内外部沟通控制程序

*******有限公司

程序文件

内外部沟通控制程序

文件编号： GC-QP5.5.3-2010-03

文件版本： B/1

编制/日期：

审核/日期：

批准/日期：

2010年10月20日发布 2010年10月20日实施

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程序文件.内外部沟通控制程序

1 目的

运用有效的沟通方式,使公司全体员工在和谐、友好的氛围中开展工作,为更好地完成和实现公司工作任务与既定发展目标而达成共识,通力协作并有效地与相关方进行沟通协作以实现组织目标。

2 范围

公司全体员工、各职能部门以及相关方。

3 职责

3.1人事行政部负责公司内横向、纵向的沟通协调工作；以及与外部相关方进行沟通

联络。

3.2营销部负责与客户的沟通。

3.3品质部负责客户抱怨、供货商材料不良处理及内部各部门之间的沟通。

3.4 采购部负责与供应商及外发加工厂之间的有效沟通。

4.工作程序

4.1内部沟通

4.1.1内部沟通方式包括但不限于以下形式：内审会议、管理评审会议、公司大会、主管例会、部门会议、班组会议、书面联络、电子平台、现场交流、电话联络、公告、标语。

4.1.2内审会议、管理评审会议参照《内部审核控制程序》、《管理评审控制程序》规定执行。

4.1.3公司大会。

4.1.3.1会议内容包括：上月重大事件的回顾与总结，后期公司发展方向性展望与宣导。

4.1.3.2会议由行政部经理主持，公司全体人员必须参加。

4.1.4主管例会

4.1.4.1一般为每周一次。

a.会议内容包括上周各部门重大事件的回顾与总结，后期各部门发展的计划与展望，

对各部门的合理建议。

b.主管例会由部门负责人轮流主持，由各部门负责人参加。必要时，部门负责人可

带与会议相关的本部门员工参加会议。

c.会议记录执行情况由人事行政部追踪落实，并于下一次主管例会上公布。

4.1.5部门会议

4.1.

5.1各部门根据部门运作情况召开部门会议。

4.1.

5.2门会议一般由部门负责人主持，部门内中基层干部参加；必要时可全体参加，部门会议可形成记录。

4.1.6班组会议

4.1.6.1班组会议可采用早会、班前会等形式进行。

4.1.6.2班组会议由班组长主持，各班组员工参加。

a.班组会议一般不会形成记录，但会议内容在班组范围内具有强制性。

b.书面联络、电子平台、现场交流、电话联络、公告等。

4.1.7各部门之间进行信息传递和交流，属较简单处理的事宜可用现场口头交流或电话方式沟通；属较重要的事宜应以书面联络或电子邮件的形式沟通。书面沟通必须确保相关信息的传递质量、及时性、有效性，以免耽误处理问题的时机。

4.1.8行政部对公司的规章制度、会议精神或各部门的好人好事、奖罚公告等在公布栏内公布，以传递公司管理趋向和员工操行现状。

4.1.9标语是宣导公司精神和管理目标的标识，亦是更新员工的思想理念，营造团队精神和管理氛围的有效工具。行政部可根据公司现状及发展要求，张贴相关的企业文化标语等宣传品。

4.1.10上司与下属以谈话方式进行沟通或布置工作任务,在巡视与指导工作时进行现场的机会教育。

4.1.11下属在工作中发现问题及时向上司口头报告或以书面形式汇报上司,上司应作相应的处理并反馈给下属。下属要适时向上司汇报所交付工作任务的完成情况。

4.1.12可利用公司内部网站发布相关信息。

4.2外部沟通

4.2.1外部沟通包括与客户、供应商、相关方的沟通。

4.2.1.1与客户的沟通

a.与客户的沟通一般以营销部为窗口，必要时，其它部门应参与和协助。

b.与客户相关的订单接收与评审、客户意见反馈、满意度调查、退货处置的相关沟

通过程参照《与顾客有关的过程控制程序》规定执行。

4.2.1.2与供应商的沟通

a.与供应商的沟通一般以采购部为窗口，必要时，其它部门应参与和协助。

b.与供应商相关的评审、退料处置等参照《采购控制程序》规定执行。

4.2.1.3与外部相关方沟通时，各部门与对应的相关方进行沟通。包括联络的接收，文件形成和答复。

4.2.1.4无论内部、外部沟通。属较重要事项的沟通效果都要上报部门负责人。必要时，须在沟通记录上签核。

4.3记录

4.3.1各种沟通后可形成的记录，应在相应层级予以保存，以作后续跟踪与追溯。

4.3.2各层级沟通形成的记录形式可包括书面、电子档、影像、实物等多种形式。

4.3.3各种沟通记录作为公司管理文件的合理补充，具有相应层级的强制性，任何部门及个人都必须遵照执行。必要时，记录内容可分解到各级管理文件内，以便标准化的执行。

5 相关文件

5.1 内部审核控制程序

5.2 管理评审控制程序

5.3 与顾客有关的过程控制程序

6 相关记录

5.1 QR/5.5.3-01 会议记录

5.2 QR/5.5.3-02 工作联络单

附加说明：

本标准由品质部起草

本标准由品质部归口管理

附：

内外部沟通流程控制图