试论档案馆馆藏的丰富与优化

试论档案馆馆藏的丰富与优化

赵彦昌

辽宁大学历史文化学院丰富馆藏是档案管理学研究的重要课题之一，建国以来，对于丰富馆藏的意义、原则、标准、方法等的理论研究以及实践都取得了相当的成就，我们不再进行过多的论述，在此，我们仅就档案馆馆藏的丰富与优化展开讨论。我们知道，档案馆丰富馆藏的目的就是为了更好的向社会提供利用服务，我们要建立起馆藏丰富、结构合理、富有特色的馆藏信息资源，只有这样，档案部门才能够更好的

为构建和谐社会作出巨大的贡献。

一、丰富馆藏的表现方式

1．表现为内容上，要加大征集的力度，除按照规定接收机关档案外，还要对失落在社会上或个人手中的一些档案进行征集，比如一些老领导的档案，一些名人档案（目前为名人建档的呼声越来越高）乃至家庭档案，都在征集之列；再就是征集历史档案，这一点大城市的古玩市场层出不穷，但是这方面的征购也涉及两方面的问题：一个资金问题；二是鉴定问题，这些历史档案中也有一部份是文物贩子进行造假所产生的。再就是要扩大宣传捐赠的力度。档案捐赠的含义有二：档案馆接收捐赠；社会公众（包括个人、家族、私人企业或团体等）向档案馆捐赠档案。通过接受捐赠，档案馆可以获得有关个人、家族乃至私人企业、团体等在其自身的社会活动中形成的各种记录，包括信件、日记、未出版的各种手稿、家谱、照片，录像材料等。这些材料，构成了非组织化社会的历史记忆。这些“民间”记忆，虽然没有官方记忆那样规范、那样系统，但却往往能够透过个体生命的感情去回忆、去重观历史的侧面，把握时代变迁的很多细节，可以说是另一种更人性化的有血有肉的记忆。而这些材料，也正是我们综合档案馆的馆藏体系中所一直缺乏的。而社会公众向档案馆捐赠档案，则可以使原先个人保存的档案得到更为妥善的保护和管理，并使之得到更为广泛的利用，从而使个人、家族等的档案成为社会记忆的一部分而得以永久流传。

2．表现在载体类型上，不但要接收纸质档案，对于新型档案也要接收。所谓新型档案是一个综合概念，指的是至传统的纸质载体以外的各种制成材料的档案，包括照片档案、影片档案、录音磁带档案、缩微胶片档案、计算机磁带、磁盘和光盘档案等等。新型档案是现当代科学技术应用于档案领域的产物，目前体现得最为明显的就是电子文件，现在我们所谈论的虚拟档案和虚拟档案馆是更高层次的新型档案，在此基础上我们能够真正的实现无纸化办公。新型档案与传统纸质档案的主要区别表现在制作材料的新型化。新型档案的制作材料主要是化学合成材料和磁性材料，主要包括胶片、胶卷、胶带、磁带、磁盘、光盘等等。

二、丰富、优化档案馆藏的途径

档案馆馆藏档案的丰富与优化，不但是在数量上的丰富，更体现在质量上的优化。一方面要加大收集力度，丰富馆藏；另一方面也要在接收时把好关，不能盲目追求质量，西方发达国家进馆率只有2%-15%，而我们中国则高达40%-50%，甚至更高，这很容易道成空间浪费，形成馆藏危机，不利于我们档案事业的发展。

另一方面也要实际做好鉴定工作，把无用的档案及时进行鉴定并销毁。

1．运用法律、行政等手段合法接收、征集档案接收、征集档案是档案馆工作中难度最大的一项工作，必须运用法律、行政等手段来确保这项工作的顺利进行。要加强《中华人民共和国档案法》及《中华人民共和国档案法实施办法》的宣传教育，以引起社会对这项工作的重视和支持，对以拒不归档和拒绝向档案馆移交档案的，要依据法律，并辅之以政治、经济等手段进行有效治理。同时也要运用行政手段，靠党委、政府以及有关行政管

理部门发布相关规定。

2．处理好质量与数量的关系

馆藏数量是档案馆馆藏丰富与否的重要标志，但这并不是绝对的，不能盲目的扩大馆藏的数量。长期以来，人们对丰富馆藏偏重于增加数量，把数量多寡作为衡量档案馆地位、水平的主要标准，从近年来馆藏建设的实践中，我们逐渐认识到，馆藏在已有大幅度增场合达到一定的数量规模后，应着眼于强化、优化馆

藏质量。正确处理好馆藏数量与质量的关系，使馆藏建设从片面追求数量转变为

两者兼顾。

3．扩大档案的接收范围

档案馆的生命力决定于它的馆藏，而一个档案馆的馆藏又决定于接收档案的范围。丰富馆藏必须在档案的接受范围上有所突破有所创新，因为档案馆接受范围不可能是一成不变的，随着社会发展和科技进步，新的社会部门，新的档案门类、新型的档案载体都在不断产生，所以要打破过去那种只接收党政机关档案的框子；第二，要打破只接收文书档案的框子；第三要打破只接收纸质档案的框子。在此基础上要征集特色档案，尤其是地方特色的档案。早在2002年辽宁省档案馆就已经向老领导征集档案，取得了丰硕的成果。

4．强化指导监督，保证进馆质量

机关档案是馆藏的主要来源和不断补充的基础，馆藏的不断丰富，档案质量的提高，首先取决于机关档案工作。所以档案业务部门要加强档案工作的指导、监督、检查，使各机关形成的具有保存价值的各种门类、各种载体的文件都能齐全完整的立卷归档。档案部门在接收档案进馆时也要进行鉴定。

5．要重视馆外调查

档案馆要服务于社会，就必须要了解社会需求，从生活中发现热点问题，掌握馆藏档案对今后社会需求的时效性。通过调查、分析和预测，使档案馆的提供利用工作做到有的放矢。档案馆要在调查的基础上，对各种档案进行有选择性的收藏，尤其是要注意新领域的建档以及保存档案的情况，在认真调查、周密分析、反复论证的基础上，准确的选择档案，科学地确定收集单位，并编制出被收集单

位的名册，从而保质保量的收藏档案。

6．要追踪重大活动

要改变档案馆馆藏门类单一的不合理现象，档案部门也要介入重大活动，跟踪收集，近期体现得最明显的就是世博会，这一点沈阳市档案馆做得非常好，不但收集了很多相关档案，而且及时举办展览，成为我们的榜样和标兵，2007年3月4日，沈阳遭受了一场百年不遇的特大暴风雪袭击。这场特大暴风雪，来势之猛，强度之大，持续时间之长，为沈阳百年气象史的最高记录。在中共沈阳市委、市政府的领导下，在全市人民和部队官兵共同努力下，在最短的时间内恢复了城