电子表格制作简易教程

电子表格制作简易教程

考虑到咱们部门大多数人没有使用Excel 的相关经验，我在此写一点基础性的做表方法和心得，做表老手就不用看了。

Excel 其软件

现在的Excel 软件分为微软旗下的“office Excel ”和中国国产的“WPS 表格”。两者大同小异，且在我看来，WPS 系列软件是office 系列软件的山寨版。不过，我们也不得不承认，WPS 这个山寨货比office 好用。由于本人使用的是WPS 的版本，所以接下来的内容都是以WPS 表格制作为例的。

秘书处所做表的类型

秘书处的电子表只是运用了Excel 软件中非常基础的部分，因此个人认为是非常容易学习的。我们所做的电子表和常见的数据类电子表不同，我们的多是信息类的表，例如“秘书处联系表”这种。这样以来，电子表的整个“函数”部分我们都不需要接触了，即

基本概念

1.单元格：打开Excel 软件，入眼的一个个格状物，便是一个一个的单元格。从一定的程度上来讲，每个单元格都是可以看作是一个迷你的文档。

2.先选定后操作：微软几乎所有的软件都是“先选定，后操作”，例如，你要先选择你要修改的文字，然后才能进行字体大小等等的调整。这一点看起来很傻很基础，但却非常非常重要，很多常做表的人都没有注意到这一点，使得操作更加复杂。

工具栏里的常用按键

①字体，不解释。

②字号，即字的大小。

③字体加粗，多用在标题上。

④居中，为了表格的美观，我们会让单元格内的内容放在整个单元格的正中间。不过这个按键往往只能做到“水平居中”而不能“垂直居中”。垂直居中后面再讲。 ⑤自动换行，如图1-1，右边的“性别”二字使用了“自动换行”。在一个单元格里，按“回车”键是没有换行效果的。很多新手会使用空格达到换行的

目的，这样会使表难以修改。

⑥合并单元格，这是秘书处的电子表中最最常用的按键。用

法是拖黑多个单元格（即选定），然后点击此按钮（即操作）。如

图1-2，左边的“副部长”使用了“合并单元格”。灵活运用合并

单元格功能是使电子表排版美观的关键。

⑦边框，后面再着重讲。 ⑧填充颜色，自行尝试。不太常用

⑨字体颜色，不解释。

① ② ③ ④ ⑤ ⑥ ⑦ ⑧ ⑨ 1-1 1-2

鼠标右键里的内容

①

②

③

④

⑤

⑥

①、②、③是整个计算机里的基本操作，不会的同学可以自行查阅资料，或者单独来问我。在此就不多解释了。

④插入，即在当前选定行（或列）的上面（或左面）插入一行（或一列）单元格，通常插入单元格的方式是，把鼠标放到左边的数字（或上面的字母）上，单击右键，点插入即可。

⑤删除，即将当前选定内容删除。这与键盘上的“退格键”和“Delete”键是不太一样的。退格键个删除光标前（即闪动的那个竖线）的内容，Delete是删除光标后的内容，而这里的删除是将这个单元格的内容及其格式（如边框）完全删掉。

⑥设置单元格格式是整个电子表里最最重要的部分，是区分老手和新手的一个重要标志。因此接下来我特设一个分标题来讲。

设置单元格格式

1、数字

大家尝试一下，在一个单元格里

输入18位身份证号会发生什么。

我们只需要将该单元格选定，然

后打开“设置单元格格式”，在“数字”

选项卡中，将“常规”改为“文本”

即可。

在输入电话号码和身份证时会用

到这种做法。

至于其他的分类，咱们的表里不

多用，有兴趣的同学可以自行尝试。

2、对齐

上面所提到的“居中”按键，只

能做到水平居中，无法做到垂直居中。

那么这里的“文本对齐方式”就可以

解决这一问题了。选定单元格后，单

击右键，在“设置单元格”里调试即

可。

这里的自动换行和上面所提到的

自动换行按键是一样的。不过自动换

行按键只在国产WPS里有，微软的

office里想自动换行就只能调试“单元

格格式”了。

另外，“方向”里的“文本”按键，

可以把横排的文字变成竖排，美观用

的。

3.、边框

打开Excel软件，入眼所见的格

子，在打印的时候是不会出现的。只

有通过这里，把边框加进去以后才会

有网格线。

大家多试试“边框”选项卡里的

按键分别有什么用。

4、其它

“字体”和菜单栏里的字体设置是一样的，就不多加赘述了。“图案”和“保护”很少用到，略过不提。

其它常用按键和工具

1、行高（或列宽）

将鼠标移至左边数字处（或上面字母处），待鼠标变成一个箭头后，单击右键，会出现行高（或列宽）选项。这样一来可以手动输入所需要的数值。可以选定多行（或多列）后更改行高（或列宽），这样选定的行（或列）就一样高（或宽）了。

2

、数据→排序

菜单栏里，数据下拉菜单里的排序按

钮。顾名思义，即对已输入的数据进行排

序。需要先选定排序范围，然后点击排序，

即会弹出此菜单。

具体如何排序请大家自行尝试。

3、数据→筛选

菜单栏里，数据下拉菜单里的筛选按钮。用于内容冗杂信息量大的电子表里。在秘书处的表里不多见，但是非常重要。有兴趣的同学可以自行尝试。

4、打印预览

表格基本完成后，需要通过“打印预览”来查看排版是否正确，在打印预览里看到的，即是咱们做的表将打出来的样子。微软所谓的“所见即所得”就是指这个。

细节

1、Ctrl键和Shift键

按住Ctrl键不放，再用鼠标分别单击不同的单元格（或行、列），可以同时选定不同的且不连续的单元格（或行、列）。

按住Shift键不放，再用鼠标分别单击两个不同的单元格（或行、列），可以选定从第一个选定单元格（或行、列）到第二个选定单元格之间所有连续的单元格（或行、列）。

2、自动编号

如图2-1，选定单元格后，单元格右下角的

那个小方形叫做句柄，我们在第一个单元格里输

入“1”，然后鼠标按住句柄不放，向下拖曳，就

可以自动编号了。

同理，汉字“一、二、三……”和日期等等

都可以这么自动编号。大家可以自行尝试。

2-1