投诉，综合管理部应安排合适人员进行调查，核实情况，分析原因，作
出处理决定，然后回复给提出质疑、质询和投诉的人员。
重大问题应报总经理批准。
4.5对内对外信息沟通均应保存适当的记录和证据，应注意保护个人隐私和公司商业秘密。
若有员工向外部提供公司资料，应解释公司的知识产权管理规定要求，而不得采取惩罚或歧视性措施。
4.6管理者代表定期访问本地利益相方者团体，征求他们的意见和建议，通报公司实施SA8000
标准的进展和效果，提供相关的数据和资料，包括管理评审和监督活动的结果。
4.7如果有合同要求，管理者代表应该对利益相关方提供合理的资料和取得资料的渠道，以
核实公司是否符合SA8000标准的要求，如果合同有进一步的要求，公司应该透过采购合同的条款，要求供应商和分包商提供上述安排和渠道。
5.相关记录
《信息联络单》
拟制：审核：批准：日期：。